Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Zarządzie Transportu Miejskiego w Słupsku

Transkrypt

1 Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Zarządzie Transportu Miejskiego w Słupsku Działając na podstawie stałego upoważnienia do przeprowadzania kontroli Nr OK.RO.III /10 z dnia 11 stycznia 2010 r. wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska główny specjalista w Wydziale Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku - xxxxxxxxxxxx przeprowadziła w dniach od 06 lipca do 6 sierpnia 2010 r. kontrolę gospodarki finansowej za rok Kontrolę przeprowadzono w siedzibie jednostki przy ul. Przemysłowej 35 w Słupsku. Tematyka kontroli: I. Ustalenia ogólne II. Stan i funkcjonowanie rachunkowości III. Gospodarka środkami finansowymi 1. Gospodarka pieniężna 2. Rachunki bankowe 3. Rozrachunki 2. Dochody jednostki 3. Wydatki IV. Gospodarka środkami rzeczowymi V. Inwentaryzacja aktywów i pasywów I. Ustalenia ogólne Jednostka budżetowa pn. Zarząd Transportu Miejskiego w Słupsku została utworzona z dniem 01 czerwca 2008 r. mocą uchwały Nr XXIII/309/08 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 28 maja 2008 r. Jest wydzieloną jednostką organizacyjną Gminy. Działalnością swoją obejmuje teren Miasta Słupska oraz gmin i powiatów, z którymi 1

2 Miasto zawarło porozumienia komunalne dotyczące realizacji transportu zbiorowego. Przedmiotem działania Zarządu Transportu Miejskiego jest organizowanie, zarządzanie, planowanie i sterowanie transportem zbiorowym. Zakres działalności został szczegółowo określony w statucie, który stanowi załącznik do w/w uchwały. Do podstawowych zadań ZTM należy: 1. Planowanie sieci komunikacyjnej przeznaczonej do obsługi liniami autobusowymi; 2. Określenie szczegółowego zakresu zamówień usług przewozowych; 3. Planowanie układu linii autobusowych dostosowanych do rozpoznanych potrzeb przemieszczania się mieszkańców; 4. Dostosowywanie rozkładów jazdy poszczególnych linii komunikacyjnych do potrzeb przewozowych; 5. Wybór przewoźników i zawieranie umów; 6. Kontrola realizacji usług przewozowych ze szczególnym uwzględnieniem ich jakości; 7. Rozliczanie za świadczone przez przewoźnika usługi przewozowe według zasad ustalonych w umowie (umowach); 8. Podejmowanie działań na rzecz zapewnienia standardów bezpieczeństwa przewozów pasażerskich; 9. Podejmowanie działań dotyczących systemów informacji pasażerskiej; 10. Podejmowanie inicjatyw dotyczących zarządzania ruchem w celu zapewnienia priorytetów dla ruchu autobusowego; 11. Podejmowanie działań na rzecz ochrony środowiska naturalnego; 12. Udział w pracach nad projektami polityki transportowej miasta i planami rozwoju transportu oraz udział w realizacji tej polityki; 13. Analiza polityki taryfowej i przedstawianie wniosków racjonalizujących politykę taryfową; 14. Organizacja dystrybucji biletów oraz zapewnienie kontroli biletów. Jednostka rozpoczęła funkcjonowanie w miesiącu grudniu. ZTM kieruje oraz reprezentuje go na zewnątrz Dyrektor Zarządu. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Pan Marcin Grzybiński, zatrudniony z dniem 22 grudnia 2008 r. Zarządzeniem Nr 970/K/08 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 16 listopada 2008 r. udzielone zostało Panu Marcinowi Grzybińskiemu pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych, związanych z kierowaniem bieżącą działalnością jednostki budżetowej. 2

3 Głównym księgowym jednostki jest Pani Dorota Baukonis zatrudniona w jednostce na podstawie umowy o pracę z dniem 01 marca 2009 r. na ½ etatu - na czas określony do dnia 31 lipca 2010 r. W okresie od dnia 01 stycznia do 28 lutego 2009 r. zatrudniona była na podstawie umowy zlecenia w celu wykonywania czynności związanych z organizacją i tworzeniem jednostki budżetowej oraz prowadzeniem gospodarki finansowej jednostki. W aktach osobowych znajduje się upoważnienie z dnia 02 stycznia 2009 r. do zatwierdzania dokumentów finansowych na podstawie przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104). Zasady powierzania odpowiedzialności za prowadzenie rachunkowości zostały zawarte w art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240). Zawarta umowa - zlecenie to umowa o świadczenie usług, charakteryzuje się brakiem bezpośredniego kierownictwa bieżącego podczas wykonywania umowy, gdyż jedynie ustalany jest w umowie zakres usług, w związku z czym pracownik, któremu powierzono prowadzenie rachunkowości, winien być zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Wyjaśnienie w sprawie powierzenia pracownikowi prowadzenia rachunkowości na podstawie umowy zlecenia stanowi załącznik nr 1 do protokołu. Ponadto w aktach osobowych znajduje się zakres czynności i odpowiedzialności z dnia r. oraz zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dnia r., kolejne upoważnienia do zatwierdzania dokumentów finansowych do zapłaty z dnia 01 marca 2009 r. i z dnia 01 września 2009 r., zapytanie o udzielenie informacji o osobie z dnia r. z adnotacją nie figuruje w kartotece karnej Krajowego Rejestru Karnego, zapytanie o udzielenie informacji czy w/w osoba figuruje w rejestrze prowadzonym przez Główną Komisję Orzekającą w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych w Warszawie z adnotacją nie figuruje. ZTM prowadzi gospodarkę finansową i rozlicza się z budżetem miasta Słupska na zasadach ustalonych dla jednostek budżetowych. Plan finansowy na rok budżetowy sporządzony przez Dyrektora ZTM, po uchwaleniu budżetu miasta podlega zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków. 3

4 II. Stan i funkcjonowanie rachunkowości Zarządzeniem Nr 14/ZTM/2009 Dyrektora Zarządu Transportu Miejskiego w Słupsku z dnia 01 czerwca 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Zarządu Transportu Miejskiego w Słupsku wprowadzono następujące zasady. I. Polityka rachunkowości 1. Zasady ogólne 2. Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych 3. Zasady i techniki prowadzenia ewidencji księgowej 4. Wykaz obowiązujących planów kontrahentami 5. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych 6. Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów 7. Ustalenie wyniku finansowego 8. Wykaz programów stosowanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych 9. Zasady ochrony danych 10. Obowiązujące w ZTM instrukcje i dokumenty: - Zakładowy plan kont - Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów oraz kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych i zasad celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań - Instrukcja inwentaryzacyjna - Dokumentacja prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu oprogramowania ProgMan. Zarządzeniem Nr 18/ZTM/09 Dyrektora Zarządu Transportu Miejskiego z dnia 23 grudnia 2009 r. wprowadzono zmiany do zarządzenia Nr 14/ZTM/09 w sprawie zasad (polityki) rachunkowości. Zmiany dotyczą wzoru podpisów osób upoważnionych Zarządzeniem Nr 4/ZTM/10 Dyrektora Zarządu Transportu Miejskiego z dnia 10 lutego 2010 r. wprowadzono zmiany do zarządzenia Nr 14/ZTM/09 w sprawie zasad (polityki) rachunkowości. Zmiany dotyczą dodania wykazu wzorów pieczątek obowiązujących w ZTM w Słupsku. Stwierdzono, że na podstawie art. 44 ust.1 i 2 w związku z art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, dyrektor jednostki upoważnieniem z dnia upoważnił główną księgową do zatwierdzania dokumentów 4

