INSTRUKCJA STANOWISKOWA

Transkrypt

1 INSTRUKCJA STANOWISKOWA SIMPLE.ERP Tworzenie faktur wewnętrznych Warszawski Uniwersytet Medyczny

2 Spis treści 1 Dodanie dokumentu faktury wewnętrznej - faktura pierwotna nie została ona wprowadzona do systemu ERP (wpisanie) Edycja dokumentu faktury wewnętrznej (wpisanie) Edycja nagłówka dokumentu faktury wewnętrznej Ewidencja pozycji faktury wewnętrznej Wystawienie faktury wewnętrznej - faktura pierwotna jest wprowadzona do systemu ERP ( kopiowanie) Wyszukiwanie faktury pierwotnej ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia) Tworzenie faktury wewnętrznej przez kopiowanie faktury pierwotnej ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia) Drukowanie faktur wewnętrznych INSTRUKCJA STANOWISKOWA 1 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

3 1 Dodanie dokumentu faktury wewnętrznej - faktura pierwotna nie została ona wprowadzona do systemu ERP (wpisanie) System Simple.ERP umożliwia dodanie dokumentów faktury wewnętrznej na dwa sposoby: a. Bezpośrednio za pomocą ikony dokumnetu zakupu (Metoda 1) Dokument faktury wewnętrznej jest wprowadzany w menu Menu pełne / Obrót towarowy / Zakupy / Dokument zakupu INSTRUKCJA STANOWISKOWA 2 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

4 b. Pośrednio z listy dokumentów zakupu (Metoda 2) Dokument faktury wewnętrzej wprowadzany w menu Menu pełne / Obrót towarowy / Zakupy / Dokumenty zakupu lista Otwieramy listę dokumentów zakupu Na liście klikamy na ikonkę DODAJ INSTRUKCJA STANOWISKOWA 3 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

5 Rys. 2 Dokumenty kasowe Operacje na liście: Skrót klawiszowy Ctrl + N - Dodanie faktury zakupu Takżę prawy przycisk myszki >> wybór opcji dodaj >> Dodaj Ikony dokument zakupu oraz listę dokumentów zakupu możemy wyciągnąć na pulpit i przypiąć w parametrach ikony stanowisko dostaw oraz inne parametry dostępne z listy o ile będą pomocne. Nazwę ikony można spersonalizować i zmienić nazwę systemową na własną za pomąca prawego klawisza myszy: INSTRUKCJA STANOWISKOWA 4 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

6 2 Edycja dokumentu faktury wewnętrznej (wpisanie) 2.1 Edycja nagłówka dokumentu faktury wewnętrznej W wyniku wykonania jednej z czynności opisanych w pkt. 1 otwiera się okno pustego dokumentu faktury wewnętrznej. Następnie w polu Typ wybieramy z listy rozwijanej właściwy dla operacji typ dokumentu faktury wewnętrznej : WEW_IU - Faktura wewnętrzna import usług WEW_OD_OB - Faktura wewnętrzna odwrotne obciążenie WEW_WNT Faktura wewnętrzna WNT Następnie wybieramy kod komórki w zakładce właściwości: INSTRUKCJA STANOWISKOWA 5 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

