OSZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OSZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA W celu przeprowadzenia oszacowania wartości przyszłego zamówienia, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości zwraca się z prośbą o dokonanie szacunkowej wyceny na organizację spotkań informacyjnych dla potencjalnych beneficjentów oraz szkoleń dla beneficjentów w ramach Programów Operacyjnych: Inteligentny Rozwój, Polska Wschodnia oraz Wiedza, Edukacja i Rozwój. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu szacowania 1. Przedmiot zamówienia 1.1 Przedmiotem zamówienia jest organizacja spotkań informacyjnych dla potencjalnych beneficjentów oraz szkoleń dla beneficjentów w ramach Programów Operacyjnych: Inteligentny Rozwój, Polska Wschodnia oraz Wiedza, Edukacja i Rozwój. 1.2 Przedmiot zamówienia obejmuje organizację: spotkań/szkoleń informacyjnych w Warszawie dla ok osób (łącznie), dotyczących Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR), w tym: - 2 spotkania na 120 osób - 1 spotkanie na 100 osób - 1 spotkanie na 80 osób - 3 spotkań na 60 osób - 8 spotkań na 50 osób - 2 spotkania na 40 osób spotkania/szkolenia informacyjne dotyczące Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój (PO IR) na 60 osób (po 1 spotkaniu w następujących miastach: Kraków, Gdańsk, Poznań). 1

2 spotkań informacyjnych dla ok. 800 osób (łącznie), dotyczących Programu Operacyjnego Polska Wschodnia (PO PW), w tym: - 2 spotkania na 100 osób (w Warszawie ) - 5 spotkań na 50 osób (po 1 spotkaniu w następujących miastach: Białystok, Olsztyn, Lublin, Rzeszów, Kielce); spotkania informacyjne z zakontraktowanymi prelegentami - 1 spotkanie na 100 osób (w Lublinie ) - 5 spotkań na 50 osób (po 1 spotkaniu w następujących miastach: Białystok, Olsztyn, Lublin, Rzeszów, Kielce) spotkań dla ok. 520 osób (łącznie), dotyczących Programu Operacyjnego Wiedza, Edukacja i Rozwój (POWER), w tym: - 7 spotkań na 60 osób - 1 spotkanie na 100 osób spotkań informacyjnych dla ok. 250 osób (łącznie) dotyczących Funduszu Pożyczkowego dla Kobiet w miastach: Olsztyn, Szczecin, Rzeszów, Toruń i Kielce. W przypadku odstąpienia od realizacji zaplanowanej liczby konkursów w ramach poszczególnych programów wdrażanych przez Zamawiającego, Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z określonej powyżej liczby spotkań/szkoleń, które należy traktować jako liczby maksymalne. W przypadku, gdy liczba zgłoszonych uczestników w ramach poszczególnych spotkań/szkoleń będzie znacząco niższa niż liczba zaplanowanych uczestników, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od organizacji spotkania/szkolenia, jednak nie później niż 7 dni od wyznaczonego i zaakceptowanego terminu spotkania/szkolenia. Alternatywnie Zamawiający może w uzgodnieniu z Wykonawcą wyznaczyć inny termin organizacji spotkania/szkolenia lub też zmniejszyć liczbę uczestników spotkania/szkolenia, co spowoduje proporcjonalne zmniejszenie kosztów organizacji spotkania/szkolenia. 2. Przedmiot zamówienia według klasyfikacji CPV: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 2

3 usługi publikacji usługi drukowania i powiązane usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 3. Wymagania szczegółowe: Zadanie 1 Rejestracja uczestników spotkań/szkoleń 1. Do zadań Wykonawcy należy rekrutacja uczestników poszczególnych spotkań/szkoleń, w tym przygotowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym zaproszeń, rozesłanie zaproszeń drogą listowną lub przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, mailowe lub/i telefoniczne potwierdzenia obecności, etc). 2. W przypadku spotkań z potencjalnymi Beneficjentami PARP, Zamawiający roześle zaproszenia do przedsiębiorców z baz adresowych PARP (subskrybentów newsletterów PARP). W przypadku niewystarczającej liczby osób zarejestrowanych na dane spotkanie Wykonawca odpowiada za rozesłanie zaproszeń do osób z własnych baz przedsiębiorców, tak aby zapewnić wymaganą frekwencję na spotkaniu. 3. Innym sposobem rekrutacji uczestników spotkań/szkoleń (poza wysłaniem bezpośrednich zaproszeń) będzie formularz rejestracyjny on-line, który stworzy Zamawiający. Formularz zamieszczony zostanie przez Zamawiającego na stronie internetowej PARP ( w specjalnej zakładce poświęconej spotkaniom informacyjnym /szkoleniom w ramach poszczególnych programów. W zależności od charakteru spotkań/szkoleń rejestracja będzie prowadzona w trybie otwartym lub zamkniętym. Zamawiający udostępni Wykonawcy podgląd do listy osób rejestrujących się przy użyciu w/w formularza w celu koordynacji przebiegu rekrutacji uczestników spotkań. 4. Wykonawca przygotuje wstępną, imienną listę uczestników, którzy potwierdzili udział ww. spotkaniach. Wstępna lista uczestników zostanie przedstawiona Zamawiającemu na 7 dni przed planowaną datą każdego spotkania. 5. Wykonawca przygotuje ostateczną, imienną listę uczestników spotkania na 1 dzień przed terminem jego organizacji. 6. We wszystkich spotkaniach będzie uczestniczyć dodatkowo max. do 7 osób z PARP, które odpowiadać będą za ich koordynację, w tym prelegenci. Osoby te nie są wliczane do liczby przeszkolonych uczestników. 3

4 Zadanie 2 - Wynajęcie pomieszczeń niezbędnych do przeprowadzenia spotkań informacyjnych i szkoleń PO IR, PO WER i PO PW. Zadanie Wynajęcie sal do przeprowadzenia jednodniowych spotkań informacyjnych 1. Najpóźniej w ciągu 14 dni po podpisaniu umowy, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu propozycję 3 lokalizacji na potrzeby organizacji minimum 10 pierwszych spotkań. Zamawiający w ciągu 7 dni roboczych dokona ich ostatecznego wyboru. W przypadku odrzucenia przez Zamawiającego wszystkich propozycji Wykonawca w ciągu 5 dni roboczych przedstawi propozycje 3 kolejnych lokalizacji. Propozycje lokalizacji dotyczące pozostałych spotkań oraz szkoleń będą przekazywane sukcesywnie podczas trwania umowy. Zgłoszenia zapotrzebowania na realizację i obsługę jednostkowych spotkań Zamawiający będzie dokonywał z co najmniej 15 dniowym wyprzedzeniem. W ciągu 5 dni roboczych od zgłoszenia przez Zamawiającego zapotrzebowania na realizację spotkania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji jego lokalizację. 2. Sala powinna być dostępna od godzin porannych (m.in. ze względu na konieczność odpowiedniego ustawienia wyposażenia) do godzin popołudniowych w adekwatnym wymiarze godzin, który w każdym przypadku będzie wystarczający do właściwego przygotowania spotkania oraz jego demontażu. 3. Wymagania Zamawiającego co do sali konferencyjnej: (i) sala klimatyzowana, z dostępem do Internetu, dostępna przez jeden dzień w hotelu lub innym budynku spełniającym standardy hotelu minimum trzygwiazdkowego, (ii) lokalizacja: centrum Warszawy w pobliżu Dworca Centralnego, z dobrym dojazdem zarówno samochodem, jak i środkami transportu miejskiego, w przypadku innych miast w centrum miasta, w pobliżu dworca PKP, z dobrym dojazdem zarówno samochodem, jak i środkami transportu miejskiego, (iii) sala powinna pomieścić liczbę osób przewidzianych na poszczególne spotkania/szkolenia w ustawieniu szkolnym lub w podkowę (stoły i krzesła). 4. Wykonawca zapewni łatwo dostępne oraz dobrze oznakowane szatnie (wraz z obsługą) oraz toalety dla uczestników. 4

