PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra tel. (+48) , faks: (+48) NIP: REGON: AD-II RISS Zielona Góra, 28 lipca 2011 r. Pan dr Mieczysław Jerulank Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej ul. Anieli Krzywoń Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urzędu Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) przeprowadził w terminie od 19 kwietnia 2011 r. do 16 czerwca 2011 r., kontrolę kompleksową w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Zielonej Górze, zwanym w dalszej części wystąpienia Ośrodkiem. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole z kontroli znak: AD-II , RISS podpisanym dnia 20 czerwca 2011 r., przekazuję Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wyniki przeprowadzonej kontroli wykazały następujące nieprawidłowości: 1. W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że: w Ośrodku w okresie od r. do dnia kontroli nie zatrudniono osoby na stanowisko zastępcy dyrektora. Jest to niezgodne z 9 ust. 3 statutu wprowadzonego w życie uchwałą nr V/42/07 Rady Miasta Zielona Góra z dnia 27 lutego 2007 r. w sprawie statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielonej Górze. w podstawie prawnej opracowania dokumentów wprowadzanych na podstawie zarządzenie dyrektora nr 3/2010 z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, przywołano rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, podając publikator Dz. U. z 2008 r. Nr 72, poz. 422, będący aktem prawnym zmieniającym ww. rozporządzenie, które ogłoszono w Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz Od dnia 31 lipca 2010 roku obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa,

2 budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). w Instrukcji kasowej oraz ewidencji i gospodarowania drukami ścisłego zarachowania, wprowadzonej zarządzeniem dyrektora nr 4/2006 z 4 maja 2006 r., w załącznikach nr 2 i nr 3 nie uaktualniono wykazu osób upoważnionych do sprawdzania dokumentów finansowych pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym, jak również wzorów podpisów tych osób. Jest to niezgodne z zasadą funkcjonowania kasy określoną w ww. instrukcji, w Zakładowym układzie zbiorowym pracy, w protokole dodatkowym nr 6 z dnia 10 lutego 2010 r., obowiązującym od 22 lutego 2010 r., w załączniku nr 1, w przypisach od 1 do 3 uszczegóławiających minimalne wymagania kwalifikacyjne na niektórych stanowiskach pracy, przywołano: art. 3 ust. 3 i 4, art. 3a ust. 5 pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych, których w obowiązującej od dnia r. ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz z późn. zm.) brak, w procedurach postępowania przy przyznawaniu świadczeń z pomocy społecznej stanowiących załączniki do zarządzenia nr 7/06 dyrektora z dnia 28 czerwca 2006 r. stwierdzono, że: przywołano ustawę z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej podając publikator Dz. U. Nr 64, poz. 593 z późn. zm. Podczas gdy od r. obowiązuje tekst jednolity ustawy opublikowany w Dz. U. z 2009 r., Nr 175, poz z późn. zm., przywołano statut Ośrodka wprowadzony w życie uchwałą VIII/66/99 Rady Miejskiej w Zielonej Górze z dnia 30 marca 1999 r. w sprawie nadania Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Zielonej Górze nazwy Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Zielonej Górze oraz ustalenia jego statutu, podczas gdy obowiązuje uchwała nr V/42/07 Rady Miasta z dnia 27 lutego 2007 r. w sprawie statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielone Górze, przywołano regulamin organizacyjny Ośrodka będący załącznikiem do zarządzenia Nr 370/05 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 12 maja 2005 r., podczas gdy od dnia 1 grudnia 2008 r. obowiązuje regulamin organizacyjny wprowadzony na podstawie zarządzenia nr 9/2008 r. dyrektora z dnia 28 listopada 2008 r., w Instrukcji przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji wprowadzonej zarządzeniem nr 9/2004 z dnia 7 grudnia 2004 r. stwierdzono, że przywołano statut Ośrodka wprowadzony w życie uchwałą VIII/66/99 Rady Miejskiej w Zielonej Górze z dnia 30 marca 1999 r. w sprawie nadania Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Zielonej Górze nazwy Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Zielonej Górze oraz ustalenia jego statutu, podczas gdy obowiązuje uchwała nr V/42/07 Rady Miasta z dnia 27 lutego 2007 r. w sprawie statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielonej Górze. 2. W zakresie rozrachunków stwierdzono, że zakup pieca centralnego ogrzewania dla Środowiskowego Domu Samopomocy, o wartości 5.500,00 zł, tj. zakup środka trwałego, i ujęto w ewidencji księgowej dokonując księgowania po stronie Wn konto kwota 5.000,00 zł 2

