JAK PISAĆ PROCEDURY ISO?

Transkrypt

1 Robert Rakowiec () przedstawia JAK PISAĆ PROCEDURY ISO?

2 Zabraniam przekształcania, publikowania w całości lub we fragmentach bez mojej pisemnej zgody. Edycja nr: 1.0 Robert Rakowiec biuro@rakowiec.eu / Strona 2 z 35

3 SPIS TREŚCI 1 Wprowadzenie Trochę definicji czyli co to jest: dokument, procedura, instrukcja, zapis?..6 Co to jest procedura?... 7 Co to jest instrukcja?... 8 Co to jest zapis i formularz? Ogólna zaleŝność dokumentów w systemie zarządzania jakością RóŜnice pomiędzy dokumentami systemu zarządzania Jak pisać procedury ISO?...15 Kto powinien pisać procedurę? Kto powinien zatwierdzać dokumentację? Dystrybucja i nadzór nad procedurami Przykładowy układ procedury Bonus - Przykłady procedur i instrukcji...26 Strona 3 z 35

4 1 Wprowadzenie Stosunkowo często spotykam się z pytaniem: Czy masz procedurę tu pada nazwa procedury i moŝesz mi ją dać? Jako, Ŝe systemami zarządzania jakością zajmuję się kilka lat to bywa, Ŝe mam gdzieś w swoim archiwum procedurę o takiej nazwie. Ale.. unikam takich sytuacji z kilku powodów, gdyŝ: - tzw. gotowiec procedury jest odpowiedni tylko dla firmy, dla której została stworzona - wdroŝenie takiego gotowca w jakiejś firmie moŝe przynieść więcej szkody niŝ poŝytku - brak zrozumienia reguł pisania procedur spowoduje, Ŝe za chwilę prośba o kolejną procedurę będzie ponowiona. W tej publikacji chcę przekazać Ci coś znacznie więcej, niŝ tylko gotowe procedury. Chcę, abyś poznał Z A S A D Y pisania procedur. Za pomocą pewnych uniwersalnych zasad zawsze będziesz mógł napisać procedurę taką, jaką tylko będziesz chciał. I co najwaŝniejsze wyciągniesz z jej stosowania korzyści bo będzie autentycznie Twoja, nie przyniesiona w teczce konsultanta. Dlaczego miałbyś mnie słuchać? PoniewaŜ: - stoi za mną doświadczenie kilkudziesięciu wdroŝeń systemów zarządzania (nie tylko ISO 9001, ale i ISO 14001, oraz PN-18001) zakończonych pozytywnymi certyfikacjami - przeprowadziłem szereg szkoleń dla audytorów wewnętrznych, podczas których przeszkoliłem ponad 200 audytorów - zrealizowałem wiele dni auditów wewnętrznych (jako wynajęty audytor) Strona 4 z 35

5 - mam kompetencje audytora wiodącego i przeprowadziłem kilkadziesiąt audytów z ramienia jednej z wiodących na rynku polskim jednostek certyfikujących. Ufam, Ŝe i Ty skorzystasz z mojego doświadczenia, którego część postarałem się zawrzeć w tym e-booku. Dla ułatwienia lektury zastosowałem 2 oznaczenia w tekście, który za chwilę będziesz czytał, tj: - zwróć szczególną uwagę na ten fragment opracowania, gdyŝ zawiera on istotne informacje oraz - porady praktyczne, które wynikają z mojego doświadczenia w pisaniu procedur śyczę miłej lektury! Autor Strona 5 z 35

6 2 Trochę definicji czyli co to jest: dokument, procedura, instrukcja, zapis? Niby kaŝdy rozumie co to jest DOKUMENT ale... gdy przyjdzie bliŝej opisać czym on jest pojawiają się problemy. Dokument - to informacja i jej nośnik. O jakiej informacji i nośniku tutaj mówimy? Informacja w znaczeniu przyjętym przez normę terminologiczną ISO 9000 to znacząca dana. Czyli: dana - to wszystko to, co uwaŝamy Ŝe jest istotne: dla nas, dla innych czy teŝ z innych powodów moŝe być przez kogoś wykorzystane obecnie lub w przyszłości. Nie kaŝda dana, wielkość, liczba, czy ich ciąg będą istotne. To czy coś jest znaczące lub nie określają osoby lub instytucje które je wytwarzają i/lub wykorzystują. W praktyce wszystko co moŝna w sposób logiczny zinterpretować jest znaczącą daną. Przypadkowego ciągu liczb czy cyfr czy dźwięków nie moŝna zinterpretować i jest to tzw. szum informacyjny. NiemoŜliwy do zinterpretowania. Informacja musi być moŝliwa do przekazania. Wymaga NOŚNIKA. Nośnikiem moŝe być wszystko, co pozwoli ją odczytać: - papier, - dyskietka, - dysk optyczny, - taśma magnetofonowa, - zdjęcie ale teŝ zwykły przekaz ustny tj. rozmowa. Strona 6 z 35

7 Czyli w świetle ISO 9000 dokumentem są NIE TYLKO papierowe nośniki (np. wydrukowane procedury), ale mogą być nim równieŝ pliki komputerowe (tj. informacje zapisane na nośniku elektronicznym). Uwaga: Twój system dokumentacji moŝe być teŝ mieszany: tzn. papierowy i elektroniczny. Tylko musisz to przewidzieć i skutecznie nadzorować taką dokumentację. Co to jest procedura? Procedury mogą być: - udokumentowane - zwyczajowe My zajmiemy się tymi pierwszymi. Procedura to określony sposób realizacji działań lub procesów /za normą terminologiczną ISO 9000/. Inaczej mówiąc procedura to przyjęty sposób postępowania. Kto ten sposób postępowania określa? PrzewaŜnie to zaleŝy wyłącznie od decyzji samej organizacji określa go osoba upowaŝniona do tego np. przez Prezesa. W niektórych przypadkach procedury mogą być jednak niejako narzucone firmie z zewnątrz np. przez przepisy prawa. W takim przypadku MUSIMY spełnić wymóg prawa i zapewnić, Ŝe zawartość procedury i osoba ją opracowująca i/lub zatwierdzająca jest tą przewidzianą przez prawo. Na przykład w firmach z kancelariami tajnymi muszą powstać procedury dostępu do nich i zawierać określone wymagania. I musi być ona zatwierdzona przez Kierownika Organizacji. Ten określony sposób postępowania tj. procedura - będzie odpowiadał na pytania: - CO trzeba zrobić - KTO to ma zrobić i ew. KIEDY - JAK to ma być zrobione Strona 7 z 35

8 Czyli procedura jest to swego rodzaju przepis co, kto i jak ma zrobić daną czynność objętą procedurą. Co to jest instrukcja? Instrukcja to nic innego, jak inny rodzaj procedury. Generalnie instrukcja róŝni się od procedury szczegółowością. Instrukcja jest bardziej szczegółowa niŝ procedura i zawiera zazwyczaj parametry kontrolne przyjęcia danej operacji. Podaje konkretne wielkości parametrów, które powinny być utrzymane, np. - wygrzewać jakiś element 20 min w temperaturze 130C, - podać ciśnienie 2,5 atm - itp. Procedury zwykle opisują działania, które dotyczą róŝnych stanowisk i szczebli w organizacji - podczas gdy instrukcja zwykle dotyczy zadań w obrębie jednego stanowiska pracy. Zwykłe przepisy kucharskie są właśnie tego rodzaju instrukcjami: odmierz ½ l. mleka, dodaj 1 kg mąki, wymieszaj i włóŝ na 45 min. do kuchenki o temperaturze 220ºC. Instrukcje i procedury ISO to nic innego jak takie przepisy kucharskie dotyczą tylko oczywiście innych tematów. W dalszej części opracowania zobaczysz przykład procedury i instrukcji. Pozwoli to Ci zobaczyć róŝnice pomiędzy nimi. ChociaŜ szczerze mówiąc nikt nie zrobi Ci awantury, Ŝe jakiś dokument nazwiesz procedura, a nie instrukcja (albo odwrotnie). W praktyce NIE MA ostrego rozróŝnienia pomiędzy tymi rodzajami dokumentów. Strona 8 z 35

