ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA. Najczęściej spotykane systemy zarządzania w organizacjach

Transkrypt

1 Zintegrowany system zarządzania to: połączenie procesów, procedur i praktyk działania stosowanych w organizacji w celu wdrożenia jej polityki, które może być bardziej skuteczne w osiąganiu celów wynikających z polityki niż podejście poprzez oddzielne systemy. BSI Management System Integration A Guide, 2000 ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA dr inż. Sylwia Dziedzic Dr. inż. Sylwia Dziedzic Wdrożony i certyfikowany zintegrowany system zarządzania przyczynia się do: Zintegrowany system zarządzania to udokumentowany i spójny system zarządzania spełniający wymagania co najmniej dwóch norm. Jego wdrożenie umożliwia skuteczne i równoczesne zarządzanie wieloma podsystemami, poprzez ustanowienie i realizację jednolitej polityki. bardziej harmonijnego i dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwa, minimalizacji i optymalizacji kosztów związanych z wdrożeniem i utrzymywaniem systemu - możliwość jednoczesnego procesu certyfikacji i sprawowania nadzoru nad systemem, a tym samym wzrost zysków i rentowności firmy, lepszej organizacji pracy, jednoznacznego określenia zadań, kompetencji i odpowiedzialności pracowników oraz ich gotowości do spełniania wymagań klienta, uporządkowania i eliminacji dublujących się działań we wszystkich obszarach Przedsiębiorstwa oraz zmniejszenia niezgodności wewnętrznych, efektywnego gospodarowania posiadanymi zasobami, Najczęściej spotykane systemy zarządzania w organizacjach ujednolicenia i zmniejszenia ilości dokumentacji - powiązania ze sobą w sposób przejrzysty i logiczny procedur jak i procesów odnoszących się do różnych systemów, zwiększenia elastyczności we wprowadzaniu zmian, usprawnienia zarządzania oraz działań i stworzenie podstawy do ewentualnego wprowadzenia w przedsiębiorstwie idei TQM - Total Quality Management (Kompleksowego Zarządzania Jakością), ułatwienia w spełnianiu wymogów prawnych i zapewnienia szybkiego dostosowania uregulowań wewnętrznych do zmian zachodzących w obowiązującym systemie prawnym, wzmacniania pozycji firmy na rynku, zwłaszcza rynku Unii Europejskiej, pozytywnego kształtowania wizerunku firmy w oczach klientów, kontrahentów, oraz społeczeństwa, czy jednostek nadzorujących ze strony państwa. 1. Zarządzanie jakością 2. Zarządzanie środowiskowe 3. Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy 1

2 Inne systemy zarządzania dostępne na rynku Istota systemów 1. SA 8000 Odpowiedzialność społeczna 2. Społeczna odpowiedzialność ISO System Ekozarządzania i Audytu (EMAS) 4. System zarządzania antykorupcyjnego zgodny z BS System zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodny z ISO/IEC System zarządzania bezpieczeństwem łańcucha dostaw ISO System zarządzania bezpieczeństwem żywności zgodny z ISO System zarządzania ciągłością działania ISO System zarządzania energią ISO System zarządzania jakością dla dostawców usług edukacyjnych i szkoleniowych zgodny z ISO System zarządzania jakością dla wyrobów medycznych zgodny z ISO System Zarządzania Jakością w Lotnictwie i Kosmonautyce zgodny z EN System zarządzania jakością w motoryzacji zgodny z ISO /TS System zarządzania ryzykiem zgodny z ISO System zarządzania usługami IT zgodny z ISO/IEC Systemy zarządzania bezpieczeństwem zdrowotnym żywności zgodny z HACCP System zarządzania jakością system zarządzania mający na celu kierowanie organizacją i jej nadzorowanie w odniesieniu do jakości. System zarządzania środowiskowego część ogólnego systemu zarządzania, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i środki potrzebne do opracowywania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki środowiskowej. System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (system zarządzania BHP) jest częścią ogólnego systemu zarządzania przedsiębiorstwem i obejmuje wszystkie te elementy, które służą ustalaniu polityki i celów przedsiębiorstwa w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz osiąganiu tych celów. Błędy przy wdrażaniu systemów zarządzania błąd 1 certyfikat jest najważniejszy błąd 2 kierownictwo umywa ręce błąd 3 nie utożsamianie się kierowników jednostek organizacyjnych z wytycznymi opracowanymi przez zespół projektujący system błąd 4 konsultanci przejmują władzę błąd 5 rozrost papierologii błąd 6 malowany król, czyli pełnomocnik ds. ZSZ błąd 7 uniwersalne lekarstwo (umieszczanie na produktach logo ISO) Wpływ ZSZ na zasadnicze elementy ogólnego systemu zarządzania przedsiębiorstwem Ponieważ ZSZ powinny stanowić integralny element ogólnego systemu zarządzania organizacją, dlatego wpływają one na zasadnicze jej elementy, takie jak: misja strategia struktura organizacyjna pracownicy styl zarządzania kierujących organizacją PN-EN ISO 9000:2006 Systemy zarządzania jakością Podstawy i terminologia 2

