Doskonalenie technik auditowania

Transkrypt

1 Doskonalenie technik auditowania Tomasz Kloze Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S. A.

2 Podejście procesowe Zdrowy rozsądek i logika, będące podstawą podejścia procesowego, są warunkiem skutecznego działania Planuj Działaj Wykonaj Oceń

3 Algorytm logicznego podejścia do auditowania każdego procesu Kto jest jego klientem? Jakie są jego wymagania? Co jest jego wyrobem? Jak wygląda proces? Co stanowi wejście procesu, a co wyjście? Co jest w stanie mierzyć, nadzorować oraz doskonalić?

4 Hierarchia ważności omawianych zagadnień Cel podstawowy - interes organizacji Narzędzie - system zarządzania wg wymagań PN-EN/ISO-IEC Narzędzie systemu - Audit wewnętrzny

5 Przegląd dokumentacji Czy ustalenia zawarte w dokumentach są: kompletne obejmują wszystkie oczekiwane informacje; prawidłowe zgodne z mającymi zastosowanie przepisami, normami i szczegółowymi wymaganiami PCA; spójne wewnętrznie i zewnętrznie; aktualne; obejmują auditowany zakres działalności i mogą być użyte do wsparcia dowodów z auditu; są przejrzyste i jednoznaczne, a tym samym stanowią rzeczywistą podstawę do prowadzenia oceny.

6 W planie auditu należy określić: cele i zakres auditu (auditowane komórki organizacyjne i procesy); kryteria auditu (w tym dokumenty kryterialne PCA); rolę członków zespołu auditującego, a także ekspertów technicznych!,

7 Techniki auditowania Audit z prądem - zgodnie z przebiegiem procesu. (audit procesu, prześledzenie procesu od jego wejścia do wyjścia, sprawdzenie wdrożenia procedury lub zestawu instrukcji) Metoda pozwala sprawdzić zgodność wykonywania pracy z wymaganiami odnośnych dokumentów.

8 Audit pod prąd - odwrotnie do przebiegu procesu. (audit procesu - prześledzenie realizacji zlecenia na badania i jego przeglądu, od wydania sprawozdania z badań, poprzez prześledzenie zapisów dotyczących badań cząstkowych i oceny ich wyników, potwierdzenia prawidłowości pobrania próbki i przeglądu zlecenia oraz jego przyjęcia. Metoda pozwala ocenić system identyfikacji wyrobu, spójność i skuteczność systemu, istnienie systemów nieformalnych.

9 Prowadzenie rozmów: Pamiętajmy: rozmawiamy z osobami z różnych szczebli, pełniącymi różne funkcje w systemie; rozmawiamy w trakcie normalnej pracy; rozmówcy powinni być spokojni, rozumieć powód rozmowy i przyczyny jej dokumentowania; celowe jest rozpoczęcie od prośby o opowiedzenie o wykonywanej pracy; należy unikać pytań sugerujących odpowiedzi; należy podsumować wynik rozmowy i podziękować za współpracę

10 Uzyskiwanie informacji - zadawanie pytań Pętla auditu Pytaj Pytania mogą być otwarte lub zamknięte Obserwuj Proszę to pokazać, zademonstrować Zapisuj Osoby, działy, dokumenty Sprawdzaj Weryfikuj informacje Istotne jest każdorazowe zamknięcie pętli!

11 Pytanie zamknięte - umożliwia odpowiedź TAK lub NIE, na przykład: Czy istnieje procedura nadzorowania zapisów z badań? Czy procedura ta jest przestrzegana? Czy zna pan zakres swoich obowiązków?

12 Pytanie otwarte - zmusza do udzielenia wyjaśnień, na przykład: Dlaczego ta partia próbek jest oznaczona żółtą kartką? Co pan robi, gdy ten przyrząd nie daje się uruchomić? Skąd pani wie, że ten przyrząd dobrze wskazuje?

13 Niezgodność występuje wtedy, gdy spełnione są wszystkie trzy następujące warunki: Potrafimy wskazać odnośne wymaganie Potrafimy wskazać co najmniej jeden fakt niespełnienia tego wymagania Dysponujemy dowodem niespełnienia wymagania Niezgodność powinna być prawidłowo zapisana

14 Przykład na tak: W Laboratorium BZ, w dniu stwierdzono brak potwierdzenia, że sprawozdania z badań nr 23/2014 i 39/2014 zostały przesłane klientowi w sposób zgodny z procedurą PBZ-01, punkt 6.5.

15 Przykłady na nie: W Laboratorium BZ, w dniu stwierdzono brak potwierdzenia, że niektóre sprawozdania z badań zostały przesłane klientowi w sposób zgodny z procedurą PBZ-01, punkt 6.5. W Laboratorium BZ, w dniu stwierdzono brak potwierdzenia, że niektóre sprawozdania z badań zostały przesłane klientowi w sposób prawidłowy.

