DOTACJE NA INNOWACJE. Zapytanie ofertowe nr 1 Dotyczące konkursu nr 1 z dnia r. dotyczące: Dostawy usług informatycznych

Transkrypt

1 Achtel Sp. z o.o Al. Tysiąclecia Ciechanów Ciechanów dnia Zapytanie ofertowe nr 1 Dotyczące konkursu nr 1 z dnia r. dotyczące: Dostawy usług informatycznych I. ZAMAWIAJĄCY Achtel Sp. z o.o Ciechanów, Al. Tysiąclecia 1 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Dostarczenie licencji wraz z wdrożeniem platformy EDI z nielimitowaną ilością stanowisk oraz bezterminowym obowiązywaniem licencji. 2. Moduł 1 dostarczenie kodu programistycznego odpowiedzialnego za moduł: zarządzanie użytkownikami definiowanie ustawień systemowych, edycję słowników; systemowych, podgląd aktywności użytkowników, logowanie do systemu. 3. Moduł 2 - dostarczenie kodu programistycznego odpowiedzialnego za moduł: zamawiania u dostawców: Proces zamówień u dostawców zgodnie z opisem w Biznes Planie stanowiącym dokument opisujący przedmiot zamówienia objętego dofinansowanie z POIG 8.2. ma wyglądać następująco: a) Pracownik Achtel sp. z o. o. loguje się w systemie i wprowadza zamówienie do formularza zamówienia.. b) Pracownik firmy, będącej dostawcą półproduktów dla firmy Achtel ma dostęp do formularza zamówienia i wstawia dane do formularza wyceny, tj. wykonuje w programie podział zamówienia na pojedyncze składowe (półprodukty niezbędne do realizacji dostawy,.) oraz etapy dostawy, c) Program przyporządkowuje pojedyncze produkty do wcześniej wprowadzonego katalogu dostawców produktów (dostawca ma przypisane konkretne półprodukty, które Achtel Sp. z o..o. może u niego zamawiać) Program wstawia najniższe ceny wprowadzone przez dostawców. d) Pracownik Achtel Sp. z o. o. akceptuje formularz wyceny, co powoduje, że dostawcy półproduktów, (którzy zaoferowali najniższe ceny) otrzymują zamówienia od Achtel Sp. z o.o. e) Dostawcy z pkt. c) w systemie: - wprowadzają daty planowanej dostawy półproduktów do Achtel Sp. z o. o; - oznaczają potwierdzenie wysłania półproduktów do Achtel Sp. z o.o oraz wpisują nr faktur, które wystawią dla firmy Achtel Sp. z o.o. za określone półprodukty. f) Na podstawie danych z pkt b), iraz pkt e). system wykonuje plan pracy nad przygotowanie określonych półproduktów, które mają być dostarczone do Achtel Sp. z o.o g) Wymienieni we wniosku dostawcy Achtel Sp. z o. o. otrzymują zamówienia w metodą w pełni zautomatyzowaną. Str. 1 z 5