5 Zadanie 3 Obsługa recepcji i rejestracja gości podczas spotkań. 1. Do zadań Wykonawcy należy zapewnienie sprawnej obsługi recepcji podczas każdego spotkania/szkolenia. 2. Wykonawca oddeleguje w tym celu co najmniej 2 osoby, które w miejscu wydzielonym na potrzeby recepcji będą dokonywały rejestracji osób przybywających na spotkanie/szkolenie. Do obowiązków osób pracujących na recepcji należało będzie również wydawanie materiałów konferencyjnych oraz potwierdzenie delegacji uczestnikom, którzy zgłoszą taką potrzebę. 3. Wykonawca przygotuje listę obecności uczestników w formie drukowanej. Aby usprawnić proces rejestracji, lista obecności powinna być przygotowana w 2 egzemplarzach. Każdy z uczestników zobowiązany zostanie przez Wykonawcę do złożenia własnoręcznego podpisu/parafki na przygotowanej wcześniej liście obecności. 4. Lista obecności uczestników musi być opatrzona odpowiednią wizualizacją danego Programu (w tym logo programu, logo PARP, emblemat UE wraz ze słownym odniesieniem, informacja o finansowaniu spotkania w ramach środków UE). 5. Lista musi zawierać w stosunku do każdego uczestnika następujące dane: a. imię i nazwisko, b. nazwę firmy/instytucji, c. zajmowane stanowisko, d. telefon i adres , e. podpis. 6. Oryginalne wersje list obecności uczestników zostaną przekazane Zamawiającemu w terminie 5 dni kalendarzowych od ich organizacji. 7. W przypadku, gdy w miejscu organizacji spotkania/szkolenia znajdą się osoby, które nie posiadają zaproszenia lub nie dokonały rejestracji, a tym samym nie zostały wpisane na listę obecności, osoba obsługująca recepcję zobowiązana będzie niezwłocznie powiadomić osobę koordynującą organizację spotkań ze strony PARP. Po uzyskaniu zgody ze strony przedstawiciela PARP osoba taka będzie mogła uczestniczyć w spotkaniu/szkoleniu. 8. Wykonawca przeprowadzi wśród uczestników każdego spotkania/szkolenia ankietę ewaluacyjną (oceniającą spotkanie/szkolenie), której wzór zostanie przekazany przez Zamawiającego. 5

6 9. Wykonawca odpowiada za zebranie ankiet od uczestników oraz przygotowanie podsumowania wyników przeprowadzonej ewaluacji po każdym spotkaniu/szkoleniu, w tym przygotowanie zbiorczego podsumowania wyników wszystkich spotkań przeprowadzonych w ramach każdego programu oddzielnie. 10. Wykonawca odpowiada za rejestrację pytań zadawanych przez uczestników oraz odpowiedzi udzielonych przez ekspertów PARP podczas spotkań dotyczących programów/działań (o ile zachodzi potrzeba ich rejestrowania i Zamawiający nie zdecyduje o odstąpieniu od tej czynności), a następnie ich spisanie i przekazanie w wersji elektronicznej Zamawiającemu. Zadanie 4 Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników spotkań informacyjnych 1. Wykonawca zapewni: a) 2 przerwy kawowe dla uczestników (podczas każdego 1-dniowego spotkania) b) w ramach przerwy kawowej będą zapewnione: napoje gorące, w tym herbata, kawa (dodatkowo: cytryna, mleko, cukier), napoje zimne, w tym woda gazowana i niegazowana, soki owocowe oraz ciastka. 2. Wykonawca zapewni lunch dla uczestników każdego jednodniowego spotkania. W menu powinny się znaleźć co najmniej: sałatki, surówki, zupa, 2 dania główne (mięsne i wegetariańskie), ciastka deserowe i owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata. Menu powinno odpowiadać liczbie przewidzianych uczestników spotkań. 3. Poczęstunki będą serwowane we foyer lub wydzielonej sali. W trakcie przerw kawowych oraz wszystkich zaplanowanych posiłków Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną i bezkolizyjną obsługę (minimum 3 osoby, w przypadku lunchu) oraz zapewnienie porządku i czystości. 4. Foyer/pomieszczenie powinno (i) umożliwić swobodny przepływ osób w trakcie poczęstunku, (ii) umożliwić rozstawienie bufetu oraz stanowisk z napojami zimnymi i ciepłymi, (iii) powinno być klimatyzowane. 6

