P R O T O K Ó Ł MZO-0912/1/AB/07. z kontroli doraźnej przeprowadzonej w okresie od 06 marca 2007 r. do 22 marca 2007 r. w Gimnazjum nr 4 w Tychach.

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł MZO-0912/1/AB/07 z kontroli doraźnej przeprowadzonej w okresie od 06 marca 2007 r. do 22 marca 2007 r. w Gimnazjum nr 4 w Tychach. Kontrolę przeprowadzono zgodnie z Upoważnieniem nr 8/2007 z dnia 06 marca 2007 roku, w związku z otrzymanym pismem z Komendy Miejskiej Policji ( nr PG 345/07 z dnia ). Kontrolę przeprowadziła: Agnieszka Bisaga starszy rewident zakładowy MZO w Tychach. Dane kontrolowanej jednostki: Nazwa: Gimnazjum nr 4 Adres: Tychy, ul. Konecznego 1 Dyrektor: P. Emilia Łukawska od r. do nadal Główna Księgowa: P. Monika Maluga od r. do r. P. Renata Chrobok - od r. do r. Zakres kontroli: 1. sposób prowadzenia rachunkowości przez Gimnazjum nr 4 na podstawie dowodów źródłowych z 2006 roku oraz ze stycznia i lutego 2007 roku (dokumentów Budżetowych i dokumentów Rachunku Dochodów Własnych), 2. sposób prowadzenia gospodarki kasowej Szkoły, 3. kwartalne sprawozdania budżetowe za rok 2006, 4. poprawność naliczania wynagrodzeń za pracę, wynagrodzeń za okres choroby, zasiłków chorobowych oraz ich zgodność z regulaminem wynagradzania w miesiącu styczniu 2007 roku, 5. sposób gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych. 1

2 Gimnazjum nr 4 w Tychach, zgodnie z uchwalonym statutem jest szkołą publiczną. Organem prowadzącym Szkołę jest Gmina Tychy, a organem sprawującym nadzór pedagogiczny nad placówką jest Śląski Kurator Oświaty w Katowicach. Czas trwania cyklu kształcenia w Gimnazjum, zgodnie z przepisami w sprawie ramowych planów nauczania, wynosi 3 lata. Podstawową jednostką organizacyjną szkoły jest oddział. Celem kształcenia w Gimnazjum jest: 1) przekazanie uczniom dyscyplinarnie ujmowanej wiedzy naukowej, 2) kształtowanie postawy uczniów, przygotowującej ich do aktywnego udziału w życiu społecznym, 3) wdrażanie uczniów do samodzielności, niezbędnej dla dokonania wyboru dalszej drogi edukacyjnej, 4) sprawowanie opieki nad uczniami odpowiednio do ich potrzeb i możliwości placówki, 5) kształtowanie środowiska wychowawczego sprzyjającego realizowaniu celów określonych w ustawie, stosownie do warunków szkoły i wieku ucznia, 6) organizowanie pomocy psychologicznej i pedagogicznej pomoc udzielana jest na wniosek nauczyciela, wychowawcy, pedagoga, psychologa lub rodziców ( opiekunów prawnych ) ucznia. Szkoła sprawuje opiekę nad uczniami odpowiednio do ich potrzeb i możliwości szkoły. Najważniejsze ustalenia kontroli: I. PROWADZENIE RACHUNKOWOŚCI PRZEZ SZKOŁĘ I JEJ ZGODNOŚĆ Z OBOWIĄZUJĄCYMI PRZEPISAMI. Gimnazjum nr 4 w Tychach jest jednostką budżetową, która zgodnie z 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (rozporządzenie z dnia 18 grudnia 2001 roku, Dz. U. Nr 153 poz z późn. zm., oraz z dnia 28 lipca 2006 r., Dz. U. nr 142, poz ) jest zobligowana do prowadzenia rachunkowości w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Do aktów tych zalicza się m.in. rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej 2