7 Po wybraniu typu dokumentu uzupełnia się automatycznie numer dokumentu. Następnie wypełniamy kolejne pola w sekwencji opisanej poniżej: Identyfikator obcy identyfikator dokumentu wystawionego przez dostawcę taki sam jak na fakturze walutowej. Jeżeli nie znamy identyfikatora faktury pierwotnej ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia) należy wpisać identyfikator tymczasowy np. numer dokumentu PZ. Data dokumentu data wystawienia faktury wewnętrznej. Data operacji data rejestracji operacji gospodarczej, z taką datą zostanie wygenerowany dekret księgowy. Domyślnie należy wpisać datę wystawienia faktury wewnętrznej. Data przyjęcia faktury data przyjęcia faktury pierwotnej ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia). Jeżeli nie posiadamy faktury walutowej należy wpisać datę wystawienia faktury wewnętrznej. Data odbioru data odbioru faktury walutowej. Jeżeli nie posiadamy pierwotnej ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia) należy wpisać datę wystawienia faktury wewnętrznej. Dostawca identyfikator dostawcy towarów. Dostawcę wybieramy z listy, jeśli jest na niej obecny. W oknie podpowiedzi można wyszukiwać dostawców po identyfikatorze, nazwie lub numerze NIP Z poziomu dokumentu zakupu możemy przejść do definicji dostawcy: zdefiniować nowego dostawcę lub zmodyfikować dane już istniejącego. Konieczność dodania nowego dostawcy może się pojawić w przypadku gdy musimy wystawić fakturę wewnętrzną nie posiadając faktury pierwotnej ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia). Stanowisko dostawy identyfikator stanowiska dostaw przyjmującego towary. Domyślnie SD. Okres VAT nie wybieramy. Atrybut VAT nie wybieramy Dla Faktur wewnetrznych WNT i IU jest konieczne określenie tabeli kursowej wg. której będzie przeliczany dokumnet. INSTRUKCJA STANOWISKOWA 6 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

8 Tabela kursowa dla dokumentu jest podpowiadana automatycznie. Zastosowany jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego operację. Dla zachowania poprawniej weryfikacji użytkownik musi sprawdzić i powinien zmienić dane tabel kursowych w zakładce Informacje dod. jeżeli są nieprawidłowe. Istnieje możliwość zastosowania osobnej tabeli kursowej dla kwoty VAT. Funkcjonalność aktywna przy zaznaczonym checkboxie stosować tylko w uzgodnieniu z działem księgowości - AFK1.. Funkcja tą proszę Zakładka z danymi zawiera ustawienia walutowy: Konto bankowe firmy rachunek, z którego zostanie wyemitowany przelew Waluta określa walutę dokumentu, Tabela kursowa określa rodzaj kursu dla wartości netto Tabela kursowa VAT określa rodzaj kursu dla wartości VAT Kurs kurs wg, którego zostanie przeliczona wartość netto Kurs VAT kurs wg, którego zostanie przeliczona wartość VAT Zakładka Podsumowanie pozycji warto zajrzeć na podsumowanie całej faktury w przypadku wprowadzenia więcej niż jednej pozycji w dokumencie zakupu. INSTRUKCJA STANOWISKOWA 7 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

9 Zakładka Adnotacje dokumentu miejsce na opisanie dokumentu, dane te mogą być przeniesione do opisów w dekrecie na podstawie zmiennych użytych w szablonach dekretów. Zakładka załączniki do dokumentu można przypiąć np. skan faktury lub plik excel z rozliczeniami. Omówione zakładki dotyczyły nagłówka dokumentu. Każda pozycja ma swoje dane do pozycji zakładki: właściwości, dane dodatkowe, adnotacje. Jeżeli dokument zakupu będzie wymagał informacji do dekretacji najpierw sprawdzi czy są uzupełnione dane w pozycjach, jeżeli nie to poszuka danych w nagłówku dokumentu. ZAPISUJEMY NAGŁÓWEK DOKUMNETU ZAKUPU ZAPIS ikona w lewym górnym rogu INSTRUKCJA STANOWISKOWA 8 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

10 2.2 Ewidencja pozycji faktury wewnętrznej Po uzupełnieniu wszystkich pozycji w nagłówku dokumentu faktury wewnętrznej przystępujemy rejestrowania pozycji faktury wewnętrznej. W tym celu klikając na znającą się w prawym rogu okienka produkt strzałkę otwieram okno podpowiedzi produktu i katalog z_koszty wybieramy pozycje Materiały podstawowe. Jeżeli katalog z_koszty będzie pusty należy zaznaczyć prawy checkbox Usługi jak na poniższym screenie. Schemat postępowania: INSTRUKCJA STANOWISKOWA 9 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