9 Co to jest zapis i formularz? Zapis to potwierdzenie wykonania jakiejś czynności. Jeśli wykonałeś jakąś czynność i masz na to obiektywny dokument, to to jest właśnie zapis. Zapisem mogą być: - dokumenty przyjęcia dostawy (WZ, PZ i inne) {potwierdzasz, Ŝe przyjąłeś dostawę} - wypełnienie wszelkiego rodzaju formularzy, które masz do wypełnienia {wypełniając formularz potwierdzasz, Ŝe właśnie zrobiłeś tą czynność, która wymagała zapisania w tym formularzu} - wystawienie faktury sprzedaŝy {potwierdza fakt, Ŝe sprzedałeś jakiś towar} - zapisanie temperatury w chłodni o konkretnej godzinie i dniu {potwierdza, Ŝe to wykonałeś} - wpisy w KsiąŜce wejść i wyjść {potwierdzają fakty) - zapisy z kontroli danej partii produkcyjnej {potwierdzają fakt) - itp. itd. UWAGA: Zapisami mogą być teŝ róŝnego rodzaju wydruki automatyczne, wykonywane przez urządzenia, a potwierdzające zaistnienie jakieś faktu, np. kwity wagowe, wydruki róŝnego rodzaju pomiarów, analiz etc. Zapisy bardzo często są robione na formularzach. Formularz to dokument wykorzystywany do zapisu danych wymaganych w systemie zarządzania jakością. PUSTY formularz to DOKUMENT. Formularz PO jego WYPEŁNIENIU staje się ZAPISEM (i dalej jest teŝ dokumentem). Strona 9 z 35

10 Czyli: Nie kaŝdy Dokument jest Zapisem (bo przecieŝ nie kaŝdy dokument jest potwierdzeniem wykonania jakiejś czynności, ale moŝe być np. procedurą) Ale KAśDY ZAPIS jest Dokumentem (bo jest przecieŝ informacją o wykonaniu jakiegoś działania i ma jakiś nośnik). Rys. 1 Rodzaje dokumentów systemów zarządzania PUSTY FORMULARZ = DOKUMENT WYPEŁNIONY FORMULARZ = ZAPIS = DOKUMENT NIE KAśDY DOKUMENT ZAPIS BO ZAPIS PROCEDURA Strona 10 z 35

11 3 Ogólna zaleŝność dokumentów w systemie zarządzania jakością. Hierarchię dokumentów systemu zarządzania ISO 9001 moŝna przedstawić w postaci piramidy: Księga Jakości, Opisy procesów Procedury Instrukcje Zapisy Rys. 2 Hierarchia dokumentów systemów zarządzania Do poszczególnych poziomów naleŝą: Poziom A : Księga Jakości /swoisty przewodnik po systemie oraz dokumentacji/ wraz z określoną polityką jakości, powołanymi celami jakości. Do tego poziomu naleŝy równieŝ opis wzajemnych powiązań pomiędzy procesami i ew. same opisy procesów. Poziom B: Procedury, czyli sposoby realizacji poszczególnych działań. Poziom C: Instrukcje, czyli szczegółowe opisy wykonywania i zapisywania zadań. Poziom D: Zapisy, czyli potwierdzenia wykonania czynności. Strona 11 z 35

12 4 RóŜnice pomiędzy dokumentami systemu zarządzania. Księga Jakości - przewaŝnie jest tylko przewodnikiem po systemie oraz całościowej dokumentacji. Pozwala zorientować się w: - zakresie systemu i jego budowie, - pokazuje wzajemne powiązania procesów i odsyła do innych dokumentów szczegółowych: procedur i instrukcji. - moŝe przytaczać politykę jakości i cele jakości, W mniejszych firmach gdzie dokumentów nie jest duŝo - Księga Jakości moŝe zawierać w sobie całość dokumentów. Procedury są kolejnymi rozdziałami Księgi i wszystko znajduje się w jednym miejscu, tj w jednym dokumencie. Najlepiej, gdy poszczególne procesy są udokumentowane przez tzw. opisy procesów. Opisy procesów to ukazanie: jakie dane wejściowe są konieczne do realizacji procesu, jaka sekwencja zdarzeń ma w nim miejsce i co jest na wyjściu z tego procesu. Dobrze, gdy jednocześnie mamy w nim informację, kto ma główną odpowiedzialność za proces i jak mierzymy jego skuteczność. Kolejnym poziomem dokumentacji są procedury. Ta sama procedura moŝe być realizowana w kilku procesach: np. procedura zakupów moŝe być realizowana np. w procesie zaopatrzenia i procesie magazynowania. Podstawową róŝnicą pomiędzy opisem procesu, a procedurą jest taka, Ŝe procesem moŝna zarządzać, a procedurę trzeba wykonać. Zarządzać procesem, to znaczy planować jego przebieg, kontrolować jego wykonanie i reagować na wyniki tej kontroli. W procedurze nie ma miejsca na tą swobodę, którą daje zarządzanie procesem: procedurę trzeba po prostu zrealizować. W praktyce jednak moŝna się spotkać się z zamiennym stosowaniem tych pojęć (tj. procesu i procedury). Wszystko zaleŝy od przyjętego w firmie sposobu dokumentowania. Strona 12 z 35

13 Instrukcja od procedury róŝni się jak juŝ wiesz- tym, Ŝe zawiera parametry przyjęcia np. mówi o Ŝądanej temperaturze, wymiarach i tolerancji które naleŝy uzyskać, koniecznych szczegółowych czynnościach itp. Na samym dole (co nie oznacza, Ŝe są najmniej waŝne!) piramidy dokumentacji znajdują się zapisy. Potwierdzają realizację tych wszystkich działań określonych w dokumentach wyŝszych szczebli: Księgi Jakości, procesów, procedur i instrukcji. Wzajemne zaleŝności pomiędzy tymi dokumentami moŝna pokazać w następujący graficzny sposób: Rys. 3 ZaleŜności dokumentów systemu zarządzania jakością Księga jakości swoisty przewodnik po wszystkich dokumentach systemu zarządzania jakością /moŝe teŝ zawierać w sobie wszystkie niŝsze dokumenty/. Procesy ukazanie przebiegu poszczególnych działań zamieniających wejścia w wyjścia (uwaga: nie muszą wcale przebiegać liniowo, tak jak jest to przykładowo ukazane na rysunku) Procedury: określone sposoby postępowania, te same mogą być uŝywane w róŝnych procesach. Instrukcje: konkretne określone działania na danym stanowisku Formularze: potwierdzenia wykonania działań przewidziane na kaŝdym z poziomów dokumentacji. Strona 13 z 35

