Synchroniczne wprowadzanie kontrahentów - SWK Moduł VBA do Symfonia FK Forte.

Transkrypt

1 Synchroniczne wprowadzanie kontrahentów - SWK Moduł VBA do Symfonia FK Forte. Autor: DAMAL Grupa Dr IT Data utworzenia: Ostatnia zmiana: Wersja: 1.4

2 1. Opis rozwiązania Moduł Synchroniczne Wprowadzanie Kontrahentów SWK VBA do Forte FK, umożliwia dodawanie oraz edytowanie kontrahentów w wielu bazach równocześnie. Dzięki temu można zapewnić synchronizacje danych kontrahentów w rożnych bazach wprowadzane dane są od razu zapisywane do baz podanych w konfiguracji modułu. Możliwe jest również śledzenie zmian dzięki systemowi logowania. Zapisywane są wszystkie informacje o zmianach jakie zostały wprowadzone w danych kontrahenta a także kto i kiedy dokonał tych zmian. Dzięki zintegrowanemu z Symfonia Finanse i Księgowość systemowi zabezpieczeń, możliwe jest określenie, którzy użytkownicy mają uprawnienia do edytowania danych kontrahentów oraz do zatwierdzania zmian. 2. Zabezpieczenia w module Synchroniczne wprowadzanie kontrahentów W module Synchroniczne wprowadzanie kontrahentów został zaimplementowany system uprawnień, który jest zintegrowany z programem FK Forte. Podczas uruchamiania modułu są sprawdzane i zakładane uprawnienia dla modułu SWK do dodawania, edytowania oraz zatwierdzania kontrahentów. W systemie FK jest to widoczne w oknie Użytkownicy (wywoływane z menu Administracja Użytkownicy): Grupa Dr IT Strona 2 z 9

3 Fragment okna Użytkownicy, prezentujący zabezpieczenia modułu Do systemu zabezpieczeń dodany jest nowy rodzaj DAMAL Synchroniczne wprowadzanie kontrahentów. Zawiera on następujące uprawnienia: 1. Dodawanie i edycja kontrahenta użytkownik posiadający te uprawnienie może otwierać okno dodawania nowego lub edytowania istniejącego kontrahenta. Uprawnienie to nie jest jednoznaczne z możliwością zatwierdzenia wprowadzonych zmian. 2. Zatwierdzenie kontrahenta z grupy 1 (-6) uprawnienie to pozwala na zatwierdzenie zmian wprowadzonych w oknie dodawania lub edycji kontrahenta. Numer grupy decyduje o zakresie pozycji (numer konta) kontrahenta, do którego użytkownik ma uprawnienia. Grupa 1 oznacza kontrahentów o numerze składającym się z jednej cyfry (1-9), grupa 2 oznacza kontrahentów o numerze pozycji składającym się z dwóch cyfr (10-99) itd. Użytkownik nie posiadający żadnych uprawnień może przeglądać listę kontrahentów oraz otwierać okno podglądu. Po wciśnięciu przycisku Dodaj lub Edytuj pojawi się komunikat informujący o braku uprawnień. Zostały rozdzielone uprawnienie dodawania i zatwierdzania wprowadzonych lub edytowanych danych w kartotekach kontrahentów. Podczas zatwierdzania danych w oknie dodawania lub edytowania kontrahenta, weryfikowane jest czy użytkownik posiada uprawnienia do Grupa Dr IT Strona 3 z 9

4 zatwierdzania danych dla kontrahentów z danej grupy. Jeżeli nie posiada odpowiednich uprawnień pojawi się okno, w którym może wpisać swój login i hasło osoba z odpowiednim poziomem uprawnień Autoryzacja użytkownika Po wpisaniu nazwy użytkownika i hasła oraz wciśnięciu przycisku OK sprawdzane jest czy osoba ta ma wystarczające uprawnienia do zatwierdzenia danych kontrahenta. Jeżeli nieposiana odpowiednich uprawnień, zostanie wyświetlony komunikat z informacją i aplikacja powróci do okna autoryzacji. Grupa Dr IT Strona 4 z 9

5 3. Logowanie zmian w module Synchroniczne wprowadzanie kontrahentów W module Synchroniczne wprowadzanie kontrahentów wszystkie zmiany wprowadzane do kontrahentów są rejestrowane. W logu zmian pojawiają się trzy rodzaje operacji: 1. INICJALIZACJA wpis pojawia się w momencie pobrania kontrahenta do podglądu lub edycji. Są to dane początkowe, względem których będzie można porównywać zmiany istniejącego kontrahenta. 2. DODANIE wpis pojawia się podczas dodawania nowego kontrahenta. 3. EDYCJA wpis pojawia się podczas zapisywania danych kontrahenta, który już istniał w systemie Okno z logiem zmian kontrahentów uruchamiamy z głównego modułu wciskając przycisk Log zmian. Wygląd formatki z informacjami na temat zmian w danych kontrahentów: Log zmian kontrahentów Początkowo w oknie z logiem zmian pojawiają się informacje o kontrahencie, który był wybrany w głównym oknie aplikacji, z okresu od 1 pierwszego dnia obecnego miesiąca do bieżącej daty. Grupa Dr IT Strona 5 z 9

