OPIS DLA UśYTKOWNIKA, DEDYKOWANEGO SYSTEMU LOJALNOŚCIOWEGO CEFARM BIAŁYSTOK DLA KS-APTEKA WINDOWS

Transkrypt

1 OPIS DLA UśYTKOWNIKA, DEDYKOWANEGO SYSTEMU LOJALNOŚCIOWEGO CEFARM BIAŁYSTOK DLA KS-APTEKA WINDOWS I. Informacje ogólne jest rozszerzeniem systemu KS-APTEKA umoŝliwiającym rejestrowanie zdarzeń oraz wykonywanie operacji w ramach programu lojalnościowego. Rozszerzenie systemu obejmuje następujące funkcje: 1.1.Skonfigurowanie pracy dedykowanego systemu lojalnościowego, 1.2.Zarejestrowanie transakcji sprzedaŝy oraz naliczenie punktów w ramach tej transakcji według ustalonych w programie lojalnościowym reguł, 1.3.Przeprowadzenie wymiany punktów na nagrody, 1.4.Przeprowadzenie operacji wymiany karty na nową, 1.5.wdzenie salda uczestnika programu, 1.6.Przygotowanie raportu z wykonywanych operacji oraz przesłanie go wraz z synchronizacją danych wymaganych przez program. Odpowiednie rozszerzenia zostały włączone w moduły APW11-SprzedaŜ, APW41-Administrator oraz APW44-Komunikacja. II. Opis funkcjonalności 1. Skonfigurowanie pracy dedykowanego systemu lojalnościowego Wstępne skonfigurowanie pracy systemu lojalnościowego wykonywane jest w module APW41- Administrator > Opcje modułów > Wspólne - System lojalnościowy. Rys. 1 Okno ustawień parametrów konfiguracyjnych dla dedykowanego systemu lojalnościowego Strona 1 z 9

2 Kolejne opcje ustawień zawierają: Aktywny dedykowany system lojalnościowy - włączenie dedykowanego systemu lojalnościowego spowoduje, Ŝe na wszystkich stanowiskach sprzedaŝy operacje sprzedaŝy zarejestrowane z kartą lojalnościową są odpowiednio rejestrowane w ramach systemu lojalnościowego, Identyfikator apteki w dedykowanym systemie lojalnościowym - kod apteki w dedykowanym systemie lojalnościowym przydzielany jest przez organizatora dedykowanego systemu lojalnościowego i dla poprawnego działania powinien być odpowiednio wypełniony, ŚcieŜka do katalogu dedykowanego systemu lojalnościowego - ścieŝka dedykowanego systemu lojalnościowego wskazuje na strukturę katalogów zawierających wszelkie potrzebne dane oraz zapewniającą poprawną współpracę z modułem komunikacyjnym i serwerem centralnym. Struktura ta jest wspólna dla wszystkich stanowisk i powinna znajdować się na serwerze (C:\PROGRAM FILES\COMARCH\LLSS\LOYALTY\). Na końcówkach opcja ta powinna wskazywać na katalog umieszczony na serwerze, Czas oczekiwania na wyliczenie ilości punktów parametr ten określa czas oczekiwania w sekundach na odpowiedź serwera centralnego dotyczącą ilości punktów zebranych na danej karcie, Czas oczekiwania na funkcję redempcji parametr określający czas oczekiwania w sekundach na odpowiedź serwera centralnego dotyczącą wydania nagrody, Czas oczekiwania na sprawdzenie stanu konta parametr określający czas oczekiwania w sekundach na odpowiedź serwera centralnego dotyczącą stanu konta danej karty, Czas oczekiwania na synchronizację parametr określający czas oczekiwania w sekundach na połączenie z serwerem centralnym, Czas oczekiwania na funkcję wymiany karty parametr określający czas oczekiwania w sekundach na odpowiedź serwera centralnego dotyczącą wymiany danej karty. 2. Zarejestrowanie transakcji sprzedaŝy oraz naliczenie punktów w ramach dedykowanego systemu lojalnościowego Zarejestrowanie transakcji jako transakcji w ramach dedykowanego systemu lojalnościowego odbywa się bezpośrednio przed ostatecznym zatwierdzeniem transakcji pacjenta. W dolnej linii ekranu wyświetlana jest informacja Wprowadź kartę lojalnościową Ctrl + L (rys. 2). W tym momencie moŝna dokonać odczytu kodu kreskowego z karty lojalnościowej lub wcisnąć klawisz Ctrl+L przechodząc do okna wprowadzenia kodu kreskowego i dodatkowych informacji. Strona 2 z 9

3 Rys. 2 Ekran sprzedaŝy w czasie zatwierdzania sprzedaŝy dla pacjenta Rys. 3 Okno odczytu kodu kreskowego z karty lojalnościowej Numer karty lojalnościowej w przypadku braku moŝliwości odczytu kodu kreskowego moŝe być wprowadzony ręczne. Po wprowadzeniu numeru karty, opcjonalnie, mogą być wprowadzone dodatkowe informacje. Reguły ewentualnego wprowadzania danych w pola określane są przez organizatora systemu lojalnościowego. Po ostatecznym zatwierdzeniu transakcji, w ramach informacji o sprzedaŝy dla danego pacjenta wyświetlana jest linia informacyjna zawierająca numer karty lojalnościowej oraz ewentualne saldo karty (jeśli serwer centralny zdąŝył odpowiedzieć w zadanym czasie) ( rys. 4). Strona 3 z 9

4 Rys. 4 erdzona obsługa pacjenta w trybie programu lojalnościowego 3. Przeprowadzenie wymiany punktów na nagrody Operacja wykonywana jest w module APW44-Komunikacja w funkcji System Lojalnościowy > Wydanie Nagrody. Pierwszą czynnością jest odczyt numeru karty czytnikiem lub wprowadzenie go ręczne (rys. 5). Rys. 5 Wprowadzenie numeru karty podczas operacji wydania nagrody Kolejnym etapem jest wybór wydawanej nagrody. Na ekranie (rys. 6) podawana jest informacja z listą nagród. Skrajna lewa kolumna zawiera informację o przeznaczeniu nagrody (dla pacjenta, dla apteki, dla właścicieli). Kolejno podany jest kod nagrody, jej nazwa oraz liczba punktów potrzebnych do wydania nagrody. W dolnej części ekranu podawany jest krótki opis podświetlonej nagrody. Strona 4 z 9

5 Rys. 6 Wybór rodzaju nagrody Po wybraniu i zatwierdzeniu nagrody, naleŝy wprowadzić liczbę wydawanych nagród (rys. 7). Po zatwierdzeniu ilości i poprawnym przeprowadzeniu operacji wyświetlany jest komunikat Redempcja wykonana poprawnie. Rys. 7 Wprowadzenie ilości wydawanych nagród 4. Przeprowadzenie operacji wymiany karty na nową Operacja wykonywana jest w module APW44-Komunikacja w funkcji System Lojalnościowy-> Wymiana Karty Nieczytelnej. Pierwszą czynnością jest wprowadzenie starego numeru karty czytnikiem lub ręczne (rys. 8) następnie pojawi się podobne okno do wczytania numeru nowo wydawanej karty. Po zatwierdzeniu numeru nowej karty, całą operację naleŝy ostatecznie zatwierdzić (rys. 9). Po zatwierdzeniu wyświetlany jest komunikat, czy operacja przebiegła poprawnie czy teŝ jest niemoŝliwa do wykonania. Strona 5 z 9