3 oraz pozostałą kwotę 500,00 zł po stronie Wn konto Jest to niezgodne z zasadami określonymi: w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 3. W zakresie gospodarowania środkami rzeczowymi stwierdzono, że w jednostce nie została przeprowadzona inwentaryzacji środków trwałych i wyposażenia drogą spisu z natury na koniec 2009 roku, tj. raz na 4 lata, czyli w terminie i z częstotliwością wynikającą z 3.1. obowiązującej w Ośrodku Instrukcji przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, co jest niezgodne z art. 26 ustawy o rachunkowości. 4. W zakresie gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono, że w umowach w sprawie pożyczki na cele mieszkaniowe, w 4 zawarto, że W uzasadnionych wypadkach spłata pożyczki może być zawieszona na ustalony czas, a w szczególnie uzasadnionych, pożyczka na wkład mieszkaniowy oraz remont i modernizację mieszkania może być częściowo lub całkowicie umorzona. Takie uregulowanie w umowie jest niezgodne z 6 pkt 1 obowiązującego w Ośrodku Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który mówi, że Pożyczki na cele mieszkaniowe podlegają zwrotowi w całości. 5. W zakresie realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej stwierdzono, że: w kontrolowanych decyzjach administracyjnych nie wskazano prawidłowo organu wydającego decyzję, co narusza art. 107 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz z późn. zm.), który wskazuje jakie elementy winna zawierać decyzja. Jako organ podawano Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Zielonej Górze, co było niezgodne z upoważnieniem udzielonym przez Prezydenta Miasta Zielona Góra zarządzeniem nr 482/10 z dnia 28 kwietnia 2010 r. Zgodnie z tym zarządzeniem organem uprawnionym do wydawania decyzji jest Prezydent Miasta Zielona Góra, a dyrektor Ośrodka działa jedynie z jego upoważnienia. przed wydaniem decyzji dotyczących zasiłków, także wówczas, gdy decyzje nie uwzględniały w całości żądania strony, nie umożliwiano stronom wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, co narusza zapisy art. 10 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, w podstawie prawnej kontrolowanych decyzji administracyjnych powoływano się na niewłaściwe upoważnienie Prezydenta Miasta Zielona Góra dla dyrektora MOPS - Zarządzenie Nr 604/08 z dnia r. W roku 2010 obowiązywały zarządzenie nr 990/09 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 23 września 2009 r. oraz zarządzenie nr 482/10 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 28 kwietnia 2010 r., przed wydaniem decyzji, sporządzając wywiady środowiskowe często nie wypełniano wszystkich wymaganych pól oraz nie gromadzono w aktach danej sprawy wymaganych 3

4 dokumentów, na podstawie których sporządzano wywiady środowiskowe i wydawano decyzje, naruszając zapisy obowiązującego w 2010 r. rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 77, poz. 672 z późn. zm.), w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania z urzędu dotyczącym zasiłku stałego MOPS -S.A /00067/2009 z dnia r.: podano niewłaściwą podstawę prawną - art. 106 ust. 4, a nie art. 106 ust. 5 ustawy o pomocy społecznej, który ogranicza uprawnienia strony, w rozstrzygnięciu tej decyzji nie określono sposobu (terminów, wysokości) zwrotu nienależnie pobranego świadczenia, zgodnie z art. 104 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej. Warunki te określono jedynie w uzasadnieniu decyzji, nie przeprowadzono wywiadu środowiskowego w okresie między r., a r., co narusza zapisy art. 107 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej. uzasadnienie decyzji MOPS-00124/ZM/St/ /10 