Praca z systemem POL-on. Zaznaczanie toków do eksportu.

HTML
DOWNLOAD

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Praca z systemem POL-on. Zaznaczanie toków do eksportu."

Władysława Niemiec
7 lat temu
Przeglądów:

systemu SID do POL-on oraz analiza błędów i ich poprawa.

1 Praca z systemem POL-on. Zaznaczanie toków do eksportu. Niniejszy dokument będzie przedstawiał instrukcję użytkownika części systemu SID związaną z systemem POL-on, a dokładniej przygotowaniem danych do eksportu danych z systemu SID do POL-on oraz analiza błędów i ich poprawa. Aby uruchomić to okno będą nam potrzebne następujące uprawnienia: D_POLON w przypadku operatorów na poszczególnych Dziekanatach. D_POLON_ADMIN w przypadku operatorów globalnych na całą Uczelnię. Zacznijmy od tego gdzie znajduje się okno do Pracy z systemem POL-on. Okno można wywołać z dwóch miejsc: SID > Dziekanat > POL-on > Praca z systemem POL-on. SID >Dziekanat > Studenci > Dane osobowe Strona 1 z 11

2 > Zakładka: Tok studiów > Przycisk: Polon dla studenta Ogólny opis okna Pracy z systemem POL-on. Okno niezależnie od zakładki podzielona jest na 4 sekcje: Pasek zakładek przełączenie się pomiędzy różnymi etapami pracy z systemem PO-on. Panel z filtrami część okna, w której znajdują się stosowane do wybranej zakładki opcje filtrowania. Panel z danymi dla odpowiedniej zakładki odpowiednie dane. Panel z akcjami akcje które można zrobić na danej zakładce. Strona 2 z 11

Zakładka: Zaznaczanie toków do eksportu ogólny opis zakładki. Na tej zakładce kolumny zaznaczone kolorem zielonym można edytować z poziomu tego okna.

3 Zakładka: Zaznaczanie toków do eksportu ogólny opis zakładki. Na tej zakładce kolumny zaznaczone kolorem zielonym można edytować z poziomu tego okna. Ma to ułatwić rozwiązywanie podstawowych błędów które występują w POL-on podczas wysyłania danych do ich systemu. Dane zaznaczane kolorem czerwonym informują o brakujących danych lub błędnych danych z punktu widzenia systemu POL-on. Wówczas taki tok albo w ogóle nie będzie mógł być nawet przygotowany do eksportowania w pliku eksportu (podczas generacji pliku taki tok będzie odrzucony i nie znajdzie się w pliku, ze względu na to że plik z takimi danymi nie przeszedł by jako cały plik), albo tok znajdzie się w pliku ale próba zaimportowania toku do systemu POL-on zwróci nam błąd wówczas taki tok będzie miał zaznaczony w kolumnie [Status wysyłania danych]: błędny. W kolumnie [Status wysyłania danych] kolorem fioletowym będą wyróżnione przypadki gdy operator Dziekanatu ręcznie zdecyduje o nieeksportowaniu danych pomimo, że teoretycznie powinny być one wyeksportowane status nie eksportować. W danych toku dodatkowo są dostępne następujące statusu związane z procesem eksportowania danych: a. znacznik Automatycznego Eksportu A b. znacznik Ręcznego Eksportu R c. znacznik Ostatniego Eksportu O dla toków nieczynnych które były wcześniej eksportowane d. znacznik Pomocy Materialnej PM dla toków mających pomoc materialną, którą należy sprawozdawać w systemie POL-on. Strona 3 z 11

4 Zakładka: Zaznaczanie toków do eksportu opis filtru. Zadaniem tej zakładki jest pokazanie wszystkich toków studiów zgodnych z ustawieniami filtra. Po ustawieniu filtra lub po jego zmianie należy odświeżyć dane o czym informuje również komunikat pokazany na ekranie po zmianie ustawień filtra. Pokazane dane są podstawowymi informacjami o studencie potrzebne do jednoznacznej identyfikacji toku studenta oraz analizy przesyłanych danych do POL-on lub wyjaśnianiu niezgodności, które powstają podczas eksportowania danych do systemu POL-on. Filtr na tej zakładce podzielony jest na 3 niezależne od siebie tryby: a) filtr ogólny tutaj mamy do wyboru: (Studentów / Doktorantów), (Czynne toki/nieczynne toki), (Polacy / Cudzoziemcy), wybór wydziału, wybór kierunku, określenie aktualnej rejestracji toków studenta czyli określenie przedziału semestru akademickiego. b) filtr po znacznikach eksportu tutaj jako dodatkowe opcje filtra mamy możliwość wyboru takich toków, które mają zaznaczony/odznaczony lub dowolny stan znacznika Automatycznego Eksportu A i analogicznie możemy wybrać te rekordy pod względem znacznika Ręcznego Eksportu R. Dodatkowo możemy wybrać te toki studiów, które po ostatnim eksporcie mają status wysłania danych: 0 nigdy nie były wysłane do systemu POL-on. 1 wysłany a dokładniej wygenerowany plik z danymi do eksportu został pobrany i zapisany na dysk. 2 poprawny dane toku zostały poprawnie zaimportowane do systemu POL-on. 3 błędny dane toku NIE zostały zaimportowane do systemu POL-on, był błąd podczas wgrywania danego toku do systemu POL-on. 4 nie wysyłać znacznik ustawiany przez operatora Dziekanatu w celu zaznaczenia, że dany tok ma być nie wysyłany do systemu POL-on mimo, iż według danych kwalifikuje się do eksportu. nie filtrowanie po statusie wysyłania danych. c) filtr po identyfikatorze studenta tutaj możemy wyszukać konkretnego studenta, pokazane będą jego wszystkie toki nie zależnie na jakim wydziale pracujemy, pomaga to całościowo zdiagnozować sytuację błędną u danego studenta. Filtrujemy po numerze PESEL lub po numerze Dokumentu tożsamości. Strona 4 z 11

Zakładka: Zaznaczanie toków do eksportu przykłady filtrowania. Poniżej znajdziemy proponowane ustawienia filtra oraz interpretację jakie dane jakie toki studiów będą w ten sposób pokazane.

Dodatkowo sortując dane w sposób aby najpierw posortować po znaczniku Ostatniego Eksportu malejąco, po Dacie Skreślenia i po Dacie Ukończenia rosnąco - to otrzymamy na górze takie toki, które od

5 Zakładka: Zaznaczanie toków do eksportu przykłady filtrowania. Poniżej znajdziemy proponowane ustawienia filtra oraz interpretację jakie dane jakie toki studiów będą w ten sposób pokazane. 1) Pokazanie wszystkich studentów którzy są eksportowani do POL-on ze znacznikiem A[v]. Dodatkowo sortując dane w sposób aby najpierw posortować po znaczniku Ostatniego Eksportu malejąco, po Dacie Skreślenia i po Dacie Ukończenia rosnąco - to otrzymamy na górze takie toki, które od ostatniego eksportu zmieniły status z czynnego na nieczynny ale jeszcze nie była eksportowana informacja o tym że dany tok jest nieczynny. W takim przypadku należy skorzystać z Operacji na znacznikach: [Zaznacz: toki nieczynne A i O] 2) Uzyskanie listy toków studentów, którzy są czynni ale błędy w danych eliminują ich z Eksportu do POL-on, ich dane nawet nie są generowane do plików eksportu. Strona 5 z 11

3) Uzyskanie listy toków, które były błędne podczas ostatniego eksportu. Gdy będziemy poprawiać błędy u takich osób, warto najpierw dla całego wydziału na początek odznaczyć znacznik R[ ].

6 3) Uzyskanie listy toków, które były błędne podczas ostatniego eksportu. Gdy będziemy poprawiać błędy u takich osób, warto najpierw dla całego wydziału na początek odznaczyć znacznik R[ ]. Wówczas gdy będziemy poprawiać dane danego dnia u tych, którym poprawimy dane warto zaznaczyć R[v] gdy wyślemy plik z tymi osobami pobierzemy pliki zwrotne z systemu POL-on do systemu SID to toki które udało nam się zaimportować poprawnie będą miały automatycznie zmieniony status wysłania danych na poprawny. Strona 6 z 11

4) Załóżmy że mieliśmy takie błędy: Dla studentów z niepodjęciem studiów Status XN gdzie data przyjęcia jest przed rozpoczęciem nowego roku akademickiego na który był przyjmowany student i również

7 4) Załóżmy że mieliśmy takie błędy: Dla studentów z niepodjęciem studiów Status XN gdzie data przyjęcia jest przed rozpoczęciem nowego roku akademickiego na który był przyjmowany student i również data skreślenia czyli data wydania decyzji Niepodjęcia studiów jest sprzed rozpoczęcia roku akademickiego, to takich toków, nie powinniśmy wykazywać w POL-on. Może zajść sytuacja, że taki tok już w systemie POL-on się znajduje dlatego należy sprawdzić czy jest on w POL-on, a jeżeli tak to należy go z systemu POL-on usunąć. W naszym przypadku będą to 4 takie toki: Dla nich powinniśmy odznaczyć znacznik A [v] na A [ ]. A następnie po ewentualnym usunięciu z systemu POL-on zmienić status wysyłania danych z błędnego na nie wysyłać. Strona 7 z 11

8 Tak aby po całym procesie uzyskać taki stan (jeszcze przed zapisem danych do bazy SID): A po zapisie danych przy tych samych ustawieniach filtra, będziemy mieć automatycznie mniejszą liczbę błędów: Strona 8 z 11

Zakładka: Zaznaczanie toków do eksportu omówienie dostępnych Operacji

Gdy w oknie pojawi się następujący komunikat: Czyli dane w oknie nie

odświeżone to Panel z akcjami Operacji na znacznikach jest nie aktywny,

9 Zakładka: Zaznaczanie toków do eksportu omówienie dostępnych Operacji na znacznikach. Gdy w oknie pojawi się następujący komunikat: Czyli dane w oknie nie były odświeżone bądź został zmieniony filtr ale dane nie były odświeżone to Panel z akcjami Operacji na znacznikach jest nie aktywny, tak jak na obrazku poniżej: Dopiero odświeżenie danych w oknie udostępnia nam możliwość poprawy znaczników lub poprawy danych: Strona 9 z 11

10 Dostępne są 3 sposoby edycji znaczników. 1. Indywidualne w panelu z danymi dla każdego toku osobno, z dodatkową możliwością edycji pól: [miasto/wieś], [Data przyjęcia] oraz [Status wysłania danych]. 2. Edycja znaczników na podstawie ustawień filtra. Możliwe opcje: a. Zaznaczenie znacznika A[v] oraz znacznika PM[v] dla toków mających przyznaną Pomoc Materialną wykazywaną w systemie POL-on. b. Odznaczenie znacznika A[ ]. c. Odznaczenie znacznika R[ ]. d. Zaznaczenie znacznika A[v]. e. Zaznaczenie znacznika R[v]. 3. Edycja znaczników dla całego wydziału. Na tą chwilę dostępne opcje: a. Odznaczenie znacznika A[ ] dla wszystkich toków. b. Odznaczenie znacznika R[ ] dla wszystkich toków. c. Zaznaczenie znacznika A[v] dla toków czynnych nie mających [Status wysłania danych] = nie wysyłać. d. Zaznaczenie znacznika R[v] dla toków czynnych nie mających [Status wysłania danych] = nie wysyłać. e. Zaznaczenie znacznika A[v] i O[v] dla toków nieczynnych mających zaznaczony znacznik A[v]. f. Zaznaczenie znacznika R[v] i O[v] dla toków nieczynnych mających zaznaczony znacznik A [v]. Strona 10 z 11

11 Zakładka: Zaznaczanie toków do eksportu scenariusze pracy na znacznikach. Uwaga!! Po każdej z poniższych operacji najlepiej od razu zapisać zmiany w systemie SID. 1. Rozpoczynając pracę z POL-on, przed okresowym nowym eksportem danych do systemu POL-on, najwygodniej wyczyścić znacznik R[ ] dla wszystkich toków na wydziale, po to aby w procesie poprawiania błędów móc wysyłać jedynie te które były błędne, lub te które wymagają ponownego przesłania. 2. Następnym zalecanym krokiem jest zaznaczenie wszystkich toków czynnych do automatycznego wysłania dla całego wydziału czyli zaznaczenie A[v]. 3. Po zaznaczeniu czynnych toków należy zaznaczyć te toki, które mają pomoc materialną, również dla całego wydziału zaznaczenie znacznika A[v] oraz znacznika PM[v]. 4. Ostatnim krokiem przed wysyłaniem danych jest zaznaczenie informacji o ostatnim eksporcie dla toków które do tej pory były wysyłane ale obecnie są nieczynne zaznaczenie znacznika A[v] i O[v] dla toków nieczynnych mających zaznaczony znacznik A[v]. 5. Tok przygotowane dane są gotowe do pierwszego eksportu do systemu POL-on. Teraz należy je wygenerować w zakładce obok, która będzie szczegółowo opisana w instrukcji dostępnej z poziomu zakładki: [Obsługa plików XML i ZIP]. Strona 11 z 11

Podobne dokumenty

Praca z systemem POL-on. Zaznaczanie toków do eksportu.

Praca z systemem POL-on. Zaznaczanie toków do eksportu. Niniejszy dokument będzie przedstawiał instrukcję użytkownika części systemu SID związaną z systemem POL-on, a dokładniej przygotowaniem danych do