Zmiany w normie ISO i ich konsekwencje dla organizacji Warszawa,

Transkrypt

1 Zmiany w istniejących systemach zarządzania środowiskowego zbudowanych wg normy ISO 14001:2004, wynikające z nowego wydania ISO (wybrane przykłady) Grzegorz Ścibisz Warszawa, 16. kwietnia 2015 Niniejsza prezentacja powstała dzięki decyzji Stowarzyszenia Polskie Forum ISO o finansowaniu udziału przedstawiciela Polski w pracach Komitetu Technicznego 207 Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej(ISO). Wykorzystywanie jej treści w całości lub fragmentach jest dopuszczalne pod warunkiem podania źródła. 1

2 Członkowie wspierający Najistotniejsze zagadnienia 1. Nowa* terminologia. 2. Podkreślenie znaczenia otoczenia i zainteresowanych stron. 3. Wyraźniejsze wyartykułowanie oczekiwań w ramach zaangażowania najwyższego kierownictwa. 4. Podejście oparte na identyfikacji ryzyk(i szans). 5. Nacisk na powiązanie ze strategią biznesową. 6. Przesunięcie akcentów w komunikacji w stronę większej aktywności. 7. Uwzględnienie cyklu życia dla towarów i usług (m.in. poprzez wymagania dla dostawców, informowanie odbiorców). 2

3 ISO 14001:2004 Zakres normy W niniejszej normie międzynarodowej podano wymagania dotyczące systemu zarządzania środowiskowego w celu umożliwienia organizacji opracowania i wdrożenia polityki oraz celów uwzględniających wymagania prawne i inne, do których spełnienia organizacja się zobowiązała, oraz informacje dotyczące znaczących aspektów środowiskowych. Niniejsza norma ma zastosowanie do tych aspektów środowiskowych, które organizacja zidentyfikowała i które może nadzorować oraz tych, na które może mieć wpływ. W normie nie określono szczegółowych kryteriów efektów działalności środowiskowej. ISO 14001:2015 Zakres normy Niniejsza Norma Międzynarodowa określa wymagania dla systemu zarządzania środowiskowego w organizacjach zamierzających ustanowić, utrzymywać i ciągle doskonalić strukturę, mającą na celu zarządzanie swoimi obowiązkami dotyczącymi środowiska w sposób wzmacniający środowiskowy element zrównoważonego rozwoju. Założone efekty stosowania systemu zarządzania środowiskowego są korzystne dla środowiska, danej organizacji i jej grup zainteresowanych. Zgodnie z polityką środowiskową organizacji te założone efekty SZŚ obejmują: - poprawę wyników środowiskowych;* - wypełnianie zobowiązań związanych ze zgodnością, - realizację celów środowiskowych. 3

4 Strona zainteresowana ISO 14001:2004 Osoba lub grupa związana z efektami działalności środowiskowej (3.10) organizacji (3.16), albo na którą mają wpływ efekty tej działalności. ISO 14001:2015 Osoba lub organizacja(3.1), która może wpływać na, lub na którą mogą wpływać, albo której wydaje się, że są narażone na decyzje lub działalność (organizacji). Uwaga 2: Wyrażenie wydawać się narażonym oznacza, że to postrzeganie jest znane organizacji. Nowe terminy Cykl życia kolejne i powiązane etapy systemu wyrobu, od pozyskania surowców lub generowania z zasobów naturalnych do przetwarzania po zakończeniu użytkowania. Uwaga 1: Cykl życia obejmuje działania, wyroby i usługi i może obejmować wykorzystywane towary i usługi, takie jak przetwarzanie po zakończeniu użytkowania wyrobów i dostawę usług, na przykład projektowanie, wytwarzanie, transport, pakowania, końcowego użycia lub usuwania. 4

5 Ryzyko Skutek (miara) niepewności (uzyskania) celów(3.16) Uwaga 1: Skutek jest odchyleniem od stanu oczekiwanego pozytywnego lub negatywnego. Uwaga 2: Niepewność jest stanem, także częściowym, braku informacji co do zrozumienia lub wiedzy o zdarzeniu, jego konsekwencjach lub prawdopodobieństwie. Uwaga 3: Ryzyko jest często charakteryzowane przez odniesienie do potencjalnych zdarzeń i konsekwencji, lub jako kombinacja powyższych. Uwaga 4: Ryzyko jest często wyrażane jako kombinacja konsekwencji zdarzenia (włączając zmiany w warunkach) i związanego prawdopodobieństwa zaistnienia. Ryzyka i szanse W języku potocznym ryzyko oznacza jakąś miarę/ocenę zagrożenia czy niebezpieczeństwa wynikającego albo z prawdopodobnych zdarzeń od nas niezależnych, albo z możliwych konsekwencji podjęcia decyzji -jest wskaźnikiem stanu lub zdarzenia, które może prowadzić do strat. Jednak musimy pamiętać, że potencjalne (niepewne) zdarzenie może mieć niekorzystny wpływ na cele (ZAGROŻENIE), ale również może mieć korzystny wpływ na cele (SZANSA). Identyfikując ryzyka organizacja musi pamiętać również o szansach. 5

6 Wymaganie Potrzeba lub oczekiwanie, które jest ustalone, ogólnie rozumiane lub obligatoryjne. Uwaga 1: Ogólnie rozumiane oznacza, że jest to zwyczajowa lub powszechna praktyka dla organizacja(3.1) i grup zainteresowanych (3.5), którą rozważana potrzeba lub oczekiwanie wywołuje. Uwaga 2: Specyficzne wymagania jest tym, które jest ustalone, na przykład udokumentowana informacja(3.7). Uwaga 3: Wymagania inne niż prawne stają się obligatoryjne jeśli organizacja decyduje się je spełnić. Obowiązek zgodności Wymaganie (3.21) które organizacja (3.1) musi spełniaćlub które wybrała do spełniania Uwaga 1: Obowiązki zgodności są związane z systemem zarządzania środowiskowego. Powstają z wymagań przymusowych, takich jak stosowane ustawy i rozporządzenia lub dobrowolnych zobowiązań, takich jak normy przemysłowe i organizacyjne, powiązań kontraktowych, zasad dobrego kierowania oraz norm społecznych i etycznych. 6

7 4 Kontekst organizacji 4.1 Zrozumienie organizacji i jej kontekstu Organizacja powinna określić zewnętrzne i wewnętrzne czynniki, które są istotne dla celu jej działania i które mogą wpływać na jej zdolność do osiągania zamierzonych rezultatów systemu zarządzania środowiskowego. Takie zagadnienia powinny zawierać warunki środowiskowe podlegające wpływom organizacji lub zdolne do wpływania na organizację. Kontekst organizacji KONTEKST ZEWNĘTRZNY / WEWNĘTRZNY środowisko zewnętrzne i wewnętrzne, w którym organizacja dąży do osiągnięcia swoich celów. Ocena zewnętrznegokontekstu organizacji może uwzględniać między innymi : a) aspekty społeczne i kulturowe, polityczne, prawne, regulacyjne, finansowe, technologiczne, ekonomiczne, konkurencyjne środowisko; b) kluczowe czynniki i trendy mające wpływ na cele organizacji oraz c) relacje z zewnętrznymi interesariuszami, ich postrzeganie i wartości.* 7

8 Kontekst organizacji Ocena wewnętrznegokontekstu organizacji może uwzględniać między innymi następujące elementy: ład organizacyjny i strukturę organizacyjną; ustanowione polityki, cele i strategie; zasoby i wiedzę (np. kapitał, czas, ludzie, procesy, systemy i technologie); systemy informacyjne, przepływy informacji, procesy podejmowania decyzji (formalne i nieformalne); relacje z wewnętrznymi interesariuszami, ich postrzeganie i wartości; kulturę organizacyjną; normy, wytyczne i modele przyjęte przez organizację; oraz formę i zakres relacji zawartych w umowach. 4 Kontekst organizacji 4.2 Zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych Organizacja powinna określić: strony zainteresowane odpowiednie dla jej systemu zarządzania środowiskowego; odpowiednie potrzeby i oczekiwania (tj. wymagania) tych stron zainteresowanych; które z tych potrzeb i oczekiwań stają się obowiązkami zgodności. 8

