Nadzór nad dokumentacją

Transkrypt

1 Strona 1 z 5 Opracował: Data Podpis Zweryfikował: Data Podpis Zatwierdził: Data Podpis Przemysław Hirschfeld, Jarosław Ochotny, Jarosław Ochotny, Cel dokumentu Celem procedury jest zapewnienie, że nadzorowane w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Wrześni; są zatwierdzane pod kątem ich adekwatności przed ich wydaniem oraz odpowiednio oznaczane i przechowywane (w tym zewnętrzne) tak, aby były aktualne i dostępne dla upoważnionych pracowników. Procedura ma na celu zapewnienie ujednoliconego spsosobu opracowywania dokumentacji zintegrowanego systemu zarządzania pod względem formy i układu treści, aby zapewnić jej formalną i merytoryczną spójność. 2 Przedmiot dokumentu Przedmiotem procedury jest ustalenie zasad tworzenia, zatwierdzania, dystrybuowania i wycofywania dokumentów ZSZ oraz innych dokumentów, których zastosowanie jest związane ze zintegrowanym systemem zarządzania. 3 Zakres zastosowania Procedura jest stosowana przez pracowników we wszystkich komórkach organizacyjnych Przedsiębiorstwia Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Wrześni. 4 Odpowiedzialność, przebieg realizacji, dokumentowanie Wejście Przebieg realizacji, odpowiedzialność Wyjście 4.1. Postanowienia ogólne Przyjmuje się zasadę, że określające zintegrowany system zarządzania, tj. Księga ZSZ i procedury systemowe są zatwierdzane przez Prezesa Zarządu. Dokumenty niższej rangi (tj. wykazy dokumentów) mogą być zatwierdzane przez Pełnomocnika ds. ZSZ / Właścicieli procesów / Kierowników Komórek Organizacyjnych. Pełnomocnik ds. ZSZ jest dodatkowo odpowiedzialny za: Strona internetowa - Weryfikację zasad nadzóru nad opracowaniem, zatwierdzaniem i dystrybucją pl- zakładka dokumentów ZSZ w poszczególnych komórkach organzacyjnych; Dokumenty używane procedury ISO - aktualizowanie dokumentów ZSZ w obszarze systemowym; w Przedsiębiorstwie Wykaz procesów - inicjowanie zmian w dokumentacji ZSZ, na podstawie prowadzonej oceny i dokumentów ZSZ skuteczności ZSZ. Właściciele procesów / Kieronicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za: Dokumentacja rejestrowa spółki - nadzór nad opracowaniem, zatwierdzaniem i dystrybucją dokumentów ZSZ w popodległych komórkach organizacyjnych - inicjowanie zmian w dokumentach, które dotyczą obszaru za które są odpowiedzialni; - opracowywanie dokumentów we współpracy z Pełnomocnikiem ds. ZSZ; - przestrzeganie postanowień niniejszej procedury. Pracownicy firmy odpowiedzialni są za: - przestrzeganie postanowień niniejszej procedury. Za bezpieczeństwo przechowywania i odpowiednie postępowanie z dokumentami odpowiedzialni są wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa. Dokumenty używane w przedsiębiorstwie to: - prawne spółki;