z dnia r. dotyczącej zasiłku stałego nie zawiera elementów określonych w art. 107 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, nie powołano się także na art ww. ustawy o rezygnacji z uzasadnienia, z powodu uwzględnienia w całości żądania strony, w dokumentacji do decyzji MOPS-02406/P/CelSp/001664/10 z dnia r. dotyczącej specjalnego zasiłku celowego brakuje podania dotyczącego przyznanej pomocy, co narusza art. 102 pkt. 1 ustawy o pomocy społecznej. Decyzja nie zawiera także przywołania art. 102 pkt 2 ww. ustawy dotyczącego udzielania pomocy z urzędu, w decyzjach nr 10/2010 z dnia r. oraz 15/2010 r. z dnia r., nie ustalono wysokości opłaty za pobyt dwójki dzieci w Pogotowiu Opiekuńczym w sposób określony w art. 81 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, a zadecydowano o jej wysokości dla strony, co stanowi naruszenie art. 81 ust. 3 i 4 wyżej cytowanej ustawy. W świetle tych przepisów organ I instancji winien w pierwszej kolejności ustalić wysokość opłaty za pobyt dzieci w Pogotowiu Opiekuńczym, a następnie częściowo albo całkowicie zwolnić bądź odstąpić od ustalenia opłaty, w podstawie prawnej skontrolowanych decyzji administracyjnych dotyczących udzielania pomocy pieniężnej na usamodzielnienie i kontynuowanie nauki oraz pomocy na zagospodarowanie w formie rzeczowej, dla pełnoletnich wychowanków placówek opiekuńczo-wychowawczych i rodzin zastępczych, nieprawidłowo przywoływano rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie udzielania pomocy na usamodzielnienie, kontynuowanie nauki oraz zagospodarowania podając publikator Dz. U. Nr 6, poz. 45 z późn. zm., podczas gdy należało podać publikator Dz. U. z 2005 r. Nr 6, poz. 45 z późn. zm., w skontrolowanych decyzjach o skierowaniu osób do domu pomocy społecznej: nie wskazano wyraźnie stron postępowania, co narusza zapisy art. 107 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, dokumentacja, na podstawie której wydawane są decyzje, przekazywana jest do domu pomocy społecznej, a zgodnie z zapisami 22 Instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej Zarządzeniem Nr 17/2001 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej 4

5 w Zielonej Górze z dnia 2 stycznia 2001, powinna być przechowywana w Ośrodku lub archiwum zakładowym, przez okres ustalony w Jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 3 do wyżej cytowanego zarządzenia, w dwóch skontrolowanych przypadkach nie wydano w tym samym dniu decyzji ustalających opłatę za pobyt w domu pomocy społecznej, co stanowi naruszenie art. 50 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej, w skontrolowanych decyzjach o umieszczenie w domu pomocy społecznej nie wskazano wyraźnie stron postępowania, co narusza zapisy art. 107 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, w skontrolowanych decyzjach ustalających opłatę za pobyt w domu pomocy społecznej stwierdzono następujące nieprawidłowości: nie wskazano wyraźnie stron postępowania, co narusza zapisy art. 107 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, w trzech przypadkach dokumentacja, na podstawie której wydawane były decyzje, przekazana została do domów pomocy społecznej, a zgodnie z zapisami 22 Instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej Zarządzeniem Nr 17/2001 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielonej Górze z dnia 2 stycznia 2001, powinna być przechowywana w Ośrodku lub archiwum zakładowym, przez okres ustalony w Jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 3 do wyżej cytowanego zarządzenia, nie zamieszczono ogłoszeń o otwartych konkursach ofert z dnia 26 listopada 2009 r. oraz 12 sierpnia 2010 r. na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej na 2010 r. na stronie internetowej organu administracji publicznej, tj. Urzędu Miasta Zielona Góra, co było niezgodne z art. 13 ust 3 pkt 3 obowiązującej w 2010 roku ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.), w dziewięciu na czternaście podpisanych umów w wyniku rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert z dnia 26 listopada 2009 r. na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej na 2010 r., brakuje kontrasygnaty głównego