14 Wg ISO 9001 wymagane jest bezwzględnie udokumentowanych 6 procedur. Procedury ISO - obowiązkowe: - nadzorowanie dokumentów - nadzorowanie zapisów - nadzorowanie wyrobów niezgodnych - audyty wewnętrzne - działania korygujące - działania zapobiegawcze Co mają zawierać zajrzyj do samej normy ISO Mówi ona jednak co, nie mówi jak to udokumentować. Pamięta: udokumentowane nie zawsze znaczy na papierze mogą to być procedury w wersji elektronicznej /pliki/ lub na innym nośniku. Często koniecznym - prócz obowiązkowych- moŝe okazać się opracowanie innych procedur i instrukcji roboczych, które będą regulowały czynności produkcyjne, nadzorcze, zakupów itp. To, ile procedur powstanie w Twojej firmie zaleŝy od Ciebie. UwaŜaj tylko, Ŝeby nie popaść w drugą skrajność i nie zacznij wszystkiego regulować procedurami ich duŝa liczba i szczegółowość mogą czasami krępować działania, zamiast je usprawniać. Strona 14 z 35

15 5 Jak pisać procedury ISO? Właściwa odpowiedź brzmi: jak najprościej i zrozumiale. To jest klucz do tego, Ŝeby procedura nie stała się jeszcze jednym dokumentem, który zamiast być stosowanym leŝy w szufladzie. I przysłowiowy pies z kulawą nogą do niej nie zajrzy chyba, Ŝe Pełnomocnik przed audytem jednostki certyfikującej. Na początku teŝ naleŝy powiedzieć, Ŝe nie ma jedynego właściwego wzoru pisania procedur. O tym mówi sama norma ISO 9001 we wstępie, Ŝe nie jest jej celem ujednolicenie dokumentacji. KaŜda firma jest inna i ma inną kulturę organizacyjną musi sama zdecydować, jaka forma dokumentowania procedur będzie dla niej najbardziej odpowiednia. Mimo tego są pewne ogólne zasady, co procedura powinna zawierać. Znajdziesz je w dalszej części tego opracowania. Kto powinien pisać procedurę? Najlepiej, jak procedury są opracowywane przez te osoby, które są zaangaŝowane bezpośrednio w dane działanie, które będzie ta procedura opisywała. Będzie to prowadzić do lepszego zrozumienia przez te osoby niezbędnych działań oraz zapewni poczucie Ŝe to moja procedura, a nie narzucona z zewnątrz. Strona 15 z 35

16 W praktyce proces pisanie moŝe sprowadzić się do: - opisania działań i odpowiedzialności przez osoby bezpośrednio zaangaŝowane - weryfikacji opisu i jego graficznego sformatowania do jednolitych zasad obowiązujących w firmie. Dobrze jest zebrać grupę osób lub ich przedstawicieli -, których dana procedura będzie dotyczyć i wspólnie opisać sekwencję działań. Niech na razie ten opis będzie tylko wyliczeniem: - co trzeba zrobić - kto to ma zrobić Następnie główna osoba odpowiedzialna za powstanie procedury niech obrobi wynik tego spotkania w postaci przyjętego jednolitego układu procedury. Dobrze jest przekazać tak powstały projekt procedury do poprawek osobom, które brały udział w pracach opisowych. Po naniesieniu poprawek, tak powstałą procedurę moŝna przekazać osobie odpowiedzialnej w firmie za zatwierdzenie. Uwaga: Jeśli masz wdroŝony system zarządzania jakością w swojej firmie zasady powstawania procedury z pewnością masz juŝ opisane w obowiązkowej procedurze nadzoru nad dokumentami. Odnajdź ją i dostosuj się do niej. Pamiętaj, Ŝe równieŝ i tą procedurę moŝna zawsze zmienić jeśli uznacie, Ŝe wymaga ona takich zmian. Kto powinien zatwierdzać dokumentację? Opracowana procedura zacznie obowiązywać dopiero w momencie, gdy zostanie zatwierdzona i przekazana do stosowania. Kto zatwierdza procedurę i przekazuje ją do stosowania? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w Twojej obowiązkowej procedurze nadzoru nad dokumentami (jeśli masz juŝ system zarządzania jakością). Jeśli nie masz takiej procedury a chcesz działać zgodnie z ISO 9001 to musisz ją stworzyć (jak i pozostałe wymagane przez normę procedury). Strona 16 z 35

17 Oczywiście procedury mogą opracowywać i stosować teŝ firmy, które nie mają wdroŝonego systemu zarządzania jakością. W takim przypadku procedurę zatwierdza osoba, która jest umocowana do takich czynności przez szefa. Dystrybucja i nadzór nad procedurami Opracowaną i zatwierdzoną dokumentację trzeba przekazać do stosowania. Procedury powinny być dostępne dla pracowników, którzy mają je stosować. Nie moŝe być tak, Ŝe procedury ma np. Przedstawiciel ds. ISO - a nie mają ich ci, którzy mają je stosować. Dystrybucja moŝe mieć formę: - tradycyjną, np. przekazanie papierowych wydrukowanych procedur - elektroniczną, np. dostępną w sieci czy na płytkach NiezaleŜnie od formy dystrybucji osoba odpowiedzialna za to, powinna zawsze mieć pewność, Ŝe tylko aktualne wersje dokumentów będą stosowane. Często zdarza się, Ŝe przy kolejnej zmianie edycji danej procedury, moŝna zobaczyć, Ŝe w dalszym ciągu ktoś korzysta z nieaktualnej procedury. A wystarczy przecieŝ tylko wiedzieć (np. zrobić spis), jakie numery egzemplarzy jakich procedur się znajdują. I wycofać (zniszczyć) je przy wydaniu nowej. Najlepszym jest jednak stosowanie dystrybucji elektronicznej z poziomu serwera. Elektroniczny nadzór zapewnia, Ŝe: - odpowiedni personel zawsze ma dostęp do tych samych aktualnych informacji (np. poprzez ustawienie dostępu nie wszyscy muszą mieć przecieŝ dostęp do wszystkiego) - dostęp i zmiany są łatwo wykonywane i nadzorowane (wystarczy wprowadzić zmiany w jednym tekście i juŝ są widoczne one u kaŝdego mającego do niego dostę) - dystrybucja jest natychmiastowa i łatwo nadzorowana (z moŝliwością drukowania kopii trwałych tylko trzeba przewidzieć sposób nadzorowania takich kopii lub jego braku) - jest dostęp do dokumentów znajdujących się w odległych miejscach - usuwanie nieaktualnych dokumentów jest łatwe i skuteczne. Strona 17 z 35

