INSTRUKCJA Wdrożenie Centralnych Kartotek Towarowych przygotowanie Dokument: czerwiec 2012 Wydanie: 1 Waga: 90

Transkrypt

1 Dokument: czerwiec 2012 Wydanie: 1 Waga: 90 KAMSOFT S.A Katowice; ul. 1 Maja 133 tel , fax Katowice, lipiec 2012

2 Spis treści Wstęp... 2 Cel... 3 Kolejność działań... 3 Charakterystyka poszczególnych trybów pracy... 7 Operacje porządkujące kartotekę lokalną w aptece... 8 Mechanizmy wspomagające obsługę kartotek towarowych... 9 Wstęp Zarządzanie towarem w sieci aptek jest poważnym zagadnieniem. Pierwszym warunkiem koniecznym do powodzenia operacji z tym związanych jest możliwość jednoznacznej, automatycznej identyfikacji towaru. Biorąc pod uwagę rozszerzający się stale asortyment towarów dostępnych w aptekach, baza KS-BLOZ nie jest w stanie na bieżąco dostarczyć informacji o wszystkich towarach będących w obrocie (nie wszyscy producenci czy podmioty odpowiedzialne dbają o to by zamieścić w niej swoje produkty). Możliwe jest natomiast zapewnienie jednoznacznej identyfikacji towarów w skali sieci aptek i rozwiązania i KS-OmniPharm starają się to ułatwić. Strona 2 z 13

3 Cel ISO Aby skutecznie zarządzać kartami towarowymi w sieci należy szczególną uwagę zwrócić na jakość Centralnej Kartoteki Towarowej. W celu jak najlepszej pracy z CKT został stworzony nowoczesny system, który w sposób jasny i precyzyjny pozwala na sprawne zarządzanie kartami towarowymi. Systemem tym jest KS- Omnipharm. Poniższy dokument przeprowadzi użytkownika przez proces przejścia z aktualnie używanego trybu pracy z kartoteką towarową na tryb OmniPharm Kolejność działań W jest możliwość wyboru jednego z dwóch trybów pracy z kartoteką towarów. Jest to tryb lokalny i tryb centralny. Najczęściej spotykanym obecnie trybem jest tryb centralny, który dobrze wdrożony umożliwia szybsze wdrożenie trybu OmniPharm Aby sprawdzić aktualny tryb pracy z kartoteką towarową należy sprawdzić wartość opcji N22_1001FN Tryb obsługi tabeli towarów. Może mieć ona wartość Tabela lokalna lub Tabela centralna. Aby przejść na tryb KS-OmniPharm w zależności od obecnego trybu kartotek należy: - przy trybie lokalnym przejść na tryb centralny a następnie dokonać integracji z KS-OmniPharm - przy prawidłowo wdrożonym trybie centralnym zostaje jedynie integracja z systemem KS-OmniPharm Schemat przejścia na tryb KS-OmniPharm: Tryb Lokalny Tryb Centralny Tryb Omnipharm Strona 3 z 13

4 1. Tryb centralny Jeżeli w naszej sieci został już wdrożony tryb centralny kartotek towarowych należy przejść na tryb OmniPharm. W tym celu należy: Zweryfikować istniejącą już Centralną Kartotekę Towarową Mogą być w tym pomocne: - Diagnozy (patrz Mechanizmy wspomagające obsługę kartotek towarowych - Diagnozy) - Perspektywa centralna (patrz. Mechanizmy wspomagające kartotekę centralną - Diagnostyka) Uruchomić integrację z KS-OmniPharm Aby uruchomić integrację z systemie KS-OmniPharm należy z poziomu modułu 61.ADMIN uruchomić funkcję dostępną w menu Inne o nazwie Integracja KS-OmniPharm. Uruchomienie integracji może nastąpić tylko jeden raz. Uruchomienie integracji powoduje, że funkcjonalność związana z edycją CKT zostanie zablokowana a dostęp do listy towarów będzie możliwy tylko i wyłącznie poprzez interfejs WWW systemu KS-OmniPharm. Strona 4 z 13

5 Standardowy adres URL dedykowany dla KS-OmniPharm jest następujący: KS-OmniPharm zaimportuje CKT do swojej bazy Ostatnim krokiem jest zainstalowanie klienta komunikacyjnego odpowiedzialnego za aktualizowanie CKT w po zmianach dokonanych w KS-Omnipharm (Po wdrożeniu trybu Omnipharm edytować kartotekę towarową będzie można TYLKO w KS-Omnipharm) Strona 5 z 13

6 2. Tryb lokalny Jeżeli sieć działa w lokalnym trybie kartotek towarowych ze stworzoną bazą centralną ale nie rozsyłaną do aptek należy wdrożyć Tryb Centralny. Aby tego dokonać należy: Zweryfikować bazy towarowe w aptekach Aby tego dokonać należy: - uporządkować kartotekę lokalną (patrz Operacje porządkujące kartotekę lokalną w aptece) - skorzystać z funkcji diagnoz (patrz Mechanizmy wspomagające obsługę kartotek towarowych - Diagnozy) Zweryfikować i zmienić konfiguracje aptek odnośnie kartoteki towarów Należy ustawić opcję Tryb pracy z bazą towarów na KARTOTEKI CENTRALNE (41.Admin Opcje modułów APW22 Kartoteki Kartoteki centralne) Po stronie należy dokonać następujących ustawień: - N22_1004FN - Kierunek replikacji tabeli towarów: Centrala -> Korporacja. - N22_1001FN - Tryb obsługi tabeli towarów: Tabela_centralna_z_poz_lokal (powiązania towarów w pierwszej kolejności po kodach centralnych, jeżeli ich nie ma to po kodach BLOZ, CKT rozsyłana do aptek) Dodatkowo: - C44_1015FN - Generuj i wysyłaj tabele centralne do punktów sprzedaży: TAK - C32_1001FN - Przesyłanie informacji o powiązaniach towarów do aptek: TAK - Sprawdzamy możliwość przesyłania słowników towarów do konkretnych aptek: (34.Komunikacja Konfiguracja wymiany danych słownik towarów) Stworzyć Centralną Kartotekę Towarową Zweryfikować stworzoną Centralną Kartotekę Towarową: Mogą do tego służyć: - Diagnozy (patrz. Mechanizmy wspomagające kartotekę centralną - Diagnostyka) - Perspektywa centralna (patrz. Mechanizmy wspomagające kartotekę centralną - Powiązania) Stworzyć powiązania pomiędzy kartoteką centralną a kartotekami lokalnymi (52.Kartoteki Powiązania) Wysłać Centralną Kartotekę Towarową do aptek Wysłać powiązania towarów do aptek (patrz Wysyłanie powiązań towarowych do aptek) Zaimportować centralną kartotekę oraz powiązania towarowe w aptece (jeżeli na FTP będzie już plik z powiązaniami zostanie on automatycznie zaimportowany po kartotekach centralnych) Aby ułatwić i przyspieszyć ten proces można użyć centralnych harmonogramów w (61.Admin Centralne sterowanie Centralne harmonogramy). Można skopiować ostatnio wysłany harmonogram do aptek (tak aby nie tworzyć całego od nowa) i dodać zadania: - Pobierz i wczytaj pełne kartoteki centralne - Wygeneruj i wyślij raport (to zadanie musi być po imporcie CKT) Po otrzymaniu paczek z danymi należy je zaimportować do. Po wdrożeniu we wszystkich aptekach CKT zaleca się przełączenie trybu obsługi tabeli towarów: N22_1001FN - Tryb obsługi tabeli towarów: Tabela_centralna (powiązania towarów następują wyłącznie po kodach centralnych, CKT rozsyłana do aptek). Strona 6 z 13

7 Charakterystyka poszczególnych trybów pracy Kartoteka towarowa, z punktu widzenia, może pracować w następujących trybach lokalnym, centralnym oraz w trybie OmniPharm. Należy uznać je za kolejne stopnie rozwoju. 1. W trybie Lokalnym Centralna Kartoteka Towarowa tworzona jest najczęściej na podstawie kartotek lokalnych aptek. Kartoteki lokalne aptek są połączone z Centralną Kartoteką Towarową w przez powiązania (lokalnie, w bazie ), co umożliwia przeprowadzanie wspólnych operacji dla danych ze wszystkich aptek. Powiązania są tworzone na podstawie kodów BLOZ lub ręcznie. CKT jest uzupełniana o nowe pozycje z aptek w sposób automatyczny o ile posiadają one kod BLOZ pozostałe muszą być dodawane i wiązane ręcznie. Same apteki nic nie wiedzą o powiązaniach, każda z nich otrzymuje z dane sterujące w oparciu o jej własne lokalne kody towarów. Nowe pozycje towarowe w aptekach tworzone są na podstawie kartoteki BLOZ lub ręcznie. 2. W trybie Centralnym, utworzona w Centralna Kartoteka Towarowa jest rozsyłana do aptek. Powiązania do kartotek lokalnych odbywają się po kodach CKT Nowe pozycje w CKT dodawane są w sposób ręczny, na podstawie BLOZ lub lokalnej karty z apteki. Apteki posiadają pełną, automatycznie uzupełnianą kopię Centralnej Kartoteki Towarowej. Wszystkie nowe karty w aptece powstają wyłącznie na podstawie CKT - w przypadku braku karty musi być ona utworzona w CKT systemu nadrzędnego () i rozesłana do aptek. Każdy towar w lokalnej kartotece towarowej musi posiadać powiązanie do swego odpowiednika w kartotece centralnej. W aptece istnieje możliwość zablokowania edycji karty powiązanej z kartą centralną - co spowoduje, iż nie będzie można zmienić parametrów na karcie lokalnej oraz jej ukryć w aptece. Część funkcjonalności, takich jak np. Centralne Grupy Towarowe wymaga do działania trybu centralnego. Wdrożenie kartotek centralnych w aptekach jest procesem rozciągniętym w czasie. Do momentu jego zakończenia we wszystkich punktach sprzedaży, należy w włączyć specjalny tryb obsługi tabeli towarów, w którym powiązania będą tworzone w pierwszym rzędzie po kodzie CKT, a w następnym po kodzie BLOZ. Jest to tzw. tryb obsługi tabeli centralnej z pozycjami lokalnymi. Po zakończeniu procesu wdrożenia należy ustawić tryb obsługi na Tabela centralna. Jest to tryb, w którym powiazania w generowane są tylko i wyłącznie na podstawie przypisanych kodów centralnych. Istnieje jeszcze jeden wariant trybu centralnego tzw. Tryb Centralny z zasilaniem zewnętrznym jest to tryb mający zastosowanie niezmiernie rzadko źródłem CKT jest wtedy zewnętrzny system hurtowy, który przejmuje na siebie jej budowę. 3. Tryb OmniPharm charakteryzuje się tym, iż wszelkie operacje związane z obsługą Centralnej Kartoteki Towarowej takie jak dodawanie, edycja, usuwanie pozycji są wykonywane poprzez System KS- OmniPharm. Aktualna CKT jest przechowywana w KS-OmniPharm i za pomocą jego mechanizmów aktualizowana zarówno w aptekach jak i w. W funkcje, które wpływały do tej pory na zawartość CKT zostają bezpowrotnie zablokowane ma to na celu zapewnienie spójności kartoteki centralnej. Zablokowane zostają także inne mechanizmy za pomocą, których możliwa była zmiana zawartości kartoteki lokalnej i centralnej w aptekach. Strona 7 z 13

8 Operacje porządkujące kartotekę lokalną w aptece Wdrożenie CKT w sieci aptek powinno być poprzedzone wstępnym przygotowaniem lokalnych kartotek towarowych w aptekach. Porządek w aptece jest wskazany zawsze, jednakże dla apteki należącej do sieci ma znaczenie jeszcze większe. Należy wystrzegać się pewnych zjawisk, takich jak powielenie kartotek, niewłaściwe parametry towarów, różne sposoby przeliczań opakowań. Zarówno w aptece niebędącej częścią sieci (przed podłączeniem) jak i w aptece podłączonej do systemu KS- ZSA pracującym w podstawowym trybie kartotek należy w każdej aptece indywidualnie: dbać o przypisanie kodu BLOZ do jak największej liczby kart towarowych, korygować przypisanie kodu BLOZ o ile zostanie wykryta nieprawidłowość unikać powielenia kart, (zaleca się ukrywanie zbędnych, wraz z usunięciem kodu BLOZ). W aptekach współpracujących z, zaleca się, przeprowadzone w aptece operacje zgłaszać do osoby zarządzającej kartoteką centralną w celu weryfikacji czy nie wpłynęły one na prawidłowość przypisania pozycji apteki do kartoteki w centrali. Konieczność taka wynika ze względu na istnienie mechanizmu ręcznych blokad powiązań w CKT. W przypadku zmiany lub dodania kodu BLOZ do karty aptecznej, na której nie ma założonej ręcznej blokady - system sam koryguje powiązania. Po wdrożeniu przypisanie kodu BLOZ - należy realizować centralnie (w przypadku kart powiązanych) zmianę przypisania kodu BLOZ - również należy realizować centralnie ukrywanie powielonych kart realizujmy ukrywając w kartę centralną. Warunkiem prawidłowości takiej operacji jest zerowy stan magazynowy na powiązanych kartach w aptekach. Strona 8 z 13

9 Mechanizmy wspomagające obsługę kartotek towarowych Do prawidłowego zarządzania towarem konieczne jest by każdy towar posiadał tylko jedna kartę. Uwaga ta dotyczy zarówno Apteki, i KS-OmniPharm. W przypadku wykrycia powielenia należy dokonać wyboru karty, która pozostanie a nadmiarową usunąć (ukryć) lub zmienić jej nazwę. Drugą ważną sprawą jest dopasowanie kodu BLOZ do jak największej liczby kart w aptece, znacząco upraszcza to zamawianie, przesunięcia magazynowe, aktualizacje parametrów leków jak i wdrożenie kartotek centralnych. Diagnozy W obu powyższych czynnościach wspomóc może ekspercki mechanizm Diagnoz, dostępny zarówno w programie aptecznym jak i w (z poziomu apteki wewnętrznej, uruchomionej w kontekście apteki centralnej). Aby go wywołać należy wybrać moduł 11.APTEKA oraz wybrać firmę centralną. Umiejscowienie funkcji jest identyczne jak w fizycznej aptece. Jest on dostępny w standardzie obu tych systemów, instrukcja jest dostępna na FTP firmy KAMSOFT (ftp://ftp.kamsoft.pl/pub/ks-apw/2013/instrukcja/diagnostyka_kartotek_towarowych.pdf). Bezpośrednim celem mechanizmy diagnoz jest wspomaganie farmaceuty w weryfikacji istniejącej kartoteki towarowej w aptece (Centralnej Kartoteki Towarowej w ) poprzez dostarczenie szeregu porad i propozycji ewentualnej zmiany właściwości karty towarowej. Ponieważ generowanie diagnoz jest to proces złożony, wymagający znacznej mocy obliczeniowej, dobrze jest zaplanować jego przebieg poza godzinami pracy, obliczenia w średniej aptece mogą potrwać około doby (w przypadku większych sieci warto jest przemyśleć skonfigurowanie dedykowanego komputera i przekazywanie go pomiędzy aptekami na czas pierwszej, pełnej diagnostyki). Strona 9 z 13

10 Powiązania towarowe W istnieją mechanizmy pozwalające na kontrolę oraz porządkowanie powiązań pomiędzy kartotekami lokalnymi i centralnymi. Mechanizmy te zwiększają kontrolę nad kartoteką centralną oraz pomagają w utrzymywaniu odpowiednich powiązań. Dzięki nim można sprawdzić ilość powiązań oraz ich jakość (jak są powiązane z do czego). Mechanizmy te są pomocne w uporządkowaniu kartoteki centralnej oraz odpowiednie przypisanie towarów centralnych do lokalnych. Edytować i przeglądać powiązania można na kilka sposobów. 1. Perspektywa Centralna Narzędzie Perspektywa centralna, prezentuje jak w centrali, od strony Centralnej Kartoteki Towarowej, wyglądają powiązania do poszczególnych towarów aptek. Prezentowane dane te można filtrować wg różnych kryteriów, co umożliwia wychwycenie towarów niepowiązanych czy wręcz przeciwnie z powielonymi powiązaniami. Strona 10 z 13

11 ISO 2. Perspektywa lokalna Narzędzie Perspektywa lokalna pozwala na sprawdzenie powiązań pomiędzy konkretną apteką a Centralną Kartoteką Towarową, patrząc od strony lokalnej kartoteki danej apteki. Okno perspektywy lokalnej pozwala również na zmiany powiązań (podobnie jak w perspektywie centralnej) - [F4] Powiązanie. Strona 11 z 13

12 3. Macierz Powiązań Mechanizm Macierzy powiązań również pozwala na przegląd powiązań w tym przypadku jest możliwość ograniczenia ilości aptek wyświetlanych. 4. Statystyka Statystyka pokazuje ilości powiązane oraz niepowiązane. Można również sprawdzić ile pozycji jest powielonych Strona 12 z 13

13 Wysyłanie powiązań towarowych do aptek W jest możliwość wysłanie powiązań pomiędzy CKT a kartotekami lokalnymi towarów do konkretnych aptek. Mechanizm ten znajduje się w module 32.SERWIS. Wysłane w ten sposób powiązania nadpisują powiązania stworzone aptece. Jeżeli nie wyślemy powiązań z po zaimportowaniu CKT w AOW należy powiązania stworzyć ręcznie. Strona 13 z 13