2 Strona 2 z 5 - Księga ZSZ; - zintegrowanego systemu zarządzania (karty procesów, procedury, instrukcje i algorytmy wraz z formularzami); - zawierające przepisy prawne i normy; - finansowe i kadrowe; - dokumentacja będąca własnością klienta. Wszystkie zapisy związane z realizacją procedury w zakresie dokumentów zintegrowanego systemu zarządzania są prowadzone i nadzorowane przez Właścicieli procesów. UWAGA: Dokumenty zintegrowanego systemu zarządzania mają formę elektroniczną i znajdują się oraz można je pobrać z witryny po zalogowaniu się w zakładce procedury ISO egzemplarze papierowe zatwierdzone przez Prezesa Zarządu są nadzorowane u Pełnomocnika ds. ZSZ Dokumenty prawne Spółki Dokumenty prawne firmy przechowywane są przez Radcę Prawnego. Istotne wymagania prawne, specyficzne ustawy, rozporządzenia, normy branżowe, normy z atestów na produkty itp., są rejestrowane w zbiorczym Wykazie wymagań prawnych -F03 nadzorowanych przez Radcę Prawnego w porozumieniu z Pełnomocnikiem ds.zsz oraz Właścicielami procesów/kierownikami komórek organizacyjnych. Dokumenty prawne UWAGA: Właściciele procesów zobowiązują się do zlokalizowania w podległym im procesie, wykorzystywanych dokumentów prawnych spółki (wymagania prawne, specyficzne ustawy, rozporządzenia, normy branżowe, normy z atestów na produkty/usługi, regulamin organizacyjny, regulamin pracy itp.), a następnie do przekazania ich wykazu w formie pisemnej do Radcy Prawnego i Pełnomocnika ds. ZSZ. Wykaz wymagań prawnych Wymaganie normy ISO 9001 pkt Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania (Księga ZSZ) Księga ZSZ Przedsiębiorstwa jest opracowana i przechowywana przez Pełnomocnika ds. ZSZ oraz wydana w jednym egzemplarzu - wersja elektroniczna jest dostępna w zakładce procedury ISO na stronie internetowej po zalogowaniu się. Księgę ZSZ zatwierdza Prezes Zarządu. UWAGA: W przypadku konieczności udostępnienia Księgi ZSZ instytucjom zewnętrznym, Pełnomocnik ds. ZSZ sporządza kopię Księgi ZSZ i oznacza ją adnotacją, że jest to egzemplarz informacyjny. Pełnomocnik ds. ZSZ może udostępnić instytucjom zewnętrznym dokument w formie elektronicznej. Księga ZSZ Wniosek o stworzenie/ zmianę/ wycofanie dokumentu 4.4. Księga ZSZ wprowadzanie zmian Wprowadzanie zmian do Księgi ZSZ odbywa się poprzez zapisanie zmian w elektronicznej wersji Księgi ZSZ oraz wymianę strony w papierowym egzemplarzu Księgi. Zmiana tego typu (także charakter zmiany) odnotowywana jest w karcie zmian Księgi ZSZ umieszczonej na ostatniej stronie. Wycofana strona oznaczana jest adnotacją wycofano dnia..., podpis Pełnomocnika ds. ZSZ.... UWAGA: Przyjmuje się zasadę, że każda zmiana wchodzi w życie z dniem wprowadzenia zmian do elektronicznej wersji i papierowego egzemplarza Księgi ZSZ Księga ZSZ nowe wydanie Segregator ISO PWiK Sp. z o.o. folder

3 Strona 3 z 5 Księga ZSZ Istotne zmiany w Księdze ZSZ, które nie mogą być potraktowane w trybie opisanym powyżej, powodują konieczność emisji nowego wydania Księgi ZSZ. Nowe wydanie jest oznaczane kolejnym numerem. Wycofany egzemplarz Księgi ZSZ oznaczany jest w sposób widoczny adnotacją wycofano (data, podpis Pełnomocnika ds. ZSZ) Dokumenty przechowywane są w segregatorze u Pełnomocnika ds. ZSZ oraz w utworzonym folderze dostępnym tylko dla Pełnomocnika ds. ZSZ na jego komputerze. Wycofane wersje Księgi ZSZ można zniszczyć po 5 latach. Segregator ISO folder - Wymagania normy ISO 9001, ISO 14001, PN-N Dokumenty zintegrowanego systemu zarządzania Dokumenty zintegrowanego systemu zarządzania są opracowywane przez Pełnomocnika ds. ZSZ,Właścicieli Procesów / Kierowników komórek organizacyjnych i zatwierdzane przez Prezesa Zarządu.Pełnomocnik ds.zsz prowadzi Wykaz dokumentów nadzorowanych -F01. W przypadku wątpliwości co do kwestii opracowania danego dokumentu ostateczną decyzję w tej kwestii podejmuje Pełnomocnik ds. ZSZ w porozumieniu z Prezesem Zarządu. Forma graficzna (nazewnictwo, numerowanie, zawartość pierwszej strony, zawartość nagłówków i stopek) powinna odpowiadać formie graficznej niniejszej procedury wyjątek w tym obszarze stanowi dokumentacja systemu zarządzania Laboratorium, która jest zgodna z PN-EN ISO/IEC 17025, a zasady jej opracowania i identyfikacji opisuje Procedura POL-1 PROWADZENIE I NADZÓR NAD DOKUMENTACJĄ. UWAGA: Należy sprawdzić czy dokument ma status procedury, instrukcji czy algorytmu i umieścić odpowiednie oznaczenia i nazwy na pierwszej stronie i w nagłówku dokumentu. Wykaz dokumentów nadzorowanych UWAGA: Formularze powinny zawierać w nagłówku logo Przedsiębiorstwa, nazwę formularza oraz numer formularza. Wymagania dotyczące identyfikacji, oznaczeń i określania aktualności dokumentów systemowych 4.7. Oznaczanie dokumentów zintegrowanego systemu zarządzania (z wyjątkiem Księgi ZSZ) Karty opisów procesów oznaczane są wg następującego wzoru: Xww(z) gdzie: X - oznacza symbol procesu (G proces Główny, W proces Wspomagający, Z proces Zarządzania); ww oznacza numer karty - procesu (procesy numerowane są oddzielnie dla każdej grupy); z oznacza numer wersji danej karty procesu. Procedury oznaczane są wg następującego wzoru: Xww-Pyy oraz nr wersji dokumentu gdzie: P oznacza procedurę; yy oznacza numer kolejny procedury dla danego procesu;. Instrukcje oznaczane są wg następującego wzoru: Xww-Pyy-Iqq oraz nr wersji dokumentu gdzie: I oznacza instrukcję; qq oznacza numer kolejny instrukcji dla danego procesu, Algorytmy oznaczane są wg następującego wzoru: Xww-App oraz nr wersji dokumentu gdzie: A oznacza algorytm; pp oznacza numer kolejny algorytmu dla danego procesu, Formularze oznaczane są wg następującego wzoru: Wykaz dokumentów nadzorowanych