3 klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Rozporządzenie z dnia 20 września 2004 r., Dz. U. Nr 209, poz. 2132, z późn. zm. oraz z dnia 14 czerwca 2006 r., Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej (z dnia 19 sierpnia 2005 r., Dz. U. z 2005 r. Nr 170, poz oraz z dnia 27 czerwca 2006 r., Dz. U. nr 115, poz. 781 z późn. zm.). 1. Zgodnie z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych wydatki budżetowe kwalifikuje się do ujęcia w księgach rachunkowych, według klasyfikacji zawierającej dział, rozdział i paragraf. W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości, dotyczące błędnej klasyfikacji wydatków: 1.1. Faktura nr 2/TOM/06 ( dokument z 2006 roku, nr 9/16-24), składająca się z następujących pozycji: poz. 1 i 3 Przegląd techniczny i konserwacja ksera, łączna wartość 278,16 zł. poz. 2 i 4 Regulacja i korekta napięć łączna wartość - 95,16 zł. poz. 5 - Toner o wartości 100,35 zł. Faktura ta została zaksięgowana w następujących paragrafach: ,32 zł ,00 zł ,35 zł. W opisywanym dokumencie błędnie rozdzielono koszty pomiędzy 4270 i Faktura nr 782/06 ( dokument z 2006 roku, nr 199/1-3), dokumentująca zakup części do kosiarki - t.j. zapadki startera, sprężyny zapadki startera, obudowy rozrusznika oraz naprawę została błędnie sklasyfikowano w Prawidłowo zakupy poszczególnych części do kosiarki powinny być ujęte w 4210, natomiast naprawa sprzętu w 4270, gdyż to właśnie w 4270 ujmuje się usługi polegające na przywracaniu wartości użytkowej rzeczy, między innymi usługi konserwacyjne i naprawcze. 3

4 1.3. Zakup wody mineralnej dla pracowników ( Rachunek Dochodów Własnych - f-ra nr dokument nr 80/3-4, f-ra nr D1571/2342/06 dokument nr 80/11-12) został sklasyfikowany w Prawidłowo, tego rodzaju zakupy powinny być ujęte w obejmuje wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze, nie zaliczane do wynagrodzeń, w tym m.in. świadczenie rzeczowe wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w tym świadczenia w postaci profilaktycznych posiłków i napojów Niejednokrotnie usługa transportowa nie była ujmowana w 4300, lecz w FV nr 00610/01/2006 (dok nr.9/4-6 z 2006 roku ), - FV nr A 08911/06/2006 ( dok. 43/1-3 z 2006 roku), - FV nr A 11637/08/2006 ( dok. 48/1-3 Rachunek Dochodów Własnych) Faktura za zakup znaczków pocztowych, zatwierdzona do wypłaty na podstawie rozliczenia zaliczki pobranej dnia r. z Rachunku Dochodów Własnych została sklasyfikowana w Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych szczegółowo określa, iż 4300 zakup usług pozostałych - obejmuje w szczególności opłaty za usługi pocztowe i telegraficzne. Zakup znaczków niewątpliwie jest opłatą za usługi pocztowe, a więc wydatek ten powinien być ujęty w Każda jednostka budżetowa zobligowana jest do stosowania ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 z późn. zm.) Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym, a podstawą zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych nazywane dowodami źródłowymi. Wg. art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 4

5 2) określenie stron ( nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych, 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu, 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych ( dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W jednostce zakup znaczków pocztowych jest dokumentowany i ujmowany w księgach rachunkowych na podstawie pokwitowania nadania listu poleconego. Dokument ten nie powinien być podstawą ujęcia zakupu w księgach rachunkowych, gdyż nie posiada wszystkich cech dowodu księgowego Księgi rachunkowe zgodnie z art. 24. ustawy o rachunkowości z powinny być rzetelne, pozbawione błędów oraz sprawdzalne. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, natomiast za sprawdzalne uznaje się je wówczas, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonania w nich zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. W kontrolowanej jednostce niektóre dowody księgowe, znajdujące się w zbiorze dowodów stanowiących podstawę zapisów księgowych, nie były numerowane w sposób pozwalający na ich identyfikację i sprawdzenie sposobu ich zapisu w księgach rachunkowych, na wszystkich etapach ich przetwarzania Jednostka w celu zapewnienia sprawdzalności wszystkich dowodów księgowych, w razie potrzeby, powinna prowadzić właściwe rejestry pomocnicze. Przykładem tego może być rejestr biletów MZK. W trakcie kontroli stwierdzono, iż jednostka prowadzi rejestr biletów, ale ujmuje w nim jedynie łączną sumę skasowanych biletów w poszczególnych latach, a zużyte bilety przyklejane są na kartkę papieru ( bez dodatkowego opisu). Taki sposób prowadzenia rejestru 5