6 Rys. 8 Wprowadzenie starego numeru karty w operacji wymiany karty Rys. 9 erdzenie operacji wymiany kart 5. wdzenie salda uczestnika programu Operacja wykonywana jest w module APW44 Komunikacja w funkcji System Lojalnościowy > wdzanie Stanu Konta. Pierwszą czynnością jest wprowadzenie numeru karty czytnikiem lub ręczne (rys 10). Rys.10 Wprowadzanie numeru karty Po jego wprowadzeniu wyświetlana jest informacja o saldzie danej karty (rys. 11). Rys.11 Saldo konta wdzanie salda konta dostępne jest równieŝ w module APW11 SprzedaŜ za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl + S. Strona 6 z 9

7 6. Przygotowanie raportu z wykonywanych operacji oraz przesłanie go wraz z synchronizacją danych wymaganych przez program Po zakończeniu dnia pracy powinna zostać wykonana operacja utworzenia raportu z wszystkich wykonanych operacji lojalnościowych. Odpowiednie funkcje znajdują się w module APW44-Komunikacja w menu System Lojalnościowy > Raport i synchronizacja. Po wybraniu opcji naleŝy podać okres za który ma być sporządzony raport (np. bieŝący dzień) (rys.12). Utworzone raporty zostaną zapisane w katalogu określonym wcześniej w ustawieniach systemu i zostaną przekazane przez moduł transmisyjny do serwera centralnego. Rys.12 Wprowadzanie zakresu dat w celu wykonania raportu UWAGA!! Raport z transakcji lojalnościowych jest generowany automatycznie podczas uruchamiania modułu APW11 SprzedaŜ raz dziennie. Z tego teŝ powodu ręczne uruchomienie powyŝszej funkcji wskazane jest wyłącznie w sytuacjach awaryjnych np. gdy automatyczna synchronizacja nie powiodła się z powodu braku połączenia z serwerem systemu lojalnościowego. Strona 7 z 9

8 PROTOKÓŁ ZAKOŃCZENIA WDROśENIA PRODUKTU W APTECE PARAMETR SERWISANT APTEKA Nazwa Adres Zespół szkoleniowy Data Godzina Rozpoczęcia instalacji Zakończenia instalacji Tryb instalacji* Odległość od Serwisanta do Apteki (w km w obie strony)** Uwagi: Ekonomiczny Zwykły Ekspresowy * proszę zaznaczyć tryb zgodnie z przesłanym zleceniem instalacji ** wypełnić tylko w przypadku realizacji zlecenia dla trybu Zwykłego lub Ekspresowego PROCEDURA INSTALACJI I URUCHUMIENIA PRODUKTU 1. Instalacja i Uruchomienie Produktu dokonywane jest przez Serwisanta. 2. Serwisant ma obowiązek sprawdzić kompletność i prawidłowość kaŝdej instalacji Produktu na serwerach i stacjach roboczych, zgodnie ze Specyfikacją Instalacji. PROCEDURA ODBIORU WDROśENIA 1. Uruchomiony Produkt winien pracować zgodnie z Instrukcją UŜytkownika. 2. Reprezentant Apteki ma prawo dokonać sprawdzenia działania wszystkich funkcji Produktu. 3. Funkcja uwaŝana jest za niepoprawną, jeŝeli nie realizuje zadań opisanych w Instrukcji UŜytkownika. 4. JeŜeli wśród badanych funkcji Produktu, co najmniej 10% funkcji oznaczono jako niepoprawne, reprezentant Apteki nie dokonuje odbioru i wyznacza termin następnego odbioru. 5. JeŜeli wśród badanych funkcji Produktu mniej niŝ 10% funkcji oznaczono jako niepoprawne, reprezentant Apteki dokonuje odbioru warunkowego Produktu i wyznacza onawcy termin na usunięcie wad. 6. JeŜeli uruchomiony Produkt i wybrane funkcje nie ujawniają nieprawidłowości w działaniu, reprezentant Apteki dokonuje odbioru Produktu bez. 7. Podpisanie Protokołu przez Serwisanta i reprezentanta Apteki (lub jednostronnie przez Serwisanta w przypadku nieuzasadnionej odmowy podpisania protokołu przez reprezentanta Apteki) kończy odbiór WdroŜenia Produktu. 8. W przypadku, kiedy Uruchomienie nie jest moŝliwe z przyczyn leŝących po stronie Apteki lub Zamawiającego, onawcy naleŝy się wynagrodzenie z tytułu dojazdu i jednej godziny wdroŝenia. 9. W przypadku, kiedy Uruchomienie nie jest moŝliwe z przyczyn leŝących po stronie onawcy lub Serwisanta, wynagrodzenie nie przysługuje i Strony wyznaczają kolejny termin WdroŜenia. Lp. PARAMETR ODBIORU OCENA (zakreślić jedną) 1 Instalacja Produktu (w tym instalacja LLSS produkcji Comarch S.A., w wersji przekazanej przez Zamawiającego) Warunkowa Niepoprawna 2 Uruchomienie Produktu, rozumiane między innymi jako nawiązanie komunikacji pomiędzy Produktem, poprzez LLSS z systemem centralnym 3 Szkolenie 4 wdzenie Funkcjonalności Produktu:* ZAREJESTRUJ PARAGON Pobierz pozycję paragonu (kod sprzedawcy, kod apteki, datę i godzinę transakcji, metodę płatności), Oznacz paragon numerem karty lojalnościowej (odczytaj kod kreskowy karty lub wpisz ręcznie z klawiatury), Oznacz paragon dodatkowym parametrem (odczytaj kod kreskowy karty lub wpisz ręcznie z klawiatury), Strona 8 z 9

