irap Raporty on-line

Transkrypt

1 irap Raporty on-line Moduł raportowania on-line irap jest zbiorem funkcji umożliwiających przesyłanie informacji pomiędzy aptekami oraz udostępnienie strony internetowej dla apteki. Niektóre funkcje realizowane przez moduł irap wymagają posiadania licencji na moduł EWD (np. wysyłanie zamówienia, odbieranie dokumentów). Warunkiem działania modułu irap jest posiadanie adresu publicznego na komputerze, na którym będzie uruchomiony lub przekierowanie odpowiednich portów u dostawcy Internetu (program pracuje domyślnie na porcie 8000 dla połączenia nieszyfrowanego, oczywiście w konfiguracji można ustawić odpowiedni port, upewniając się wcześniej, że jest wolny). Port, jak również inne opcje dotyczące modułu możemy zmienić w module APW41 Admin Opcje modułów irap Raporty on-line (rys. 1). Moduł może pracować przy połączeniu otwartym lub szyfrowanym, w drugim jednak przypadku wymagane jest posiadanie odpowiednich kluczy. Przykładowe klucze dołączone są do wersji instalacyjnej. Rys. 1. Ustawienia globalne modułu irap Moduł irap może być uruchamiany ręcznie, jednak znacznie bardziej wygodne jest dodanie uruchamiania modułu do autostartu systemu Windows (uruchomi się automatycznie po zalogowaniu do komputera) lub zainstalowanie go jako usługi systemowej (moduł startuje automatycznie po uruchomieniu komputera, nie ma konieczności logowania się do systemu). Aby zainstalować irap jako usługę należy uruchomić go z parametrem /install. Po ponownym uruchomieniu komputera wystartuje automatycznie (aby odinstalować usługę należy użyć parametru /uninstall). Istnieje możliwość określenia, w ramach jakiego magazynu ma pracować moduł irap (opcja irap raporty on-line Ustawienia globalne 9. Numer magazynu irap )(rys. 1.). Wskazanie konkretnego magazynu spowoduje generowanie ofert i odpowiedzi na stan towaru z tego magazynu. Strona 1 z 15

2 1. Serwis WWW apteki. Funkcja pozwala na udostępnienie wybranych zestawień i utworzonych wcześniej wzorców SQL jako serwis WWW. Strona internetowa dostępna będzie z dowolnego miejsca na świecie za pomocą przeglądarki internetowej (np. w laptopie, w telefonie komórkowym, itp.) po zalogowaniu się uprawnionej osoby. Przed rozpoczęciem korzystania z serwisu osoba administrująca programem aptecznym musi włączyć wybranym pracownikom uprawnienia do logowania do modułu irap w module APW41 Admin Pracownicy (rys. 2). Rys. 2. Zmiana danych pracownika. Użytkownik po zalogowaniu się do serwisu uzyskuje dostęp m.in. do następujących informacji (rys. 3): stanu magazynu apteki, listy rezerwacji, zestawienia leków przeterminowanych, listy leków z ilością ogólną, zestawienia obrotów personelu, zestawienia zysków. Strona 2 z 15

3 Rys. 3. Serwis WWW. Oprócz wymienionych zestawień użytkownik ma możliwość tworzenia własnych, za pomocą mechanizmu wzorców SQL, dostępnego w module APW24-Analizy. Wzorce udostępnione przez firmę KAMSOFT oraz utworzone samodzielnie będą widoczne na stronie w zakładce Analizy Generator tabel. Przed rozpoczęciem korzystania z tej funkcji należy najpierw w module APW24-Analizy Generator tabel, przy pomocy skrótu [F12] Prawa ustawić uprawnienia do poszczególnych wzorców (rys. 4). Rys. 4. Uprawnienia do raportów generatora tabel. Strona 3 z 15