księgowego. Jest to niezgodne z pkt 2 pełnomocnictwa będącego załącznikiem do zarządzenia nr 990/09 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 23 września 2009 r. w sprawie zatrudnienia dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielonej Górze oraz art. 46 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. W związku z powyższymi nieprawidłowościami zalecam: 1. Zatrudnić osobę na stanowisku zastępcy dyrektora stosownie do zapisów 9 ust. 3 statutu Ośrodka wprowadzonego w życie uchwałą nr V/42/07 Rady Miasta Zielona Góra z dnia 27 lutego 2007 r. w sprawie statutu Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielonej Górze. 2. W dokumentach wewnętrznych regulujących funkcjonowanie Ośrodka zaktualizować i na bieżąco aktualizować podstawy prawne ich opracowania. 5

6 3. Zakupione środki trwałe ujmować w ewidencji księgowej Ośrodka zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 4. W umowach o pożyczki na cele mieszkaniowe, uregulowania w nich zawarte, a dotyczące spłaty pożyczki, doprowadzić do zgodności z zapisami Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 5. Inwentaryzację środków trwałych i wyposażenia przeprowadzać zgodnie z obowiązującą w Ośrodku Instrukcją przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji i z art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 6. W wydawanych decyzjach administracyjnych wskazywać właściwy organ wydający decyzję. 7. Przed wydaniem decyzji administracyjnej umożliwić stronie wypowiedzenie się, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, stosownie do art. 10 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. 8. W podstawie prawnej wydawanych decyzji administracyjnych przywoływać prawidłowe, aktualne upoważnienia do ich wydawania. 9. Przy sporządzaniu wywiadów środowiskowych stosować przepisy ustawy o pomocy społecznej oraz odpowiedniego rozporządzenia. Obecnie obowiązujące to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 27, poz. 138). 10. Podczas wydawania decyzji w sprawie wysokości opłat za pobyt w Pogotowiu Opiekuńczym w pierwszej kolejności ustalić wysokość opłaty za pobyt, a w drugiej kolejności podejmować decyzje o ewentualnym częściowym albo całkowitym zwolnieniu bądź odstąpieniu od ustalenia opłaty, stosownie do art. 81 ust. 3 i 4 ustawy o pomocy społecznej. 11. W decyzjach administracyjnych dotyczących udzielania pomocy pieniężnej na usamodzielnienie i kontynuowanie nauki oraz pomocy na zagospodarowanie w formie rzeczowej, dla pełnoletnich wychowanków placówek opiekuńczo-wychowawczych i rodzin zastępczych, prawidłowo przywoływać publikator rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2004 r. w sprawie udzielania pomocy na usamodzielnienie, kontynuowanie nauki oraz zagospodarowania Dz. U. z 2005 r. Nr 6, poz. 45 z późn. zm. 6

7 12. W decyzjach administracyjnych wyraźnie wskazywać strony postępowania, stosownie do art. 107 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. 13. Nie przekazywać do domów pomocy społecznej dokumentacji na podstawie której wydawane są decyzje administracyjne i przechowywać ją stosownie do zapisów Instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej Zarządzeniem Nr 17/2001 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielonej Górze z dnia 2 stycznia Wydawać decyzje ustalające opłatę za pobyt w domu pomocy społecznej w tym samym dniu, w którym wydawana jest decyzja o skierowaniu osoby do domu pomocy społecznej, stosownie do art. 59 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. 15. Skrupulatnie pilnować, aby umowy z podmiotami zewnętrznymi, którym Ośrodek zleca zadania z zakresu pomocy społecznej zawierały kontrasygnatę głównego księgowego. Brak kontrasygnaty jest niezgodny z pkt 2 pełnomocnictwa będącego załącznikiem do zarządzenia nr 990/09 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 23 września 2009 r. w sprawie zatrudnienia dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielonej Górze oraz art. 46 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach p5blicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobiegania ich powstawania w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 7