3 Spis treści 1. Zakres normy 2. Podstawy systemów zarządzania jakością 2.1. Uzasadnienie systemów zarządzania jakością 2.2. Wymagania dotyczące systemów zarządzania jakością i wymagania dotyczące wyrobów 2.3. Podejście do systemów zarządzania jakością 2.4. Podejście procesowe 2.5. Polityka jakości i cele dotyczące jakości 2.6. Rola najwyższego kierownictwa w systemie zarządzania jakością 2.7. Dokumentacja 2.8. Ocenianie systemów zarządzania jakością 2.9. Ciągłe doskonalenie Znaczenie metod statystycznych Systemy zarządzania jakością a inne obszary systemu zarządzania organizacją Powiązanie między systemami zarządzania jakością a modelami doskonałości 3. Terminy i definicje 3.1. Terminy dotyczące jakości 3.2. Terminy dotyczące zarządzania 3.3. Terminy dotyczące organizacji 3.4. Terminy dotyczące procesu i wyrobu 3.5. Terminy dotyczące właściwości 3.6. Terminy dotyczące zgodności 3.7. Terminy dotyczące dokumentacji 3.8. Terminy dotyczące badań 3.9. Terminy dotyczące auditu Terminy dotyczące zapewnienia jakości procesów pomiarowych Załącznik A (informacyjny) Metodyka stosowana przy opracowywaniu terminologii Bibliografia Indeks alfabetyczny Terminy dotyczące jakości jakość stopień, w jakim zbiór inherentnych właściwości (3.5.1) spełnia wymagania (3.1.2) UWAGA 1 Termin jakość można stosować z przymiotnikami takimi jak: niska, dobra, doskonała. UWAGA 2 Inherentny, jako przeciwny do przypisany, oznacza tkwiący w istocie czegoś, szczególnie jako stała właściwość kompetencje wykazana zdolność stosowania wiedzy i umiejętności zarządzanie skoordynowane działania dotyczące kierowania organizacją (3.3.1) i jej nadzorowania system zbiór wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących elementów system zarządzania system (3.2.1) do ustanawiania polityki i celów, i osiągania tych celów system zarządzania jakością system zarządzania (3.2.2) do kierowania organizacją (3.3.1) i jej nadzorowania w odniesieniu do jakości (3.1.1) polityka jakości ogół zamierzeń i ukierunkowanie organizacji (3.3.1), dotyczące jakości (3.1.1) formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo (3.2.7) cel dotyczący jakości przedmiot starań lub zamierzeń w odniesieniu do jakości (3.1.1) 3

4 3.2.9 planowanie jakości część zarządzania jakością (3.2.8) ukierunkowana na ustalenie celów dotyczących jakości (3.2.5) i określająca procesy (3.4.1) operacyjne i związane z nimi zasoby niezbędne do osiągnięcia celów dotyczących jakości ciągłe doskonalenie powtarzające się działanie mające na celu zwiększenie zdolności do spełnienia wymagań (3.1.2) proces zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia wyrób wynik procesu (3.4.1) UWAGA! Są cztery następujące ogólne kategorie wyrobu: usługi (np. transport); wytwór intelektualny (np. program komputerowy, słownik); przedmiot materialny (np. część mechaniczna silnika); materiały przetworzone (np. smar) procedura ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu (3.4.1) zgodność spełnienie wymagania (3.1.2) niezgodność niespełnienie wymagania (3.1.2) działanie zapobiegawcze działanie w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności (3.6.2) lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej działanie korygujące działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności (3.6.2) lub innej niepożądanej sytuacji korekcja działanie w celu wyeliminowania wykrytej niezgodności (3.6.2) PN-EN ISO 9001:2009 Systemy zarządzania jakością Wymagania 4

5 ISO 9001/PN-EN ISO 9001 System zarządzania jakością. Wymagania Spis treści 1. Zakres normy 1.1 Postanowienia ogólne 1.2 Zastosowanie 2. Powołania normatywne 3. Terminy i definicje 4. System zarządzania jakością 4.1 Wymagania ogólne 4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji 5. Odpowiedzialność kierownictwa 5.1 Zaangażowanie kierownictwa 5.2 Orientacja na klienta 5.3 Polityka jakości 5.4 Planowanie 5.5 Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja 5.6 Przegląd zarządzania 6. Zarządzanie zasobami 6.1 Zapewnienie zasobów 6.2 Zasoby ludzkie 6.3 Infrastruktura 6.4 Środowisko pracy 7. Realizacja wyrobu 7.1 Planowanie realizacji wyrobu 7.2 Procesy związane z klientem 7.3 Projektowanie i rozwój 7.4 Zakupy 7.5 Produkcja i dostarczanie usługi 7.6 Nadzorowanie wyposażenia do monitorowania i pomiarów 8. Pomiary, analiza i doskonalenie 8.1 Postanowienia ogólne 8.2 Monitorowanie i pomiary 8.3 Nadzór nad wyrobem niezgodnym 8.4 Analiza danych 8.5 Doskonalenie Załącznik A (informacyjny) Powiązanie między ISO 9001:2008 a ISO 14001:2004 Załącznik B (informacyjny) Zmiany w ISO 9001:2000 w relacji do ISO 9001:2008 Bibliografia Rodzina norm ISO serii 9000 składa się z 4 norm podstawowych: PN-EN ISO 9000:2006 Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia PN-EN ISO 9001:2009 System zarządzania jakością - Wymagania PN-EN ISO 9004:2010 Zarządzanie ukierunkowane na trwały sukces organizacji. Podejście wykorzystujące zarządzanie jakością PN-EN ISO 19011:2012 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania Klient W Y M A G A N I A MODEL CIĄGŁEGO DOSKONALENIA SZJ CIĄGŁE DOSKONALENIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ wejście Zarządzanie zasobami Odpowiedzialność kierownictwa REALIZACJA WYROBU Pomiary, analiza i doskonalenie WYRÓB wyjście Klient Z A D O W O L E N I E 5

6 Dokumenty zintegrowanego systemu zarządzania Dokumenty, do których odwołuje się ZSZ CYKL DEMINGA PDCA Procesy w systemie zarządzania jakością Procesy zarządzające ( ZARZĄDZANIE) Wymagania klienta Dane wejściowe Procesy Główne (REALIZACJA) Dane wyjściowe Zadowolenie klienta ZAPLANUJ (ang. Plan) : Zaplanuj lepszy sposób działania, lepszą metodę. WYKONAJ, ZRÓB (ang. Do) : Zrealizuj plan na próbę. SPRAWDŹ (ang. Check) : Zbadaj, czy rzeczywiście nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty. ZASTOSUJ (ang. Act) : Jeśli nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty, uznaj go za normę (obowiązującą procedurę), zestandaryzuj i monitoruj jego stosowanie. Procesy pomocnicze ( WSPARCIE ) Zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001:2008, w Księdze Jakości, należy przedstawić elementy dokumentacji systemu zarządzania jakością, takie jak: DOKUMENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ udokumentowaną deklarację polityki jakości i celów dotyczących jakości, udokumentowane procedury wymagane postanowieniem normy ISO 9001:2008 dokumenty potrzebne organizacji do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania jej procesów, zapisy wymagane przez normę ISO 9001:2008. NORMY MIĘDZYNARODOWE NORMY KRAJOWE, NORMY BRANŻOWE DOKUMENTY WEWNĘTRZNE ORGANIZACJI KSIĘGA ZSZ PROCEDURY INSTRUKCJE Definiują ogólne wymagania/ wytyczne międzynarodowe, krajowe i branżowe Zatwierdzają prawa i reguły funkcjonowania organizacji Określa / opisuje Wprowadzony w organizacji ZSZ Ustalają sposób przeprowadzania działania / procesu w ujęciu ogólnym Definiują działania/ ustalenia szczegółowe Polityka jakości (5.3.) Najwyższe kierownictwo powinno zapewnić, że polityka jakości: a)jest odpowiednia do celu istnienia organizacji, b)zawiera zobowiązanie do spełnienia wymagań i ciągłego doskonalenia skuteczności SZJ, c)tworzy ramy do ustanowienia i przeglądu celów dotyczących jakości, d)jest zakomunikowana i zrozumiała w organizacji, i e)jest przeglądana pod względem jej ciągłej przydatności. ZAPISY Stanowią dowód realizacji lub niezrealizowania przyjętych ustaleń i osiągania celów Rys. Hierarchia dokumentacji w ZSZ Źródło: opracowanie własne na podstawie: A. Hamrol, W. Mantura: Zarządzanie jakością teoria i praktyka, PWN, Warszawa