9 ROZLICZANIE PARAGONU Taryfa wartościowa dla określonej kwoty transakcji przypisz ilość punktów funkcja liniowa, Taryfa ilościowa dla określonych kodów produktów przemnóŝ ilość przez liczbę punktów, Dla zarejestrowanego paragonu wylicz punkty lojalnościowe z uwzględnieniem w/w taryf lojalnościowych, ZAPISANIE TRANSAKCJI LOJALNOŚCIOWEJ Zapisz transakcję lojalnościową (numer karty, zawartość paragonu, punkty lojalnościowe), Oznacz transakcję (punktem sprzedaŝy, datą, godziną transakcji, formą płatności, unikalnym numerem, kodem aptekarza), PREZENTOWANIE SALDA PokaŜ na dostępnych mediach saldo punktowe transakcji (przeliczanie paragonu), PokaŜ na dostępnych mediach saldo punktowe globalne (pochodzące z wcześniejszej synchronizacji), Wydrukuj na paragonie saldo punktowe z transakcji (o ile jest to technicznie moŝliwe), WYMIANA KARTY ZNISZCZONEJ Podaj numer starej karty, Wczytaj numer nowej karty, Zapisz obydwa numery, Wydrukuj potwierdzenie wykonania operacji (2 kopie: dla aptekarza i pacjenta), TRANSMISJA Przygotuj dane do transmisji, Wywołaj zewnętrzną aplikację kompresującą (dostarczoną przez klienta), Wywołaj transmisję (zewnętrzna aplikacja dostarczona przez klienta), Pobierz plik taryfowy, katalog nagród i saldo, REDEMPCJA Wczytaj numer karty, kod i nazwę prezentu, ilości sztuk, Przelicz niezbędne do zakupu punkty lojalnościowe, Potwierdź saldo lojalnościowe, wdź czy istnieje w Lokalizacji redempcja na daną kartę nie wysłana do Centrali, JeŜeli saldo jest wystarczające zapisz transakcję, Wydrukuj potwierdzenie wykonania operacji (2 kopie: dla aptekarza i pacjenta), REVERSAL Wczytaj numer karty, kod i nazwę prezentu, ilości sztuk, Potwierdź saldo lojalnościowe, Zapisz transakcję, Wydrukuj potwierdzenie wykonania operacji (2 kopie: dla aptekarza i pacjenta), * proszę zakreślić odpowiednią ocenę Serwisant Apteka Data, pieczątka i podpis Data, pieczątka i podpis Strona 9 z 9