6 jest niewystarczający, gdyż nie umożliwia sprawdzenia - komu, kiedy i w jakim celu został wydany bilet. Ponadto w prowadzonym rejestrze stwierdzono niezgodności, gdyż błędnie ujęto wartość biletów w 2006 roku, w związku z tym na jego podstawie nie było możliwe ustalenie salda na dzień przeprowadzenia kontroli. Po przeliczeniu wartości zużytych biletów, przechowywanych w dokumentach badanej jednostki i porównaniu ich z fakturami zakupu, ustalono, iż wartość biletów w jednostce na dzień kontroli powinna wynosić 24,60 zł. W celu porównania ustalonego salda ze stanem rzeczywistym, poproszono o przedłożenie nie wydanych biletów. Stwierdzono, iż na dzień kontroli, wartość ich nie była zgodna z ustalonym saldem. Na dzień następny przedstawiono kontrolującej poprawiony rejestr wraz z załączonymi biletami o wartości równej saldu ( 24,60 zł.). Ponadto ustalono, że w jednostce faktura za zakup biletów MZK jest księgowana bezpośrednio w koszty (w miesiącu dokonania zakupu). Koszt jest odzwierciedleniem zużycia, a więc bilety powinny być zaliczone w koszty dopiero w momencie ich wydania pracownikowi. W tym celu wskazane jest comiesięczne sporządzanie przez odpowiedzialnego pracownika (prowadzącego rejestr) i przekazywanie do działu księgowości odpowiedniego zestawienia wydanych biletów w celu zaewidencjonowania kosztów w odpowiednim okresie rozliczeniowym Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług a także należności z tytułu przychodów finansowych, z wyjątkiem rozrachunków jednostek budżetowych z tytułu należności zaliczanych do dochodów budżetowych. Ewidencja poszczególnych należności i zobowiązań na tym koncie powinna być prowadzona na bieżąco (w momencie ich zaistnienia), co umożliwiłoby stałe ich monitorowanie. W księgach rachunkowych jednostki faktury ujmowane są na koncie 201 w dniu ich zapłaty, co nie jest zgodne z jedną z podstawowych zasad rachunkowości - zasadą memoriału. Polega ona na zaliczeniu w koszty lub przychody danego okresu obrachunkowego dokonanych transakcji (operacji) w momencie ich wystąpienia, a nie w momencie zapłaty. Oznacza to, że zapłata, niezależnie od terminu, nie ma wpływu na ujęcie kosztów lub przychodów w księgach rachunkowych. 6

7 3. W art. 35 ustawy o Finansach Publicznych określono, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane: 1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, 2. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, 3. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań W badanej jednostce stwierdzono, iż wystąpiły przypadki nieterminowej zapłaty za faktury zakupu. W dowodzie księgowym nr 39 z 2006 roku ( f-ra nr 428/ATS) datę zapłaty f-ry określono na dzień , zapłata natomiast nastąpiła w dniu i też pod tą datą ujęto fakturę w księgach rachunkowych jednostki. Poza tym do faktury dołączono pismo w którym określono, iż należność zostanie uregulowana po rozpatrzeniu reklamacji. Zdarzenie to jednak nie ma żadnego odzwierciedlenia w księgach rachunkowych. Również fakturę nr 09/04/2006, zapłacono po wyznaczonym terminie. Do faktury tej dołączono notatkę z informacją, iż termin płatności został przesunięty na podstawie rozmowy telefonicznej Wydatki publiczne, zgodnie z z art. 35 ustawy o f.p. powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny. Wydatki na zakup energii ( finansowane z 4260 ), ponoszone są przez Gimnazjum 4 na podstawie not obciążeniowych, wystawianych przez Szkołę Podstawową nr 37, administratora budynku w którym znajdują się obydwie szkoły. Noty te są wystawiane zgodnie z zawartymi porozumieniami pomiędzy kierownikami poszczególnych placówek. Na spotkaniu, które odbyło się w dniu 27 czerwca 2001 r., ustalono procentowy udział poszczególnych placówek w ogólnych kosztach utrzymania zajmowanego wspólnie obiektu (ze spotkania sporządzona jest notatka). W porozumieniu tym nie przedstawiono kalkulacji kosztów, w związku z tym nie było możliwe ustalenie na jego podstawie czy, określone w nim wartości procentowe są ustalone prawidłowo i w związku z tym, czy wydatki ponoszone na zakup energii przez Szkołę są celowe. Osoby sprawdzające noty pod względem merytorycznym oraz formalno rachunkowym (Dyrektor oraz Gł. Księgowa) także nie potrafiły uzasadnić celowości wydatków. 7