7 Księga jakości (4.2.2) Procedury systemowe Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać księgę jakości, która zawiera: a) zakres systemu zarządzania jakością, łącznie ze szczegółami dotyczącymi wszelkich wyłączeń i ich uzasadnieniem, b) udokumentowane procedury ustanowione dla systemu zarządzania jakością lub powołanie się na nie, i c) opis wzajemnego oddziaływania między procesami systemu zarządzania jakością. Nadzór nad dokumentacją (p normy). Nadzór nad zapisami jakości (p normy). Audit wewnętrzny (p normy). Nadzór nad wyrobem niezgodnym z wymaganiami (p normy). Działania korygujące (p normy). Działania zapobiegawcze (p normy). 1. Procedura nadzoru nad dokumentacją (4.2.3) Procedura powinna zawierać: zatwierdzanie dokumentacji przed wydaniem, przeglądanie, aktualizowanie i ponowne zatwierdzanie przed wydaniem zmiany, określanie zmian i aktualnego statusu dokumentów, dostarczanie właściwych wersji stosownych dokumentów do miejsc użytkowania, sposób zapewnienia aktualności i czytelności dokumentów, identyfikację i nadzór nad dystrybucją dokumentów zewnętrznych, sposób zapewnienia, że niemożliwe jest niezamierzone użycie nieaktualnych dokumentów i zastosowanie metod identyfikacji umożliwiających odzyskanie, jeśli zajdzie taka potrzeba. 2. Procedura nadzoru nad zapisami (4.2.4) Procedura powinna zawierać: sposób identyfikacji, przechowywania, zabezpieczania, odzyskiwania i dysponowania zapisami. 3. Procedura przeprowadzania auditów wewnętrznych (8.2.2) Procedura powinna zawierać: odpowiedzialności i wymagania dotyczące planowania, prowadzenia auditów, raportowania wyników oraz prowadzenia zapisów. 4. Procedura nadzoru nad niezgodnościami (8.3) Procedura powinna zawierać: działania dotyczące nadzorowania i uprawnienia dotyczące postępowania z usługą niezgodną. Rodzina norm ISO serii składa się z 3 norm podstawowych: 5. Procedura przeprowadzania działań korygujących (8.5.2) Procedura powinna zawierać: przeglądy niezgodności, określanie ich przyczyn, ocenę potrzeb, określenie i wdrożenie działań korygujących, prowadzenie zapisów. 6. Procedura przeprowadzania działań zapobiegawczych (8.5.3) Procedura powinna zawierać: ocenę potrzeby, określenia i zapewnienia działań zapobiegawczych, zapisywanie rezultatów podjętych działań i ich przegląd. PN-EN ISO 14001:2005 Systemy Zarządzania Środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania PN-EN ISO 14004:2010 Systemy Zarządzania Środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających PN-EN ISO 19011:2012 Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania 7

8 Spis treści normy ISO PN-EN ISO 14001:2005 Systemy zarządzania środowiskowego Wymagania i wytyczne stosowania 1. Zakres normy 2. Powołania normatywne 3. Terminy i definicje 4. Wymagania dotyczące systemu zarządzania środowiskowego 4.1. Wymagania ogólne 4.2. Polityka środowiskowa 4.3. Planowanie 4.4. Wdrażanie i funkcjonowanie 4.5. Sprawdzanie 4.6. Przegląd zarządzania Załącznik A (informacyjny) Wytyczne dotyczące stosowania niniejszej normy międzynarodowej Załącznik B (informacyjny) Powiązanie ISO 14001:2004 z ISO 9001:2000 Bibliografia Terminy dotyczące środowiska cel środowiskowy ogólny cel, wynikający z polityki środowiskowej, który organizacja ustaliła do osiągnięcia, i który jest określony ilościowo, tam gdzie jest to możliwe wpływ na środowisko każda zmiana w środowisku, zarówno niekorzystna, jak i korzystna, która w całości lub częściowo jest spowodowana działaniami organizacji, jej wyrobami lub usługami polityka środowiskowa deklaracja organizacji dotycząca jej intencji i zasad odnoszących się do ogólnych efektów działalności środowiskowej, określająca ramy do działania i ustalania celów oraz zadań środowiskowych organizacji system zarządzania środowiskowego część ogólnego systemu zarządzania, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i środki potrzebne do opracowywania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki środowiskowej efekty działalności środowiskowej możliwe do zmierzenia wyniki funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego, związane ze sterowaniem przez organizację aspektami środowiskowymi, opartego na polityce, celach i zadaniach środowiskowych środowisko otoczenie, w którym działa organizacja, z uwzględnieniem powietrza, wody, ziemi, zasobów naturalnych, flory, fauny, ludzi i ich wzajemnych zależności strona zainteresowana jednostka lub grupa, związana z efektami działalności środowiskowej organizacji, albo na która maja wpływ efekty tej działalności zapobieganie zanieczyszczeniom stosowanie procesów, sposobów postępowania, materiałów lub wyrobów, które przyczyniają się do uniknięcia, zredukowania lub nadzorowania zanieczyszczeń, co może obejmować: recykling, przetwarzanie, zmiany procesu, mechanizmy nadzorowania, efektywne wykorzystanie środków i materiałów zastępczych lub prywatna, o własnych zadaniach i administracji. 8