9 Oczekiwania wobec organizacji Organizacja będzie musiała nie tylko zidentyfikować strony zainteresowane, ale ich potrzeby i oczekiwania oraz ocenić, czy któreś z tych potrzeb i oczekiwań są / mogą być obowiązkami zgodności dla organizacji. W poprzedniej normie strony zainteresowane pojawiały się tylko w kontekście ustanawiania celów i komunikacji. Potrzeby i oczekiwania interesariuszy Zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych (poprzez np. komunikację i konsultacje z nimi) są ważne z uwagi na ICH OCENĘ naszych działań i wpływów na środowisko. To postrzeganie może być odmienne w zależności od różnic w wartościach, potrzebach, założeniach, koncepcjach i obawach interesariuszy. Ponieważ ich spojrzenie może mieć istotny wpływ na podejmowanie decyzji w ramach SZŚ, zaleca się zidentyfikowanie i zapisanie postrzegania interesariuszy. 9

10 4.3 Określenie zakresu SZŚ Organizacja powinna określić granice i obszar stosowalności systemu zarządzania środowiskowego dla ustanowienia jego zakresu. Dla określenia tego zakresu organizacja powinna rozważyć: czynniki zewnętrzne i wewnętrzne opisane w p. 4.1; obowiązki zgodności opisane w p. 4.2; swoje jednostki organizacyjne, funkcję i granice fizyczne; swoje działania, wyroby i usługi; swoje władze i możliwość sprawowania nadzoru i wywierania wpływu. 4.3 Określenie zakresu SZŚ c.d. Jeśli jest zdefiniowany zakres, wszystkie działania, wyroby i usługi organizacji objęte tym zakresem powinny być włączone w zakres systemu zarządzania środowiskowego. Zakres powinien być utrzymywany jako udokumentowana informacja i być dostępny dla grup zainteresowanych. Dla porównania treść z ISO 14001:2004 Organizacja powinna określić i udokumentować zakres systemu zarządzania środowiskowego. Organizacja będzie musiała szerzej opisać zakres SZŚ, najprawdopodobniej w księdze SZŚ jeżeli istnieje. 10

11 5.1 Przywództwo i zobowiązanie Najwyższe kierownictwo* powinno demonstrować przywództwo i zobowiązanie pod względem systemu zarządzania środowiskowego przez: branie odpowiedzialności za skuteczność systemu zarządzania środowiskowego; zapewnienie, że polityka i cele środowiskowe są ustanowione i kompatybilne z kierunkiem strategicznym i kontekstem organizacji; zapewnienie integracji wymagań systemu zarządzania środowiskowego z procesami biznesowymi organizacji; zapewnienie dostępności zasobów niezbędnych dla systemu zarządzania środowiskowego; 5.1 Przywództwo i zobowiązanie komunikowanie ważności skutecznego zarządzania środowiskowego i zgodności z wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego; zapewnienie, że system zarządzania środowiskowego osiąga zamierzone wyniki; kierowanie i wspieranie osób dla wnoszenia wkładu w skuteczność systemu zarządzania środowiskowego; promowanie ciągłego doskonalenia *) ; wspieranie innych stosownych ról zarządzania dla zademonstrowania ich przywództwa wg ich obszarów odpowiedzialności. Jest również powinnością najwyższego kierownictwa wykonywanie przeglądów zarządzania (bez zmian). 11

12 5.3 Role, odpowiedzialności i uprawnienia Nie ma wprost wymagania powołania przedstawiciela kierownictwa (pełnomocnika), natomiast jest wymaganie w pkt. 5.3: Najwyższe kierownictwo powinno przydzielić obowiązki (odpowiedzialności) i uprawnienia dla: a) zapewnienia, że system zarządzania środowiskowego jest zgodny z wymaganiami niniejszej Normy Międzynarodowej; b) raportowania rezultatów systemu zarządzania środowiskowego, włączając w to wyniki środowiskowe, do najwyższego kierownictwa. co w ISO 14001:2004 było wprost wymienionymi zadaniami przedstawiciela kierownictwa (4.4.1). Podejście oparte na identyfikacji ryzyk Podczas planowania dla systemu zarządzania środowiskowego organizacja powinna rozważyć: -zagadnienia opisane w p. 4.1 i -wymagania opisane w p i - zakres systemu zarządzania środowiskowego oraz określić ryzyka i szanse związane z : - aspektami środowiskowymi (patrz 6.1.2), - obowiązkami zgodności (patrz 6.1.3) oraz -innymi zagadnieniami i wymaganiami, określonymi w 4.1 i

