Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego z dnia. OPIS SYSTEMU

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego z dnia. OPIS SYSTEMU System informatyczny będący przedmiotem projektu ma służyć usprawnieniu współpracy gospodarczej między przedsiębiorstwem W.P.I.P. i jego kooperantami. Przy realizacji kontraktów na prace budowlane miedzy Wykonawcą zadania a jego podwykonawcami i dostawcami materiałów dochodzi do: Wymiany danych dot. ofert na realizację prac częściowych Wyboru podwykonawcy lub dostawcy materiałów dla konkretnego etapu budowy Przesłania zamówień na usługi lub materiały i ich potwierdzenia Ustalenia harmonogramu rzeczowego współpracy Ustalenia planu finansowego współpracy Wymiany informacji na temat realizacji konkretnych etapów usługowych bądź dostaw materiałów w tym dokumentów magazynowych i faktur zakupu Przesyłania dokumentów protokołów odbioru i uwag do nich Kontroli procesu współpracy i eliminacji nieprawidłowości w jej przebiegu Zadaniem nowego systemu będzie: Identyfikacja podwykonawców i dostawców materiałów na podstawie informacji zebranych w bazie danych nadzorowanej przez Serwer Projektów Budowlanych. Przechowywanie i uaktualnianie opisu kompetencji podwykonawców poprzez zapisywanie danych w bazie danych nadzorowanej przez Serwer Projektów Budowlanych Przechowywanie i uaktualnianie opis produktów dostawców materiałów, wprost z systemu W.P.I.P lub dzięki przesyłaniu danych z i do systemów kooperantów w formacie EDI XML przy użyciu Serwera Generatora wymiany danych Przechowywanie i uaktualnianie bazy ofert na usługi i dostawy materiałów, wprost z systemu W.P.I.P lub dzięki przesyłaniu danych z i do systemów kooperantów w formacie EDI XML przy użyciu Serwera Generatora wymiany danych Tworzenie historii współpracy WPIP z jej kooperantami poprzez zapisywanie w bazie danych nadzorowanej przez Serwer Projektów Budowlanych historii zrealizowanych wspólnie kontraktów, dostaw materiałów, problemów wynikłych w czasie współpracy wraz ze sposobem ich rozwiązania i skutkami ich wyniknięcia na realizację projektu jako całości. Ta funkcjonalność systemu dostępna jest zarówno z aplikacji desktopowych jak i webowych do zarządzania projektami organizacji W.P.I.P jak i dla kooperantów w ich systemach dzięki użyciu Serwera Projektów Budowlanych i współpracującego z nim Serwera Generatora wymiany danych Przyjmowanie i składowanie dokumentów umów miedzy stronami o wykonanie robót, dostawy materiałów lub innych wraz z historią ich wersji i zmian. System umożliwi publikację wzorów umów dla pracowników W.P.I.P jak i kooperantów. Wypełnianie i edycję tych dokumentów dla

2 konkretnych budów i ich etapów a dalej składowanie ich w bazie danych nadzorowanej przez Serwer Projektów Budowlanych wraz z historią ewentualnych zmian i aneksów. Będzie to możliwe dla pracowników generalnego wykonawcy jak i kooperantów dzięki użyciu Serwera Projektów Budowlanych i współpracującego z nim Serwera Generatora wymiany danych Tworzenie bazy ocen realizacji powierzonych zadań dla kooperantów, konieczne dla weryfikacji kompetencji kooperantów zgłoszonych wcześniej, usprawniania współpracy, eliminacji niekorzystnych zjawisk przy wspólnej realizacji przedsięwzięć budowlanych, polepszenia efektywności w trakcie procesu budowlanego. Funkcjonalność dostępna dla pracowników WPIP w aplikacjach desktopowych i webowych do zarzadzania projektami jak i dla partnerów businessowych w ich systemach informatycznych dzięki użyciu Serwera Projektów Budowlanych i współpracującego z nim Serwera Generatora wymiany danych. Przesyłanie elektronicznych zamówień, w formacie EDI XML, na materiały bądź usługi ze strony W.P.I.P jako generalnego wykonawcy projektu budowlanego do swoich kooperantów jako podwykonawców określonych zadań branżowych lub dostawców materiałów na konkretne etapy przedsięwzięcia. Możliwe do realizacji dzięki oprogramowaniu do ewidencji magazynowej, zamówień i zakupów danych oraz Serwerowi Generatorowi wymiany danych z i do systemów kooperantów w formacie EDI XML. Ma celu obniżenie pracochłonności tego procesu zmniejszenie ryzyka wystąpienia pomyłek w zamówieniach (co zdarza się przy tradycyjnym zamawianiu mailem lub faksem) Przyjmowanie elektronicznych potwierdzeń w/w zamówień. Podobnie jak w punkcie w/w dot zamówień potwierdzenia na nie mogą być wysyłane przez kooperantów elektronicznie w formacie EDI XML po to żeby automatycznie je dalej przetworzyć bez potrzeby dodatkowych czynności edycyjnych ze strony generalnego wykonawcy. Przekazywanie zadań dla podwykonawców za pośrednictwem Serwera Projektów Budowlanych i Serwera Generatora wymiany danych z systemami kooperantów. Ta funkcjonalność służy elektronicznemu poinformowaniu kooperantów wykonujących konkretne prace lub etapy na rzecz generalnego wykonawcy (W.P.I.P) jakie zadania im powierzono, jaki jest czas ich wykonania i powiązania technologiczne z innymi zadaniami, z kim maja oni współpracować przy ich realizacji, jaki budżet został zatwierdzony do ich wykonania i kiedy planowane jest rozliczenie tych zadań. Przyjmowanie potwierdzeń i raportów o realizacji. System po jednorazowym ustaleniu sposobu raportowania będzie automatycznie generował szablony raportów do wypełnienia przez kooperantów i dystrybuował je przez Serwer Projektów i Serwer Generator wymiany danych. Wypełnianie raportów i ich czytanie możliwe będzie w aplikacjach webowych do zarzadzania projektami, oraz w systemach informatycznych kooperantów. Sposób raportowania i szablony raportów wraz z listami użytkowników W.P.I.P i kooperantów oraz ich pracowników można zmieniać okresowo w każdym projekcie budowlanym niezależnie. Przyjmowanie informacji o problemach w trakcie realizacji. Kooperanci będą mogli w swoim systemie informatycznym zanotować dowolny problem związany z realizacją projektu i przekazać go do systemu B2B za pośrednictwem Serwera Generatora wymiany danych. System automatycznie powiadomi kierownika projektu i wskazanych uczestników przedsięwzięcia ze

3 strony generalnego wykonawcy oraz osoby ze strony kooperantów o powstaniu problemu i jego umiejscowieniu budowa i jej etap. Uczestnicy projektu będą mogli dyskutować o jego rozwiązaniu za pośrednictwem aplikacji webowych do zarzadzania projektami, lub wymieniać elektronicznie swoje opinie oraz zapisać wnioski i podjętą decyzję za pośrednictwem Serwera Projektów i Serwera Generatora wymiany danych. W trakcie procesu rozwiązywania problemu możliwe jest przeprowadzenie symulacji różnych sposobów jego załatwienia wraz z analizą skutków wybrania konkretnej metody naprawczej dla harmonogramu i budżetu przedsięwzięcia budowalnego. Uaktualnianie i ponowne rozesłanie harmonogramów pracy kooperantów. Pracownicy kooperantów mogą w swoich systemach informatycznych odczytywać zadania dla siebie ale także nanosić zwrotnie informacje o postępie swoich prac które będą analizowane przez generalnego wykonawcę (W.P.I.P) i zatwierdzane przez niego jako wykonane. Analizatorzy (odbiorcy informacji) będą informowani przez system automatycznie alertami mailowymi o otrzymaniu nowych danych z Serwera Projektów i Serwera Generatora wymiany danych do których zapisali je kooperanci korzystając z formatu EDI XML. Analiza i decyzje pracownicy W.P.I.P mogą wykonywać zarówno w aplikacjach webowych jak i desktopowych do zarządzania projektami. Publikacja planu finansowego współpracy. Podobnie jak w sprawach przydzielania zadań w czasie i zgodnie z technologią przyjętą w projekcie również plan finansowy (budżet całego projektu i poszczególnych etapów) można stworzyć w systemie i opublikować w grupie uczestników robót budowlanych. Zarówno pracownicy generalnego wykonawcy jak i kooperanci mogą się z nim zapoznać, proponować zmiany i akceptować je. Znakomicie ułatwia to wymianę danych między nimi i podejmowanie ostatecznych decyzji finansowych dot. współpracy, publikację ich w automatyczny sposób, obniża pracochłonność i zmniejsza ryzyko nieporozumień. Posłużą do tego po stronie Wnioskodawcy aplikacje desktopowe do zarządzania projektami, Serwer Projektów i Serwer Generator wymiany danych a po stronie partnerów ich systemy informatyczne. Przyjmowanie zmian i poprawek do planu finansowego zgłaszanych przez kooperantów z ich systemów informatycznych. Jak w punkcie dot. publikacji planu finansowego. Zmiany tego planu mogą być rejestrowane automatycznie przez Serwer Generator wymiany danych Serwer Projektów Budowlanych. System sam poinformuje pracowników W.P.I.P o zmianach i umożliwi ich przeglądanie i edycję w aplikacjach desktopowych i webowych do zarządzania projektami. Przyjmowanie dokumentów magazynowych i faktur zakupu od kooperantów w formacie EDI XML. W ten sposób dzięki powiązaniu miedzy różnymi programami do wystawiania tych dokumentów w firmie generalnego wykonawcy i jego kooperantów wyeliminuje się konieczność przepisywania papierowych dokumentów magazynowych i faktur. Dokumenty magazynowe potwierdzające wydanie towaru z magazynu kooperanta (WZ) transmitowane w formacie EDI XML z programu który on na co dzień do tego używa w elektroniczny sposób trafią do firmy generalnego wykonawcy i zostaną tam przyjęte do ewidencji magazynowej / zakupowej (PZ) bez potrzeby uciążliwego ręcznego przepisywania. Podobnie faktury sprzedaży kooperanta które dla W.P.I.P są fakturami zakupu będą przekazywane również w formie elektronicznej i zmniejszy się ich pracochłonność przyjmowania do ewidencji zakupów w firmie generalnego wykonawcy. Dalej usprawni się i przyspieszy wymiana informacji co w tak ważnej dziedzinie jak proces zakupów i

4 powiązane z nimi procedury magazynowe jest bardzo ważne dla właściwej współpracy gospodarczej między stronami. Wymianę danych między systemami kooperantów a programem do ewidencji magazynowej, zamówień i zakupów w formacie EDI XML zapewni Serwer Generator wymiany danych Przyjmowanie i składowanie dokumentów protokołów odbiorów wraz z historią ich wersji i zmian. Każdy etap prac jak również cały kontrakt są opisane po zakończeniu protokołami odbioru robót budowalnych. Aplikacje desktopowe i webowe współpracujące z Serwerem Projektów umożliwią publikację wzorów protokołów dla pracowników W.P.I.P jak i kooperantów. Wypełnianie i edycję tych dokumentów dla konkretnych budów i ich etapów i składowanie ich w bazie danych wraz z historią ewentualnych zmian i aneksów będzie można wykonać zarówno po stronie WPIP jak i partnerów z uwagi na transmisję danych przez Serwer Generator wymiany danych z i do systemów informatycznych partnerów. Kontrolowanie kluczowych parametrów współpracy i publikacja ich wyników dla kooperantów. W procesie wdrożenia oprogramowania do zarządzania projektami można wybrać wskaźniki dot. mierzenia efektywności współpracy przy realizacji projektów budowlanych i ustalić sposób ich automatycznego wyliczania na podstawie informacji zgromadzonych w bazie danych zarządzanej przez Serwer Projektów. Tak wyliczone wskaźniki można obserwować w aplikacji webowej do zarządzania projektami przez analityków WPIP lub po stronie partnerów w ich systemach informatycznych (dzięki współpracy Serwera Projektów z Serwerem Generatorem wymiany danych i dalej systemami partnerów) GŁÓWNE ZALETY SYSTEMU B2B: 1. Przyspieszenie wymiany informacji między Wnioskodawcą a jego kooperantami z dotychczasowej formy papierowej bądź mailowej na w pełni elektroniczny przesył danych kluczowych dla utrzymania płynnej współpracy przy skomplikowanych przedsięwzięciach inżynieryjnych. W efekcie czego obniżą się koszty bezpośrednie procesu budowalnego 2. Zmniejszenie prawdopodobieństwa pomyłek bądź utraty informacji w wyniku ich zagubienia bądź złego zrozumienia czy pomyłki w powtórnym wprowadzaniu do komputera. Wymieniane informacje będą bowiem tylko raz wprowadzane do systemu przez operatora po czym ich obieg będzie dalej elektroniczny, zmiany wprowadzane przez operatorów rejestrowane i pamiętane oraz publikowane w sposób maksymalnie szybki i prosty w odbiorze z użyciem alertów informacyjnych i ich pojawieniu lub przypominających o następnej fazie ich obróbki (np. weryfikacji, zaopiniowaniu, zatwierdzeniu). Tu również będzie wpływ na obniżenie kosztów bezpośrednich procesu budowlanego na podstawie rzetelnych danych o planach i realizacji przedsięwzięć. 3. Ulepszenie procesu planowania i kontroli realizacji przedsięwzięć budowlanych realizowanych przez WPIP i jej kooperantów a szczególnie obniżenie prawdopodobieństwa błędnych decyzji dot planowania i realizacji budów w czasie i budżecie. Kolejny argument za obniżeniem kosztów bezpośrednich działalności W.P.I.P

5 4. Obniżenie pracochłonności czynności tworzenia i ewidencji dokumentów zarówno po stronie nadawcy jak i odbiorcy informacji co obniży koszty czynności administracyjnych i formalnych (w procesie budowlanym zwane kosztami pośrednimi) 5. Obniżenie kosztów wzajemnej współpracy w tym kosztów zarządzania projektem budowlanym który realizuje wspólnie wiele podmiotów gospodarczych. Dodatkowe obniżenie kosztów pośrednich (np. biurowych, telekomunikacyjnych, administracyjnych) TECHNOLOGIA INFORMATYCZNA SYSTEMU B2B System B2B posadowiony będzie na platformie Microsoft Windows Server 2008 R2 z technologią wirtualizacji Hyper V. Ten nowoczesny system operacyjny umożliwia uruchomienie zarówno serwerów fizycznych jak i wirtualnych o dużej wydajności i bezpieczeństwie pracy. Jako Serwer Projektów Budowlanych posłuży Microsoft Project Server 2010 uruchomiony w środowisku Microsoft Sharepoint Server 2010, zmodyfikowany w procesie wdrożenia poprzez prace programistyczne dla celów specjalistycznego wykorzystania w branży budowlanej. Aplikacją desktopową do zarządzania projektami będzie Microsoft Project Professional 2010 a aplikacją webową Microsoft Project Web Access Systemy informatyczne kooperantów firmy WPIP będą mogły wymieniać dane z firmą Wnioskodawcy dzięki Serwerowi Generatorowi wymiany danych wykonanemu w technologii Microsoft.NET oraz Microsoft Visual Studio.NET. Ewidencja dokumentów magazynowych i faktur zakupu oraz zamówień prowadzona będzie w programie Enova napisanym w technologii Microsoft.NET oraz Microsoft Visual Studio.NET, przystosowanym do wysyłki i odbioru tych dokumentów od kooperantów w formacie EDI XML za pośrednictwem Serwera Generatora wspomnianego wyżej. Bazy danych składników systemu B2B będą utrzymywane w ruchu dzięki silnikowi Microsoft SQL 2008 R2 (bardzo wydajny silnik relacyjnych baz danych, zalecany dla przed producenta Serwera Projektów Budowlanych, Serwera Generatora wymiany danych i oprogramowania Enova). Ochrona Internetowa (firewall) dla systemu B2B wykonana będzie w zalecanym przez producenta platformy Microsoft Windows Server 2008 R2 oprogramowaniu Microsoft ForeFront UAG Dla zarządzania kopiami bezpieczeństwa serwerów (backupami) wykorzystany będzie Microsoft System Center Data Protection Manager 2010 Server Enterprise. Oprogramowanie działać będzie na serwerach marki IBM z rodziny: System x3550 i IBM System x3650 wyposażony w jeden lub kilka (w zależności od roli serwera) wielordzeniowych procesorów INTEL, wysokowydajnej pamięci operacyjne i dyski twarde w technologii SAS. Dane robocze i backupy (kopie zapasowe) składowane będą w macierzy SAN opartej o IBM System Storage DS3400 Dual Controller i 24 dyski SAS o transferze 6 Gbps i pojemności 300 GB każdy oraz 24 dyski SATA pojemności 1 TB każdy co pozwoli uzyskać przestrzeń 3,6 TB na dane robocze o wysokiej niezawodności i szybkości składowania a na backupy przestrzeń 12 TB umożliwiająca składowanie backupów wszystkich serwerów i baz danych przez okres min. miesiąca przy założeniu wykonywania backupów z częstotliwością raz na dobę.