8 W roku 2005 zawarto kolejne porozumienie pomiędzy Dyrektorami Szkół, z powodu braku określenia w poprzednim dokumencie sposobu rozliczania kosztów związanych z korzystaniem z mediów w świetlicy szkolnej. W porozumieniu z 2005 roku, ujęto zapis brak szczegółowego podziału planu na poszczególne media w Rozdziale (świetlica) w paragrafie 4260 i 4300 uniemożliwia określenie procentowego podziału kosztów, w związku z czym ich rozliczenie ma charakter uznaniowy, zgodnie z przyznanym planem finansowym. Plan w poszczególnych paragrafach dotyczących wydatków na zapłatę za media, absolutnie nie może mieć charakteru uznaniowego, gdyż musi on wynikać z kalkulacji kosztów, sporządzonej na podstawie przyjętych współczynników kalkulacyjnych. W trakcie kontroli ustalono również, że opłaty za wodę ( mimo zmieniającej się liczby osób z niej korzystającej ) od czasu podpisania porozumienia nie były aktualizowane. II GOSPODARKA KASOWA SZKOŁY 1. Podczas kontroli, przeprowadzonej w Gimnazjum nr 4, sprawdzono gospodarkę kasową jednostki, a w szczególności prawidłowość prowadzenia gospodarki kasowej i jej sposób uregulowania w polityce rachunkowości, terminowość i zupełność udokumentowania obrotów kasowych oraz sposób ich zewidencjonowania do urządzeń księgowych. Po przeprowadzeniu kontroli stwierdzono wiele nieprawidłowości: 1.1. W polityce rachunkowości szkoły, w rozdziale GOSPODARKA PIENIĘŻNA, znajduje się zapis: W jednostce gospodarka pieniężna ogranicza się do: - wydania czeku pracownikowi na podstawie wniosku o zaliczkę ( zaliczki na zakupy materiałowe i zakup usług pozostałych), - wydania czeku pracownikowi celem zwrotu poniesionych przez niego wydatków na rzecz jednostki ( na podstawie prawidłowych dowodów księgowych). 8

9 Stwierdzono, iż uregulowania zawarte w polityce rachunkowości nie zawsze są przestrzegane. Wydatki gotówkowe w Gimnazjum nr 4, najczęściej dokonywane są przez jednego z pracowników Szkoły oraz przez P. Dyrektor. Uwagę kontrolującej zwrócił uwagę fakt, że pracownik, który najczęściej dokonuje zakupów, przedkłada do rozliczenia dokumenty potwierdzające wydatki na rzecz Szkoły o dużej wartości, często przekraczające wysokość jego wynagrodzenia. Czasem zdarza się jednak, że w kontrolowanej jednostce, wydatki gotówkowe ponoszone są przez innych pracowników Szkoły (o czym świadczą podpisy osób odbierających faktury). Jak ustalono, pracownicy, którzy z prywatnych pieniędzy dokonują zakupu na rzecz Szkoły, przedkładają faktury do P. Dyrektor lub wyznaczonego pracownika. Następnie pobierany jest czek, celem rozliczenia się z pracownikami, jednak na odwrocie faktur, odbiór gotówki nie kwituje osoba, która dokonała zakupu, lecz osoba pobierająca czek. Kontrolującej wyjaśniono, iż osoba ta, przedstawiającym faktury do rozliczenia oddaje gotówkę z prywatnych pieniędzy Ewidencja obrotu gotówkowego powinna odbywać na podstawie przychodowych i rozchodowych dokumentów kasowych. Wypłaty gotówki z kasy powinny być udokumentowane dowodami źródłowymi, np. fakturą dostawcy, listą płac, poleceniem wyjazdu służbowego. W razie braku podstawowego dokumentu źródłowego wystawiony powinien być dokument kasowy, zwany asygnatą kasową rozchodową - KW. Asygnatę KW wystawia upoważniona osoba, a zatwierdza kierownik jednostki. Wpływy gotówki do kasy powinny być udokumentowane asygnatami przychodowymi - KP. Dokument powinien być wystawiony w dwóch egzemplarzach. Jeden służy jako dowód przyjęcia gotówki do kasy, a drugi stanowi pokwitowanie dla wpłacającego. Na podstawie dokumentów pierwotnych wszystkie wpłaty i wypłaty gotówkowe w kasie powinny być ujmowane w dokumencie wtórnym, zwanym raportem kasowym. Raport kasowy wraz z załącznikiem w postaci dokumentów pierwotnych powinien być podstawą ewidencji na koncie Kasa. W kontrolowanej szkole nie stosowane są podstawowe dokumenty obrotu kasowego takie jak KP i KW, przez co np. brak jest potwierdzeń dokonania wpłat gotówki ( rachunek dochodów własnych), ponadto ustalono, iż do miesiąca września 2006 roku w Gimnazjum nr 4 obroty 9