18 Całościowy przebieg powstawania procedury moŝna schematycznie przedstawić w następujący sposób: Decyzja o pisaniu procedury Podejmij decyzję o pisaniu procedury. Czasami będzie to wymagało formalnej zgody osoby odpowiedzialnej - jeśli tak wymaga dotychczasowa procedura pisania procedur Ustalenie grupy roboczej W większych firmach zapewne będzie potrzebne formalne powołanie zespołu (np. poleceniem słuŝbowym). W innych wystarczy ustne uzgodnienie składu. Pisanie wstępnej wersji procedury Najlepiej niech w pisaniu biora udział osoby zaangaŝowane w późniejsza jej realizację oraz osoba koordynujaca Ujednolicenie układu zawartości Osoba koordynujaca zapewnia ujednolicenie wyników prac grupy roboczej i wydanie projektu procedury wg przyjętego w danej firmie wzoru. Wstępna weryfikacja Osoba koordynujaca powinna efekt swojej pracy przekazać grupie roboczej do wstępnej weryfikacji. Naniesienie poprawek TAK Poprawki? Osoba koordynujaca nanosi ewentualne poprawki na projekt procedury i przekazuje osobie/osobom odpowiedzialnej w firmie za końcowa weryfikację, zatwierdzenie i dystrybucję Zatwierdzenie i dystrybucja procedury Po zatwierdzeniu naleŝy rozdystrybuować dokumentację w firmie zgodnie z przyjętymi zasadami. Jeśli to konieczne - przeszkol odpowiednich pracowników Koniec Strona 18 z 35

19 6 Przykładowy układ procedury Jak juŝ wiesz nie ma wzorca procedury. To, jak ona będzie wyglądać i jaki będzie miała układ, zaleŝy od Ciebie. Przedstawię Ci najbardziej powszechne przykłady, jak moŝe wyglądać procedura. NiezaleŜnie od układu jaki przyjmiesz, pamiętaj: procedura zawsze będzie mówiła: - CO trzeba zrobić - KTO to ma zrobić i ew. KIEDY - JAK to ma być zrobione jeśli uznasz za stosowne. Te elementy niezaleŝnie od układu, wzoru, formatu itp. pozwolą procedurze spełnić swe zadanie. PoniŜej przedstawię i omówię typowe elementy przykładowej procedury Na górze procedury najlepiej umieścić tzw. tabelkę. Dobrze zaprojektowana tabelka niesie za sobą wiele cennych informacji i pozwala na zachowanie skutecznego nadzoru nad aktualnością i dystrybucją procedury. MoŜe ona wyglądać tak: Logo firmy Nazwa procedury Audyty wewnętrzne Nr dokumentu: PR6 edycja: 1.0 Obowiązuje od: Niniejszy dokument jest własnością firmy ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi Opracował Zatwierdził Egz. nr A. Nowak Z. Kowalski 3 Gdzie w poszczególnych rubrykach umieść: Logo firmy: jeśli masz swoje logo, umieść je tutaj. Jeśli nie masz, lub nie chcesz go tu umieścić napisz nazwę firmy. Strona 19 z 35

20 Nazwa procedury: Syntetycznie podaj nazwę procedury. Najlepiej jak będzie ona oddawała przedmiot procedury. Na przykład: - Zakupy - Nadzór nad dokumentami - Obsługa Klienta - Organizacja słuŝby patrolowej - Zarządzanie gospodarką materiałową - etc, etc Nazwa niech będzie przyjazna i zrozumiała. Nr dokumentu: Aby nie uŝywać całej nazwy do kaŝdorazowego przywoływania procedury często nadaje się jej indywidualne oznaczenie cyfrowe lub literowe (albo ich kompilację). Numerację moŝna nadawać np. rosnącą w kolejności powstawania (w naszym przykładzie PR1, PR2, PR3 itd.); kolejna w danym dziale (np. symbol wydziału poprzedza numer procedury w dziale WD moŝe to być WD1, WD2 etc.; w dziale TR: TR1, TR2 etc) lub kaŝdy inny sposób, ułatwiający Tobie nadzór nad procedurami. W ostateczności moŝesz zrezygnować z oznaczenia numeru procedury i posługiwać się tylko samą nazwą procedury. Edycja: pokazuje, która wersja procedury ma zastosowania. Wydając pierwszy raz nadasz jej numer 1, kolejne zmiany i wydania tego samego dokumentu będą nosiły wyŝsze numery. Numery edycji pozwolą Ci biorąc do ręki zorientować się szybko, czy aktualne wersje są stosowane i co w poszczególnych edycjach ulegało zmianom. Obowiązuje od: jednoznacznie pozwoli zorientować się, od kiedy dane edycja procedury obowiązuje. Niniejszy dokument jest własnością firmy {..}: moŝesz podać informację o właścicielu i potwierdzić nadzór. Czasami zdarza się, Ŝe firmy w róŝnych celach wydają wersje nienadzorowane (np. informacyjne dla klientów). Niech ta informacja znajdzie w tym miejscu, Ŝe dana procedura jest nienadzorowana. Opracował, Zatwierdził: Informacje o osobach nadzorujących procedurę. Nie ma obowiązku, Ŝeby znajdowały się tutaj fizyczne podpisy tych osób (np. przy nadzorze elektronicznym). MoŜe się zdarzyć teŝ, Ŝe opracowującym i zatwierdzającym będzie ta sama osoba. Strona 20 z 35

21 Egz. nr : Bardzo waŝna informacja przy nadzorze na procedurami w wersji papierowej. Musisz przecieŝ wiedzieć, kto posiada jaki egzemplarz. Numery będą więc w takim przypadku niepowtarzalne. Przy dystrybucji w wersji elektronicznej z poziomu serwera nie ma potrzeby tego umieszczać. PrzecieŜ będzie dostępny tylko jeden elektroniczny egzemplarz i moŝesz w tym miejscu umieścić np. kreskę albo rubrykę zlikwidować. Ale moŝe procedura będzie wymagała oznaczenia po wydrukowaniu (jeśli tak przewidzisz i będziesz ten wydrukowany egzemplarz nadzorował). Wszystko zaleŝy od Tego co przewidzisz. Uwaga: Tabelkę najlepiej umieścić w nagłówku kaŝdej strony danej procedury. Strona 21 z 35

22 Dalszy układ punktów typowej procedury moŝe wyglądać jak w przykładzie poniŝej. MoŜesz poniŝszy układ oraz nazewnictwo zastosować w swoich procedurach. Jeśli uznasz z jakiś powodów, Ŝe potrzebujesz teŝ innych informacji śmiało dodaj kolejne punkty do procedury. Pod kaŝdym z punktów podałem w chmurce objaśnienie zawartości danego punktu oczywiście w swoich procedurach tego nie umieścisz Logo firmy Nazwa procedury Audyty wewnętrzne Nr dokumentu: PR6 edycja: 2.0 Obowiązuje od: Niniejszy dokument jest własnością firmy ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi Opracował Zatwierdził Egz. nr A. Nowak Z. Kowalski 3 1. Cel Celem procedury jest potwierdzenie zgodności, ocena skuteczności i zidentyfikowanie obszarów do doskonalenia w funkcjonującym SZJ poprzez realizację audytów wewnętrznych. Jednym-dwoma zdaniami określ, co ma być efektem stosowania procedur, po co ona powstała?/ 2. Zakres Procedura obejmuje: planowanie i przygotowanie audytów, ich przeprowadzenie oraz sposób raportowania ich wyników. 3. Obszar stosowania Syntetycznie zapisz, co obejmuje procedura. Niech to będą te główne działania (tzw. kamienie milowe) z opisu postępowania, które umieścisz w punkcie 4 naszego przykładu. Pamiętaj: im syntetyczniej, tym lepiej Procedura ma zastosowanie: - we wszystkich komórkach organizacyjnych /albo wymień jakie stanowiska będą miały udział w realizacji tej procedury będą to co najmniej osoby z rubryki odpowiedzialny z punktu 4/ Wymień w jakich działach/komórkach organizacyjnych ma zastosowanie procedura. PrzewaŜnie procedury nie są realizowane przez wszystkich pracowników, ale przez jakąś grupę. Wymień tylko te stanowiska lub moŝesz podać całe działy/ Strona 22 z 35