6 Dane są posortowane po numerze kontrahenta oraz dacie modyfikacji (od najstarszych do najnowszych). Dane kontrahenta, które uległy zmianie, oznaczone są czerwoną ramką. Od wersji dla FK2009 moduł synchronicznego wprowadzania kontrahentów obsługuje dodawanie, modyfikacje i usuwanie do 5 rachunków bankowych. Poniżej zobrazowane oraz opisane jest w jaki sposób logowane i wyświetlane są zmiany jakie zachodziły w rachunkach bankowych pojedynczego kontrahenta: Zmiany w rachunkach bankowych kontrahenta 1. Kontrahent zapisany bez rachunków bankowych 2. Dodany bank1 3. Dodany bank2 4. Usunięty bank1. Puste miejsce oznaczone czerwoną ramką 5. Brak modyfikacji w rachunkach bankowych. Bank2 zostaje wyświetlony w pierwszym wolnym miejscu 6. W rachunku bank2 został zmieniony numer rachunku W oknie z logiem można ustawiać dane, wg których mają być filtrowane informacje. Dane dotyczące kontrahenta wprowadzane do pól muszą być podane w takiej postaci jak są zapisane w programie Symfonia Finanse i Księgowość. Oznacza to, że należy wpisywać cały skrót kontrahenta oraz pełny numer NIP (łącznie z myślnikami). Poniższy obraz pokazuje w jaki sposób można ustawić wszystkie pola, według których można wyszukiwać informacje. Grupa Dr IT Strona 6 z 9

7 Filtrowanie informacji w logu 1. Numer kontrahenta od do jest to pozycja kontrahenta z FK, początkowo obie wartości ustawione na wybranym kontrahencie, zakres można zmieniać w celu zobaczenia informacji na temat większej ilości kontrahentów 2. Nip nip kontrahenta, którego dane chcemy wczytać z logu zmian 3. Skrót skrót kontrahenta, którego dane chcemy wczytać z logu zmian 4. Zakres dat od do przedział czasowy, z którego chcemy pobrać informacje z logu zmian 5. Operacje rodzaj operacji które chcemy pobrać: inicjalizacja, dodanie, edycja. Pusta wartość oznacza, że chcemy wczytać wszystkie rodzaje operacji, wybierana z listy 6. Użytkownik który wykonywał operacje na kontrahencie, wybierany z listy System zabezpieczeń zaimplementowany w module Synchronicznego wprowadzania kontrahentów umożliwia rozróżnienie osób posiadających uprawnienia do edytowania danych kontrahenta oraz osób z uprawnieniami do zatwierdzania danych. Oznacza to, że jedna osoba może otworzyć okno kontrahenta w celu dodania lub edycji danych, natomiast zapis może zatwierdzić inna osoba z odpowiednimi uprawnieniami. Jeżeli osoba dodająca lub edytująca dane ma uprawnienia do ich zapisu, w logu pojawi się informacja o użytkowniku dwukrotnie jako osoba edytująca jak i zatwierdzająca. Jeżeli natomiast użytkownik edytujący dane nie ma uprawnień do ich zapisu a zrobi to inna osoba, w logu pojawi się informacja na temat tego kto edytował dane kontrahenta, oraz kto te dane zatwierdził. W poniższym przykładzie użytkownik Admin podczas kolejnej edycji nie posiadał już praw do zatwierdzania danych dokonał tego użytkownik test. Dane pobrane w oknie logu zmian można wyeksportować do programu Excel. Po wciśnięciu przycisku Export do Excela pojawi się okno wyboru kryteria eksportu: Grupa Dr IT Strona 7 z 9

8 Kryteria wyboru danych do wyeksportowania do Excela Domyślne ustawienia są w większości przypadków są wystarczające i można je zatwierdzić wciskając przycisk OK. Zostanie otworzony program Excel, w którym zostaną wpisane dane z okna logu kontrahentów: Dane po wyeksportowaniu do arkusza w programie Excel Grupa Dr IT Strona 8 z 9

9 Również w Excelu zmienione pola są wyróżnione poprzez zaznaczenie ich szarym kolorem: Pełna lista kolumn zawiera następujące pola: RodzajOperacji, BazaDanych, DataOperacji, Edytował, Zatwierdził, Pozycja, Skrot, Nazwa, NIP, pesel, REGON, statusue, Telefon1, Telefon2, telex, fax, , www, kraj, kodkraju, Miejscowosc, Ulica, nrdomu, nrmieszkania, KodPocztowy, rejon, imie, nazwisko, bank1, nrrachunku1, bank2, nrrachunku2, bank3, nrrachunku3, bank4, nrrachunku4, bank5, nrrachunku5, Rodzaj, Katalog, limitkredytu, aktywnykredyt, walutakredytu, kodklienta, aktywny, znacznik, zatwierdzony [koniec] Grupa Dr IT Strona 9 z 9