9 Zadanie 3. Terminologia stosowana w zarządzaniu środowiskiem aspekt środowiskowy element działań organizacji, jej wyrobów lub usług, który może wzajemnie oddziaływać ze środowiskiem zadanie środowiskowe szczegółowe wymaganie dotyczące efektów działalności środowiskowej, wyrażane ilościowo zawsze gdy jest to możliwe, mające zastosowanie do organizacji albo jej części, wynikające z celów środowiskowych, które należy określić oraz zrealizować, aby osiągnąć te cele ciągłe doskonalenie proces usprawniania systemu zarządzania środowiskowego, który ma na celu doskonalenie ogólnych efektów działalności środowiskowej, zgodnie z polityką środowiskowa organizacji Model systemu zarządzania środowiskowego według normy ISO Ciągła poprawa Przegląd zarządzania Polityka środowiskowa 4.1 Wymagania ogólne SPRAWDZANIE Monitorowanie i pomiary Ocena zgodności Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze Nadzór nad zapisami Audit wewnętrzny PLANOWANIE Aspekty środowiskowe Wymagania prawne i inne Cele, zadania i program(-y) Organizacja powinna ustanowić, udokumentować, wdrożyć, utrzymywać i ciągle doskonalić system zarządzania środowiskowego zgodnie z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej oraz określić jak będzie spełniać te wymagania. Organizacja powinna określić i udokumentować zakres systemu zarządzania środowiskowego. WDRAŻANIE I FUNKCJONOWANIE Zasoby, role, odpowiedzialność i uprawnienia Kompetencje, szkolenie i świadomość Komunikacja Dokumentacja Nadzór nad dokumentami Sterowanie operacyjne Gotowość i reagowanie na awarie 4.2 Polityka środowiskowa Najwyższe kierownictwo powinno określić politykę środowiskową organizacji i zapewnić, że w określonym zakresie systemu zarządzania środowiskowego: a) jest odpowiednia do charakteru, skali oraz wpływów na środowisko jej działań, wyrobów i usług, b) zawiera zobowiązanie do ciągłego doskonalenia oraz zapobiegania zanieczyszczeniom, c) zawiera zobowiązanie do spełnienia mających zastosowanie wymagań prawnych i innych wymagań, do których spełnienia organizacja się zobowiązuje i które dotyczą jej aspektów środowiskowych, d) stanowi ramy do ustalenia i przeglądu celów oraz zadań środowiskowych, e) jest udokumentowana, wdrożona i utrzymana f) jest zakomunikowana wszystkim osobom pracującym dla lub w imieniu organizacji, oraz g) jest publicznie dostępna. 9