23 4. Zasady postępowania Opisz czynności które regulujesz procedurą i określ, kto jest za nie odpowiedzialny. Pamiętaj, Ŝeby opisywać tylko te rzeczy, które są niezbędne konieczne, uŝywaj języka jak najprostszego i takiego jaki jest uŝywany u Ciebie w firmie, unikaj opisywania oczywistości i górnolotnych stwierdzeń. Procedura jest dla Ciebie i Twoich pracowników a nie dla audytorów. Podawaj opis w logicznej kolejności zdarzeń tak, aby tworzyły ciąg działań. Grupuj jednorodne obszary działań, aby unikać skakania po tematach. Układ tabeli ma jedynie znaczenie estetyczne. MoŜesz zrezygnować z tabeli i zaczynać poszczególne punkty akapitami. Wybór naleŝy do Ciebie l.p. Opis 5.1 Uruchomienie audytu wewnętrznego Podstawą uruchomienia audytu jest Program audytów wewnętrznych PR6F Program sporządzany jest przez PŁ w terminie do końca grudnia kaŝdego roku i obejmuje następny rok kalendarzowy. Plan przechowuje PŁ Uruchomienia audytu następuje min. 10 dni przed planowanym terminem audytu. W tym celu PŁ informuje audytora/ów o planowanym audycie, jego zakresie oraz czasie trwania. PŁ moŝe podjąć decyzję, Ŝe audyt zostanie przeprowadzony przez audytora z zewnątrz firmy. 5.2 Przygotowanie audytu AW opracowuje projekt Planu audytu PR6F2 i przedkłada odpowiedzialnemu za audytowany obszar/ proces celem jego uzgodnienia. Plan audytu odnosi się do podanych przez PŁ: zakresu tematycznego audytu, zadanego czasu audytu oraz ilości audytorów powołanych do przeprowadzenia audytu W przypadku uzasadnionych uwag audytowanego, AW wnosi do planu audytu odpowiednie zmiany Oryginał Planu audytu AW przekazuje do PŁ wraz z raportem z audytu (po jego przeprowadzeniu). Kopię, nie później niŝ na 5 dni przed terminem audytu, otrzymuje odpowiedzialny za audytowany obszar/ proces Wszystkie dokumenty wystawione w związku z audytem otrzymują numer podany na Programie audytów wewnętrznych na dany rok. 5.3 Przeprowadzenie audytu Zespół audytorów spotyka się z odpowiedzialnymi za audytowane obszary oraz wyznaczonymi przez nich personelem na spotkaniu otwierającym Zespół audytorów przeprowadza metodyczne badanie funkcjonowania systemu zarządzania jakością w audytowanej komórce organizacyjnej lub badanie funkcjonowania procesu, zgodnie przyjętym Planem audytu. odpowie dzialny PŁ PŁ AW AW AW AW PŁ AW AW Strona 23 z 35

24 l.p. Opis Audytorzy odnotowują spostrzeŝenia oraz dowody materialne dla ich udokumentowania Po zakończeniu badania zespół audytorów omawia zapisane spostrzeŝenia. AW decyduje, które z nich zostaną zakwalifikowane jako niezgodności i wystawia Kartę Działań Korygujących F1PR4 dla kaŝdej niezgodności oddzielnie. Niezgodności otrzymują kolejne numery 1, 2, 3,... łamane przez nr audytu Zespół audytorów spotyka się z odpowiedzialnymi za audytowane obszary oraz wyznaczonymi przez nich personelem na spotkaniu zamykającym, na którym AW przedstawia pozytywne spostrzeŝenia oraz niezgodności ujawnione w czasie audytu Odpowiedzialny za audytowany obszar podpisem na Karcie Działań Korygujących F1PR4 potwierdza zrozumienie istoty ujawnionych niezgodności. Oryginały kart działań korygujących audytor wiodący przekazuje odpowiedzialnemu za audytowany obszar, dla siebie sporządza kopie. 5.4 Raport z audytu Raport z audytu F3PR6 sporządza audytor wiodący nie później niŝ 7 dni po zakończeniu audytu. Raport otrzymują: PŁ - oryginał z załączonymi do niego kopiami Kart Działań Korygujących F1PR4, Planem audytu wewnętrznego F2PR6. PŁ przeprowadza analizę raportu, który stanowi przesłankę do doskonalenia systemu. Lider audytowanego procesu/ kierownik audytowanej komórki bez załączników (odpowiednio). Podejmują oni działania korygujące w stosunku do ujawnionych niezgodności. 5.5 Działania korygujące Niezgodności ujawnione w czasie audytu wewnętrznego są podstawą do podjęcia działań korygujących zgodnie z procedurą PR7 Działania korygujące i zapobiegawcze Po wykonaniu działań korygujących odpowiedzialny za ich wykonanie przekazuje wypełnioną kartę do PŁ PŁ analizuje wykonane działania, zatwierdza je i podejmuje decyzję odnośnie sposobu oceny ich skuteczności Oryginały Kart działań korygujących (po zakończeniu działań) przechowuje PŁ wraz z Raportem z audytu, kopie zatwierdzonych Kart działań korygujących otrzymuje odpowiedzialny za audytowany obszar. 5. Dokumenty związane PR7 Działania Korygujące i Zapobiegawcze odpowie dzialny AW AW AW AW AW PŁ PŁ Wymień nazwy i oznaczenia innych procedur, instrukcji lub przepisów, które są potrzebne, aby zrealizować procedurę. Najlepiej powoływać się na nie teŝ w samym tekście procedury w pkt.4. Jeśli jakaś czynność jest juŝ opisana w innym dokumencie albo gdzie indziej są określone wymagania to ich nie przepisuj. Po prostu przywołaj dokument związany, ten w którym jest to opisane. Strona 24 z 35

25 6. Zapisy Program auditów wewnętrznych F1PR6 Plan auditu wewnętrznego F2PR6 Raport z auditu wewnętrznego F3PR6 Karta Działań Korygujących i Zapobiegawczych F1PR7 Wymień zbiorczo (poprzez przywołanie nazwy i ew. oznaczenia) wszystkie zapisy, jakie pojawiły się w opisie punktu 4. Jeśli chcesz, Ŝeby dany zapis był dokonywany w określonym formularzu, wymień je dodatkowo w punkcie 7. Jeśli formularze mające zastosowanie w procedurze pochodzą z innej procedury to nie wymieniaj ich w punkcie 7. Ogólnie: - punkt 6 wymień wszystkie formularze jakie pojawiły się do wypełnienia w opisywanej procedurze (nawet które znajdziesz w innych procedurach). - punkt 7 wymień tylko te formularze, których wzory załączasz jako specyficzne dla tej konkretnej procedury 7. Załącznik Program auditów wewnętrznych F1PR6 Plan auditu wewnętrznego F2PR6 Raport z auditu wewnętrznego F3PR6 Wymień załączniki, które są potrzebne do zapisywania albo zrozumienia procedury, a nie ma ich gdzie indziej w Twojej dokumentacji. Będą to wzory formularzy zapisów oraz inne załączniki wg potrzeb, np. tabele, rysunki etc. 8. Wykaz zmian Edycja nr Data edycji Opis zmiany Doprecyzowano sposób numerowania Kart Działań Korygujących wykrytych niezgodności ( w punkcie ) /Wyjaśnienie: Przy wprowadzaniu kolejnych edycji w tabelkę wpisz, która to edycja i czego dotyczyła. Pozwoli to uŝytkownikom na śledzenie zmian i jednoznaczna odpowiedź, od kiedy obowiązywały poszczególne zasady. Pamiętaj jednocześnie przy kolejnych edycjach zmienić edycję w nagłówku (tabelce) dokumentu. Wykaz zmian nie musi koniecznie się znaleźć w kaŝdej procedurze. Czasami osoba nadzorująca ma wykaz w osobnym, zbiorczym wykazie. ChociaŜ moim zdaniem wykaz zmian w procedurze jest niezwykle przydatny pozwala m.in. uŝytkownikom zorientować się szybko, co się zmieniło bez konieczności śledzenia kaŝdego zdania./ Strona 25 z 35