2 h) Pracownik dostawcy wprowadza informacje o wysłaniu gotowego wyrobu do Achtel Sp. z o. o. i) Achtel Sp. z o.o ma na bieżąco raporty wykonania każdego etapu zamówionej przez niego dostawy i Achtel Sp. z o. o. oraz dostawca, prowadzą dziennik odbiorów poszczególnych dostaw, np. poprzez wprowadzanie w module zamawiania u dostawców: - Dostawca informacji, które towary spośród zamówionych w ramach jednego zamówienia zostały wysłane do Achtel Sp. z o. o. (np. odpowiedź na zamówienie i potwierdzenie przyjęcia dokonane poprzez oznaczenie spośród towarów widocznych w zamówieniu tych, które dostawca jest w stanie wyslać, co stanowić będzie odpowiedź dostawcy na zamówienie i za razem potwierdzeniem przez dostawcę przyjęcia zamówienia z opcją wpisania planowanej daty wyjścia towaru z magazynu dostawcy). - Achtel Sp. z o. o. natomiast dzięki takiej informacji otrzyma otrzyma informację które towary kiedy do niego dotrą oraz listę towarów, których dany dostawca aktualnie nie może dostarczyć. Towary chwilowo niedostarczane przez danego dostawcę Achtel Sp. z o. o. powinien otrzymać w formie listy towarów, która ponownie może zostać ułożona jako zamówienie, które zostanie złożone jako kolejne zamówienie u tego samego dostawcy w innym terminie lub zostanie wysłane do innego dostawcy. 4. Moduł 3 - dostarczenie kodu programistycznego odpowiedzialnego za moduł: zamawiania przez odbiorców: Moduł zamawiania przez odbiorców, zgodnie z opisem w Biznes Planie stanowiącym dokument opisujący przedmiot zamówienia objętego dofinansowanie z POIG 8.2. ma wyglądać następująco: Automatyzacji ma ulec proces składania zamówień przez podmioty, będące odbiorcami produktów oferowanych przez Achtel Sp. z o. o.. System ma umożliwić składanie zamówień elektronicznie z poziomu aplikacji, do której będzie miał dostęp odbiorca. Odbiorca korzystając z przydzielonego mu indywidualnego loginu i hasła będzie mógł zalogować się do systemu i tam dokonać zamówienia. Z uwagi na fakt, iż każdy z odbiorców będzie miał indywidualne konto, będzie miał możliwość śledzenia historii swoich zamówień, transakcji, itd., system będzie miał uwzględnione indywidualne rabaty dla danego odbiorcy. Po zalogowaniu się na swój profil do systemu (w module zamawiania) odbiorca będzie mógł zobaczyć aktualnie dostępną ilość danego produktu i dokonać jego zamówienia, określając także termin dostawy i formę płatności. System będzie w pełni zintegrowany z innymi systemami usprawniającymi działalność przedsiębiorstwa takimi jak fakturowanie, księgowanie, zmiana stanów magazynowych, przygotowywanie do wysyłki, dzięki temu po złożeniu zamówienia jest ono automatycznie księgowane. Główne zadania modułu: a) Moduł ma umożliwić pozyskanie przez kupującego informacji generowanej przez system automatycznie wg jednego z możliwych wariantów: - jeżeli w czasie złożenia zamówienia, wszystkie składowe zamówienia są w magazynach firmy Achtel Sp. z o. o, to firma zamawiająca, będąca odbiorcą produktów od firmy Achtel Sp. z o.o. ma otrzymać informację, że wszystkie pozycje ujęte w zmówieniu zostaną dostarczone na czas; - jeżeli na magazynach firmy Achtel Sp. z o o, nie ma wszystkich składowych zamówienia, to klient automatycznie otrzyma informację o podzieleniu zamówienia np. na 2 wysyłki (pierwsza wysyłka zawierać będzie towary obecne na magazynach Achtel Sp. z o. o. w danej chwili, które to towary klient otrzyma w standardowym terminie; druga wysyłka zawierać będzie te towary, które w danej chwili nie są na stanach magazynowych Achtel Sp. z o. o., ale które to towary klient otrzyma w terminie wynikającym z sumy czasu dostawy tychże towarów przez dostawcę Achtel Sp z o. o. dla Achtel Sp. z o. o. oraz czasu dostawy tychże towarów z Achtel Sp. z o.o do klienta Achtel Sp. z o. o.), ponieważ moduł ten ściśle współpracuje z modułem do automatyzacji procesu zamawiania produktów i półproduktów u dostawców. Str. 2 z 5

3 b) Moduł ma umożliwić wysłanie przez system informacji do handlowca lub magazyniera Achtel Sp. z o. o, że dany klient złożył zamówienie i należy przygotować towar do wysyłki. Informacja jest automatycznie dostępna dla innych użytkowników systemu. c) Moduł ma umożliwi usprawnienie pracy wnioskodawcy i sprawną współpracę z firmą zamawiającą w Achtel Sp. z o. o. będącą odbiorcą produktów z uwagi na fakt, iż na podstawie spływających zamówień od odbiorców, system będzie automatycznie generował grafik prac koniecznych do wykonania przez poszczególnych pracowników firmy Achtel Sp. z o.o. d) Moduł ma polepszyć komunikację z odbiorcami, gdyż będą oni mieli możliwość podglądu na status swojego zamówienia (stan realizacji). 5. Moduł 4 - dostarczenie kodu programistycznego odpowiedzialnego za moduł: procesu prognozowania: Moduł ma gromadzić informacje z systemu działającego w przedsiębiorstwie Achtel (Enova) oraz zbierane w ramach działnia modułu zamawiania u dostawców i modułu zamawiania przez odbiorców, jak również dane wprowadzane przez pracowników Achtel Sp. z o. o., które mogą posłużyc do wykonania analiz w celu uzyskania prognoz. Moduł ma umożliwić wykonywanie prognoz finansowych dotyczących firmy Achtel Sp. z o. o. oraz prognoz umożliwiających precyzyjniejsze niż obecnie planowanie zamówień do magazynu centralnego achtel, które dokonywane są w odstępach kilkumiesięcznych.). 6. Moduł 5 - dostarczenie kodu programistycznego odpowiedzialnego za moduł: księgowania: Moduł automatyzacji procesu księgowania, zgodnie z opisem w Biznes Planie stanowiącym dokument opisujący przedmiot zamówienia objętego dofinansowanie z POIG 8.2. ma wyglądać następująco: Moduł ten, wraz z zastosowaniem podpisu elektronicznego ma na celu integrację istniejących programów i modułów księgowych współpracujących przedsiębiorstw. Funkcjonalność modułu polegać ma na stworzeniu jednolitego interfejsu użytkownika, dostępnego przez przeglądarkę www, gdzie gromadzone będą wszystkie dokumenty księgowe. Wymiana danych w module odbywać się będzie w techonologii szyfrowanych web serwisów (XML). W module gromadzone będą dokumenty dotyczące zamówień do dostawców i od odbiorców oraz dotyczące wspólnej realizacji projektów z podwykonawcami i rejestracji uwag odbiorców usług porządkowych. Utworzona zostanie również baza danych gromadząca informacje na temat konkretnych partnerów biznesowych. 7. Zakup kodów programistycznych związanych z modyfikacją interfaceów oprogramowania w celu stworzenia ostatecznej wersji systemu uwzględniającej uwagi z raportu audytu III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania i przekazania zamawiającemu poszczególnych pozycji zamówienia w określonych poniżej terminach: a) Pozycje nr. 1; 2; 3 Przedmiotu zamówienia powinny zostać przekazane zamawiającemu najpóźniej do dnia b) Pozycje nr. 4 Przedmiotu zamówienia powinny zostać przekazane zamawiającemu najpóźniej do dnia c) Pozycja nr. 5 Przedmiotu zamówienia powinna zostać przekazana zamawiającemu najpóźniej do dnia d) Pozycja nr 6; 7 Przedmiotu zamówienia powinna zostać przekazana zamawiającemu najpóźniej do dnia Str. 3 z 5