13 Ryzyko środowiskowe Co to jest ryzyko środowiskowe? Jest to takie ryzyko, którego następstwa miałyby wpływ (negatywny lub pozytywny) na środowisko. Na przykład ryzyko niespełnienia wymagań przez organizację nie zawsze będzie ryzykiem środowiskowym Aspekty środowiskowe W zdefiniowanym obszarze systemu zarządzania środowiskowego organizacja powinna: identyfikować aspekty środowiskowe swoich działań, wyrobów i usług, które może nadzorować i na które może mieć wpływ, oraz powiązane z nimi wpływy środowiskowe, biorąc pod uwagę perspektywę cyklu życia. Aspekty środowiskowe mogą mieć skutek w postaci ryzyka związanego z wpływami środowiskowymi zarówno niekorzystnymi (zagrożenia), jak i korzystnymi (szanse). 13

14 Ocena aspektów środowiskowych Jeżeli połączymy wymaganie, że organizacja powinna określić te aspekty, które mają lub mogą mieć znaczący wpływ na środowisko, tj. znaczące aspekty środowiskowe, poprzez zastosowanie ustalonych kryteriów, z wymaganiem określenia ryzyka i szans związanych z aspektami środowiskowymi to możemy uzyskać bardziej precyzyjną ocenę aspektów środowiskowych. Do tego przydatne będą jeszcze kolejne elementy Obowiązki zgodności Organizacja powinna: a) identyfikować i mieć dostęp do obowiązków zgodności związanych z jej aspektami środowiskowymi; b) określić jak te obowiązki zgodności stosują się do organizacji, c) wziąć pod uwagę te obowiązki zgodności podczas ustanawiania, wdrażania i utrzymywania jej systemu zarządzania środowiskowego. Organizacja powinna utrzymywać udokumentowaną informację o swoich obowiązkach zgodności. UWAGA: Obowiązki zgodności mogą skutkować ryzykamii szansami dla organizacji. 14

15 6.2.1 Cele środowiskowe Organizacja powinna ustanowić cele środowiskowe na odpowiednich funkcjach i poziomach: biorąc pod uwagę znaczące aspekty środowiskowe i powiązane obowiązki zgodności; uwzględniając ryzyka i szanse. Ryzyko wykorzystane w ocenie aspektów Biorąc pod uwagę te wymagania: - identyfikacji i oceny aspektów, - identyfikacji obowiązków zgodności (wymagań), - identyfikacji ryzykw powiązaniu z aspektami i wymaganiami (obowiązkiem zgodności), - udokumentowania powyższych wyników, najbardziej optymalnym rozwiązaniem wydaje się, przygotowanie takiej procedury identyfikacji i oceny aspektów, która jako kryteria oceny będzie miało zarówno tradycyjne ryzyko dla środowiska (najczęściej kombinacja wielkości i prawdopodobieństwa wystąpienia) oraz ryzyko związane z niedotrzymaniemwymagania (zamiast często występującego samego istnienia wymagania dla danego aspektu). 15

16 Jak połączyć obecną identyfikację aspektów środowiskowych z identyfikacją ryzyk? Ponadto ze względu na fakt, że istniejące SZŚ powinny mieć powiązania wymagań prawnych i innych z zidentyfikowanymi aspektami środowiskowymi (najczęściej w postaci list lub tabel aspektów z powiązanymi wymaganiami prawnymi)rozsądne wydaje się uzupełnienie tych list (tabel) o dodatkowe kolumny zawierające ryzyka w odniesieniu do tych wymagań. Tak ocenione aspekty ułożą się w hierarchię łatwą do analizy pod kątem różnych kryteriów, np.: - wpływu na środowisko, - ryzyka dla organizacji (niekoniecznie tożsamego z powyższym). Trzy grupy aspektów środowiskowych? Ponadto rozwiązuje się pewien problem z oceną aspektów środowiskowych, który do tej pory występował mianowicie wydanie normy z 2004 r. skupiało się na aspektach znaczących w sensie znaczącego wpływu na środowisko. Zazwyczaj występowała grupa aspektów, która z racji wpływu na środowisko nie była znacząca, natomiast z racji istnienia dla nich wymagań środowiskowych wymagała zajmowania się nimi przez organizację i w części organizacji traktowano je jako znaczące nie do końca zgodnie z definicją. Obecnie ma to mniejsze znaczenie, bo równie ważnym czynnikiem zajmowania się danym aspektem jest ryzyko z nim związane. Mogą być więc równolegle aspekty znaczące dla środowiska, aspekty znaczące dla organizacji i aspekty nieznaczące. 16

17 Powiązanie SZŚ ze strategią biznesową Takie podejście jest też spójne z kolejną nowością w normie. Pojawia się ona m.in. w takich wymaganiach: Najwyższe kierownictwo powinno... zapewnić integrację wymagań systemu zarządzania środowiskowego z procesami biznesowymi organizacji (5.1). Organizacja powinna planować:... jakintegrować i wdrażać działania w procesy jej systemu zarządzania środowiskowego lub w inne procesy biznesowe (6.1.4); Organizacja powinna rozważyć jak te działania dla osiągania celów środowiskowych mogą być zintegrowane z procesami biznesowymi organizacji (włączone w procesy biznesowe) (6.2.2). ISO 14001: Komunikacja Organizacja powinna zaplanować i wdrożyć proces dla wewnętrznych i zewnętrznych przepływów informacji związanych z SZŚ, włączając w to: dla jakich przypadków to komunikować; kiedy komunikować; komu komunikować; jak komunikować. Podczas planowania procesu przepływów informacji organizacja powinna: wziąć pod uwagę obowiązki zgodności; zapewnić, że komunikowana informacja środowiskowa jest spójna z informacją generowaną przez system zarządzania środowiskowego oraz jest wiarygodna. 17

18 ISO 14001: Komunikacja... Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(-y):... b) otrzymywania, dokumentowania i udzielania odpowiedzi w procesie komunikowania się z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi. Organizacja powinna podjąć decyzję, czy komunikować na zewnątrz informacje o znaczących aspektach środowiskowych. Obecne wydanie nie zawiera wprost takiej możliwości wyboru, nie wymusza również komunikacji na zewnątrz o aspektach środowiskowych, jednak w kontekście innych wymagań (głównie 4.2, 4.3, także 7.4 i 8.1) wydaje się, że zmierza w kierunku komunikowania bardziej aktywnego. Na pewno dobrą praktyką byłoby publikowanie raportów (deklaracji) środowiskowych. Cykl życia i komunikacja Spójnie z perspektywą cyklu życia organizacja powinna: określić wymagania środowiskowe dla zamówień odpowiednio wyrobów lub usług; ustanowić nadzory dla zapewnienia, że wymagania środowiskowe są rozważone w procesie projektowania rozwoju, dostawy, stosowania i postępowania po zakończeniu użytkowania, odpowiednio, wyrobów i usług; komunikować odpowiednie wymaganie(-a) środowiskowe do dostawców zewnętrznych, włączając w to kontrahentów; rozważyć potrzebę dostarczania informacji o potencjalnych znaczących wpływach środowiskowych podczas dostawy wyrobów lub usług oraz podczas stosowania wyrobu i postępowania po zakończeniu jego użytkowania. 18

19 Podsumowanie W świetle wymagań zawartych w normie ISO 14001:2015 organizacje będą musiały przeanalizować i najprawdopodobniej uzupełnić obecnie obowiązujące zasady postępowania w zakresie m.in.: identyfikacji i oceny aspektów środowiskowych (kryteria uwzględniające ryzyka i szansy, oraz cykl życia wyrobu być może więcej aspektów pośrednich); identyfikacji ryzyki szans (w odniesieniu do aspektów, czyli tradycyjnie ryzykśrodowiskowych, w odniesieniu do wymagań prawnych i innych, oraz kontekstu i oczekiwań stron zainteresowanych); ustalania stron zainteresowanych i ich oczekiwań; Podsumowanie identyfikacji i dostępu do wymagań prawnych i innych wymagań oraz okresowej oceny zgodności; komunikacji zewnętrznej, zwłaszcza w stosunku do interesariuszy oraz w kontekście cyklu życia wyrobu; planowania auditówwewnętrznych uwzględnianie ryzyki szans, wykonywania przeglądów systemu przez najwyższe kierownictwo uwzględnianie ryzyk i szans. 19