26 7 Bonus - Przykłady procedur i instrukcji Procedury mogą być przedstawiane równieŝ w inny sposób. Prócz najbardziej rozpowszechnionego opisowego często spotykane są róŝnego rodzaju grafy i algorytmy. Lub kompilacja tych metod. W dalszej części zobaczysz takie dwa przykłady róŝnego układu procedur oraz instrukcji. Nie moŝna powiedzieć, Ŝe jakiś sposób przedstawiania procedury jest dobry, a inny zły. NajwaŜniejsze, aby był on zrozumiały dla stosujących te procedury. Jaki jest najlepszy dla danej organizacji czy firmy zaleŝy od niej samej, od jej: - dotychczasowego sposobu dokumentowania i kultury organizacyjnej - poziomu wiedzy pracowników - stopnia skomplikowania opisywanych działań i procesów W dalszej części przedstawiłem przykład procedury nadzoru nad dokumentami i zapisami. Pamiętaj to jest tylko przykład. KaŜdorazowo musisz przystosować procedurę do swoich potrzeb. NIE MA CZEGOŚ TAKIEGO JAK WZORZEC ZAWARTOŚCI PROCEDURY kaŝda procedura powinna być niepowtarzalna tak jak jest niepowtarzalna kaŝda z firm, która je stosuje. Twoja procedura tak czy inaczej - MUSI opisywać: - CO trzeba zrobić - KTO to ma zrobić i ew. KIEDY - JAK to ma być zrobione jeśli uznasz za stosowne. Powodzenia w pisaniu procedur! Robert Rakowiec Strona 26 z 35

27 logo Data: Podpis: XXX SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ edycja: 1.0 Nazwa procedury: Nr dokumentu: NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI PR1 Niniejszy dokument jest własnością P.P.U.H. ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi Opracował: Zatwierdził: Data: Podpis: XXX data edycji: Nr egz.: 1 NAZWA PROCEDURY 2 CEL NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI Zapewnienie nadzoru nad dokumentami stosowanymi w ABC, uwzględniając ich aktualność, dostęp w miejscach wykorzystania oraz zatwierdzenia przez odpowiedni personel. Zapewnienie nadzoru nad zapisami stosowanymi w ABC, potrzebnego do identyfikowania, przechowywania, zabezpieczania, wyszukiwania, zachowywania i ich dysponowania. 3 ZAKRES PROCEDURY Procedura obejmuje nadzór nad dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi stosowanymi w ABC i powstającymi zapisami. 4 OBSZAR STOSOWANIA Procedura ma zastosowanie w całej organizacji. 5 DEFINICJE I SKRÓTY ABC - P.P.U.H. ABC SZJ system zarządzania jakością 6 Odpowiedzialność Właściciel (WŁ) odpowiada za: - zatwierdzanie dokumentów systemowych. Pełnomocnik Właściciela (PŁ) odpowiada za: zapewnienie zgodności nowo powstałego dokumentu z wymaganiami normy dekretację pism przychodzących Radca Prawny (RP) odpowiada za: zapewnienie, Ŝe przepisy prawa zewnętrznego obowiązujące ABC są zidentyfikowane i ich rozpowszechnianie jest nadzorowane Dyrektor Zarządzający (DZ) odpowiada za: rozdysponowanie dokumentów systemowych wśród pracowników, nadzór nad dokumentami systemowymi, ich aktualizację wycofanie dokumentów nieaktualnych i zabezpieczenie przed ich niezamierzonym uŝyciem, prowadzenie zapisów z aktualizacji dokumentów nadzorowanie przechowywanych wszystkich wymaganych procedurami zapisów przez określony w niniejszej procedurze okres czasu, dokonywanie okresowych sprawdzeń przechowywanych zapisów u osób zobligowanych do tego dokumentami SZJ, zapewnienia, Ŝe odpowiednie wersje mających zastosowanie dokumentów są dostępne w miejscach ich uŝytkowania sporządzenie i nadzór nad aktualnością formularza Obieg zapisów Przykład instrukcji za ISO/TR 10013:2001 (E)

28 logo Data: Podpis: XXX SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ edycja: 1.0 Nazwa procedury: Nr dokumentu: NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI PR1 Niniejszy dokument jest własnością P.P.U.H. ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi Opracował: Zatwierdził: Data: Podpis: XXX data edycji: Nr egz.: archiwizację danych elektronicznych. Pracownik Administracyjny (AD) odpowiada za: - prowadzenie KsiąŜki pism przychodzących i wychodzących Posiadacze dokumentów nadzorowanych; odpowiedzialni za przechowywanie zapisów odpowiadają za: ich kompletność i zgodność z rzeczywistymi metodami pracy, przechowywanie zapisów w odpowiedni sposób, tak aby uchronić je przed zniszczeniem, zagubieniem lub dostępem do nich osób niepowołanych przez określony w niniejszej procedurze okres czasu. Pracownicy dokonujący zapisów odpowiadają za: czytelne dokonywanie zapisów wynikających z dokumentów SZJ oraz przekazywanie ich do osób, które zgodnie z wymaganiami opisów procesów oraz procedur je przechowują. 7 ZASADY POSTĘPOWANIA 7.1 l.p. Opis Nadzór nad dokumentami i danymi. Dokumenty systemowe: Księga SZJ, opisy procesów, procedury, instrukcje 7.2 KaŜdy pracownik ma prawo zgłosić do PŁ potrzebę stworzenia nowego lub wprowadzenia zmian do istniejącego dokumentu SZJ Pracownik pod nadzorem PŁ opracowuje nowy dokument, oraz jako autor podpisuje go. Podczas opracowywania dokumentu konsultuje się z osobami, których dokument będzie dotyczył, w celu uzgodnienia i omówienia zmian. PŁ zapewnia zgodność nowo powstałego dokumentu z istniejącym SZJ oraz wymaganiami normy ISO 9001:2000. Po przeprowadzonej kontroli zgodności, PŁ podpisuje dokument na dowód jego sprawdzenia i przekazuje do WŁ celem zatwierdzenia. Zatwierdzony dokument DZ powiela w wymaganej ilości egzemplarzy. Wszystkie załączniki do dokumentów stanowią integralną część dokumentu. Dokumenty obowiązują od dnia ich zatwierdzenia przez WŁ; DZ niezwłocznie wydaje je odpowiednim osobom. DZ rejestruje nowo wydane dokumenty SZJ oraz ich numer wydania w Rejestrze dokumentów PR1F1. DZ określa, które osoby i jakie dokumenty otrzymują oraz zapisuje to w Liście posiadaczy dokumentów PR1F2. DZ wydaje pracownikom aktualne dokumenty, a ich nieaktualne egzemplarze są usuwane oraz oznaczane napisem NIEAKTUALNE, bądź są one niszczone. DZ przechowuje po jednym egzemplarzu wycofanych dokumentów bezterminowo, opatrzone są one wyraźnym napisem NIEAKTUALNE. DZ przechowuje oryginały wypełnionych formularzy Rejestr dokumentów PR1F1 oraz Lista posiadaczy dokumentów PR1F2 u siebie i są one w razie potrzeby udostępniane pracownikom i stronom zainteresowanym. W przypadku gdy Rejestr dokumentów PR1F1 oraz Lista posiadaczy dokumentów PR1F2 posiada taką ilość zmian, która utrudnia dalsze jego uŝytkowanie, DZ przenosi aktualne zapisy do nowego formularza, a poprzedni przekreśla i oznakowuje wyraźnym napisem NIEAKTUALNE, bądź jest on

