Zapytanie ofertowe (dotyczy zamówienia informatycznego systemu klasy ERP)

Transkrypt

1 Warszawa, r. Zapytanie ofertowe (dotyczy zamówienia informatycznego systemu klasy ERP) I. ZAMAWIAJĄCY NIP KRS II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1) Przedmiotem zamówienia jest zakup informatycznego systemu klasy ERP z funkcjonalnością B2B wraz z instalacją, wdrożeniem, migracją danych, szkoleniami oraz z dostawą do siedziby zamawiającego, w ramach projektu Wdrożenie systemu wspierającego procesy handlowe w firmie REDIX T. KOŚCIESZA I WSPÓLNICY SPÓŁKA KOMANDYTOWA, współfinansowanego ze środków PARP w ramach działania ) Oczekiwania odnośnie wprowadzanego systemu: a) redukcja kosztów, b) eliminacja błędów podczas wprowadzania danych, c) praca na opensource'owej bazie danych, d) integracja wszystkich modułów systemu, e) skrócenie cyklu sprzedaż-fakturowanie-zapłata, f) zarządzanie organizacją pracy, obiegiem zadań i dokumentów oraz procesami w firmie takimi jak: zaopatrzenie i gospodarka magazynowa oraz płatności, budżety, finanse i księgowość, g) informatyzacja produkcji, h) usprawnienie procesów sprzedaży, i) elektroniczna wymiana dokumentów EDI (B2B). 3) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: a) Wymagania ogólne Strona 1 z 5

2 Baza danych i serwer bazy danych oparty o rozwiązania open source: Linux, PostgreSQL, MySQL Wsparcie dla wieloodziałowości i wielofirmowości. Możliwość prowadzenia wielu oddziałów i wielu firm w oparciu o jedną bazę danych, ze wspólną listą indeksów magazynowych, klientów i użytkowników Licencje na wdrażany system musza być dożywotnie b) CRM: wyszukiwanie klientów wg zaawansowanych kryteriów, prowadzenia akcji marketingowych, planowanie i przydzielanie zadań i kontaktów z kontrahentami, nadzór nad terminami, wyznaczanie osób odpowiedzialnych, rejestracja wykonania kontaktów i zadań, prowadzenie projektu i harmonogramowanie zadań w ramach projektu, własny klient pocztowy. c) Sprzedaż: ofertowanie - przygotowanie i wysyłanie ewidencja zamówień od klientów i do dostawców, możliwość realizacji częściowej zamówień i anulowania niezrealizowanych pozycji, wybór technologii (receptury) realizacji produktu, podczas przyjmowania zamówienia, możliwość zapisywania wszystkich dokumentów w formacie pdf i wysyłania mailem. d) Magazyn: możliwość obsługi wielu magazynów, definiowanie wielooddziałowej struktury firmy w ramach jednej, centralnej bazy danych, przyjmowanie i wydawanie towarów na wskazane miejsca magazynowe, możliwość wydawania, przyjmowania oraz przeprowadzania inwentaryzacji na magazynie za pomocą kolektora danych, obsługa kodów kreskowych w wielu standardach w tym kodów 2D, możliwość tworzenia dokumentów magazynowych (PZ, WZ, RW, PW, MM) oraz generowania jednych rodzajów dokumentów z drugiego rodzaju (np. FV z WZ lub z ZO), zapytania ofertowe do dostawców, składanie zamówień, rozbudowane analizy magazynowe: stany na dzień, stany wg partii, towary zalegające, obroty magazynowe, rozliczenia magazynu. e) Produkcja: tworzenie zleceń produkcyjnych, Strona 2 z 5

3 definiowanie wielu technologii do jednego indeksu, wyliczenie cen sprzedaży na podstawie ceny składników, zestawienie wykonania produkcji dla każdego pracownika w ujęciu dziennym, tygodniowym, miesięcznym. f) Finanse i płatności: obsługa rozliczeń i rozrachunków, obsługa limitów kredytowych dla klientów i terminów płatności, rozliczanie zaliczek, wprowadzanie kompensat, obsługa wielu banków i kas, obsługa rachunków i kas walutowych, obsługa kantora walut, automatyczne rozliczanie różnic kursowych, generowanie wezwań do zapłaty i not odsetkowych, wiekowanie należności i zobowiązań, współpraca z systemami bankowymi, analizy dotyczące płatności, g) Księga Handlowa: obsługa rejestrów VAT, księga główna z uwzględnieniem podziału na dzienniki księgowe, wielopoziomowe konta w planie kont, definiowanie elastycznych schematów księgowych, obsługa wymiarów - ośrodków powstawania kosztów i przychodów, przypisywanie wymiarów do kont i dekretacja zapisu, księga inwentarzowa i automatycznie wyliczana amortyzacja, obsługa raportów księgowych: bilans i rachunek wyników, raporty i analizy wg wymiarów, 4) Całość systemy ma być w pełni zintegrowana i ma zautomatyzować procesy zachodzące w firmie, usprawnić tworzenie i obieg dokumentacji wewnątrz i na zewnątrz firmy wykorzystując drogę elektroniczną (B2B). III. Opis sposobu przygotowania oferty: 1) Oferta powinna być przygotowana w sposób umożliwiający jej jednoznaczną ocenę. 2) Oferent może złożyć tylko ofertę kompleksową uwzględniającą wszystkie elementy zapytania. 3) Dostawca złoży ofertę w formie pisemnej lub mailowo. 4) Oferta powinna zawierać: Strona 3 z 5

4 a) nazwę oferenta, b) dane adresowe oferenta, c) numer NIP oferenta, d) adres oferenta do komunikacji związanej z postępowaniem, e) telefon kontaktowy oferenta, f) datę sporządzenia oferty, g) termin ważności oferty, h) cenę netto, wartość podatku VAT i cenę brutto każdego elementu z oferty, i) całkowitą cenę netto, całkowitą wartość podatku VAT i całkowitą cenę brutto oferty, j) termin realizacji zamówienia, k) czytelny podpis osoby/ób uprawnionej/ych do składania oświadczeń woli i podpisywania w imieniu Dostawcy. l) pieczątkę firmy. 5) Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych. 6) W przypadku, gdy oferta nie będzie spełniała wyżej wymienionych wymogów zostanie odrzucona. IV. Termin realizacji zamówienia. 1) Termin wykonania dostawy wraz z wdrożeniem i migracją danych : do ) Termin wykonania integracji z systemami partnerów (B2B) + szkolenia: do V. Kryteria i zasady oceny ofert. 1) Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi spośród nieodrzuconych ofert, które spełniają wszystkie wymogi określone w niniejszych warunkach. 2) Przy wyborze ofert zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: a) Cena waga 50% b) Funkcjonalności systemu waga 40% c) Termin realizacji zamówienia waga 10% VI. Miejsce i termin składania oraz otwarcia ofert. 1) Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: biuro@redix.pl, lub też dostarczona osobiście na adres siedziby zamawiającego do dnia ) Otwarcie ofert nastąpi roku. 3) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane 4) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Strona 4 z 5

5 5) Wybór dostawcy nastąpi do dnia roku. VII. Pytania dotyczące zapytania ofertowego Pytania należy przesyłać na adres mailowy lub kierować do VIII. Załączniki: 1) Formularz ofertowy Strona 5 z 5