4 IV. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu zapytania ofertowego zgodnego ze Wzorem Formularza Ofertowego załączonym do niniejszego zapytania. Wypełniona na Wzorze Formularza Ofertowego oferta Oferenta nie musi zawierać Oświadczenia dodatkowego oraz sygnatury widocznej w górnej części pierwszej strony Wzoru Formularza Ofertowego. Oferta powinna: - posiadać datę sporządzenia i być sporządzona w języku polskim; - zawierać adres biura lub oddziału lub siedziby oferenta, numer telefonu, , numer NIP; - zawierać następującą datę ważności oferty: r.; - być podpisana czytelnie przez wykonawcę; - być przesłana pocztą tradycyjną, kurierem lub dostarczona osobiście; - być złożona razem z niniejszym zapytaniem ofertowym pobranym ze strony lub z sekretariatu Achtel Sp. z o. o Ciechanów, Al. Tysiąclecia 1. Oferent musi wypełnić pola OŚWIADCZENIA DODATKOWEGO i złożyć czytelny lub nieczytelny podpis na każdej stronie oferty; - być złożona razem ze Wzorem Formularza Ofertowego do niniejszego zapytania ofertowego pobranym ze strony lub z sekretariatu Achtel Sp. z o. o Ciechanów, Al. Tysiąclecia 1. Oferent musi wypełnić pola OŚWIADCZENIADODATKOWEGO i złożyć czytelny lub nieczytelny podpis na każdej stronie zapytania; Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana pocztą tradycyjną, kurierem lub też dostarczona osobiście na adres: Achtel Sp. z o.o., Ciechanów, Al. Tysiąclecia 1 - do dnia r. do godziny 12:00 2. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu r., a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony dnia r do godziny 15:00 w siedzibie firmy Achtel Sp. z o.o.; Ciechanów, Al. Tysiąclecia 1 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1. Najniższa cena: W ramach kryterium można otrzymać maksymalnie 80 punktów (oferta z najniższą ceną otrzymuje 80 pkt, każda kolejna z wyższą ceną otrzymuje o 10 pkt mniej). 2. Termin płatności wystawianych faktur liczony od daty ich wystawienia. Kryterium dotyczę uśrednionego terminu płatności wystawianych faktur, tj. jeśli Oferent poda termin 7 dni, a w umowie realizacji będą wskazane 3 płatności (3 faktury) to jedna faktura może mieć termin płatności np. 2 dni, druga np. 3 dni, a trzecia np. 16 dni, ponieważ średni termin płatności wszystkich faktur będzie wówczas miał 7 dni gdyż: (2 dni + 3 dni + 16 dni) / 3 faktury = 21/3 = 7 dni. W ramach kryterium można otrzymać maksymalnie 20 punktów przyznawanych w sposób następujący: - Termin płatności 30 dni i powyżej 20 pkt - Termin płatności między 21 a 29 dni 15 pkt - Termin płatności między 14 a 20 dni 10 pkt - Termin płatności między 7 a 13 dni 5 pkt - Termin płatności 6 dni i poniżej 0 pkt Str. 4 z 5

5 VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem: VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Magdalen Malinowska Tel: , Fax: , m.malinowska@achtel.pl IX. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. OŚWIADCZENIE DODATKOWE: Oświadczam, że: niniejsze zapytanie ofertowe dnia:..2012r: (DD) (MM) Pobrałem ze strony Pobrałem z sekretariatu Achtel Sp. z o. o., Ciechanów, Al. Tysiąclecia 1 (Podpis i pieczęć Oferenta składającego oświadczenie dodatkowe) Str. 5 z 5