29 logo Data: Podpis: XXX SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ edycja: 1.0 Nazwa procedury: Nr dokumentu: NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI PR1 Niniejszy dokument jest własnością P.P.U.H. ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi Opracował: Zatwierdził: Data: Podpis: XXX data edycji: Nr egz.: l.p. Opis niszczony W przypadku wprowadzania drobnych zmian do dokumentów SZJ (np. wzoru obowiązującego formularza) moŝliwa jest wymiana pojedynczych stron, których zmiana dotyczy. W takim przypadku na danej nowej stronie, obok edycji wydania podaje się numer zmiany oraz datę jej wprowadzenia. DZ nowe wydania pojedynczych stron wymienia we wszystkich istniejących egzemplarzach dokumentu i odnotowuje to w Karcie zmiany do dokumentu PR1F3. Karty te przechowywane są przez DZ MoŜliwe jest rozdysponowanie dokumentacji SZJ w postaci elektronicznej, poprzez umieszczenie dokumentacji na serwerze firmowym. Dokumentacja udostępniona jest zabezpieczona przez DZ przed dokonaniem zmian przez pozostałych pracowników Polityka Jakości 7.16 Politykę Jakości określa WŁ i zamieszczona ona jest w Księdze SZJ oraz moŝe stanowić oddzielny dokument wywieszany w pomieszczeniach Spółki Za aktualność treści Polityki Jakości stanowiącej oddzielny dokument odpowiedzialny jest DZ, który umieszcza go w Rejestrze dokumentów PR1F1 oraz Liście posiadaczy dokumentów PR1F2. W przypadku zmian jej treści wymienia dokument na nowy z aktualną treścią, natomiast nieaktualny jest niszczony Dane elektroniczne 7.19 ABC posiada dane dotyczące klientów i bazy ofert, dane dotyczące realizowanych usług oraz dane finansowe, które przechowywane są na nośnikach elektronicznych Dane przechowywane na nośnikach elektronicznych podlegają archiwizacji przez kaŝdego uŝytkownika danej stacji roboczej. Archiwizacja danych polega na comiesięcznym kopiowaniu określonych katalogów oraz plików na dysk przenośny lub na płyty CD-R/DVD-R. Za zabezpieczenie nośników przed utratą lub zniszczeniem odpowiada dokonujący archiwizacji. W tym zakresie zobowiązany jest dopilnować szczególnej staranności pod rygorem odpowiedzialności słuŝbowej Archiwizowaniu podlega równieŝ elektroniczna poczta słuŝbowa na zasadach przywołanych powyŝej. W programie OUTLOOK są to pliki z rozszerzeniem *.pst. NaleŜy odnaleźć lokalizację tych plików na stacji roboczej i je skopiować Za archiwizację danych elektronicznych znajdujących się na serwerze firmowym odpowiada PŁ PŁ moŝe korzystać w tym zakresie oraz w szeroko rozumianym temacie nadzoru nad sprzętem informatycznymi i danymi znajdującymi się na nich z pomocy zewnętrznej obsługi informatycznej Dokumenty zewnętrzne 7.25 PŁ w Rejestrze dokumentów PR1F1 oraz Liście posiadaczy dokumentów PR1F2 rejestruje wszystkie inne dokumenty funkcjonujące w ABC (normy, katalogi, akty prawne, publikacje), które maja wpływ na oferowaną usługę i działalność firmy Nadzór nad identyfikacją aktualnych norm, aktów prawnych i wytycznych sprawuje RP w Rejestrze dokumentów PR1F1, który w sposób ciągły sprawdza ich aktualność w oparciu o dostępne na rynku źródła informacje oraz informacje od PŁ W przypadku zidentyfikowania zmian w nadzorowanych dokumentach zewnętrznych, RP informuje o tym fakcie PŁ PŁ wycofuje dokumenty nieaktualne od ich posiadaczy i rozdysponowuje ich nową wersję. Nadzór nad dokumentami zewnętrznymi przeprowadzany jest na

30 logo Data: Podpis: XXX SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ edycja: 1.0 Nazwa procedury: Nr dokumentu: NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI PR1 Niniejszy dokument jest własnością P.P.U.H. ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi Opracował: Zatwierdził: Data: Podpis: XXX data edycji: Nr egz.: l.p. Opis zasadach nadzoru nad dokumentami wewnętrznymi SZJ Dopuszczalne jest korzystanie ze stron internetowych z aktualnymi regulacjami prawnymi: Dokumenty przysyłane i wysyłane 7.31 Przychodząca korespondencja pocztą jest rejestrowana przez AD w KsiąŜce pism przychodzących i wychodzących AD po zarejestrowaniu przekazuje pisma do dekretacji do PŁ. PŁ po zapoznaniu się z danym dokumentem dekretuje odręcznie jego przeznaczenie i przekazuje osobom odpowiedzialnym Maile przychodzące na skrzynkę ogólną ABC są przekazywane przez AD wg właściwości Pisma wychodzące pocztą są rejestrowane przez AD w KsiąŜce pism przychodzących i wychodzących i po zarejestrowaniu AD przekazuje je firmie pocztowej/spedycyjnej Nadzór nad zapisami Zapisy (potwierdzenie wykonania czynności) są dokumentami potwierdzającymi 7.36 stosowanie i przestrzeganie wdroŝonych dokumentów SZJ. Dokonujący zapisów odpowiedzialni są za ich czytelność oraz przekazywanie ich 7.37 do osób, które zgodnie z wymaganiami opisów procesów oraz procedur je przechowują. Przechowujący zapisy zapewniają łatwy do nich dostęp i przechowują je przez 7.38 określony w formularzu Obieg zapisów PR1F4 okres czasu, w warunkach zapobiegających ich uszkodzeniu, zniszczeniu, utracie, dostępowi do nich osób niepowołanych. DZ odpowiada za: 7.39 nadzorowanie przechowywania wszystkich wymaganych dokumentacją SZJ zapisów przez określony w niniejszej procedurze okres czasu, dokonywanie okresowych sprawdzeń przechowywanych zapisów u osób zobligowanych do tego dokumentami SZJ, sporządzenie formularza Obieg zapisów PR1F4 i skuteczne zapewnienie, Ŝe przechowujący znają okres przechowywania zapisów, przekazując im Obieg zapisów PR1F4. W przypadku, gdy klient zaŝąda w uzasadnionych przypadkach wydania zapisów, 7.40 PŁ lub inna upowaŝniona osoba wydaje je za pokwitowaniem. Po określonym terminie PŁ lub inni posiadacze niszczą niepotrzebne zapisy w 7.41 sposób uniemoŝliwiający ich odtworzenie. W przypadku, gdy zapisy będą potrzebne przez dłuŝszy czas niŝ to zostało 7.42 określone, PŁ lub wyznaczony przez niego pracownik przechowuje je do momentu uzasadnionego okresu wykorzystania. 8 DOKUMENTY ZWIĄZANE Wszystkie dokumenty SZJ na podstawie, których dokonuje się zapisów strony