10 kasowe w ogóle nie podlegały ujęciu w raportach kasowych, a ewidencję prowadzono na podstawie Polecenia Księgowania ( PK), dołączonego do faktur gotówkowych Inną nieprawidłowością w zakresie dokumentowaniu operacji kasowej jest nieprawidłowość polegająca na tym, iż wypłata środków pieniężnych, stanowiących różnicę między kwotą udzielonej zaliczki a kwotą wynikającą z rachunków zatwierdzonych do wypłaty jest wypłacana pracownikowi w formie kolejnej zaliczki. Zaliczką pieniężną jest kwota wypłacona pracownikowi w związku z koniecznością poniesienia przez pracownika obciążających pracodawcę wydatków. Pracownik otrzymujący zaliczkę zobowiązany jest rozliczyć ją w ustalonym terminie, natomiast pracodawca zobowiązany jest zwrócić pracownikowi różnicę pomiędzy poniesionymi przez niego wydatkami ( zatwierdzonymi do wypłaty), a wypłaconą zaliczką (jeżeli wydatki te są większe od wypłaconej zaliczki). Zwrot ten powinien być dokonany na podstawie rozliczenia zaliczki, z dołączonymi do niego fakturami zakupu, w terminie określonym w momencie wypłaty zaliczki ( zaznaczyć należy, iż na wnioskach o zaliczkę nie są wpisywane terminy rozliczenia się pracownika z pobranych środków pieniężnych.) na podstawie odpowiednich dokumentów przychodowych lub rozchodowych ( KP, KW), a nie, jak to zostało zrobione, w innym miesiącu na podstawie kolejnego wniosku o zaliczkę Każda operacja gospodarcza musi być udokumentowana i podlegać ewidencji księgowej. W Gimnazjum nr 4 niejednokrotnie wpłaty gotówkowe (np. za wynajem Sali gimnastycznej, opłaty za duplikaty legitymacji) nie były w żaden sposób udokumentowane, operacje te nie ujęte były też w księgach rachunkowych. Ewidencja ich była dokonana dopiero w momencie wpłaty gotówki przez szkołę do banku, zatem z pominięciem operacji wpłaty gotówki przez kontrahenta w Szkole. 10

11 1.5. Jednostka w swoim planie kont nie ma ujętego i opisanego konta KASA, przez co niewłaściwie ewidencjonuje operacje gotówkowe. Ewidencja operacji gotówkowych w Gimnazjum nr 4 księgowana jest w następujący sposób: Zebrane faktury gotówkowe, przedstawione do rozliczenia ( zwrotu poniesionych wydatków przez pracownika) księgowane są w momencie wydania pracownikowi czeku, na następujących kontach księgowych : Wn 400 ; Ma 234 i w tym samym momencie dokonywany jest zapis Wn 234; Ma 140 Prowadzona przez jednostkę ewidencja, opisana powyżej, jest nieprawidłowa, gdyż po dokonaniu tego zapisu na koncie 140 powstaje saldo Ma. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (z dnia 24 czerwca 2005, Dz. U. nr 128, poz oraz z dnia 28 lipca 2006 roku Dz. U. nr 142 poz. 1020) w opisie do tego konta wyraźnie określa, że konto to może wykazywać tylko saldo Wn. Poza tym księgowanie wydania czeku pracownikowi na koncie 140 jest niewłaściwe, gdyż konto 140 służy do ewidencji krótkoterminowych aktywów finansowych w postaci papierów wartościowych nabytych w celu odsprzedaży i innych środków pieniężnych do których zalicza się czeki i weksle obce oraz do ewidencji środków pieniężnych w drodze. Badana jednostka nie posiada obcych papierów wartościowych, zatem konto 140 powinno służyć jedynie do ujęcia środków pieniężnych w drodze. Przyjęcie przez jednostkę blankietów czeków gotówkowych, jak również wydanie czeku pracownikowi ewidencjonowane jest w księdze druków ścisłego zarachowania, natomiast nie może być ujmowane w ewidencji księgowej. Ewidencji księgowej podlegają tylko operacje gospodarcze, czyli takie zdarzenia, które wywierają wpływ na aktywa i pasywa danej jednostki, natomiast samo wydanie blankietu czeku pracownikowi nie jest operacją gospodarczą lecz jedynie zdarzeniem gospodarczym ( zdarzenie to dopiero w przyszłości wywoła operację gospodarczą, czyli w momencie wypłaty gotówki z rachunku bankowego). 11

12 1.6. Ujęty w polityce rachunkowości Szkoły Szczegółowy obieg dokumentów księgowych określa, iż w przypadku rozliczenia faktur i rachunków obcych, maksymalna ilość dni na wykonanie wszystkich czynności od momentu przyjęcia dowodu do momentu przekazania go do księgowości i ujęcia w księgach rachunkowych wynosi 5 dni. W raportach kasowych Rachunku Dochodów Własnych zwraca uwagę fakt, iż rozliczane są w nich faktury za bardzo rozległy okres oraz że faktury za ten sam okres zostały rozliczone również w kolejnym raporcie, tzn. zarówno w raporcie kasowym nr 4 z dnia 13 listopada 2006 r. jak i w raporcie kasowym nr 6 z 23 listopada 2006 rozliczano faktury za 5 miesięcy (od lipca do listopada) Ustalono ponadto iż w raportach kasowych z miesiąca listopada 2006 roku ( raport nr 4/2006 i nr 6/2006 z dochodów własnych ), została rozliczona ta sama faktura ( f-ra nr 1376/06 z dnia ) i kwota w wysokości 45, 53 zł. została wypłacona dwóm różnym osobom. III SPRAWOZDANIA BUDŻETOWE Podczas kontroli dokonano również porównania ksiąg rachunkowych z kwartalnymi sprawozdaniami budżetowymi (Rb 27s sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb 28 s sprawozdanie z wykonania wydatków budżetowych.). Według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdania jednostkowe winny być sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych ( 6 ust. 1 pkt 1). Ponadto kierownicy jednostek są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym ( 9 ust. 1 ww. rozporządzenia), a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej ( 9 ust. 2 ww. rozporządzenia ). Po porównaniu danych wykazanych w kwartalnych sprawozdaniach Rb-28S z ewidencją księgową w zakresie wydatków nie stwierdzono nieprawidłowości. Wydatki wykonane ujęte w kwartalnych sprawozdaniach budżetowych były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji. 12

13 Weryfikacji poddano również zobowiązania. Jako zobowiązania ogółem wykazuje się wszystkie bezsporne zobowiązania niespłacone do końca okresu sprawozdawczego wykazane na kontach rozrachunkowych zespołu 2. W trakcie weryfikacji kont zespołu 2 stwierdzono iż w jednostce zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego ( 13 PENSJI), wykazane w sprawozdaniu rocznym w 4040 w księgach rachunkowych ewidencjonowane są na koncie 240 Pozostałe rozrachunki. Do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłat pieniężnych, zaliczanych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych służy konto 231. W sprawozdaniach z realizacji dochodów budżetowych ( Rb 27s) zweryfikowano wysokość wykonanych i otrzymanych dochodów budżetowych ujętych w omawianym sprawozdaniu z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej jednostki. Weryfikacja wykonanych i otrzymanych dochodów w kwartalnych sprawozdań nie wykazała błędów. IV NALICZANIE WYNAGRODZEŃ Podczas kontroli sprawdzono również sposób naliczenia wynagrodzeń.. Kontroli poddano listy płac wynagrodzeń pedagogów, administracji i obsługi oraz listę wypłat godzin ponadwymiarowych za miesiąc styczeń 2007 roku. W sprawdzonej dokumentacji płacowej za styczeń 2007 roku nieprawidłowości nie stwierdzono. V ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH 1. W badanej jednostce dokonano weryfikacji zasad przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, określonych w regulaminie jednostki. oraz dokonano porównanie ich z obowiązującą ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. 13