5 dotyczących operacji gospodarczych i finansowych w jednostce do zapłaty poprzez opatrzenie dokumentu pieczęcią i złożenie podpisu. W nowej ustawie o finansach publicznych kwestię tę reguluje art. 54, stanowiący, że kierownik jednostki powierza głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Ponadto ustawa określa, że dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa powyżej, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że: nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem; nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno - rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji; zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. W Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów oraz kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych i zasad oceny celowości ponoszonych wydatków w związku z realizacją zadań, stanowiącej załącznik do Zasad (polityki) rachunkowości, w par. 10 określono, że dowody księgowe podlegają zatwierdzeniu do wypłaty ze środków budżetowych przez dyrektora lub osobę przez niego upoważnioną. Jednocześnie dyrektor upoważniony jest do zatwierdzania dokumentów do wypłaty. Na dokumentach zakupu stwierdzono brak podpisu głównego księgowego stwierdzającego, że główny księgowy nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości operacji i ich zgodności z prawem oraz, że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki, mimo wydania stosownych upoważnień. Wyjaśnienie w tej sprawie stanowi załącznik Nr 2. Ewidencję księgową w roku 2009 prowadzono w jednostce za pomocą programu finansowo księgowego FINANSE DDJ firmy ProgMan z Gdyni. Nie wprowadzono do stosowania w roku 2009 programu płacowego firmy ProgMan, na który 5

6 licencję zakupiono w 2009 r. Listy płac sporządzane były w 2009 r. komputerowo w Excelu. Techniką ręczną prowadzono książki środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz ewidencję amortyzacji. prowadzonej W Polityce rachunkowości określono zasady zabezpieczenia ewidencji w programie Finanse DDJ, tj zasad ochrony danych. Obowią zek zabezpieczenia danych wynika z art.10 ustawy z dnia 29 wrześ nia 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz.694). Jednostka nie posiada wykazu licencji do oprogramowania księ gowo finansowego i pozostałych programów komputerowych oraz ich aktualizacji. Prowadzona jest natomiast ewidencja wartoś ci niematerialnych i prawnych, która zawiera nazw ę oprogramowania, dat ę nabycia i nr rachunku (faktury) zakupu, cen ę i nr pozycji księgowej, pod któr ą oprogramowanie zostało zaksięgowane. Ewidencja ta została wydzielona dla wartości niematerialnych i prawnych o wartoś ci ,99 z ł. Zawiera 9 pozycji, w tym 8 zaewidencjonowano w 2009 r. Wartości niematerialne i prawne o wartości 3.500,00 z ł i powyż ej ewidencjonowane s ą w książce środków trwałych i wartoś ci niematerialnych i prawnych, bez wydzielenia analitycznie do konta 011 i 020. III. Gospodarka środkami finansowymi 1. Gospodarka pieniężna W zakładowym planie kont wprowadzonym zarządzeniem Nr 14/ZTM/2009 Dyrektora Zarządu Transportu Miejskiego w Słupsku z dnia 01 czerwca 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości figuruje konto 101 Kasa, które służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki w kasie oraz wpływów niepodatkowych należności budżetowych, 6

7 dokonywanych za pośrednictwem kasy. W opisie konta określono zasady obrotu gotówkowego oraz typowe zapisy na koncie. Fizycznie rozliczeń gotówkowych nie dokonuje się za pomocą kasy. Kasa prowadzona jest w Centrum Obsługi Klienta, gdzie dokonuje się sprzedaży biletów dla klientów detalicznych. Zasady działania kasy w COK opisano w części Gospodarka biletami i ich rozliczenie gospodarka kasowa i gospodarka magazynowa (strony 30-34). Zakupy dokonywane przez pracowników gotówką z własnych środków pieniężnych bądź za pomocą ich prywatnych kart bankomatowych rozliczane są poprzez dokonywanie przelewu na konto pracownika po przedstawieniu faktury (rachunku) zakupu. Pracownik opisuje wymieniony dokument wskazując konto, na które należy mu przelać środki. Po zatwierdzeniu dokumentu do wypłaty dokonywany jest przelew środków pieniężnych na wskazane konto. 2. Rachunki bankowe Na podstawie umowy zawartej w dniu 06 stycznia 2009 r. w Słupsku pomiędzy Bankiem Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie a Zarządem Transportu Miejskiego w Słupsku na bankową obsługę jednostki otwarte zostały dwa rachunki bankowe: bieżący i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Jednostka korzysta z systemu bankowości internetowej PekaoBIZNES24 na podstawie umowy Nr CKK/5/2009 z dnia 15 stycznia 2009 r. Na dzień 31 grudnia 2009 r. stany środków pieniężnych na kontach jednostki były zgodne z prowadzoną ewidencją księgową i przedstawiały się następująco: Nr ,00 Nr ,46 Razem 155,46 Środki zostały zinwentaryzowane na dzień 31 grudnia 2009 r. metodą potwierdzenia sald i wykazane w bilansie jednostki. 3. Rozrachunki W bilansie na dzień 31 grudnia 2009 r. wykazano należności krótkoterminowe w wysokości: ,04 z tego: - należności z tytułu dostaw i usług 2.915,28 7

8 - należności od budżetów ,76 Należności z tytułu dostaw i usług dotyczą rozliczeń na koncie: 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami Saldo Wn 1,00 Należności dotyczą Rodan Sp z o.o. Poznań Fa 379/12/2009/SŁ z dnia r. Nadpłacono kwotę 1,00 zł, do dnia kontroli nadal widnieje nadpłacona kwota jako należność jednostki. 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych Saldo Wn 2.914,28 Należności dotyczą: Zespół Szkół Samorządowych Kobylnica 2.744, Media Regionalne Sp. z o.o. O/Koszalin 168, Odsetki bankowe 1,20 Należności od budżetów: 225 Rozrachunki z budżetami Saldo Wn ,76 Należności dotyczą: Urząd Skarbowy należny podatek VAT roczne rozliczenie kwota do zwrotu , Urząd Skarbowy zwrot kosztów zakupu kas fiskalnych 2.100,00 Rozliczenie należności na koncie 201- Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w roku 2010 przedstawiono w załączniku nr 3. Należności na koncie 221- Rozliczenie dochodów budżetowych rozliczono: Lp. Kontrahent Data WB Kwota Dowód księgowy 1 xxxxxxxxxx Kobylnica Nr 171/09 2 xxxxxxxxx Sp. z o.o. Warszawa O/Koszalin Nr 155/09 3 Odsetki od nieterminowej wpłaty dot. f-ry 155/09 xxxxxxxx , ,22 5 1,20 Razem: 2.914,28 8