31 logo Data: Podpis: XXX SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ edycja: 1.0 Nazwa procedury: Nr dokumentu: NADZÓR NAD DOKUMENTAMI I ZAPISAMI PR1 Niniejszy dokument jest własnością P.P.U.H. ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi Opracował: Zatwierdził: Data: Podpis: XXX data edycji: Nr egz.: 9 ZAPISY Rejestr dokumentów PR1F1 Lista posiadaczy dokumentów PR1F2 Karta zmiany do dokumentu PR1F3 Obieg zapisów PR1F4 KsiąŜka pism przychodzących i wychodzących 10 ZAŁĄCZNIKI Rejestr dokumentów PR1F1 Lista posiadaczy dokumentów PR1F2 Karta zmiany do dokumentu PR1F3 Obieg zapisów PR1F4

32 logo Nazwa procedury: Uruchomienie i realizacja zlecenia Niniejszy dokument jest własnością P.P.U.H. ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi edycja: 1.0 Nr dokumentu: PR1 data edycji: Nr egz.: SCHEMATYCZNY PRZEBIEG PROCESU URUCHOMIENIA I REALIZACJI ZLECENIA Rejestracja 1 dzień Przydział konsultanta 1 dzień Przyjęcie do realizacji 3 dni Realizacja projektu zgodnie z umową KIEROWNIK KONSULTANT DZ ZARZĄD BIURA UMOWA REJESTRACJA W BAZIE KOMPUTEROWEJ ObciąŜenie konsultanta /plik komp./ PRZYDZIELENIE KONSULTANTA Planowane umowy do podpisania Zlecenie dla konsultanta USTALENIE KWOTY, ZATWIERDZENIE ZLECENIA DLA KONSULTANTA Zlecenie dla konsultanta Zlecenie dla konsultanta PRZEKAZANIE KONSULTANTOWI ZLECENIA ObciąŜenie konsultanta /plik komp./ Zlecenie dla konsultanta Zlecenie dla konsultanta ObciąŜenie konsultanta /plik komp./ NADZÓR/ KONTROLA REALIZACJA PROJEKTU PODPISANIE I ZAPŁATA ZA FAKTURĘ OBCIĄśENIE KLIENTA ObciąŜenie konsultanta /plik komp./ Ankieta zadowolenia Klienta Planowane zakończenia etapów prac Karta konsultacji Faktura Protokół zdawczoodbiorczy Faktura Dokumenta cja Dokumenta cja DH UMOWA Planowane umowy do podpisania

33 B.1 Instrukcje pracy dotyczące sterylizacji przyrządów Numer: Ttv 2.6 Data: Nowelizaja: 0 B.2 Przyrządy jednorazowego uŝytku Umieścić przyrządy jednorazowego uzytku (np. strzykawki, igły, noŝe, przyrządy do usuwania szwów) w specjalnym pojemniku. Pojemnik naleŝy zniszczyć zgodnie z programem likwidacji odpadów. B.3 Przyrządy sterylizowane gorącym powietrzem B.3.1 Wytrzeć wydzieliny, stosując jednorazowe bibułki. B.3.2 Zanurzyć przyrządy w 10% roztworze chloru (1 dl płynu Klorilli i 9 dl wody). Ciecz powinna być wymieniana dwa razy na tydzień. B.3.3 Moczyć przyrządy przez co najmniej 2 h. B.3.4 Umyć przyrządy szczotką, uŝywając rękawic ochronnych. B.3.5 Opłukać i wysuszyć przyrządy B.3.6 Sprawdzić, czy przyrządy są w dobrym stanie. Przyrządy uszkodzone naleŝy przesłać do serwisu. B.3.7 Sterylizacja w torebce: - włoŝyć przyrządy do torebki odpornej na gorące powietrze - zabezpieczyć ostre krawędzie gazą - złoŝyć krawędź torebki kilka razy, w celu uzyskania odpowiedniego uszczelnienia - uszczelnić torebkę taśmą termoodporną - oznaczyć datę i ustawić wskaźnik gorącego powietrza na torebce - włoŝyć torebkę do pieca z gorącym powietrzem i pozostawić go na 30 min. w temperaturze 180C Przyrządy nadają się do uŝycia jeden miesiąc po sterylizacji, jeśli są przechowywane w odpowiednio uszczelnionej torebce. B.3.8 Sterylizacja w pojemniku metalowym: - umieścić bibułę odporną na gorące powietrze na dole pojemnika w celu zabezpieczenia przyrządów - połoŝyć przyrządy na dole pojemnika - ustawić wskaźnik gorącego powietrza na pojemniku - pozostawić pojemnik na 30 min. w temperaturze 180C Jeden z dwóch pojemników stosuje się po kolei kaŝdego dnia. B.4 Inne przyrządy (np. otoskopy) Opłukać przyrządy po moczeniu ich przez 2 godziny w roztworze chloru. Przykład instrukcji za ISO/TR 10013:2001 (E)

34 Nazwa procedury: edycja: data edycji: logo Przyjęcie dostawy do magazynu Nr Nr egz.: dokumentu: WE6 Niniejszy dokument jest własnością P.P.U.H. ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi 1 NAZWA PROCEDURY 2 CEL PRZYJĘCIE DOSTAWY DO MAGAZYNU Zapewnienie, Ŝe przyjmowane towary do magazynu będą zgodne ze złoŝonymi zamówieniami oraz właściwie zabezpieczone i rozlokowane. 3 ZAKRES PROCEDURY Procedura obejmuje nadzór nad dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi stosowanymi w ABC i powstającymi zapisami. 4 OBSZAR STOSOWANIA Procedura ma zastosowanie w Magazynach: Głównym i Podręcznym. 5 POSTĘPOWANIE Start zgłoszenie się dostawcy Weryfikacja zgodności dokumentów dostawy z zamówieniem (Magazynier) Zeszyt dostaw Dokumenty dostawy NIE Zgodne? TAK Zeszyt dostaw Zeszyt dostaw Odstawić na pole odstawcze i oznakować (Magazynier) NIE Weryfikacja towaru pod kątem ilości, uszkodzeń, gatunku etc. (Magazynier) Zgodne? Zgłosić Kierownikowi do postępowania reklamacyjnego (Magazynier) Zgłoszenie reklamacji F2 TAK Wystawić dokumenty PZ (Magazynier) Rozlokować na półkach zgodnie z Planem rozlokowania (Pomocnik) Druk PZ Stop

35 Nazwa procedury: edycja: data edycji: logo Przyjęcie dostawy do magazynu Nr Nr egz.: dokumentu: WE6 Niniejszy dokument jest własnością P.P.U.H. ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi 6 ZAPISY Druk PZ Zeszyt dostaw Zgłoszenie reklamacji F2 7 ZAŁĄCZNIKI DO PROCEDURY Zgłoszenie reklamacji F2