16 Przykład spostrzeżenia lub uwagi: W Laboratorium BZ, w dniu wątpliwości auditora wzbudził fakt, że niektóre sprawozdania z badań zostały przesłane klientowi w sposób nieco odbiegający od przyjętych ustaleń.

17 Raport z auditu powinien zawierać lub przywoływać: - cele i zakres auditu (komórki organizacyjne i procesy); - identyfikację członków zespołu auditującego; - kryteria auditu; - ustalenia z auditu i wnioski z auditu; a ponadto, jeżeli ma to zastosowanie:

18 - plan i harmonogram auditu: - listę przedstawicieli auditowanego; - ogólny opis wraz z ewentualnymi przeszkodami, mogącymi wpływać na wnioski z auditu; - nie auditowane obszary, objęte zakresem auditu; - różnice zdań pomiędzy auditorami i auditowanymi; - sugestie dotyczące doskonalenia; - uzgodnione plany działań poauditowych.

19 Wartość dodana z auditu Wymierna korzyść dla stron uczestniczących w audicie: Auditowanego, Klienta auditu, Auditora?

20 Audit strony pierwszej Audit wewnętrzny przeprowadzany przez organizację w odniesieniu do prowadzonej przez nią działalności.

21 Wartość dodana dla auditowanego Możliwość przedyskutowania problemów związanych z interpretacją wymagań normy systemowej Możliwość przedyskutowania założeń przyjętych podczas projektowania, dokumentowania i wdrażania systemu

22 Zdefiniowanie stwierdzonych problemów w sposób ukazujący ich prawdopodobne przyczyny, a tym samym ułatwienie określenia działań poauditowych Wskazanie możliwości doskonalenia w zakresie procesów, istniejących rozwiązań systemowych lub efektywności działania

23 Wartość dodana dla klienta auditu Sygnalizowanie problemów związanych z wdrożeniem systemu Wskazywanie niezgodności, które mogą stworzyć problemy podczas różnego rodzaju ocen zewnętrznych

24 Wskazywanie możliwości poprawy skuteczności i efektywności procesów Wskazywanie potencjalnych źródeł nieuzasadnionych kosztów własnych

25 Wartość dodana dla klienta auditu drugiej strony Zidentyfikowanie mocnych i słabych stron potencjalnych partnerów Zdefiniowanie prawdopodobnych przyczyn stwierdzonych problemów

26 Uzyskanie wiarygodnych danych umożliwiających oszacowanie ryzyka związanego z przyszłą współpracą Uzyskanie informacji dotyczących obszarów wymagających doinwestowania przed rozpoczęciem współpracy, obejmujących zarówno zakres takich inwestycji, jak też ich koszt

27 Podsumowanie Możliwość dostarczenia wartości dodanej w odniesieniu do wszystkich wyżej wymienionych rodzajów auditów oraz stron auditu, uzależniona jest od kompetencji przeprowadzających te audity od auditorów

28 Od auditorów oczekiwać należy: Prawidłowej interpretacji kryteriów auditu, Wiedzy pozwalającej na kompleksowe spojrzenie na rozwiązania systemowe, Umiejętności współpracy z auditowanymi, Wiedzy umożliwiającej szacunkową ocenę efektywności stosowanych rozwiązań i przedstawienie propozycji doskonalenia.

29 A zatem, patrząc na sprawę przez pryzmat omawianych tu zagadnień, gdzie mieści się w nich wartość dodana dla tak istotnej strony auditu jaką stanowi auditor?

30 Biorąc pod uwagę wszystkie trzy rodzaje auditów mogą to być: Pieniądze Przydatność Prestiż Samorealizacja

31 Kompetencje i ocena auditorów Elementy składające się na kompetencje auditora Wykształcenie Wiedza i umiejętności Doświadczenie zawodowe Szkolenie auditorskie Cechy osobowości Praktyka auditorska

32 Proces oceny kompetencji auditora powinien wynikać z programu auditów i obejmować: określenie poziomu kompetencji wynikającego z potrzeb programu auditów; ustalenie kryteriów oceny; dobór odpowiednich metod oceny; przeprowadzenie oceny.

33 Wiedza i umiejętności Ogólna wiedza i umiejętności auditora powinny obejmować: a) zasady, procedury i techniki auditu; b) system zarządzania i dokumenty odniesienia; c) uwarunkowania organizacyjne; d) prawo, przepisy i inne wymagania dotyczące danego sektora działalności.

34 A ponadto (! ): Znajomość systemów i technik informacyjnych dotyczących zatwierdzania, zabezpieczania, dystrybucji i nadzorowania dokumentów, danych i zapisów.

35 Najczęściej popełniane błędy auditorów: Zbyt częste stosowanie postawy Rodzica Próba narzucenia znanych lub własnych rozwiązań Nadinterpretacja wymagań zawartych w kryteriach auditu Nadgorliwość w wyszukiwaniu niezgodności - dusza inspektora

36 Dziękuję za uwagę