11 Po wybraniu produktu w okienku nazwa należy wpisać nazwę własną produktu zgodą z przesłaną specyfikacją. Następne dane w pozycji które należy zdefiniować to: Ilość ilość zakupionego towaru ( dla kosztów zawsze 1.00 ) JM - jednostka miary domyślnie jest wyświetlana automatycznie z danych produktu, Cena cena jednostkowa netto - można uzyskać albo przez bezpośredni wpis, albo, jako wynik podzielenia kwoty netto przez ilość, Kwota netto Kwota netto wartości pozycji. Kwota ta może wynikać z przemnożenia ilości przez cenę, ale może być edytowana niezależnie i wtedy cena jest wyliczona na jej podstawie, sumaryczna wartość pozycji Stawka VAT stawka procentowa VAT, Kwota VAT wartość VAT (wyliczona, ale dostępna do modyfikacji dla pozycji jeżeli jest nie zgodna z wewnętrznymi wyliczeniami. Waluta identyfikator waluty, w której dokonano zakupu, domyślnie jest powtórzony z nagłówka dokumentu. Jeżeli środek trwały zaznaczyć flagę oznaczającą pozycja zakupu staję się środkiem trwałym firmy, INSTRUKCJA STANOWISKOWA 10 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

12 Kolejny krok to określnie danych dekretacji. W tym celu należy wybrać: Komórkę dla której dokonano zakupu, Kontrolingowe źródło finansowania Księgowe źródło finansowania. Oznaczenie następuje przez wskazanie odpowiednich danych w właściwej zakładce. Poniżej na trzech screenach przedstawiono procedurę uzupełniania tych danych: Wybranie komórki dla pozycji zakładka Właściwości INSTRUKCJA STANOWISKOWA 11 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

13 Jeżeli do faktury jest wniosek wybierz nr. wniosku i pozycje wniosku w zakładce dane budżetowe: Kontrolingowe źródła finansowania i Księgowe źródła finansowania dla pozycji zostaną uzupełnione automatycznie. Jeżeli do faktury nie ma wniosku dane należy uzupełnić ręcznie zgodnie z poniższymi wskazówkami: INSTRUKCJA STANOWISKOWA 12 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

14 Wybranie Kontrolingowego źródła finansowania dla pozycji zakładka Zadania (używamy prawego klawisza myszy aby wywołać listę) Wybranie Księgowego źródła finansowania dla pozycji zakładka Źródła fin. (używamy prawego klawisza myszy aby wywołać listę) INSTRUKCJA STANOWISKOWA 13 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

15 Kolejne pozycje dokumentu faktury wewnętrznej dodajemy klikając prawym klawiszem myszy na polu pod nagłówkiem i wybierając dodaj lub (Ctrl + N) DODAJ NOWĄ POZYCJE DOKUMNETU ZAKUPU a następnie uzupełniamy dane zgodnie z powyżej przedstawioną procedurą. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych zapisujemy dokument zakupu. Ctrl-S Zapisz dokument - Zapisz dokument INSTRUKCJA STANOWISKOWA 14 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

16 3 Wystawienie faktury wewnętrznej - faktura pierwotna jest wprowadzona do systemu ERP ( kopiowanie) Opcja kopiowania pierwotnego dokumentu zakupu pierwotnej ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia) jest dostępna z listy dokumentów zakupów jak również z okna dokumentu zakupu. Powstający nowy dokument ma status roboczy. 3.1 Wyszukiwanie faktury pierwotnej ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia) Aby utworzyć fakturę wewnętrzną za pomocą funkcji kopiuj należy na liście faktur zakupu odnaleźć fakturę pierwotną ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia). Jeżeli znamy numer własny faktury kontrahenta wystarczy wpisać na liści faktury w okienku Identyfikator obcy: Na liście zostanie wyszukany dokument o takim identyfikatorze. INSTRUKCJA STANOWISKOWA 15 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