10 4.3 Planowanie Aspekty środowiskowe Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymać procedurę(-y): a) identyfikowania aspektów środowiskowych związanych z jej działaniami, wyrobami i usługami w ramach określonego zakresu systemu zarządzania środowiskowego które można nadzorować i na które może wpływać, biorąc pod uwagę planowane lub nowe przedsięwzięcia albo nowe lub modyfikowane działania, wyroby i usługi oraz b) określenia tych aspektów środowiskowych, które mają lub mogą mieć znaczący(-e) wpływ(-y) na środowisko (tzn. znaczących aspektów środowiskowych) Organizacja powinna dokumentować i stale aktualizować te informacje. Organizacja powinna zapewnić, aby znaczące aspekty środowiskowe były uwzględniane przy ustanawianiu, wdrażaniu i utrzymywaniu jej systemu zarządzania środowiskowego. Przykłady aspektów środowiskowych i związanych z nimi oddziaływań na środowisko Źródło aspektu środowiskowego (proces, działanie, usługa lub wyrób) Spalanie węgla w kotłowni Aspekt środowiskowy Emisja do powietrza (CO 2, SO x, NO x, CO, pył i in.) Powstawanie odpadów ze spalonego węgla (popioły, żużle) Oddziaływanie na środowisko Zanieczyszczenie powietrza (efekt cieplarniany, kwaśne deszcze, zakwaszenie gleb i in.) Zajmowanie powierzchni (składowisko odpadów), efekty związane z transportem odpadów Wymagania prawne i inne Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę (-y): a) identyfikowania i posiadania dostępu do mających zastosowanie wymagań prawnych i innych wymagań, do których spełnienia organizacja się zobowiązała i które są związane z jej aspektami środowiskowymi oraz b) określenia, jak te wymagania stosują się do jej aspektów środowiskowych. Zużywanie węgla (nieodnawialnego surowca naturalnego) Uszczuplanie zasobów nieodnawialnych surowców naturalnych, szkody górnicze, efekty związane z transportem węgla Cele, zadania i program(-y) Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać udokumentowane cele i zadania środowiskowe dla odpowiednich służb oraz na odpowiednich szczeblach organizacji. Cele i zadania powinny być mierzalne, jeżeli jest to możliwe, oraz spójne z polityką środowiskową, łącznie ze zobowiązaniami do zapobiegania zanieczyszczeniom, zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i innymi wymaganiami, do których spełnienia organizacja się zobowiązała oraz do ciągłego doskonalenia. Ustanawiając cele i zadania, oraz dokonując ich przeglądu organizacja powinna uwzględnić wymagania prawne i inne, do których spełnienia się zobowiązała, oraz swoje znaczące aspekty środowiskowe. Powinna również wziąć pod uwagę opcje technologiczne, wymagania finansowe, operacyjne i biznesowe oraz punkt widzenia stron zainteresowanych. Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymać program(-y) osiągania swoich celów i zadań. Program(-y) powinien(powinny) obejmować: a) przypisanie odpowiednim służbom oraz odpowiednim szczeblom organizacji odpowiedzialności za osiąganie celów i zadań oraz b) środki i terminy, w których mają być one osiągnięte. 10

11 4.4. Wdrażanie i funkcjonowanie Zasoby, role, odpowiedzialność i uprawnienia Kierownictwo powinno zapewnić dostępność zasobów niezbędnych do ustanowienia, wdrożenia, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego. Zasoby te obejmują zasoby ludzkie i specjalistyczne umiejętności, infrastrukturę organizacyjną, technologię i zasoby finansowe. W celu umożliwienia skutecznego zarządzania środowiskowego, role, odpowiedzialność i uprawnienia należy określić, udokumentować i zakomunikować. Najwyższe kierownictwo organizacji powinno wyznaczyć specjalnego(-ych) przedstawiciela (-li) kierownictwa, który (-rzy) niezależnie od innych odpowiedzialności, powinien (powinni) mieć określone zadania, zakres odpowiedzialności i uprawnienia w celu: a) Zapewnienia, że system zarządzania środowiskowego jest ustanowiony, wdrożony i utrzymywany zgodnie z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej, b) Przedstawiania najwyższemu kierownictwu sprawozdań z wyników funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego w celu dokonania przeglądu, łącznie z zaleceniami dotyczącymi doskonalenia Kompetencje, szkolenie i świadomość Organizacja powinna zapewnić, że każda osoba wykonująca dla organizacji lub w jej imieniu zadania, które mogą mieć znaczący(-e) wpływ(-y) na środowisko zidentyfikowany(-e) przez organizację, jest kompetentna dzięki odpowiedniemu wykształceniu, szkoleniu lub doświadczeniu, oraz powinna zachowywać związane z tym zapisy. Organizacja powinna identyfikować potrzeby szkoleniowe związane z jej aspektami środowiskowymi i systemem zarządzania środowiskowego. Powinna ona zapewnić szkolenia lub podjąć inne działania, aby spełnić te potrzeby oraz powinna zachowywać związane z tym zapisy Komunikacja Uwzględniając aspekty środowiskowe i system zarządzania środowiskowego, organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymać procedurę (-y) a) wewnętrznej komunikacji między różnymi szczeblami i służbami organizacji; b) otrzymywania, dokumentowania i udzielania odpowiedzi w procesie komunikowania się z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi. Organizacja powinna podjąć decyzję, czy komunikować na zewnątrz informacje o znaczących aspektach środowiskowych, oraz powinna udokumentować swoją decyzję. Jeśli organizacja podejmie decyzję o komunikowaniu, powinna ustanowić i wdrożyć metodę (-y) dotyczącą (- ce ) zewnętrznej komunikacji Dokumentacja Dokumentacja systemu zarządzania środowiskowego powinna zawierać: a) politykę, cele i zadania środowiskowe, b) opis zakresu systemu zarządzania środowiskowego, c) opis głównych elementów systemu zarządzania środowiskowego i ich wzajemnego oddziaływania a także odniesienia do dokumentów związanych, d) dokumenty, w tym zapisy wymagane postanowieniami niniejszej normy międzynarodowej oraz e) dokumenty, w tym zapisy określone przez organizację jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów, które są związane z jej znaczącymi aspektami środowiskowymi Nadzór nad dokumentami Dokumenty wymagane przez system zarządzania środowiskowego i niniejszą normę międzynarodową powinny być nadzorowane. Zapisy są szczególnym rodzajem dokumentu i należy je nadzorować zgodnie z wymaganiami podanymi w Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę (-y): a) zatwierdzania dokumentów pod kątem ich adekwatności, zanim zostaną wydane, b) przeglądu dokumentów i ich aktualizowania w razie potrzeby oraz ponownego zatwierdzenia, c) zapewnienia że zmiany i status aktualnych wydań dokumentów są zidentyfikowane, 11