4 Wymiana danych pomiędzy aptekami. Możliwości: Sprawdzenie ceny i ilości leku w drugiej aptece, Zamawianie i rezerwowanie towarów, Pobieranie dokumentów (np. przesunięć MM, faktur), Pobieranie ofert, Przesyłanie wiadomości. Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji przesyłania informacji pomiędzy aptekami należy odpowiednio skonfigurować w nich programy apteczne. Służy do tego funkcja w module APW42-Serwis menu Narzędzia Konfiguracja irap : 2. Konfiguracja irap dla sieci aptek. Apteka "A" KS: Apteka "C" KS: Apteka "B" KS: Apteka A: a) W kartotekach dostawców (moduł APW22-Karoteki) dodajemy kartoteki apteki B oraz C uzupełniając dane dostępowe. b) W module APW42-Serwis wchodzimy w menu Narzędzia Konfiguracja irap. c) Pojawi się okno : Rys. 5. Konfiguracja irap dla sieci aptek Strona 4 z 15

5 d) W oknie z rysunku 5 wstępnie jest dodana pozycja lokalna apteka A. Należy ją zmodyfikować uzupełniając adres internetowy oraz hasło. (w aptekach B i C zostanie ona dodana jako Dostawca/Odbiorca.) e) Następnie należy użyć przycisku [F12] Automat. Spowoduje to dodanie do listy wcześniej zdefiniowanych kartotek dostawców i odbiorców jeśli potwierdzi się chęć założenia kartotek odbiorców. Tak przygotowana lista jest gotowa do eksportu. Należy pamiętać, że w przypadku niezałożenia automatycznie kartotek odbiorców należy dodać je ręcznie i powiązać. f) Używamy przycisku [F11] Imp/Exp Eksportuj listę w celu zapisania konfiguracji na dysku Apteka B: a) W module APW42-Serwis wchodzimy w menu Narzędzia Konfiguracja irap. b) W oknie, które się pojawi klikamy [F11] Imp/Exp Importuj listę i wybieramy wcześniej zapisaną konfigurację. c) Po potwierdzeniu pytania o dodanie kartotek dostawców/odbiorców zostanie przygotowana konfiguracja apteki B. Apteka A i C zostaną automatycznie dodane do kartotek dostawców i odbiorców Apteka C: a) Ta sama procedura jak dla apteki B. Po wykonaniu powyższych czynności, irap jest przygotowany do pracy w sieci 3 aptek. W przypadku ręcznego konfigurowania systemu, należy w każdej aptece utworzyć zestaw kart dostawca / odbiorca dla pozostałych aptek w sieci. Na karcie odbiorcy, w zakładce Info dodatkowe należy uzupełnić pola Ident. KS (identyfikator 6-cio cyfrowy apteki, która będzie korzystać z udostępnionych danych) oraz Hasło. Na karcie dostawcy należy ustawić ApwiRap jako Rodzaj komunikacji internetowej oraz wpisać odpowiedni adres internetowy wraz z numerem portu, na którym działa irap (np. dla połączenia szyfrowanego - oraz hasło (hasło musi być takie samo, jak wpisane wcześniej w aptece, dla której tworzona jest karta). 3. Sprawdzanie stanu towaru i zamawianie. Po pomyślnym zakończeniu konfiguracji można skorzystać z funkcji sprawdzenia on-line dostępności i ceny leku w drugiej aptece. Informację taką personel apteczny może sprawdzić np. przy bezpośredniej sprzedaży w module APW11-Sprzedaż za pomocą przycisku [F12] Sprawdź w hurtowni (rys. 6). Strona 5 z 15

6 Rys. 6. Sprawdzenie ceny w innej aptece. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno z dostawcami posiadającymi KS-EWD. Między nimi będzie znajdować się dodana wcześniej apteka (apteki). W celu pobrania i wyświetlania informacji o stanie i cenie wybranego towaru w drugiej aptece (Rys. 7), należy po jej podświetleniu wybrać [Ent] Odśwież. W module APW41-Administrator Opcje modułów irap Raporty online możemy ustawić Rodzaj odpowiedzi na zapytanie o stan towaru. Do wyboru mamy trzy opcje: Funkcja wyłączona program nie będzie udostępniał informacji o stanach magazynowych, Faktyczny stan towaru program zwróci informację o aktualnej ilości towaru na magazynie, Informacja TAK/NIE program zwróci informację, czy towar jest na stanie w żądanej ilości (bez podawania jego ilości aktualnej). Rys. 7. Zapytanie o cenę Jeśli zdecydujemy się na zamówienie danego towaru możemy skorzystać z funkcji [F9] Zamów. Funkcja ta wymaga licencji na moduł KS-EWD w aptece zamawiającej. Następnie w aptece docelowej zostanie wyświetlone powiadomienie (rys. 8) o nowym zamówieniu / rezerwacji (zależnie od ustawienia w module APW41-Administrator Opcje modułów irap Raporty on-line 5. Sposób obsługi zamówień. Strona 6 z 15