9 Zobowiązania krótkoterminowe wykazane w bilansie na dzień r. obejmują: - zobowiązania z tytułu dostaw i usług (k.201) ,13 - zobowiązania wobec budżetów (k.225) 3.977,00 - zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych (k.229) ,33 - zobowiązania z tytułu wynagrodzeń (k.231) ,34 - pozostałe zobowiązania (k.240) ,09 (k.234) 100,00 Razem: ,89 Wykazane w bilansie zobowiązania wynikają z ewidencji księgowej prowadzonej na kontach rozrachunkowych. Stan zobowiązań i ich rozliczenie wykazano w załączniku Nr 3. Zobowiązania z tytułu dostaw i usług (k.201) ,13 dotyczą: xxxxxxsp z o.o. Warszawa 196, xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 105, xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Sp z o.o. Słupsk , xxxxxxxxxxxxxxxxxx Sp z o.o. Kraków 5.296, xxxxxxxxxx z o.o. Słupsk 1.622,60 Zobowiązania wobec budżetów (k.225) 3.977,00 dotyczą: Urząd Skarbowy zaliczka na podatek dochodowy 3.977,00 Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych (k.229) ,33 dotyczą: ZUS składki na ubezpieczenia społeczne , ZUS składki na ubezpieczenie zdrowotne 3.710, ZUS składki na Fundusz Pracy 1.583,68 Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń (k.231) ,34 dotyczą: Dodatkowe wynagrodzenie roczne ,34 9

10 Pozostałe zobowiązania (k.234 i 240) ,09 dotyczą: xxxxxxxxxxx 100, Wypłaty na ROR dla pracowników umowa o pracę 625, Mylne wpłaty ,99 Razem: ,89 Rozliczenie z pracownikiem na koncie 234 dotyczy zwrotu kosztu zakupu szkieł korekcyjnych do wysokości ustalonej w zarządzeniu Nr 5/ZTM/2009 Dyrektora ZTM z dnia 16 stycznia 2009 r. W związku z zapisami w Zakładowym Planie Kont jednostki, że konto 240 służy do rozrachunków z tytułu potrąceń, do których zaliczono wypłatę wynagrodzenia netto, nieprawidłowo ujęto w bilansie jednostki w pozostałych zobowiązaniach kwotę 625,10 zł. Kwota ta jest korektą wynagrodzenia pracownika w związku z przekroczeniem progu składek w ZUS i winna być wykazana jako zobowiązanie wobec pracownika. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz z późn.zm.) do rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń służy konto "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". W rozporządzeniu zapisano, iż na stronie Wn konta 231 ujmuje się w szczególności: 1) wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń; 2) wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń; 3) wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń; 4) potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika. Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń. W pozostałych zobowiązaniach wykazano ponadto należność od Urzędu Skarbowego w Słupsku w wysokości 20,00 zł. Jest to nadpłacona w 2009 r. kwota podatku i wynika z rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych. Należność winna być wykazana na koncie rozrachunkowym 225 Rozrachunki z budżetami i wykazana w bilansie w pozycji 1.2 Należności od budżetów. 10

11 Pozostałe rozrachunki obejmują zobowiązania: rozliczenie środków w drodze do przekazania do Urzędu Miejskiego (przekazanie dochodów i zwrot pogotowia kasowego) w wysokości ,00 zł, które zostały przekazane z kasy do banku w dniu 31 grudnia 2009, a na konto UM przekazane w dniu r. (WB Nr 4/2010). Nie rozliczono ujętej na koncie 240 Pozostałe rozrachunki kwoty 205,99 zł., ujętej w ewidencji księgowej na podstawie faktury 422/S/10/2009 z dnia r. za drukarkę (dow.księg. FZ191). Zakupu dokonał pracownik jednostki ze środków własnych. Faktura została zaksięgowana w koszty, natomiast nie została dokonana zapłata. Rozrachunki z pracownikami inne niż wynagrodzenia winny być rozliczane poprzez konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami, zgodnie z w/w rozporządzeniem. 4. Dochody jednostki Jednostka uzyskuje dochody w dziale Transport i łączność, rozdział Lokalny transport zbiorowy. W roku 2009 r. kontrolowana jednostka wykazała w sprawozdaniu rocznym Rb-27S dochody w wysokości ,42 zł. w tym: Para graf Nazwa Plan po zmianach Przypisy Dochody Należności pozostałe do zapłaty W tym zaległości O830 Wpływy z usług , , ,39 0,00 168,22 O920 Pozostałe odsetki 3.233, , ,04 1,20 1,20 O970 Wpływy z różnych dochodów , , ,99 0,00 0,00 Razem: , , , ,28 169,42 Obroty Wn na koncie dochody budżetowe na dzień 31 grudnia 2009 r. wynoszą ,72 Obroty Wn na koncie odprowadzone dochody na dzień 31 grudnia 2009 r. wynoszą ,42 Dochody wykonane wg miesięcznego sprawozdania Rb-27S za okres

12 ,64 Dochody wykonane wg rocznego sprawozdania Rb-27S za okres r ,42 Różnica pomiędzy wykazanymi dochodami w sprawozdaniu miesięcznym i sprawozdaniu rocznym za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 r. wynosi ,22 zł Wyjaśnienia dotyczące w/w różnic stanowią załączniki nr 4 i 5. Ponadto stwierdzono, że w kontrolowanym okresie roku 2009 kwoty wykazanych dochodów uzyskanych przez jednostkę, wykazane w sprawozdaniu Rb-27S nie wynikają bezpośrednio z ewidencji księgowej. Kserokopie sprawozdania miesięcznego i rocznego Rb-27S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 r. oraz zestawienie obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2010 r. stanowią załączniki nr 6 i 7. Obowiązek zachowania zasady czystości zapisów na koncie 130 Rachunek bieżący wynika z przepisów zawartych w w/w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020). Dane wykazywane w sprawozdawczości winny wynikać bezpośrednio z ewidencji księgowej. Obowiązek wykazywania dochodów w sprawozdaniu Rb-27S na podstawie ewidencji analitycznej do konta 130 Rachunek bieżący jednostki wynika z przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). Rozliczenie obrotów konta 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień 31 grudnia 2009 r. stanowi załącznik nr 8. Dochody wpływy z usług Na zaplanowaną na rok 2009 w dziale 600, rozdział 60004, 0830 Wpływy z usług kwotę ,00 wykazano w rocznym sprawozdaniu Rb-27 za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 r. dochody w wysokości ,39 zł Są to dochody ze świadczonych usług przewozowych dla mieszkańców miasta Słupska, tytułem sprzedaży biletów (jednorazowych, okresowych i karnetów) komunikacji miejskiej. Wg analityki do konta Przychody i koszty finansowe: Sprzedaż biletów przypis roczny wynosi ,47 Wykazane w rocznym sprawozdaniu Rb-27 dochody budżetowe w paragrafie

13 wynoszą ,39 zł. Należności pozostałe do zapłaty 2.913,08 zł. Jednostka nie opracowała procedur pozyskiwania dochodów i ich windykacji. Nie opracowano także zasad rozliczania podatku VAT w jednostce. W roku 2010 unormowano zasady sprzedaży w Centrum Obsługi Klienta. Zarządzeniem Nr 3/ZTM/2010 Dyrektora Zarządu Transportu Miejskiego w Słupsku z dnia 3 lutego 2010 r. wprowadzony został Regulamin Organizacyjny Centrum Obsługi Klienta ZTM w Słupsku. Regulamin określa organizację pracy, a także zasady sprzedaży biletów, rozliczenia sprzedaży oraz zasady gospodarki i ich rozliczenie. Sprzedaż biletów okresowych i jednorazowych odbywa się za pomocą programu komputerowego firmy xxxxxxxxxxx (bilety elektroniczne i fakturowanie) Rozliczenie kasjerów ze sprzedaży biletów jednorazowych odbywa się za pomocą oprogramowania MAGAZYN firmy ProgMan. Sprzedaż wszystkich biletów okresowych zapłaconych gotówką jest dokumentowana paragonem. Faktura VAT wystawiana jest na prośbę klienta, wówczas paragon zostaje podpięty do kopii faktury, która pozostaje w dokumentacji ZTM. W wyjątkowych przypadkach, za zgodą dyrektora jednostki można dokonać sprzedaży z formą zapłaty przelew, wówczas nie wystawia się paragonu fiskalnego. Sprzedaż biletów jednorazowych i karnetów płatna gotówką jest dokumentowana paragonem. Zasady wystawiania faktur i płatności przelewem jak wyżej. Rozliczenie sprzedaży dokonywane jest poprzez dzienne rozliczenie danego pracownika na podstawie dokumentów: raport zmianowy, dzienny raport dobowy na koniec wszystkich zmian w danym dniu na stanowisku kasowym, dzienne rozliczenie sprzedaży ( w przypadku anulowania paragonów po ich wydrukowaniu od wartości sprzedaży odejmuje się kwoty anulowane, o ile bilety nie zostały anulowane w systemie TARAN, rejestr błędnych paragonów. Wartości sprzedaży w poszczególnych wydrukach powinny być zgodne z wartością gotówki przekazanej do banku. Po rozliczeniu zmiany pracownik pakuje gotówkę do bezpiecznej koperty i zabezpiecza paczkę w sejfie. Wszystkie paczki są przekazywane wyłącznie upoważnionym 13

14 konwojentom firmy. W dniu 9 listopada 2009 r. została zawarta umowa Nr 560/2009 na świadczenie usług ochrony mienia w formie konwojowania wartości pieniężnych ze Spółką z o.o. xxxxxxxx w Słupsku. Umowa została zawarta na czas określony od dnia r. Wynagrodzenie ustalono w wysokości 800,00 zł. miesięcznie plus podatek 22% VAT. Aneksem Nr 1 do w/w umowy zmieniono okres obowiązywania umowy do dnia r. Ponadto sporządza się rozliczenie miesięczne (raport w wersji pełnej), rejestr faktur w rozbiciu na faktury płatne przelewem i płatne gotówką. Inspektor ds sprzedaży przyjmuje gotówkę od poszczególnych pracowników dokumentem KP, wpłaty gotówki do banku rejestruje za pomocą druku KW i ewidencjonuje w raporcie kasowym (sporządzanym za pomocą programu komputerowego MDB-kasa. Ponadto wprowadza do programu magazynowego ProgMan protokoły sprzedaży biletów jednorazowych i karnetów dokumentem WZ. Pogotowie kasowe dla referenta ds. sprzedaży określono w wysokości 300,00 zł. W kontrolowanym okresie roku 2009 przychody ze sprzedaży biletów uzyskiwane były na podstawie zawartych umów oraz tytułem dokonywanej sprzedaży od dnia 6 października 2009 r. przez Centrum Obsługi Klienta. Uchwałą Nr XL/619/09 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 8 lipca 2009 r. w sprawie ustalenia marży handlowej dla hurtowej sprzedaży biletów jednorazowych i wieloprzejazdowych komunikacji miejskiej organizowanej przez Zarząd Transportu Miejskiego w Słupsku ustalono marże w następujących wysokościach: 5% przy jednorazowym zakupie na kwotę 1.000, ,00 zł. 6% przy jednorazowym zakupie na kwotę 5.000, ,00 zł. 7% przy jednorazowym zakupie na kwotę , ,00 zł. 8% przy jednorazowym zakupie powyżej ,00 zł. Za sprzedaż hurtową biletów uważa się sprzedaż biletów w pełnych bloczkach na kwotę nie mniejszą niż 1.000,00 zł. Wysokość opłat za usługi przewozowe środkami komunikacji miejskiej reguluje uchwała Nr XXXVI/532/09 z dnia 25 marca 2009 r. Ponadto uchwała wprowadza wykaz osób uprawnionych do korzystania z przejazdów ulgowych, z przejazdów specjalnych ulgowych i przejazdów bezpłatnych lokalnych środkami komunikacji 14

15 miejskiej. Uchwałą Nr XL/618/09 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 8 lipca 2009 r. wprowadzono zmiany do uchwały Nr XXXVI/532/09 z dnia 25 marca 2009 r. dotyczące m.in. sprzedaży imiennych biletów sieciowych tygodniowych, dwu i trzytygodniowych o niekontrolowanej liczbie przejazdów. W dniu 27 maja 2009 r. została zawarta umowa pośrednictwa sprzedaży Nr 1/05/2009 pomiędzy ZTM w Słupsku a xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Sp. z o.o. w Słupsku, na podstawie której ZTM powierzył xxx pośredniczenie w sprzedaży biletów okresowych i jednorazowych komunikacji miejskiej w Słupsku. Wykonawca umowy zobowiązał się do sprzedaży biletów zgodnie z obowiązującą taryfą wg obowiązującej uchwały Rady Miejskiej. Wykonawca zobowiązał się również do odbioru biletów na koszt własny. Zamawiający zapłaci wykonawcy za wykonanie usługi 8,5% od wartości netto zakupionych biletów,jednorazowych i wykonanie usługi sprzedaży biletów okresowych (na podstawie rozliczenia sprzedaży) w terminie 14 dni po otrzymaniu faktury VAT. Umowa została zawarta na czas określony od dnia 1 czerwca do 31 lipca 2009 r. Aneksem Nr 1 z dnia 10 lipca 2009 r. do w/w umowy zmieniono czas zawarcia umowy do dnia 31 sierpnia 2009 r. oraz wprowadzono zmiany w par. 1 ust. 2 umowy. Kolejna umowa pośrednictwa sprzedaży zawarta została w dniu 01 września 2009 r. na czas określony od dnia 01 września 31 grudnia 2009 r. W dniu 01 października 2009 r. została zawarta umowa Nr 1/4/09 z xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Sp. z o.o. w Słupsku na sprzedaż biletów jednorazowych i wieloprzejazdowych zbiorowej komunikacji miejskiej przez ZTM i zakup przez xxxx w celu dalszej odsprzedaży. Wynagrodzeniem odbiorcy za dokonywanie odsprzedaży jest marża handlowa czyli różnica pomiędzy ceną urzędową i ceną hurtową. Ceny hurtowe zostały określone w umowie. Regulamin sprzedaży hurtowej biletów jednorazowych i wieloprzejazdowych zbiorowej komunikacji miejskiej organizowanej przez ZTM w Słupsku oraz wykaz cen hurtowych stanowią integralną część umowy. Umowa została zawarta na czas określony od i została przedłużona aneksem Nr 1 z dnia r. na okres r. Kolejna umowa Nr 2/H/09, na podstawie której ZTM sprzedaje, a odbiorca kupuje do odsprzedaży bilety jednorazowe i wieloprzejazdowe zbiorowej komunikacji miejskiej została zawarta w dniu 12 listopada 2009 r. ze Spółką xxxxxxxxxx w Warszawie Zachodniopomorski Region Sprzedaży z siedzibą w Szczecinie. Zasady sprzedaży i wynagrodzenia jak w w/w umowie, zawartej z MZK. Umowa została zawarta na czas 15

16 określony od r. i została przedłużona aneksem Nr 1 z dnia r. na okres r. Ponadto została zawarta w dniu 14 grudnia 2009 r. umowa Nr 3/H/09, na podstawie której ZTM sprzedaje, a odbiorca kupuje do odsprzedaży bilety jednorazowe i wieloprzejazdowe zbiorowej komunikacji miejskiej ze Spółką Cywilną xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx w Szczecinie. Zasady sprzedaży i wynagrodzenia jak w w/w umowie, zawartej z MZK. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Stwierdzono, że faktury sprzedaży wystawiane w siedzibie ZTM przy ul. Przemysłowej 35 i faktury wystawiane przez Centrum Obsługi Klienta przy ul. Kołłątaja 25 zawierają tę samą numerację w roku 2009 tj. numer kolejny/2009. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 9. Pozostałe odsetki W planie finansowym jednostki (dz.600, rozdz ) zaplanowano w 0920 Pozostałe odsetki w wysokości 3.233,00 Wykazano w sprawozdaniu rocznym za okres od początku roku do dnia r. wykonanie 3.233,04 należności z tytułu odsetek - 1,20 Są to odsetki od rachunku i nieterminowej wpłaty należności. Wpływy z różnych dochodów Na zaplanowaną kwotę ,00 w 0970 Wpływy z różnych dochodów wykazano w sprawozdaniu rocznym za okres od początku roku do dnia r. wykonanie ,99 zł Są to wpływy z tytułu rozliczenia podatku VAT pomiędzy sprzedażą a zakupami związanymi ze sprzedażą opodatkowaną. 5. Wydatki Dowody zakupu dokumentujące wydatki budżetowe były w roku 2009 poddawane kontroli zgodnie z procedurami kontroli przyjętymi w jednostce. W procedurach kontroli wydatków określono, że główny księgowy dokonuje sprawdzenia dokumentów zakupu pod względem formalno rachunkowym. Nie określono zakresu 16

17 odpowiedzialności głównego księgowego, wynikającego z ustawy o finansach publicznych i wydanych przez dyrektora upoważnień, co opisano na stronie 5 protokołu. Jednostka nie prowadzi kasy w zakresie rozliczeń administracyjnych. Niezbędne przedmioty i materiały zakupowane gotówką przez pracowników lub za pomocą prywatnych kart płatniczych, rozliczane są na podstawie przedstawionych przez pracowników faktur zakupu. Po opisaniu faktury i sprawdzeniu jej zgodnie z procedurami kontroli, środki pieniężne przekazywane są na wskazane przez pracownika konto. Wykazane w rocznym sprawozdaniu wydatki budżetowe wynikają z prowadzonej ewidencji analitycznej do konta Rachunek bieżący - wydatki budżetowe według obowiązującej klasyfikacji wydatków budżetowych. Kwota wydatków wykazana w sprawozdaniu ,61 zł - zgodna jest z ewidencją na koncie W miesięcznym sprawozdaniu za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 r. wykazano kwotę ,83 zł. Różnica wynosi ,22 zł i wynika z przeksięgowań wydatków na dochody, co zostało wyjaśnione w protokole na stronie 12. Kserokopie sprawozdań Rb-28 stanowią załącznik nr 10. Wynagrodzenia osobowe Wynagrodzenia w jednostce wypłacane są na podstawie Regulaminu Wynagradzania Pracowników w prowadzonego zarządzeniem Nr 2/ZTM w Słupsku z dnia 05 stycznia 2009 r. Niniejszy regulamin opracowany został na podstawie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorzadu terytorialnego (Dz.U. Nr 146, poz z późn.zm.) oraz uchwały Nr XXXII/471/08 Rady Miejskiej w Słupsku z dnia 17 grudnia 2008 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego w Zarządzie Transportu Miejskiego w Słupsku oraz wyrażenia zgody na wartość jednego punktu. Ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458) i wydane na jej podstawie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. Nr 50, poz. 398) wprowadziły decentralizację systemu określania płac dla zatrudnionych w samorządach. Szereg kwestii związanych z wynagrodzeniami, które były regulowane w rozporządzeniach wydanych na podstawie obowiązującej do końca 2008 r. ustawy 17

18 z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 142, poz. 1593z późn. zm.), zostało przekazanych do ustalenia przez poszczególnych pracodawców samorządowych. Pracodawca w regulaminie wynagradzania miał obowiązek określić dla pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wymagania kwalifikacyjne oraz szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego (art. 39 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych). Jednostka powinna dostosować swój statut i regulamin do zmian wynikających z ustawy o pracownikach samorządowych w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia jej w życie (art. 58 ustawy o pracownikach samorządowych). Ustawa weszła w życie dnia 01 stycznia 2009 r., a więc termin na przygotowanie regulaminów wynagradzania minął z dniem 01 lipca 2009 r. Ponadto w jednostce stosowane są przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 58, poz. 485). W roku 2009 plan wydatków płacowych i ich wykonanie przedstawiały się następująco: Paragraf Dz. 600 rozdz Plan wg uchwały budżetowej Plan po zmianach Wydatki wykonane Zobowiązania , , , , , , , , , , , , ,11 Listy płac w kontrolowanym okresie roku 2009 były sporządzane ręcznie w tabelach programu Excel. Program Płace firmy ProgMan zakupiony w 2009 r. został wprowadzony z dniem r., brak zarządzenia wprowadzającego zmianę. Listy płac zawierają kolejną numerację, datę sporządzenia, okres za jaki są sporządzane oraz sprawdzane są zgodnie z procedurami. 18

19 Ewidencja naliczonych na listach płac wynagrodzeń brutto dokonywana jest na koncie kosztów 400 w korespondencji z kontem rozrachunkowym 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika przeksięgowywane są na odpowiednie konta rozrachunkowe. Zastosowano dodatkowe księgowanie należne środki do przekazania pracownikom przeksięgowywane są z konta 231 na konto 240 Pozostałe rozrachunki. Taki sposób księgowania został zapisany w Polityce rachunkowości jednostki. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki z tytułu wynagrodzeń. Na stronie Wn konta 231 ujmuje się m.in. wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń oraz potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika. Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń. Poprzez przyjęcie w/w przeksięgowań na konto 240, konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - nie spełnia swojej funkcji konta rozrachunkowego z tytułu wynagrodzeń. W miesiącu grudniu wypłacono nagrody roczne pracownikom w wysokości ,77 brutto lista płac nr 12-1/2009 za miesiąc grudzień z dnia 17 grudnia 2009 r. Sporządzono listę przyznanych nagród z uzasadnieniem ich przyznania będącą podstawą do sporządzenia listy płac. 19

20 Wydatki bezosobowe W roku 2009 podpisano umowę zlecenie nr 2/2009 z dnia r. na przygotowanie rachunkowości jednostki, organizację komórki księgowości, stworzenie i prowadzenie spraw związanych z planem finansowym jednostki, przygotowaniem spraw związanych z wynagrodzeniami pracowników, prowadzeniem wszystkich spraw związanych ze świadczeniami pieniężnymi (rozliczenia z ZUS i Urzędem Skarbowym) oraz prowadzeniem gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi zasadami. Umowę zawarto na okres od r. Wartość 4000 brutto. Kolejna umowa zlecenie nr 4/2009 z dnia r. została zawarta na tych samych warunkach na okres r. Ustawa o finansach publicznych nie przewiduje prowadzenia księgowości na podstawie umowy cywilno - prawnej, co opisano na stronie 3 protokołu. Pozostałe umowy zlecenia zawierane były m.in. na czynności związane z organizacją i tworzeniem jednostki, wdrożeniem, instalacją i konfiguracją centrali telefonicznej, usługi informatyczne. Pozostałe wydatki Stwierdzono, że dekretacja księgowa na fakturach zakupu zawiera sposób zaksięgowania na kontach, natomiast brak jest przypisania kwot poszczególnym dekretom. Taki sposób dekretacji, przyjęty na wszystkich dokumentach zakupu, jest nieprawidłowy, bowiem księgowania w ewidencji winny wynikać z dekretacji w sposób jasny i czytelny. Poddano wyrywkowej kontroli wydatki wykazane w sprawozdawczości budżetowej. Wydatki w par dotyczą: usług przewozowych zgodnie z umową wykonawczą do uchwały Nr XXXVII/541/2009 Rady Miejskiej w Słupsku na pojazdy typu PN (7,45 netto), SN 6,70 netto), S (6,25 netto), i SN (8,05 netto) obliczanych w wozokilometrach. Faktury sporządzane są na podstawie miesięcznych rozliczeń wozokilometrów. Ewidencja Wn i (podatek VAT) oraz Ma konto kwota brutto faktury, 20

21 wymiany tabliczek przystankowych na podstawie umowy na obsługę bieżącego utrzymania oraz aktualizacji przystankowej informacji pasażerskiej zawartej w dniu 01 czerwca 2009 r. (w której określono cennik usług), usług informatycznych na podstawie umowy serwisowej zawartej w dniu 1 maja 2009 r. z Firmą Komputerową xxxxxxxxxxxxxx w Słupsku. Wydatki w par obejmowały zakup usług na podstawie umów zawartych ze Spółką z o.o. xxxxxxxxxxxxxx w Słupsku: 1. Umowa Nr 554/2009 na świadczenie usług monitoringu w obiekcie przy ul. Kołłątaja zawarta w dniu 09 listopada 2009 r. na kwotę 150,00 zł miesięcznie + podatek VAT 22%, 2. Umowa Nr 560/2009 na świadczenie usług ochrony mienia w formie konwojowania wartości pieniężnych zawarta w dniu 09 listopada 2009 r. na kwotę 800,00 zł miesięcznie + podatek VAT 22%, 3. Umowa (bez numeru) na świadczenie usług sprzątania zawarta w dniu 22 lipca 2009 r. na kwotę 200,00 zł miesięcznie + podatek VAT za sprzątanie pomieszczeń biurowych i 180,00 zł. + podatek VAT za sprzątanie pomieszczeń wspólnych. Łącznie 380,00 zł + podatek VAT 22%. W par wydatek stanowiła prowizja za sprzedaż biletów jednorazowych i okresowych zgodnie z umową nr 01/05/2009 zawartej z xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx z o.o. w Słupsku w dniu 27 maja 2009 r. zawartej na okres od r., aneksem nr 1 z dnia 10 lipca 2009 r. (zawartym do dnia r.) oraz umowy pośrednictwa sprzedaży z dnia r. zawartej na okres od r. xxxx pobierze prowizję w wysokości 9% sprzedanych biletów. Zakupiono usługę opracowania strony BIP i abonament za utrzymanie aplikacji BIP Fa VAT Nr 14/01/2009/FV z dnia (dow.księg. FZ3) na kwotę 1.573,80 brutto na podstawie oferty opracowania aplikacji, zakwalifikowano abonament za utrzymanie aplikacji BIP w wysokości 597,80 zł w par (hosting zapewnienie stałego dostępu do usługi na serwerze ciachoo.com. Umowy nie zawierano. Wydatki na zakup licencji na użytkowanie programu dokonano na podstawie faktury 21