7 Zadanie 5 - Wymagania techniczne 1. Wykonawca odpowiada za kompleksowe przygotowanie sal do spotkań/szkoleń wraz z ich oznakowaniem zgodnym z Księgą Identyfikacji Wizualnej PARP oraz Księgą Identyfikacji Wizualnej NSS a także Księgą Identyfikacji Wizualnej SPPW (fiszki i tabliczki informacyjne z tytułem i godzinami spotkania/szkolenia). 2. Wykonawca odpowiada za właściwą aranżację sali konferencyjnej/szkoleniowej tj. ustawienie krzeseł i stołów (w układzie teatralnym, szkolnym lub w podkowę) uwzględniające konieczność sprawnego przemieszczania się, ustawienie elementów technicznych (sprzęt, oświetlenie, nagłośnienie itp.). 3. W sali konferencyjnej/szkoleniowej (salach konferencyjnych w przypadku 2-dniowego szkolenia, gdzie zachodzi potrzeba wynajęcia kilku sal) Wykonawca zapewni klimatyzację oraz niezbędny sprzęt do realizacji prezentacji multimedialnych (np. ekran, rzutnik, laptop). 4. Wykonawca zapewni niezbędne urządzenia nagłaśniające. Dodatkowo dostępne będą dla uczestników minimum 2 mikrofony bezprzewodowe. 5. Oświetlenie i nagłośnienie sali konferencyjnej podczas spotkań/szkoleń musi być dostosowane do charakteru i potrzeb poszczególnych ich części. 6. Wykonawca odpowiada za koordynację i sprawność działania urządzeń i personelu obsługi technicznej (minimum 3 osoby). 7. Wykonawca odpowiada za zaopatrzenie wszystkich prelegentów podczas wszystkich sesji w wodę mineralna gazowaną i niegazowaną oraz szklanki. 8. Wykonawca będzie odpowiedzialny za odebranie od Zamawiającego oraz rozstawienie zgodnie z uzgodnieniami z Zamawiającym banerów i ew. innych materiałów informacyjnych (ulotki, broszury, publikacje etc.) i promocyjnych (banery, roll-up etc.), które pobierze od Zamawiającego przed spotkaniem/szkoleniem lub planowaną serią spotkań/szkoleń. Po realizacji zadania Wykonawca dostarczy ww. materiały informacyjne (pozostałe po spotkaniu/szkoleniu) i materiały promocyjne do siedziby Zamawiającego. 7

8 Zadanie 6 - Druk i dystrybucja materiałów szkoleniowych. 1. Wykonawca odpowiada za przygotowanie graficzne do druku i wydrukowanie materiałów szkoleniowych (prezentacji, programu, materiałów informacyjnych PARP itp.) dla uczestników zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej PARP oraz Księgą Identyfikacji Wizualnej poszczególnych programów operacyjnych. 2. Materiały szkoleniowe (informacja nt. PARP, prezentacje prelegentów, itp.) zostaną przygotowane i dostarczone w wersji elektronicznej przez Zamawiającego najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem spotkania/szkolenia. Materiały te obejmować będą: (i) pliki tekstowe - w formacie.doc, (ii) elementy graficzne logo PARP i innych działań realizowanych przez PARP (pliki w formatach.cdr,.bmp,.jpg,.tif i inne). 3. Na 3 dni robocze przed organizowanym spotkaniem Wykonawca przedstawi Zamawiającemu gotowy do druku projekt materiałów szkoleniowych przygotowanych dla uczestników. Zamawiający ma prawo do weryfikacji układu tekstu i szaty graficznej ww. materiałów oraz do dokonania własnej korekty w ciągu 1 dnia roboczego. Wykonawca zobowiązany jest nanieść uwagi Zamawiającego w tym samym dniu. 4. Wykonawca odpowiada za powielenie kompletu materiałów szkoleniowych dla uczestników w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników każdego spotkania/szkolenia oraz spakowanie kompletu ww. materiałów wraz z pozostałymi elementami kompletu odebranymi przez Wykonawcę od Zamawiającego (długopis, notes) zgodnie ze wskazaną przez Zamawiającego kolejnością. 5. Jeżeli w przesłanym pliku będzie kilka dokumentów Wykonawca ułoży je w całość zgodnie z numerem nadanym przez Zamawiającego każdemu dokumentowi. Liczba stron kompletu materiałów dla uczestników spotkań wyniesie ok Wykonawca zrealizuje druk materiałów szkoleniowych zgodnie z poniższymi wymaganiami: 8

9 Dane dotyczące materiałów szkoleniowych Nakład 2330 szt. Format A4 Papier druk offsetowy/cyfrowy/ ksero, papier 80 g, Objętość 50 stron (+2strony okładki) Kolor Czarno-biały Oprawa bigowanie, szycie zeszytowe 7. Każdorazowo Wykonawca dostarczy odpowiednią liczbę egzemplarzy materiałów szkoleniowych w miejsce organizacji spotkania/szkolenia, najpóźniej na 2 godziny przed rozpoczęciem spotkania. Zadanie 7 Zapewnienie transmisji internetowej na żywo (STREAMING LIVE spotkań), przy zapewnieniu możliwości jednoczesnego korzystania z transmisji dla minimum 1000 użytkowników. 1. Wykonawca zapewni jakość dźwięku i obraz: a) w formacie 16:9, b) wielkość okna wideo minimum 640x360 pikseli, c) bitrate obrazu co najmniej 400 kb/s, d) dźwięk stereo, bitrate co najmniej 96 kb/s, e) odtwarzacz musi zapewniać możliwość regulacji poziomu dźwięku, f) odtwarzacz musi zapewniać możliwość odtwarzania pełnoekranowego, 2. Wykonawca zapewni widzom możliwości brania aktywnego udziału w dyskusji poprzez zadawanie prelegentom pytań, w oknie wyświetlanym obok ekranu wideo. Wykonawca zapewni moderatorowi lub prelegentowi możliwość wglądu w pytania widzów w czasie rzeczywistym. 3. Wykonawca zapewni jakość infrastruktury informatycznej w miejscu transmisji, tj. łącze sztywne o przepustowości (upload) minimum 1 MB, oraz awaryjny backup (do pół godziny) za pomocą łączy GSM, 4. Wykonawca zapewni montaż urządzeń i okablowania do transmisji danych, 9

10 5. Wykonawca skontaktuje się, na co najmniej 2 dni robocze przed dniem transmisji, ze wskazanym pracownikiem Zamawiającego w celu dostarczenia kodu html odtwarzacza do osadzenia w artykule na stronie www, za pomocą którego przeprowadzana będzie transmisja. W tym samym dniu Wykonawca otrzyma od pracownika Zamawiającego plik.png o rozmiarach 1920x1080 do odtwarzacza, który będzie wyświetlany poza czasem transmisji (wizualizacja, nazwa imprezy, data). Najpóźniej na dzień roboczy przed transmisją on-line osoby odpowiedzialne za transmisję ze strony Wykonawcy i Zamawiającego przeprowadza testy poprawności zaimplementowania odtwarzacza i prawidłowości wyświetlania strumienia transmisji. 6. Wykonawca prześle Zamawiającemu na wskazany przez niego adres raport statystyk dotyczący użytkowników transmisji każdego z wydarzeń w ciągu 48h od zakończenia spotkań. Podsumowanie aktywności internautów biorących udział w wydarzeniu będzie zawierało następujące dane: a) Liczbę użytkowników oglądających wydarzenie w całości (w tym osobno liczbę unikalnych użytkowników), b) Liczbę użytkowników oglądających wydarzenie przynajmniej przez jedną godzinę (w tym osobno liczbę unikalnych użytkowników), c) Liczbę użytkowników oglądających wydarzenie choćby incydentalnie (w tym osobno liczbę unikalnych użytkowników), d) Średni czas połączenia, e) Lokalizację połączenia z wykorzystaniem mechanizmu GeoIP. 7. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu zmontowane nagranie w kontenerze MP4 kodowany h264 na nośniku Bluray (lub innym uzgodnionym i zaakceptowanym przez obie strony nośniku) najpóźniej do 4 dniu od dnia zakończenia spotkania zgodnie z wymaganiami technicznymi dotyczącymi jakości przekazywanych materiałów tj.: a) filmy będą przygotowane/przeedytowane przez Wykonawcę (brak usterek audio i video, zrównoważony poziom dźwięku, itd.), 10

11 b) Rozdzielczość obrazu: 1280x720 px (HD 720). Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany rozdzielczości obrazu na większą przy jednoczesnym poinformowaniu o tym Wykonawcy najpóźniej na dzień przed danym dniem emisyjnym. Zastrzeżenie to jest spowodowane opcją przekazania nagranych materiałów do innego emitenta, c) liczbe klatek na sekundę: 25, d) dźwięk stereo o próbkowaniu 48 khz, e) rzeczywista wielkość pojedynczego pliku przygotowanego w opcji umożliwiającej bezpośredni upload do serwisu YouTube mniejsza niż 2GB, f) Filmy wideo nie powinny zawierać poziomych ani pionowych pasów wzdłuż krawędzi ekranu, g) Filmy przygotowane zgodnie ze specyfikacją m.in. serwisu YouTube ( h) Materiał winien być opatrzony wizualizacją Zamawiającego (intro, outro z formatką informacyjną, logotyp portalu w prawym górnym rogu w czasie trwania całego materiału), i) Płyty (bluray lub inne uzgodnione i zaakceptowane przez obie strony nośniki) na których zostaną dostarczone materiały będą opisane: data nagrania, nazwa imprezy, nr kolejnej płyty, liczba płyt. Zadanie 8 Zapewnienie prelegentów. Zadanie dotyczy spotkań wymienionych w punkcie jedno spotkanie na 100 osób w Lublinie oraz 5 spotkań na 50 osób w następujących miastach: Białystok, Olsztyn, Lublin, Rzeszów, Kielce. 1. Wykonawca zakontraktuje wskazanego przez Zamawiającego eksperta/ekspertów, który poprowadzi spotkanie. Zamawiający przekaże Wykonawcy dane kontaktowe eksperta. 2. Wykonawca zapewni prelegentowi/prelegentom zewnętrznym zarówno nocleg, transport, jak i wyżywienie, w trakcie organizowanego szkolenia. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za zobowiązania oraz wszelkie kwestie formalno-prawne wobec zakontraktowanych prelegentów. 11

12 4. Wykonawca będzie zobowiązany do wypłacenia z budżetu projektu wynagrodzenia dla eksperta. Wynagrodzenie powinno być wypłacone najpóźniej w ciągu 7 dni od zakończenia szkolenia. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu dowody na dokonanie ww. płatności na rzecz ekspertów wewnętrznych. 5. Wysokość wydatków związanych z zakontraktowaniem eksperta (w tym zwrot kosztów podróży na terenie kraju, z wyłączeniem biletów lotniczych, z możliwością niewydatkowania jeśli nie będzie ekspertów wskazanych do płatności) nie przekroczy kwoty zł brutto. Wykonawca zapewni prelegentowi nocleg i wyżywienie podczas trwania szkolenia. 4. Termin wykonania zamówienia Zamówienie będzie realizowane od dnia podpisania umowy do 5 grudnia 2015 roku, z uwzględnieniem wymagań terminowych do poszczególnych spotkań, opisanych w tabeli stanowiącej załącznik nr 1. do Opisu Przedmiotu Zamówienia. 12