7 Rys. 8. Powiadomienie o otrzymanych zamówieniach. Ustawienia dotyczące wyskakujących powiadomień dostępne są z poziomu głównego okna programu pod przyciskiem Ustawienia, a następnie Ustawienia powiadomień (rys. 9). Rys. 9. Ustawienia powiadomień. Możemy zdecydować, z których aplikacji będziemy otrzymywać powiadomienia oraz wybrać typ informacji. Możemy również całkiem zablokować wyświetlanie informacji (rys. 10). Ustawienia te działają osobno dla każdego stanowiska. Rys. 10. Ustawienia wyświetlania powiadomień. Komunikaty oczekujące możemy usunąć klikając prawym przyciskiem myszy na ikonce na pasku zadań i wybierając opcję: Usuń komunikaty oczekujące (rys. 11). Strona 7 z 15

8 Rys. 11. Usuwanie komunikatów oczekujących. Następnie w aptece docelowej sprawdzamy zamówienie korzystając z funkcji w module APW11 Sprzedaż Operacje magazynowe [F9] Zamówienia z innych aptek (rys. 12). Przy pomocy przycisku [F9] Akceptuj/Rezerwuj rezerwujemy towar w magazynie. Jeśli chcemy, żeby zamówienie było automatycznie rezerwowane, możemy skorzystać z opcji w module APW41-Administrator Opcje modułów irap - Raporty online Ustawienia lokalne 5. Sposób obsługi zamówień. Rys. 12. Zamówienia z innych aptek. W przypadku gdy w aptece nie ma całej zamawianej ilości towaru, rezerwowana zostaje ilość znajdująca się na stanie (rys. 13). Rys. 13. Zamówienia z innych aptek rezerwacja towarów. Strona 8 z 15

9 Pozostała ilość towaru zwracana jest jako lista braków (Rys. 14). Rys. 14. Odbieranie listy braków. Następnie w module APW11 Sprzedaż Operacje magazynowe za pomocą funkcji [F2] Nowa Na podstawie rezerwacji (opcja dostępna tylko wtedy, gdy w programie znajduje się rezerwacja) apteka docelowa wystawia aptece zamawiającej dokument (Faktura VAT sprzedaży, przesunięcie MM lub inny dokument rozchodu) na podstawie rezerwacji (Rys.15). Rys. 15. Wystawianie dokumentu na podstawie rezerwacji. Strona 9 z 15

10 Przy pomocy modułu irap możemy również składać zamówienia w innej aptece z poziomu modułu APW12- Zamówienia. Odbywa się to analogicznie do zamawiania w hurtowni. 4. Pobieranie dokumentów z drugiej apteki. Dokumenty wystawione w aptece docelowej dla apteki zamawiającej (przesunięcia MM, faktury VAT sprzedaży), mogą być łatwo odebrane w module APW13 Zakupy Dokumenty [F5] KS-EWD, jeśli apteka odbierająca dokumenty posiada licencję na moduł EWD. Po wybraniu w wyświetlonym oknie właściwego dostawcy, w kolejnym oknie: Wybierz opcję należy wskazać Pobierz listę dokumentów, po zatwierdzeniu wyboru klawiszem [Ok] wyświetli się lista dokumentów do pobrania, z której wystarczy wybrać wystawiony wcześniej dokument (rys. 16). Rys. 16. Pobranie dokumentu z innej apteki. Przy pomocy przycisku [F7] Przyjęcie pobrany dokument zostaje przyjęty do magazynu (rys. 17). Rys. 17. Przyjęcie dokumentu. Strona 10 z 15

11 Po zainstalowaniu modułu irap w kilku aptekach we wszystkich można wzajemnie sprawdzać ceny lub stany magazynowe. W module APW41-Administrator Opcje modułów irap Raporty on-line 2. Filtr generowania oferty dostępne są zaawansowane ustawienia dotyczące sposobu generowania oferty (rys. 18). Rys. 18. Filtr generowania oferty. Dostawy zalegające Jednym z kryteriów tworzenia oferty poprzez moduł irap jest opcja Dostawa zalegająca. Umożliwia ona umieszczenie w ofercie towarów, które znajdują się na liście dostaw zalegających. Funkcja umożliwiająca zarządzanie takimi towarami umieszczona została w module APW14-Magazyn menu Operacje Dostawy zalegające (rys. 19). Rys. 19. Dostawy zalegające Strona 11 z 15

12 5. Import grup asortymentowych Za pomocą modułu irap mamy możliwość zaimportowania grup asortymentowych z jednej apteki do drugiej. Aby to było możliwe należy w aptece, z której będziemy importować grupy, w module APW22-Kartoteki menu Kartoteki Towary Grupy asortymentowe [F4] Zmień na danej grupie asortymentowej (rys. 20) zaznaczyć pole Import/Eksport. Rys. 20. Edycja nagłówka grupy asortymentowej Następnie w aptece, do której chcemy zaimportować grupy wybieramy przycisk [F6] Import w oknie Grupy asortymentowe towarów (rys. 21). Rys. 21. Import grup asortymentowych Po jego wybraniu i wskazaniu apteki, z której chcemy pobrać grupy, zostanie wyświetlone okno z listą dostępnych grup asortymentowych (grupy, którym w pierwszej aptece zaznaczono pole Import/Eksport (rys. 22). Strona 12 z 15

13 Rys. 22. Grupy asortymentowe dostępne do pobrania Należy za pomocą przycisku [INS] Zaznacz wybrać grupy, które chcemy zaimportować i pobrać przyciskiem [F2] Pobierz. Uwaga! Zaimportowane zostaną jedynie elementy z uzupełnionym numerem BLOZ na karcie leku. 6. Pobieranie ról uprawnień z innych aptek w sieci irap W celu zaimportowania ról uprawnień z jednej apteki do drugiej należy w oknie uprawnień skorzystać z funkcji [F12] Imp./Eksp., a następnie Import irap Raporty on-line. Następnie należy wskazać aptekę, z której chcemy zaimportować role i zatwierdzić przyciskiem [Ent] OK. 7. Pobieranie listy zamienników własnych z innych aptek w sieci irap Funkcja umożliwiająca import zamienników własnych zdefiniowanych w innej aptece w sieci irap dostępna jest z poziomu okna Zamienniki własne w module APW22-Kartoteki Towary pod przyciskiem [F9] Import irap raporty on-line. Po jej wybraniu program wyświetli ostrzeżenie: Rys. 23. Ostrzeżenie Po zatwierdzeniu przyciskiem Tak należy wskazać aptekę, z której chcemy zaimportować zamienniki własne i potwierdzić przyciskiem [Ent] OK. 8. Zamawianie z ofert nadwyżkowych W module APW12 Zamówienia, w regułach automatycznego tworzenia zamówień, dostępne jest ustawienie umożliwiające zamawianie towarów z ofert nadwyżkowych własnych aptek (rys. 24). Strona 13 z 15

14 Rys. 24. Reguły automatycznego tworzenia zamówienia Po wybraniu przycisku [F10] Zmień zostanie wyświetlone okienko konfiguracyjne (rys. 25), umożliwiające określenie listy aptek własnych, które udostępniają ofertę i z których chcemy zamawiać towar. Rys. 25. Reguły zamawiania w aptekach własnych Żeby program zamawiał w aptekach własnych z najwyższą nadwyżką danego towaru, należy wczytać oferty z tych aptek z informacją o ilości (nadwyżkowej) na magazynie. Czyli w aptece generującej ofertę opcja Udostępnianie ofert musi być ustawiona na Tak, z ilością (rys. 26). Strona 14 z 15

15 Rys. 26. Ustawienie udostępniania ofert Program zamówi towar do wysokości nadwyżki, natomiast w przypadku gdy apteki własne nie mają wystarczającej ilości nadwyżkowej to pozostała część zostanie zamówiona w hurtowniach zgodnie z ustalonymi regułami automatu. Strona 15 z 15