Nr dokumentu: PR6 edycja: 2.0 Obowiązuje od: Niniejszy dokument jest własnością firmy ABC do uŝytku wewnętrznego, podlega nadzorowi

Transkrypt

1 Dalszy układ punktów typowej procedury moŝe wyglądać jak w przykładzie poniŝej. MoŜesz poniŝszy układ oraz nazewnictwo zastosować w swoich procedurach. Jeśli uznasz z jakiś powodów, Ŝe potrzebujesz teŝ innych informacji śmiało dodaj kolejne punkty do procedury. Pod kaŝdym z punktów podałem w chmurce objaśnienie zawartości danego punktu oczywiście w swoich procedurach tego nie umieścisz Cel Celem procedury jest potwierdzenie zgodności, ocena skuteczności i zidentyfikowanie obszarów do doskonalenia w funkcjonującym SZJ poprzez realizację audytów wewnętrznych. Jednym-dwoma zdaniami określ, co ma być efektem stosowania procedur, po co ona powstała?/ 2. Zakres Procedura obejmuje: planowanie i przygotowanie audytów, ich przeprowadzenie oraz sposób raportowania ich wyników. 3. Obszar stosowania Syntetycznie zapisz, co obejmuje procedura. Niech to będą te główne działania (tzw. kamienie milowe) z opisu postępowania, które umieścisz w punkcie 4 naszego przykładu. Pamiętaj: im syntetyczniej, tym lepiej Procedura ma zastosowanie: - we wszystkich komórkach organizacyjnych /albo wymień jakie stanowiska będą miały udział w realizacji tej procedury będą to co najmniej osoby z rubryki odpowiedzialny z punktu 4/ Wymień w jakich działach/komórkach organizacyjnych ma zastosowanie procedura. PrzewaŜnie procedury nie są realizowane przez wszystkich pracowników, ale przez jakąś grupę. Wymień tylko te stanowiska lub moŝesz podać całe działy/

2 4. Zasady postępowania Opisz czynności które regulujesz procedurą i określ, kto jest za nie odpowiedzialny. Pamiętaj, Ŝeby opisywać tylko te rzeczy, które są niezbędne konieczne, uŝywaj języka jak najprostszego i takiego jaki jest uŝywany u Ciebie w firmie, unikaj opisywania oczywistości i górnolotnych stwierdzeń. Procedura jest dla Ciebie i Twoich pracowników a nie dla audytorów. Podawaj opis w logicznej kolejności zdarzeń tak, aby tworzyły ciąg działań. Grupuj jednorodne obszary działań, aby unikać skakania po tematach. Układ tabeli ma jedynie znaczenie estetyczne. MoŜesz zrezygnować z tabeli i zaczynać poszczególne punkty akapitami. Wybór naleŝy do Ciebie l.p. Opis 5.1 Uruchomienie audytu wewnętrznego Podstawą uruchomienia audytu jest Program audytów wewnętrznych F Program sporządzany jest przez w terminie do końca grudnia kaŝdego roku i obejmuje następny rok kalendarzowy. Plan przechowuje Uruchomienia audytu następuje min. 10 dni przed planowanym terminem audytu. W tym celu informuje audytora/ów o planowanym audycie, jego zakresie oraz czasie trwania. moŝe podjąć decyzję, Ŝe audyt zostanie przeprowadzony przez audytora z zewnątrz firmy. 5.2 Przygotowanie audytu opracowuje projekt Planu audytu F2 i przedkłada odpowiedzialnemu za audytowany obszar/ proces celem jego uzgodnienia. Plan audytu odnosi się do podanych przez : zakresu tematycznego audytu, zadanego czasu audytu oraz ilości audytorów powołanych do przeprowadzenia audytu W przypadku uzasadnionych uwag audytowanego, wnosi do planu audytu odpowiednie zmiany Oryginał Planu audytu przekazuje do wraz z raportem z audytu (po jego przeprowadzeniu). Kopię, nie później niŝ na 5 dni przed terminem audytu, otrzymuje odpowiedzialny za audytowany obszar/ proces Wszystkie dokumenty wystawione w związku z audytem otrzymują numer podany na Programie audytów wewnętrznych na dany rok. 5.3 Przeprowadzenie audytu Zespół audytorów spotyka się z odpowiedzialnymi za audytowane obszary oraz wyznaczonymi przez nich personelem na spotkaniu otwierającym Zespół audytorów przeprowadza metodyczne badanie funkcjonowania systemu zarządzania jakością w audytowanej komórce organizacyjnej odpowie dzialny

3 l.p. Opis lub badanie funkcjonowania procesu, zgodnie przyjętym Planem audytu Audytorzy odnotowują spostrzeŝenia oraz dowody materialne dla ich udokumentowania Po zakończeniu badania zespół audytorów omawia zapisane spostrzeŝenia. decyduje, które z nich zostaną zakwalifikowane jako niezgodności i wystawia Kartę Działań Korygujących F1PR4 dla kaŝdej niezgodności oddzielnie. Niezgodności otrzymują kolejne numery 1, 2, 3,... łamane przez nr audytu Zespół audytorów spotyka się z odpowiedzialnymi za audytowane obszary oraz wyznaczonymi przez nich personelem na spotkaniu zamykającym, na którym przedstawia pozytywne spostrzeŝenia oraz niezgodności ujawnione w czasie audytu Odpowiedzialny za audytowany obszar podpisem na Karcie Działań Korygujących F1PR4 potwierdza zrozumienie istoty ujawnionych niezgodności. Oryginały kart działań korygujących audytor wiodący przekazuje odpowiedzialnemu za audytowany obszar, dla siebie sporządza kopie. 5.4 Raport z audytu Raport z audytu F3 sporządza audytor wiodący nie później niŝ 7 dni po zakończeniu audytu. Raport otrzymują: - oryginał z załączonymi do niego kopiami Kart Działań Korygujących F1PR4, Planem audytu wewnętrznego F2. przeprowadza analizę raportu, który stanowi przesłankę do doskonalenia systemu. Lider audytowanego procesu/ kierownik audytowanej komórki bez załączników (odpowiednio). Podejmują oni działania korygujące w stosunku do ujawnionych niezgodności. 5.5 Działania korygujące Niezgodności ujawnione w czasie audytu wewnętrznego są podstawą do podjęcia działań korygujących zgodnie z procedurą PR7 Działania korygujące i zapobiegawcze Po wykonaniu działań korygujących odpowiedzialny za ich wykonanie przekazuje wypełnioną kartę do analizuje wykonane działania, zatwierdza je i podejmuje decyzję odnośnie sposobu oceny ich skuteczności Oryginały Kart działań korygujących (po zakończeniu działań) przechowuje wraz z Raportem z audytu, kopie zatwierdzonych Kart działań korygujących otrzymuje odpowiedzialny za audytowany obszar. odpowie dzialny

4 5. Dokumenty związane PR7 Działania Korygujące i Zapobiegawcze Wymień nazwy i oznaczenia innych procedur, instrukcji lub przepisów, które są potrzebne, aby zrealizować procedurę. Najlepiej powoływać się na nie teŝ w samym tekście procedury w pkt.4. Jeśli jakaś czynność jest juŝ opisana w innym dokumencie albo gdzie indziej są określone wymagania to ich nie przepisuj. Po prostu przywołaj dokument związany, ten w którym jest to opisane. 6. Zapisy Program auditów wewnętrznych F1 Plan auditu wewnętrznego F2 Raport z auditu wewnętrznego F3 Karta Działań Korygujących i Zapobiegawczych F1PR7 Wymień zbiorczo (poprzez przywołanie nazwy i ew. oznaczenia) wszystkie zapisy, jakie pojawiły się w opisie punktu 4. Jeśli chcesz, Ŝeby dany zapis był dokonywany w określonym formularzu, wymień je dodatkowo w punkcie 7. Jeśli formularze mające zastosowanie w procedurze pochodzą z innej procedury to nie wymieniaj ich w punkcie 7. Ogólnie: - punkt 6 wymień wszystkie formularze jakie pojawiły się do wypełnienia w opisywanej procedurze (nawet które znajdziesz w innych procedurach). - punkt 7 wymień tylko te formularze, których wzory załączasz jako specyficzne dla tej konkretnej procedury 7. Załącznik Program auditów wewnętrznych F1 Plan auditu wewnętrznego F2 Raport z auditu wewnętrznego F3 Wymień załączniki, które są potrzebne do zapisywania albo zrozumienia procedury, a nie ma ich gdzie indziej w Twojej dokumentacji. Będą to wzory formularzy zapisów oraz inne załączniki wg potrzeb, np. tabele, rysunki etc.

5 8. Wykaz zmian Edycja nr Data edycji Opis zmiany Doprecyzowano sposób numerowania Kart Działań Korygujących wykrytych niezgodności ( w punkcie ) /Wyjaśnienie: Przy wprowadzaniu kolejnych edycji w tabelkę wpisz, która to edycja i czego dotyczyła. Pozwoli to uŝytkownikom na śledzenie zmian i jednoznaczna odpowiedź, od kiedy obowiązywały poszczególne zasady. Pamiętaj jednocześnie przy kolejnych edycjach zmienić edycję w nagłówku (tabelce) dokumentu. Wykaz zmian nie musi koniecznie się znaleźć w kaŝdej procedurze. Czasami osoba nadzorująca ma wykaz w osobnym, zbiorczym wykazie. ChociaŜ moim zdaniem wykaz zmian w procedurze jest niezwykle przydatny pozwala m.in. uŝytkownikom zorientować się szybko, co się zmieniło bez konieczności śledzenia kaŝdego zdania./