14 1.1. Zgodnie z zapisem art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 maja 1994 roku o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz..U. z 1996 r. nr 70, poz.335 z późn. zm.) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczenia środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie w porozumieniu z organizacją związkową. W kontrolowanej jednostce regulamin Z.F.Ś.S. jest zatwierdzony przez Dyrektora oraz przez organizacje związkowe ( NSZZ Solidarność i Związek Nauczycielstwa Polskiego), jednakże załączniki da regulaminu nie są w ogóle podpisane, natomiast Aneks nr 1 do Regulaminu jest zatwierdzony tylko przez Dyrektora jednostki Wg obowiązującego w jednostce regulaminu uprawnionymi do korzystania z Funduszu Socjalnego są: - pracownicy zatrudnieni w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, zatrudnieni na czas określony i nieokreślony, - pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych i zdrowotnych, - emeryci i renciści byli pracownicy zakładu pracy, którzy przyjęli świadczenia emerytalne lub rentowe w Gimnazjum nr 4, - członkowie rodzin po zmarłym pracowniku bądź byłym pracowniku, jeżeli byli oni na jego utrzymaniu. Zgodnie z art. 8 pkt 1 ustawy przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby upoważnionej do korzystania z Funduszu. Niewłaściwym jest więc zapis regulaminu Pracownicy, dla których praca w Gimnazjum nr 4 stanowi dodatkowe zatrudnienie, z Funduszu korzystają proporcjonalnie do wielkości zatrudnienia w miarę posiadanych środków finansowych i w zależności od sytuacji materialnej rodziny a także zapis zawarty w załączniku nr 1 do regulaminu, Pracownicy, dla których praca w Gimnazjum nr 4 jest podstawowym miejscem zatrudnienia mogą starać się o dofinansowanie do letniego wypoczynku dzieci... Przyznawanie świadczeń w proporcjonalnej wysokości w stosunku do zatrudnienia jest sprzeczne z ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych. 14

15 1.4. W szkole przyznawane są zapomogi socjalne na podstawie wniosków. Regulamin przewidywał, iż pracownikom będącym w trudnej sytuacji życiowej, losowej lub materialnej mogą być przyznawane świadczenia w formie bezzwrotnej pomocy rzeczowej. Jednak do regulaminu dołączony jest aneks, który dopuszcza udzielenie pomocy finansowej dla pracowników będących w trudnej sytuacji życiowej lub materialnej po przedstawieniu dołączonych do wniosku rachunków. Po weryfikacji wniosków stwierdzono, iż brak jest rachunków potwierdzających dokonane wydatki. USTALENIA POKONTROLNE 1.Dochody i wydatki klasyfikować zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2006 r. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.). 2. Księgi rachunkowe prowadzić przy uwzględnieniu przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. 3. Przestrzegać zapisy ustawy z dnia o Finansach Publicznych z dnia 30 czerwca 2005 roku o (Dz. U. z 2005 r. nr 249, poz. 2104, z późn. zm.). 4. Uregulować sposób rozliczeń za media pomiędzy Gimnazjum 4, a Szkołą Podstawową nr Zwrócić kwotę nieuzasadnionego wydatku z rachunku dochodów własnych. 6. Uregulować zasady gospodarki kasowej. Obrót gotówkowy prowadzić rzetelnie, terminowo, z uwzględnieniem ogólnych zasad jego prowadzenia. 7. Udzielając świadczeń z Z.F.Ś.S. przestrzegać zasad określonych w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.) Na powyższych ustaleniach kontrolę zakończono. 15

16 Powered by TCPDF ( Protokół składa się z 16 kolejno ponumerowanych i zaparafowanych stron. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla kontrolowanej jednostki. Pouczenie: Kierownik kontrolowanej jednostki P. mgr Emilia Łukawska została poinformowana o prawie złożenia w ciągu 14 dni od daty podpisania niniejszego protokołu dodatkowych wyjaśnień i uwag, co do treści protokołu do Miejskiego Zarządu Oświaty w Tychach. Sporządził: Kierownik kontrolowanej jednostki Zatwierdził: Główny księgowy kontrolowanej jednostki