22 wystawionej przez firmę Progman SA Fa VAT Nr 173/02/2009 z dnia r. Kadry 1 szt. Wartość brutto 936,41 Płace 1 szt. Wartość brutto 1.767,89 Przelewy 1 szt. Wartość brutto 96,87 Zlecone 1 szt. Wartość brutto 306,74 Finanse DDJ 1 szt wartość brutto 1.687,15 Razem wartość brutto 7.795,06 Zapłacono ze środków par Zaksięgowano dokument Wn // Ma Brak adnotacji o przyjęciu na stan wartości niematerialnych i prawnych. Przyjęto na stan ewidencji środków trwałych pod poz. 8. W par Zakup usług do sieci internet ujęto następujące wydatki: W dniu 30 marca 2009 r. została podpisana umowa nr TEL /NEOI z TP SA na świadczenie usługi neostrada tp (dostępu do sieci internet) dla lokalu przy ul. Przemysłowej 35. Umowa została zawarta na okres 12 m-cy liczony od dnia przeprowadzenia rejestracji. Miesięczny koszt 69,91 zł. Usługi internetowe świadczone były ponadto na podstawie umowy z WMC-NET Sp. z o.o. Nr 180/ZTM/2009 zawartej w dniu 29 lipca 2009 r. na świadczenie usług przy ul. Przemysłowej oraz przy ul. Kołłątaja 25 w Słupsku od dnia r. Miesięczna opłata 238,00 zł brutto + opłata aktywacyjna 98,00 zł. za pierwszy okres rozliczeniowy. Aneksem Nr 1 z dnia r. wprowadzono zmiany w pakietach usług i ustalono wyższą miesięczną opłatę abonamentową 478,00 zł brutto. W okresie od 01 sierpnia ponoszono koszt usług internetowych w siedzibie przy ul. Przemysłowej 35 zarówno w TP, jak i w WMC-NET. Wyjaśnienie w tej sprawie stanowi załącznik nr 11. Ponadto stwierdzono mylną klasyfikację wydatków - dow. księg. FZ61 Fa VAT TP SA Nr FSL /002/09 z dnia r. za usługi telekomunikacyjne i internet na kwotę 205,70 zł. Zaliczono w koszty par kwotę 165,06. Winno być 69,91 zł. 22

23 Pozostała kwota winna być sklasyfikowana w paragrafie Zapłacono dnia r. kwotę 165,06 zł. z par (ewidencja konto ). W par Podróże służbowe krajowe jednostka ponosiła w 2009 r. wydatki na wyjazdy służbowe na podstawie poleceń wyjazdu oraz tytułem ryczałtu wypłacanego na podstawie umowy używania samochodu prywatnego do celów służbowych Nr K/1/2009 z dnia 01 maja 2009 r. zawartej z kierownikiem Działu Projektowania Komunikacji, Marketingu i Organizacji Przewozów na okres od r. Określono limit 200 km na samochód marki Saab o poj. silnika 2958 cm3. Rozliczenia dokonywane są na podstawie oświadczeń. Naliczane prawidłowo. W par zakwalifikowano wniesienie składki - wpisowego do Izby Gospodarczej Komunikacji Miejskiej. W par Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki poniesiono wydatki w wysokości ,25 zł. Wydatki poniesione zostały na podstawie faktur wystawionych przez Drogi i Mosty Sp. z o.o. i dotyczyły wynajmu pomieszczeń na podstawie umowy najmu zawartej w dniu r. na okres od r. do r. Ustalono, ze czynsz w wysokości 1.106,99 zł brutto płatny z góry do dnia 10-go każdego miesiąca. Przekroczono terminy płatności w miesiącach: marzec 2009 zapłata r., maj zapłata r., sierpień zapłata r. Ponadto wydatki w par dotyczyły najmu pomieszczeń biurowych przy ul. Kołłątaja 25 w Słupsku na podstawie umowy najmu zawartej w dniu 10 lipca 2009 r. oraz sporządzonych aneksów nr 1 z dnia , nr 2 z dnia r. i nr 3 z dnia 30 grudnia 2009 r. Strony ustaliły, że najemca najmie pomieszczenia o powierzchni 23,58 m kw. z dniem r. Czas trwania umowy do dnia 31 grudnia 2010 r. Czynsz płatny z góry w terminie 7 dni od daty dostarczenia faktury. Płatność 46 zł/m2 wynajmowanej powierzchni + podatek VAT oraz 400,00 zł + VAT za korzystanie z pomieszczeń wspólnych (pomieszczenie socjalne i sanitariaty). Zapłaty dokonano zgodnie z umową, zachowując termin zapłaty. W paragrafie Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na zaplanowaną kwotę 7.800,00 zł. wydatkowano tytułem odpisu na ZFŚS kwotę 4.780,19 zł. 23

24 W dniu r. poleceniem księgowania naliczono kwotę 5.970,24 zł. przyjmując szacunkowo średnie miesięczne zatrudnienie w roku ,97 etatu oraz kwotę odpisu 1.000,04 zł brutto dla pracownika zatrudnionego na pełny etat w normalnych warunkach pracy (to jest 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszonego o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe w drugim półroczu 2008 r ,77 zł). 75% naliczonego odpisu przekazano w dniu 28 maja 2009 r. (WB 50/2009) 4.477,68 25% naliczonego odpisu przekazano w dniu 30 września 2009 r. (WB 117/2009) 1.492,56 W dniu r. rozliczono środki przekazane na ZFŚS dokonując zwrotu z konta socjalnego na rachunek podstawowy kwotę 1.190,05 zł. Poleceniem księgowania z dnia r. PK Nr 49/2009 zmniejszono koszty w paragrafie 4440 (konto ) o kwotę 1.190,05 zł. Wydatki wykazane w sprawozdaniu zgodne są z ewidencją księgową 4.780,19 Sposób wyliczenia odpisu na ZFŚS przedstawia załącznik nr 12. W paragrafie Wydatki na szkolenia pracowników wydatkowano środki między innymi na szkolenie BHP dla pracowników administracyjno-biurowych - dow. księg. FZ54 Fa VAT Nr 111/04/2009 wystawiona przez firmę xxxxxxxxxxxxx Słupsk na kwotę 756,00 zł Zaangażowanie wydatków budżetowych Zgodnie z przyjętą przez jednostkę instrukcją obiegu i kontroli dokumentów zaangażowanie środków budżetowych wynikające z umów wieloletnich i rocznych powodujące comiesięczne ponoszenie wydatków wylicza się na rok budżetowy mnożąc miesięczny koszt ponoszonego wydatku przez liczbę miesięcy realizacji tego wydatku w roku budżetowym. Zaangażowanie środków publicznych wynikające z umów o nieoznaczonej z góry wartości przedmiotu dostawy, powodujące comiesięczne ponoszenie wydatku wylicza się dokonując analizy kosztów w poprzednich okresach (latach) zakładając wzrost ich wartości o przewidywany wskaźnik inflacji lub wskaźnik wzrostu cen dla tego rodzaju dostaw. 24

25 Zaangażowanie środków budżetowych jest ewidencjonowane na koncie pozabilansowym 998, analitycznie wg podziałek klasyfikacji budżetowej. Dowodem zaangażowania jest wypełniony druk Wniosek o zaangażowanie, który stanowi załącznik do instrukcji. Angażowano: ZA r. Zaangażowanie środków budżetowych na podstawie wniosku zaangażowanie całej umowy najmu zawartej ze xxxxxxxxxxxxxxx w dniu r. w par (10 m-cy x 1.106,99 = ,90) ZA r. Zaangażowanie środków budżetowych na podstawie wniosku zakupu usług wykonanie biletów jednorazowych i karnetów 4 przejezdnych na kwotę ,60 zł na zaangażowanie roku bieżącego (konto 998)oraz na podstawie PK-ZA/38 z dnia r. - zaangażowanie lat przyszłych (konto 999) na 2010 r. - kwota ,80 i 2011 r. - kwota ,20 zł. Zaangażowano na podstawie umowy zawartej w dniu r. na okres r. z xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kraków Sp. z o.o. W Krakowie na ogólną wartość brutto ,60 zł. ZA r. Zaangażowanie środków budżetowych na podstawie wniosku zakupu usług dostawa biletów okresowych, legitymacji i taśm termotransferowych na kwotę ,16 zł na zaangażowanie roku bieżącego (konto 998)oraz na podstawie PK- ZA/40 z dnia r. - zaangażowanie lat przyszłych (konto 999) na 2010 r. - kwota ,24 zł i 2011 r. - kwota ,24 zł. zaangażowano na podstawie umowy zawartej w dniu r. na okres r. z xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Sp. z o.o. Mielec na ogólną wartość brutto ,64 zł. ZA r. Zaangażowanie wydatków budżetowych w par na podstawie wniosku zakupu usług przewozowych od xxxxx Sp. z o.o. W Słupsku kwotę ,44 zł na zaangażowanie roku bieżącego (konto 998)oraz na podstawie PK- ZA/44 z dnia r. - zaangażowanie lat przyszłych (konto 999) na 2010 r. - kwota ,88 zł. Zaangażowano na podstawie umowy wykonawczej do Uchwały Rady Miejskiej w Słupsku Nr XXXVII/541/2009 z dnia 29 kwietnia 2009 r. o świadczeniu usług publicznych usług przewozowych w autobusowej komunikacji zbiorowej na terenie 25

26 Miasta Słupska, zawartej w dniu r. na okres od r. r. pomiędzy Gminą Miejską Słupsk, Zarządem Transportu Miejskiego w Słupsku, a xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx w Słupsku na ogólną wartość szacunkową brutto ,32 zł. Kwota ta obejmuje cenę za szacunkową liczbę wozokilometrów objętych umową oraz podatek VAT. Płace angażowane były do wydatków za poszczególne miesiące, nie zaś w całości do zawartych z pracownikami umów. Nie zaangażowano na podstawie umowy abonamentu za usługi telekomunikacyjne z firmą Play P4 Sp. z o.o. w Warszawie na podstawie umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych Nr UM01/D / z dnia 10 lutego 2009 r. (Firmowa 100 w promocji Taryfa Miesiąca dla biznesu) oraz abonamentów na usługi telekomunikacyjne i internetowe na podstawie umowy TP S.A. Nr TEL zawartej w dniu r. na usługi telefoniczne i Nr TEL /NEOI zawartej w dniu 30 marca 2009 r. o świadczenie usługi neostrada tp (zgodnie z Regulaminem TP SA i obowiązującymi cennikami). Nie angażowano środków budżetowych na podstawie umów zawartych ze Spółką z o.o. xxxxxxxxxxx w Słupsku: - Umowa Nr 554/2009 na świadczenie usług monitoringu w obiekcie przy ul. Kołłątaja zawarta w dniu 09 listopada 2009 r. na kwotę 150,00 zł miesięcznie + podatek VAT 22%, - Umowa Nr 560/2009 na świadczenie usług ochrony mienia w formie konwojowania wartości pieniężnych zawarta w dniu 09 listopada 2009 r. na kwotę 800,00 zł miesięcznie + podatek VAT 22%, - Umowa (bez numeru) na świadczenie usług sprzątania zawarta w dniu 22 lipca 2009 r. na kwotę 200,00 zł miesięcznie + podatek VAT za sprzątanie pomieszczeń biurowych i 180,00 zł. + podatek VAT za sprzątanie pomieszczeń wspólnych. Łącznie 380,00 zł + podatek VAT 22%. Ponadto angażowano środki budżetowe na podstawie zawieranych umów zleceń oraz na podstawie umowy używania samochodu prywatnego do celów służbowych za okres od r. 26

27 Nie zaangażowane na podstawie umów środki, angażowane były przed dokonaniem wydatku na podstawie wniosków. Zamówienia publiczne o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zarządzeniem Nr 3/ZTM/09 Dyrektora Zarządu Transportu Miejskiego z dnia 05 stycznia 2009 r. wprowadzono Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 ust.8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655). W regulaminie określono, że do zamówień, których wartość szacunkowa netto nie przekracza euro. Przy udzielaniu zamówień o wartości netto od do euro dokonuje sie rozpoznania rynku i odbiera się propozycje cenowe wykonawców oraz wybiera się najkorzystniejszą ofertę. Przy udzielaniu zamówienia powyżej euro do kwoty, o której mowa w art. 4 ust.8 w/w ustawy, opisuje się szczegółowo i szacuje przedmiot zamówienia, przeliczając oszacowaną wartość ze zł na euro zgodnie z rozporządzeniem w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro. Następnie przygotowuje się zaproszenie do składania ofert, które kieruje się do wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż trzech, z wyjątkiem sytuacji, w których zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca.. Następnie wybierana jest najkorzystniejsza oferta. Z czynności tych sporządza się zestawienie ofert cenowych tzw. Formularz wyboru oferty. Dokonano wyrywkowej kontroli dokumentacji udzielania zamówień publicznych zgodnie z przyjętymi procedurami: - ZA 20 z dnia r. zaangażowanie środków na podstawie postępowania wyboru oferty z dnia r. i umowy wykonania remontu pomieszczeń biurowych ZTM Słupsk z dnia z firmą xxxxxxxx Słupsk. Postępowanie zgodne z regulaminem wewnętrznym, - ZA23 z dnia 17 marca 2009 r. zaangażowanie środków na podstawie przeprowadzonego postępowania o zamówienie w trybie art. 4 pkt. 8 zakup wyposażenia meble biurowe. 27