4 Strona 4 z 5 Xww-Pyy-Fnn oraz nr wersji dokumentu lub Xww-Iqq-Fnn oraz nr wersji dokumentu lub Xww-Aqq-Fnn oraz nr wersji dokumentu gdzie: F oznacza formularz; nn oznacza numer kolejny formularza do procedury lub instrukcji lub algorytmu, Wniosek o stworzenie/ zmianę/ wycofanie dokumentu 4.8. Dokumenty zintegrowanego systemu zarządzania zmiana treści Dokumenty mogą być zmieniane przez Pełnomocnika ds. ZSZ (w przypadku procedur systemowych i Księgi ZSZ) oraz Włascicieli Procesów / Kierowników Komórek Organizacyjnych poprzez zapisanie zmian w elektronicznej wersji i wymianę całego dokumentu. W przypadku procedur i instrukcji należy zakres zmian wpisać do karty zmian umieszczonej na ostatniej stronie dokumentu. UWAGA: Wszystkie zmiany w dokumentacji ZSZ mogą być wprowadzone jedynie w porozumieniu z Pełnomocnikiem ds. ZSZ niedopuszczalne jest wprowadzanie zmian lub opracowanie dokumentów bez informowania o tym Pełnomocnika ds. ZSZ. Zmienione Dokumentacja zintegrowanego systemu zarządzania UWAGA: Każdy pracownik ma prawo zgłosić Wniosek o stworzenie/ zmianę, lub wycofanie dokumentu. Wniosek może mieć dowolną formę pisemną, a kierowany jest do Pełnomocnika ds. ZSZ Dokumenty zintegrowanego systemu zarządzania dystrybucja Dokumenty systemowe dostępne są w wersji papierowej u Pełnomocnika ds. ZSZ. Elektroniczna wersja dokumentów dostępna jest na stronie internetowej w zakładce procedury ISO a zakres obowiązywania zawiera Rozdzielnik dokumentów -F02 UWAGA: W przypadku wycofania dokumentu egzemplarz elektroniczny przenoszony jest do folderu utworzonego na komputerze Pełnomocnika ds. ZSZ, egzemplarz papierowy ( wzorcowy) jest w sposób widoczny oznaczany adnotacją wycofano (data, podpis...) i umieszczany w segregatorze. Wycofane wersje dokumentów przechowywane są przez 3 lata. Rozdzielnik dokumentów Folder Segregator Dokumenty finansowe, kadrowe Dokumenty kadrowe Przedsiębiorstwa (rejestry płac, rejestry urlopowe, deklaracje ZUS, itp.) oraz Teczki personalne (wraz z dokumentacją pracowniczą) prowadzone i archiwizowane są w Kadrach i Płacach z wykorzystaniem systemu informatycznego. Tworzone finansowe, kadrowe Dokumenty finasowe i księgowe przechowywane są w Dziale Ekonomiczno-Finansowym a dokumentacja prowadzona jest zgodnie z Ustawą o rachunkowości. Przebywanie osób postronnych lub pracowników PWiK Sp. z o.o. w pomieszczeniach KADR i EKONOMICZNO-FINANSOWYCH może odbywać się wyłącznie w obecności pracowników w/w Działów. Przechowywane finansowe, kadrowe Korespondencja przychodząca i wychodząca

5 Strona 5 z 5 Korespodnencja przychodząca i wychodząca Korespondencja przychodząca i wychodząca jest ewidencjonowana przy pomocy programu komputerowego ZSI UNISOFT i przekazywana za potwierdzeniem odbioru w Zeszycie potwierdzeń odbioru. Za rejestrację korespondencji odpowiada Sekretariat, zgodnie z Instrukcją Obieg dokumentów w PWiK Września. ZSI UNISOFT Nadzór nad dokumentami i zapisami w formie elektronicznej Dane informatyczne Wymagania prawne Za prawidłowe zabezpieczenie i utrzymanie sprawności systemu informatycznego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Wrześni odpowedzialny jest Specjalista ds. Informatyki. Zasady nadzoru nad systemem informatycznym, w tym zasady dostepu do zasobów informatycznych oraz zabezpieczania danych przezd utratą opisane są szczegółowo w POLITYCE BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. we Wrześni. POLITYKA BEZPIECZEŃ- STWA INFORMACJI 5 Zmiany Karta zmian Wersja Data Podpis Opis zmiany