Poszerzona funkcjonalność procesów logistycznych. Negocjacje cen na przykładzie systemu Plan-de-CAMpagne.

Transkrypt

1 Poszerzona funkcjonalność procesów logistycznych. Negocjacje cen na przykładzie systemu Plan-de-CAMpagne. W bieżącym numerze newslettera kontynuujemy temat usprawniania procesów logistycznych, w przedsiębiorstwie produkcyjnym, przy wsparciu systemu informatycznego o nazwie Plan-de-CAMpagne. W wielu firmach produkcyjnych, w których ceny za materiały zmieniają się w sposób dynamiczny, przed rozpoczęciem procesu logistycznego, związanego z zamówieniami materiałowymi, wysyła się zapytania do dostawców: za jaką cenę są gotowi dostarczyć nam dany materiał w określonej ilości i w jakim czasie. Moduł Negocjacji cen w programie Plan-de-CAMpagne pozwala śledzić te zapytania w powiązaniu z projektem, kalkulacją i/lub materiałem, którego dotyczą. Przedsiębiorstwa prowadzą negocjacje cenowe na różnym etapie planowania produkcji. System pozwala na dużą elastyczność w tym zakresie. Możliwe jest zatem rozpoczęcie procesu negocjacyjnego podczas kosztorysowania zlecenia (ofertowanie), planowania zaopatrzenia w powiązaniu z innymi zleceniami produkcyjnymi, a także podczas zakupu bezpośrednio pod konkretne zlecenie produkcyjne. Negocjować ceny mogą zarówno technolodzy, jak i zaopatrzeniowcy. W tym artykule przedstawimy ogólny schemat działania modułu Negocjacji cen na przykładzie średniego przedsiębiorstwa produkcyjnego, działającego w branży konstrukcji stalowych, zlecającego podwykonawcom niektóre operacje. Do analizy wybrano sytuację, gdzie: 1) negocjacja cen odbywa się na etapie kosztorysowania zlecenia, 2) negocjacja cen odbywa się na etapie zaopatrzenia Negocjacja cen na etapie kosztorysowania zlecenia Wyobraźmy sobie taką sytuację: nasz klient, firma Bemet B.V., złożył zapytanie ofertowe na 4 sztuki Podstawy_GT, wchodzącej w skład większej konstrukcji pewnej maszyny. Z punktu

2 widzenia kalkulacji i minimalizacji kosztów wytworzenia zlecenia, interesuje nas zakup materiałów po jak najkorzystniejszej cenie w stosunku do jakości i czasu dostawy. Kalkulacja takiego zlecenia wygląda w programie Plan-de-CAMpagne tak, jak na rysunku (Rys. 1). Rys.1. Okno zawierające szczegóły dotyczące realizacji zlecenia. Okno to, uzupełniane jest zazwyczaj przez technologów i zawiera szacowane użycie mocy produkcyjnych (planowane zasoby i czas realizacji poszczególnych operacji) oraz szacowane zużycie materiałów. Na podstawie tych danych, system wylicza szacowany czas realizacji zlecenia i szacowane koszty produkcyjne. Aby kalkulowane wartości były jak najbardziej zbliżone do rzeczywistości, często stosowaną praktyką jest wysyłanie zapytań cenowych do dostawców materiałów czy kooperacji (podwykonawców). W systemie Plan-de-CAMpagne takie działanie jest bardzo proste. Wystarczy użyć skrótu klawiszowego lub kliknąć na drzewku prawym przyciskiem myszy i wybrać odpowiednią komendę z menu myszki. W ten sposób wygenerujemy następujące okno.

3 Rys.2. Okno dotyczące szczegółów w negocjacji cen. Dane zostają automatycznie zaczytane z kalkulacji i z magazynu. Zostanie przypisany numer negocjacji, który pozwoli później jednoznacznie zidentyfikować, do którego zapytania ofertowego dostawca przedstawił propozycję sprzedaży. W oparciu o planowany czas produkcji przypisany do operacji, warto uzupełnić tzw. datę wymaganą (tzn. na kiedy materiały mają być dostarczone przez dostawcę). Standardowi dostawcy wybranych materiałów odczytani są z tabeli Magazyn i automatycznie dopisani, jako dostawcy, do których należy wysłać zapytanie na wybrane materiały. Oczywiście dostawców można edytować oraz dodawać wprost z bazy kontrahentów. Można również wydrukować zapytanie ofertowe do dostawców lub od razu przesłać je mailem. System pozwala na utworzenie własnych szablonów zapytań ofertowych. Przykładowy wydruk prezentujemy poniżej.

4 Rys.3. Zapytanie ofertowe do firmy Hamel Metaal B.V.

5 Odpowiedzi wpisujemy do tabeli. Uzupełniamy pola czas dostawy, cena/szt. oraz ilość oferty. System dokonuje wstępnej analizy. Znaki (część A) ustawia przy liniach najbardziej korzystnych cenowo, a znaki (część B) ustawia przy liniach o najkrótszych czasach dostaw. Jednak to do użytkownika należy ostateczna decyzja wyboru odpowiednich linii od różnych dostawców lub wybór dostawcy. A B Rys. 4. Tablica analizy odpowiedzi od dostawców. Powyższe okno wskazuje, iż w opisywanym przypadku trzy spośród pięciu rodzajów blach najtaniej kupić można od dostawcy Hamel Metaal. Jednak czas dostawy materiałów od niego jest najdłuższy, a w praktyce oczekiwanie na jego dostawę spowodowałoby opóźnienia w produkcji. Biorąc to pod uwagę, decyzja wyboru pada na FERROMETAL Polska Sp. z o.o., gdyż zajmuje drugie miejsce pod względem opłacalności cenowej i mieści się w wyznaczonym czasie dostawy. Rys.5. Tabela analizy odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Ceny z wybranych linii zostają wczytane do kalkulacji zlecenia. Dzięki temu szybko i precyzyjnie można oszacować czas i koszty realizacji zlecenia.

6 Rys.6. Aktualizowanie danych w kalkulacji zgodnie z wybraną linią negocjacji. Negocjacja cen na etapie zaopatrzenia Negocjacja cen w wielu przedsiębiorstwach produkcyjnych odbywa się na etapie planowania zaopatrzenia. W systemie Plan-de-CAMpagne logistyka zaopatrzeniowa ma do dyspozycji tzw. Tabelę zakupu. Uzupełniana ona jest półautomatycznie, czyli o pojawianie się w niej wpisów dba system, ale można dodawać i edytować pozycje także bezpośrednio w tabeli zakupu. Dbałość systemu polega na umieszczaniu w tabeli pozycji, których brakuje na magazynie, a zaplanowano produkcję z użyciem tych materiałów lub stan tych materiałów spadł poniżej planowanego minimum. W tabeli zakupu pojawiają się także wpisy o konieczności zamówienia kooperacji.

7 Rys. 7. Tabela zakupu. Aby negocjować ceny materiałów/kooperacji wystarczy zaznaczyć te pozycje, które chcemy negocjować i z menu myszki wybrać opcję Negocjuj cenę zakupu. Pojawi się analogiczne okno, jak podczas negocjacji cen na etapie opracowywania technologicznego produkcji (szacowania kosztów). Rys.8. Okno dotyczące szczegółów w negocjacji cen. Podobnie, jak wcześniej należy dopisać alternatywnych dostawców, wysłać zapytania i po uzyskaniu odpowiedzi uzupełnić tabelę analizy wskazując linie do zatwierdzenia.

8 Po przetworzeniu zapytania ofertowego linia zakupowa zmieni parametry wskazując dostawcę, od którego mamy zamówić towar i po jakiej cenie. Wszystkie negocjacje cen możemy śledzić w jednej tabeli. Rys.9. Tabela negocjacje cen. Dziękuję za uwagę i poświęcony czas! Jeśli masz pytania, skontaktuj się z nami: