Centralizacja kartotek towarowych w sieci aptek Kartoteka towarowa w sieci aptek InfofarmApteka+ InfofarmPharmonia

Transkrypt

1 Centralizacja kartotek towarowych w sieci aptek InfofarmApteka+ InfofarmPharmonia Tarnów ul. Ochronek 5 tel. (0-14)

2 Wstęp W najnowszych wersjach programów InfofarmApteka+ i InfofarmPharmonia wprowadziliśmy rozwiązania, które powinny ułatwić proces centralizacji kartoteki towarowej. Przez centralizację kartotek towarowych należy rozumieć dojście do takiego stanu, że we wszystkich aptekach w ramach sieci i w centrali produkty scentralizowane będą identyfikowane jednoznacznie. Dojście do takiego stanu otwiera drogę do nowych możliwości w zakresie analiz, ale przede wszystkim do pogłębienia procesu centralizacji. Każda sieć aptek, która powstawała w sposób organiczny z aptek pierwotnie działających niezależnie, wcześniej czy później musi poddać się procesowi centralizacji kartotek towarowych. Kartoteka towarowa W kartotece towarowej, zakładka Dane podstawowe jest dostępne nowe pole: Centralna ( Rysunek 1). Dostępne wartości: Rysunek 1 Stara tak oznaczone zostaną wszystkie karty towarowe w momencie zainstalowania nowej wersji. Niesprawdzona - tak oznaczane będą karty towarowe nowo zakładane. Sprawdzona tak kartę może oznaczyć użytkownik programu. Dodaliśmy również nowy filtr w Towarach, o tej samej nazwie, który pozwala na selekcję towarów z uwagi na stopień centralizacji (Rysunek 2). Filtr rozwijany, z oznaczeniami: N niesprawdzona, S- stara, P sprawdzona. Rysunek 2 Takie samo pole i filtr zostały dodane również w CBT.

3 Synchronizacja danych apteki Pharmonia Wdrożenie nowej procedury wiąże się ze zmianą sposobu synchronizacji CBT pomiędzy aptekami, a centralą. Konkretnie, w ramach procedury wysyłania danych do Pharmonii, apteki będą pobierać informację o nowo założonych, lub zmienionych kartach towarowych w CBT, przez centralę. Tak więc, patrząc z punktu widzenia apteki, aktualizacja CBT będzie podwójna. Tak jak dotychczas z serwera Infofarm, oraz z centrali sieci aptek. Procedura postępowania W procesie centralizacji kartoteki towarowej dwie kwestie wymagają unormowania: sposób postępowania przy zakładaniu nowych kart towarowych w ramach sieci aptek, procedura postępowania w zakresie porządkowania istniejących (starych) kartotek towarowych. Nowe kartoteki W modelu idealnym nowe karty towarowe powinny być zakładane w aptekach wyłącznie w oparciu o CBT. Dlatego, w sytuacji, gdy osoba zakładająca kartę towarową nie może odnaleźć odpowiednika produktu w CBT, powinna zwrócić się do centrali o jego wskazanie (podanie id_cbt) lub założenie dla niego karty. W drugim przypadku należy ręcznie uruchomić synchronizację danych z Pharmonią celem pobrania informacji o nowej karcie towaru. Zakładanie karty z pominięciem CBT, na przykład przez funkcję dostępną w Dostawach powinno być traktowane jako absolutnie awaryjne rozwiązanie i stosowane wyłącznie, gdy centrala sieci aptek jest nieczynna. W momencie zakładania nowej karty przyjmuje ona status Niesprawdzona. Takie karty będą w następnym etapie weryfikowane przez centralę i zmieniany ich status na Sprawdzona. Stare kartoteki Stare karty towarów powinny być sukcesywnie weryfikowane i centralizowane. Proponujemy by działo się to według następującej procedury. 1. Centrala systematycznie oznacza w CBT produkty do sprawdzenia, stosując parametr Ująć w zamówieniach. Ta informacja w aptekach pojawi się po synchronizacji. Oznaczać/odznaczać można pojedynczą kartę w CBT lub wszystkie dla włączonego filtra. W drugim przypadku używamy funkcję Operacje--> Zaznacz/Odznacz widoczne ( na starcie należy odznaczyć wszystkie aktualnie zaznaczone. Do tego celu użyjemy filtr Ujęte ).

4 2. W aptekach systematycznie ktoś uruchamia analizę 3.. Karty do sprawdzenia z centralą i weryfikuje listę pod kątem spasowania, według zasad opisanych w rozdziale Informacja dla aptek. 3. Po sprawdzeniu/przepasowaniu zmieniany jest status na Nie sprawdzona. 4. Centrala weryfikuje spasowanie i przestawia status na sprawdzona (w aptece). 5. Kolejnego dnia w centrali przeglądana jest CBT w zakresie pozycji ujętych (zakładka Spasowany z lekospisem i dla prawidłowych przypadków przestawiany status karty w CBT na Sprawdzona i wyłączany parametr Ująć w zamówieniach (Pharmonia). Zadania centrali Kontrola spójności w ramach całej grupy Systematycznie przegląda CBT pod kątem poprawności spasowania w ramach całej grupy. Informacja jest dostępna w zakładce Spasowany z lekospisem. W wielu przypadkach spasowanie będzie prawidłowe i dla nich nie ma potrzeby angażować apteki. Przestawiamy status na sprawdzona. Jeśli nie, oznaczamy kartę, jako Ująć w zamówieniu. Ta informacja trafi do aptek przy okazji synchronizacji. Dla kart zweryfikowanych z przestawionym statusem na Sprawdzona wyłączmy parametr Ująć w zamówieniu. Zakładanie nowych kart w CBT Nowe karty powinny być zakładane wyłącznie dla produktów, których nie ma w CBT. Może to dotyczyć suplementów diety, wyrobów medycznych i innych towarów znajdujących się w obrocie aptecznym, a nie będących produktami leczniczymi. Należy się upewnić co do tego, czy karta już nie istnieje. Pochopne zakładanie kart może doprowadzić do dublowania się kart i bałaganu. Dla produktów leczniczych absolutnie nie wolno zakładać kart towarów w CBT. Wszystkie produkty lecznicze dopuszczone do obrotu w Polsce mają karty w CBT (synchronizacja z serwerem Infofarm). W razie wątpliwości należy skontaktować się z Infofarmem. Do zakładania kart w CBT należy wykorzystać mechanizm kopiowania kart, dostępny w CBT w Operacje-->Kopia. Wyszukujemy produkt o najbardziej zbliżonych parametrach do tego, dla którego chcemy założyć kartę i kopiujemy. Następnie zmieniamy to co trzeba zmienić (przynajmniej nazwę). CBT jest zabezpieczona przed przypadkowymi zmianami. By przejść w tryb edycji, najpierw należy uruchomić Operacje-->Tryb edycji.

5 Kartoteka centralna Informacja dla aptek W Towarach, zakładka Dane podstawowe pojawił się nowy parametr Centralna. Może przyjąć 3 wartości: Stara karta istniejąca w momencie wczytania nowej wersji programu, Nie sprawdzona karta nowo założona, lub stara karta, sprawdzona przez personel w aptece, ale nie sprawdzona przez centralę, Sprawdzona karta zatwierdzona przez centralę firmy. Zakładanie nowej karty towarowej 1. Jako priorytetowa jest metoda zakładania karty towarowej w oparciu o Centralną Bazę Towarów (CBT). 2. Zakładanie karty dla produktów OTC, w oparciu o mechanizm dostępny w Dostawach, lub też w oparciu o CBT, ale na bazie karty podobnej należy traktować jako rozwiązanie awaryjne. 3. Jeżeli brak w CBT karty dla nowego towaru, a jest taka możliwość, należy zwrócić się do centrali firmy z wnioskiem o założenie nowej karty. Następnie należy pobrać nową kartę z centrali, uruchamiając funkcję System-->Synchronizacja zdalna. Ustawiamy się na wierszu Dane operacyjne (identyfikator 11) i wciskamy Należy chwilę odczekać, dane zostaną pobrane z centrali. Nowa karta powinna być już dostępna w CBT. Centralizacja starych kart towarów Wszystkie istniejące na moment wgrania nowej wersji programu karty towarowe, zostaną oznaczone jako Stare. Będą one systematycznie weryfikowane pod kątem prawidłowości skojarzenia z Centralną Bazą Towarową i z kartami w innych aptekach. Listy towarów do weryfikacji będzie określać centrala firmy i udostępniać tę informację w ramach systemu SZSA (System Zarządzania Siecią Aptek). By poznać i zweryfikować listę towarów należy: 1. Uruchomić, ewentualnie wydrukować analizę 3 Karty do sprawdzenia z centralą. 2. Wejść w Towary. 3. Z poziomu zakładki Dane podstawowe należy sprawdzić prawidłowość spasowania dla towarów z listy (punkt 1). Jeśli zajdzie potrzeba, spasować/przepasować. Gdy okaże się, że dla jednego towaru istnieją dwie karty, należy je skleić stosując funkcję Magazyn-->Sklej towary. 4. W karcie zweryfikowanej zmieniamy status Centralna na Nie sprawdzona.