12 d) zapewnienia, że odpowiednie wersje mających zastosowanie dokumentów są dostępne w miejscach ich użytkowania, e) zapewnienia, że dokumenty są zawsze czytelnie i łatwe do zidentyfikowania, f) zapewniania, że dokumenty pochodzące z zewnątrz, określone przez organizację jako niezbędne do planowania i działania systemu zarządzania środowiskowego, są zidentyfikowane i ich rozpowszechnianie jest nadzorowane oraz g) zapobiegania niezamierzonemu stosowaniu nieaktualnych dokumentów i odpowiedniego ich oznaczenia, jeżeli z jakichkolwiek powodów są zachowane Sterowanie operacyjne Organizacja powinna zidentyfikować i planować te operacje, które są związane ze zidentyfikowanymi, znaczącymi aspektami środowiskowymi zgodnie z jej polityką, celami i zadaniami środowiskowymi w celu zapewnienia, że są one prowadzone w ustalonych warunkach przez: a) ustanowienie, wdrożenie i utrzymywanie udokumentowanej (-ych) procedury (procedur) w celu nadzorowania sytuacji, gdy jej (ich) brak mógłby doprowadzić do odchyleń od polityki, celów i zadań środowiskowych oraz Gotowość i reagowanie na awarie b) określenie w procedurze(-ach) kryteriów operacyjnych oraz c) ustanowienie, wdrożenie i utrzymywanie procedur dotyczących zidentyfikowanych znaczących aspektów środowiskowych związanych z wyrobami i usługami, wykorzystywanymi przez organizację, a także informowanie dostawców, w tym wykonawców, o procedurach i wymaganiach, które mają zastosowanie. Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(-y) identyfikowania możliwych sytuacji niebezpiecznych i awarii, które mogą mieć wpływ(-y) na środowisko oraz reagowanie na nie. Organizacja powinna reagować na występujące sytuacje niebezpieczne i awarie oraz zapobiegać lub ograniczać związane z nimi niekorzystne wpływy na środowisko. Organizacja powinna okresowo przeglądać i, jeżeli jest to niezbędne, aktualizować swoje procedury gotowości i reagowania na awarie, w szczególności po zaistnieniu awarii lub sytuacji niebezpiecznych. Organizacja powinna również okresowo sprawdzać takie procedury, jeżeli jest to wykonalne. 4.5 Sprawdzanie Monitorowanie i pomiary Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(-y) w celu regularnego monitorowania i wykonywania pomiarów kluczowych charakterystyk swoich operacji, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko. Procedura(y) ta(te) powinna(y-) obejmować dokumentowanie informacji w celu monitorowania efektów, stosowanych środków sterowania operacyjnego oraz zgodności z celami i zadaniami środowiskowymi organizacji. Organizacja powinna zapewnić, że stosowane i utrzymywane wyposażenie do monitorowania i pomiarów jest wzorcowane lub sprawdzane oraz, że są zachowywane zapisy z tym wiązane Ocena zgodności Zgodnie ze zobowiązaniem do zgodności organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(-y) okresowej oceny zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi. Organizacja powinna utrzymywać zapisy wyników okresowych ocen Organizacja powinna oceniać zgodność z innymi wymaganiami, do których spełnienia się zobowiązała. Organizacja może połączyć tę ocenę z oceną zgodności z wymaganiami prawnymi wg lub ustanowić odrębną(-e) procedurę(-y). Organizacja powinna utrzymywać zapisy wyników okresowych ocen. 12

13 4.5.3 Niezgodności, działania korygujące i zapobiegawcze Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(- y) postępowania z występującymi i potencjalnymi niezgodnościami oraz podejmowania działań korygujących i zapobiegawczych. Procedura(-y) powinn(-y) określać wymagania dotyczące: a) identyfikowania i korygowania niezgodności oraz podejmowania działania (działań) w celu ograniczenia jej (ich) wpływu na środowisko, b) badania niezgodności, określania ich przyczyn(przyczyny) i podejmowania działań w celu uniknięcia ich ponownego wystąpienia, c) oceny potrzeby podjęcia działania (działań) mającego (-ych) na celu zapobieganie niezgodnościom i wdrażanie odpowiednich działań w celu uniknięcia ich wystąpienia, d) zapisywania wyników podjętego(ych) działania korygującego(- ych) i zapobiegawczego(-ych) oraz e) przeglądu skuteczności podjętego(-ych) działania(działań) korygującego(-ych) i zapobiegawczego(-ych). Podjęte działania powinny być odpowiednie do skali problemu oraz do wywołanego wpływu na środowisko. Organizacja powinna zapewnić, aby wszelkie konieczne zmiany zostały wprowadzone do dokumentacji systemu zarządzania środowiskowego Nadzór nad zapisami Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać zapisy i niezbędne do wykazania zgodności z wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego i niniejszej normy międzynarodowej, oraz zapisy osiągniętych wyników. Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(- y) identyfikowania, przechowywania, zabezpieczania, wyszukiwania i zachowania zapisów oraz określony czas ich likwidacji. Zapisy powinny być czytelne, możliwe do zidentyfikowania i prześledzenia Audit wewnętrzny Organizacja powinna zapewnić, że audity wewnętrzne systemu zarządzania środowiskowego są prowadzone w zaplanowanych odstępach czasu w celu: a) określenia, czy system zarządzania środowiskowego jest: 1. zgodny z zaplanowanymi ustaleniami związanymi z zarządzaniem środowiskowym, łącznie z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej oraz 2. właściwie wdrożony i utrzymany, oraz b) dostarczenia kierownictwu informacji o wynikach auditów. Organizacja powinna zaplanować, ustanowić, wdrożyć i utrzymywać programy(-y) auditów biorąc pod uwagę środowiskowe znaczenie rozważanych działań oraz wyniki wcześniejszych auditów. Należy ustanowić, wdrożyć i utrzymać procedurę(-y) auditowania, która(-e) ustala (-ją): odpowiedzialność i wymagania dotyczące planowania i przeprowadzania auditów, przedstawienia wyników i zachowywania związanych zapisów, określenie kryteriów auditu, zakresu, częstości i metod. Wybór auditorów i prowadzenie auditów powinny zapewniać obiektywność i bezstronność procesu auditu. 4.6 Przegląd zarządzania Najwyższe kierownictwo powinno przeprowadzać przegląd systemu zarządzania środowiskowego organizacji w zaplanowanych odstępach czasu w celu zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności. Przeglądem tym należy objąć ocenianie możliwości doskonalenia i potrzebę zmian w systemie zarządzania środowiskowego, łącznie z polityką środowiskową oraz celami i zadaniami środowiskowymi. Należy zachowywać zapisy z przeglądu zarządzania. Dane wejściowe do przeglądów zarządzania powinny obejmować: a) wyniki auditów wewnętrznych i ocen zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi wymaganiami, do których spełnienia organizacja się zobowiązała, b) komunikację z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi, w tym skargi, 13

14 c)efekty działalności środowiskowej organizacji, d)stopień osiągnięcia celów i zadań, e)status działań korygujących i zapobiegawczych, f)działania podjęte w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania, g)zmieniające się okoliczności, w tym zmiany wymagań prawnych i innych, związanych z jej aspektami środowiskowymi oraz h)zalecenia dotyczące doskonalenia. Dane wyjściowe z przeglądu zarządzania powinny obejmować wszelkie decyzje i działania związane z możliwymi zamianami polityki środowiskowej, celów i zadań oraz innych elementów systemu zarządzania środowiskowego, zgodnie ze zobowiązaniem do ciągłego doskonalenia. Dziękuję za uwagę Dr. inż. Sylwia Dziedzic 14