17 Jeśli nie znasz numeru faktury kontrahenta lista dokumentów zakupu umożliwia szybkie dotarcie do zapisanych dokumentów wg filtrów podstawowych i zaawansowanych. Filtry zostały podzielone tematycznie na trzy zakładki: Każdy z fitrów jest uruchamiany następuje przez zaznaczenie checkboxa (przykładowy filtr na dostawcę: ) Możemy jednocześnie uruchmić jeden lub wiele filtrów. Zakładka danych podstawowych Zakładka danych podstawowych dostarcza podstawowe filtry służące do przeglądanych dokumentów zakupu. Stanowsko dostawy Dostawca filtr na dostawcę. Dostawcę wybieramy z listy rozwijanej Operator filtr na operatora. Po otwarciu okna filtr domyślnie ustawia się na bieżącego użytkownika. Okres dokumnetu Okres operacji Data dokumnetu ( zakres dat Od: Do:) INSTRUKCJA STANOWISKOWA 16 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

18 Data operacji ( zakres dat Od: Do:) Status dokumnetu. Do wyboru : Robocze, Zatwierdzone, Anulowane Czy zadekretowany ( filtr na dokumenty z dekretem księgowym) Czy korekty ( filtr na dokumenty korygujące) Czy potwierdzone Fitry na kierunki rozchodu 3.2 Tworzenie faktury wewnętrznej przez kopiowanie faktury pierwotnej ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia) Jeżeli znaleźliśmy fakturę pierwotna w systemie w pierwszej kolejności należy sprawdzić czy ma poprawnie wypełnione wszystkie dane w tym wartości, tabele kursowe, dane dekretacji. Po potwierdzenie poprawności dany możemy wykorzystać funkcje kopiowania w celu utworzenia faktury wewnętrznej. Aby utworzyć fakturę wewnętrzną na podstawie faktury pierwotnej za pomocą funkcji kopiowania należy na liście faktur zakupu kliknąć na interesującą nas fakturę pierwotna ( WNT, IU lub Faktury odwrotnego obciążenia) INSTRUKCJA STANOWISKOWA 17 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

19 Następnie należy użyć funkcji kopiowania która wywoła okno parametrów kopiowania: W oknie parametrów kopiowania należy wybrać intersujący nas typ faktury wewnętrznej oraz uzupełnić daty oraz Identyfikator obcy ( identyczny jak w fakturze pierwotnej) INSTRUKCJA STANOWISKOWA 18 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

20 Po wybraniu poprawnych danych i naciśnięciu przycisku OK zostanie utworzona kompletna faktura wewnętrzna. W wygenerowanej fakturze wewnętrznej należy uzupełnić właściwe stawki VAT dla pozycji zgodne z stawką opodatkowanie danej grupy towarów lub usług. Po uzupełnieniu stawek VAT i zapisaniu faktury otrzymujemy kompletną fakturę wewnętrzną. 4 Drukowanie faktur wewnętrznych Każdy wprowadzony dokument faktury wewnętrznej można wydrukować. Należy wskazać dokument, następnie nacisnąć na wyróżnioną czerwono ikonę: Podgląd wydruku. INSTRUKCJA STANOWISKOWA 19 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

21 Następnie pojawi się ekran z listą dostępnych wydruków. Po wyborze druku ( wskazaniu, a następnie akceptacji klawisz OK.) na ekranie ukaże się podgląd wygenerowanego wydruku. Wydruk na drukarkę nastąpi poprzez naciśnięcie wyróżnionej na czerwono ikony: Wydruk. Pojawi się lista dostępnych drukarek po akceptacji nastąpi wydruk na drukarce. INSTRUKCJA STANOWISKOWA 20 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

22 INSTRUKCJA STANOWISKOWA 21 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

23 Możliwy jest bezpośredni wydruk na drukarkę ( bez podglądu ). Należy wskazać dokument i nacisnąć wyróżnioną na czerwono ikonę: Wydruk. Pojawi się taka sama lista jak w przypadku podglądu wydruku. Akceptacja spowoduje wydruk. Wydruk ten można wykonać z podglądu lub bezpośrednio na drukarkę. Funkcja: Podgląd wydruku lub Wydruk wyświetli listę wydruków: INSTRUKCJA STANOWISKOWA 22 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

24 INSTRUKCJA STANOWISKOWA 23 SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość