Płace Optivum. Konfiguracja skrzynki nadawczej, z której wysyłane będą paski do pracowników

Transkrypt

1 Płace Optivum Jak drogą elektroniczną wysyłać pracownikom paski z list płac? Program Płace Optivum wyposażany jest w mechanizm umożliwiający wysyłanie pasków z zatwierdzonych list płac za pomocą poczty pracownikom, którzy wyrazili na to zgodę. Do tego celu niezbędne jest założenie konta na dowolnym portalu internetowym, z którego będą wysyłane paski oraz odpowiednie skonfigurowanie ustawień programu Płace Optivum. Konfiguracja skrzynki nadawczej, z której wysyłane będą paski do pracowników 1. W menu Skoroszyt wybierz pozycję Konfiguracja programu, a następnie w drzewie danych gałąź Narzędzia/ Wysyłanie pasków em. 2. W panelu po prawej stronie kliknij przycisk zmień i wypełnij pola formularza Konfiguracja wysyłania pasków em: - Adres serwera poczt. wych.(smtp): informacje o adresie serwera można znaleźć w parametrach (opcjach) skrzynki pocztowej , z której będą wysyłane paski lub w wyszukiwarce Google; - Port serwera poczt. wych. (SMTP): podobnie jak nazwa serwera, informacje o numerze portu również można znaleźć w parametrach (opcjach) skrzynki mailowej, z której będą wysyłane paski oraz w wyszukiwarce Google; - Połączenie szyfrowane (SSL): w tym polu należy zaznaczyć, czy połączenie jest szyfrowane, ustawiając odpowiednio parametr T-tak lub N-nie; ta informacja również znajduje się w opcjach skrzynki nadawczej lub wyszukiwarce Google; - Adres nadawcy: w tym miejscu należy wpisać adres mailowy, z którego będą wysyłane paski droga elektroniczną; - Nazwa nadawcy: wpisana w tym miejscu nazwa będzie się wyświetlać w wiadomości, którą otrzyma pracownik; - Użytkownik: nazwa użytkownika to cały adres mailowy lub tylko część adresu poprzedzająca

2 Płace Optivum. Jak drogą elektroniczną wysyłać pracownikom paski z list płac? 2/5 - Hasło: w tym polu należy wpisać hasło, które jest wprowadzane przy logowaniu do skrzynki pocztowej, z której będą wysyłane paski drogą elektroniczną. 3. Kliknij przycisk OK. Konfiguracja danych pracowników, którym wysyłane będą paski Dane pracowników, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie pasków z list płac za pomocą poczty , można skonfigurować na dwa sposoby: indywidulanie w kartotekach lub z wykorzystaniem operacji seryjnej. Sposób I w kartotekach pracowników 1. W menu Kartoteki wybierz pozycję Dane osobowe, następnie z listy osób po lewej stronie wybierz pracownika, dla którego będą wprowadzane dane. 2. W sekcji Adresy wprowadź adres pracownika (klikając odpowiedni przycisk zmień). 3. W sekcji Wysyłanie informacji em kliknij przycisk zmień i wypełnij wyświetlony formularz. Jeśli pasek ma być przesyłany w postaci niezaszyfrowanej, to w polu zgoda na wysyłanie pasków ustaw pozycję T tak, pozostałe pola pozostaw z ustawieniem N nie.

3 Płace Optivum. Jak drogą elektroniczną wysyłać pracownikom paski z list płac? 3/5 Pasek w postaci niezaszyfrowanej przesyłany jest do pracownika za pomocą poczty elektronicznej w załączniku jako plik html. Otwiera się go w tradycyjny sposób, jak każdy załącznik do listu elektronicznego. Jeśli pasek ma być przesyłany w postaci zaszyfrowanej, to w polach zgoda na wysyłanie pasków oraz paski zaszyfrowane ustaw pozycję T tak, natomiast w polu szyfrowane kluczem publicznym ustaw pozycję N nie. Pasek zaszyfrowany jest przesyłany w załączniku w postaci pliku spakowanego w formacie zip. Do otwarcia pliku niezbędne jest podanie hasła numeru PESEL pracownika. Jeśli pasek ma być szyfrowany kluczem publicznym, to w pierwszych trzech polach ustaw pozycję T- tak, w polu klucz publiczny wprowadź klucz dostarczony przez pracownika, korzystając z przycisku wczytaj klucz publiczny. Pasek zaszyfrowany kluczem publicznym przesyłany jest w załączniku w postaci pliku zaszyfrowanego algorytmem RSA, do otwarcia którego wymagane będzie użycie klucza. Konfiguracja opcji wysyłania pasków zaszyfrowanych kluczem publicznych jest możliwa jedynie w indywidualnych kartotekach pracowników (nie można ich skonfigurować poprzez operacje seryjne). 4. Kliknij przycisk OK.

4 Płace Optivum. Jak drogą elektroniczną wysyłać pracownikom paski z list płac? 4/5 Sposób II seryjnie 1. W menu Operacje wybierz polecenie Operacje seryjne, a następnie w drzewie danych wybierz gałąź Wysyłanie informacji em/adresy Za pomocą przycisku wybór osób wyświetl odpowiednią listę pracowników. 3. Kliknij przycisk zmień i w oknie, które się pojawi, wprowadź adresy pracowników. 4. Zaakceptuj zmiany przyciskiem Zapisz wszystkie pozycje lub Zapisz zaznaczone pozycje. 5. W drzewie danych wybierz gałąź Wysyłanie informacji em/wysyłanie pasków. 6. Kliknij przycisk zmień i w oknie, które się pojawi, zaznacz, który pracownik wyraził zgodę na otrzymywanie pasków drogą elektroniczną oraz czy wysyłane paski mają być spakowane i zabezpieczone hasłem (paski zaszyfrowane). Operację uzupełniania poszczególnych wierszy ułatwia funkcja Wypełnij kolumnę dostępna w menu podręcznym przywołanym na kolumnie, która umożliwia wprowadzenie tej samej wartości do całej kolumny. 7. Zaakceptuj zmiany przyciskiem Zapisz wszystkie pozycje lub Zapisz zaznaczone pozycje. Proces wprowadzania danych i konfiguracji parametrów potrzebnych do przeprowadzenia operacji wysyłania pasków jest jednorazowy. Jeśli osoba naliczająca płace wprowadzi wszystkie potrzebne informacje, to po zatwierdzeniu kolejnych list płac można od razu przystąpić do wysłania pasków drogą elektroniczną.

5 Płace Optivum. Jak drogą elektroniczną wysyłać pracownikom paski z list płac? 5/5 Wysyłanie pasków pracownikom, którzy wyrazili na to zgodę 1. Uruchom moduł Wysyłanie pasków em. W menu Operacje wybierz polecenie Wymiana (eksport/ import). W drzewie danych wybierz gałąź Wysyłanie informacji em/ Wysyłanie pasków. Kliknij przycisk Moduł wysyłania pasków. Moduł Wysyłanie pasków em można również uruchomić z menu Listy płac/ Umowy o pracę zarchiwizowane po wybraniu listy w drzewie danych należy przejść na kartę W układzie pasków i kliknąć przycisk wyślij paski em. 2. W drzewie danych odszukaj i zaznacz listę, z której wysyłane będą paski. W panelu po prawej stronie na liście osób postawione zostaną znaczniki przy nazwiskach tych osób, dla których skonfigurowano parametry wysyłania pasków. 3. Kliknij przycisk Wyślij paski zaznaczonym osobom lub Wyślij paski wszystkim osobom. Po zakończonej operacji na ekranie pojawi się komunikat informujący o poprawnym wysłaniu pasków do wybranych osób.