NADZOROWANIE DOKUMENTÓW I ZAPISÓW

Transkrypt

1 Strona 1 z 10 NADZOROWANIE DOKUMENTÓW I ZAPISÓW Niniejszy dokument stanowi własność firmy z siedzibą w Poznaniu. Zabrania się kopiowania i rozpowszechniania dokumentu bez zgody właściciela Opracował: Leszek Puchalski Pełnomocnik Zarządu ds. ISO Data: Podpis: W oryginale dokumentu Sprawdził: Krzysztof Hedrych Dyrektor Finansowy, Główny Księgowy Data: Podpis: W oryginale dokumentu Zatwierdził: Mariusz Raczak Prezes Zarządu, Dyrektor Naczelny Data Podpis: W oryginale dokumentu

2 Strona 2 z 10 I PRZEDMIOT I CEL PROCEDURY Przedmiotem procedury jest opracowywanie, wydawanie, rozpowszechnianie i wycofywanie dokumentów w systemie zarządzania jakością oraz zasady sporządzania, przechowywania oraz niszczenia i archiwizacji zapisów w Celem procedury jest zapewnienie sprawnego przepływu informacji oraz dokumentowania efektów realizacji procesów w przedsiębiorstwie. II ZAKRES STOSOWANIA Procedura ma zastosowanie w całym przedsiębiorstwie. III TERMINOLOGIA Terminologia zastosowana w procedurze jest zgodna z terminologią określoną w normie PN EN ISO 9000:2006 System zarządzania jakością - Podstawy i terminologia ". Dodatkowo wprowadza się następujące definicje: SZJ System Zarządzania Jakością Dokument informacja i jej nośnik; tutaj: Księga Jakości, procedury, instrukcje wraz z załącznikami oraz dokumenty pochodzenia zewnętrznego Zapis - dokument podający osiągnięty wynik lub podający fakt wykonanej czynności IV OPIS POSTĘPOWANIA 1. Struktura dokumentacji SZJ 1.1 Dokumentacja SZJ obejmuje następujące rodzaje dokumentów: a) Polityka jakości i cele dotyczące jakości, b) Księga Jakości będąca ogólnym przewodnikiem po SZJ, c) Procedury regulujące procesy realizowane w, d) Instrukcje uszczegóławiające zagadnienia regulowane przez procedury, e) Zapisy dokumentujące realizowane procesy (rejestry, formularze, itp.), f) Dokumenty pochodzenia zewnętrznego. 2. Zasady formalizacji dokumentacji, obejmujące Księgę Jakości, procedury i instrukcje 2.1. Księga Jakości zawiera następujące elementy: I Zakres systemu zarządzania jakością II Organizacja i procesy

3 Strona 3 z 10 III System jakości 2.2 Procedury zawierają a instrukcje mogą zawierać następujące elementy: I przedmiot i cel - określający zagadnienia uregulowane dokumentem oraz jego cel, II zakres stosowania określający komórki i stanowiska organizacyjne, które dokument obowiązuje, wraz ze wszelkimi ograniczeniami, III terminologia - zawierający definicje terminów specyficznych dla SZJ lub nomenklatury firmy i branży, IV opis postępowania - zawierający sekwencję działań będących przedmiotem dokumentu, V odpowiedzialność - określający, kto odpowiada za realizację działań wynikających z punktu IV dokumentu, VI przypadki szczególne - podawane, gdy dokument zakłada możliwość postępowania w określonych okolicznościach w sposób odmienny niż wynika to z zapisów punktu IV dokumentu, VII dokumenty związane - przywołujący procedury, instrukcje i inne dokumenty, których treść jest związana z danym dokumentem i na które dany dokument się powołuje, a także przepisy prawne regulujące treść procedury, VIII załączniki lista załączników do procedury (w tym formularze), IX tabela zmian rejestrujący zmiany treści dokumentu w kolejnych wydaniach. 2.3 Obowiązuje trójznakowa numeracja procedur wg następującej zasady: gdzie: P oznacza procedurę (symbol stały), P-YY YY kolejny numer procedury, począwszy od numeru Obowiązuje pięcioznakowa numeracja instrukcji wg następującej zasady: gdzie: I oznacza instrukcję (symbol stały), I-YY.ZZ YY - oznacza numer procedury, którą instrukcja uszczegóławia, ZZ jest kolejnym numerem instrukcji danej procedury, począwszy od numeru Księga Jakości, Procedury i Instrukcje oznaczane są według następujących zasad: a) nagłówek zawiera: logo, tekst Dokument Systemu Zarządzania Jakością, nazwę oraz numer dokumentu, numer wydania dokumentu, datę wydania dokumentu, kolejny numer strony, liczbę stron w dokumencie; stopka zawiera słowa:,

4 Strona 4 z 10 b) na pierwszej stronie dokument zawiera tabelę informującą o osobie opracowującej, sprawdzającej i zatwierdzającej dokument z podaniem daty i ich podpisami. c) strona tytułowa zawiera ponadto: symbol i nazwę procedury, potwierdzenie praw własności dokumentu poprzez tekst - Niniejszy dokument stanowi własność firmy z siedzibą w Poznaniu. Zabrania się kopiowania i rozpowszechniania dokumentu bez zgody właściciela, 3. Opracowywanie i zatwierdzanie dokumentów 3.1 Za opracowanie Polityki Jakości, celów dotyczących jakości, Księgi Jakości, procedur i instrukcji odpowiada Pełnomocnik Zarządu ds. ISO. 3.2 Pełnomocnik Zarządu ds. ISO może zlecić opracowanie dokumentu dowolnemu pracownikowi lub podmiotowi zewnętrznemu. W takim przypadku Pełnomocnik ds. ISO zapewnia dostęp do informacji źródłowych niezbędnych dla opracowania dokumentu. 3.3 Pełnomocnik Zarządu ds. ISO odpowiada za integralność dokumentacji podczas wprowadzania zmian oraz zgodność dokumentacji z wszelkimi dokumentami nadrzędnymi (obowiązujące akty normatywne), co potwierdza podpisem osoby opracowującej lub osoby sprawdzającej dokument, w przypadku gdy zlecił jego opracowanie. 3.4 Polityka jakości, cele dotyczące jakości, Księga Jakości, procedury i instrukcje przed ich wydaniem są zatwierdzane przez Prezesa Zarządu. 3.5 Księga Jakości, procedury i instrukcje są wydawane w trzech oryginalnych egzemplarzach, które otrzymują: a) egzemplarz nr 1 Prezes Zarządu, b) egzemplarz nr 2 Pełnomocnik Zarządu ds. ISO, c) egzemplarz nr 3 Doradca Prezesa ds. Organizacji. 3.6 Polityka jakości, cele dotyczące jakości, Księga Jakości, procedury i instrukcje po zatwierdzeniu są rejestrowane przez Pełnomocnika Zarządu ds. ISO w Rejestrze dokumentów SZJ wg załącznika nr Pełnomocnik Zarządu ds. ISO nanosi na tytułowej stronie egzemplarzy oryginalnych dokumentu czerwoną pieczęć EGZEMPLARZ ORYGINALNY NR z podaniem właściwego numeru. 3.8 Wydanie egzemplarzy oryginalnych jest potwierdzane pisemnie na dokumencie Karta użytkownika dokumentów wg załącznika nr Rozpowszechnianie dokumentów 4.1 Pełnomocnik Zarządu ds. ISO opracowuje Rozdzielnik dokumentów wg załącznika nr 2. Pełnomocnik Zarządu ds. ISO zapewnia dostępność odpowiednich dokumentów we wszystkich miejscach, gdzie wykonywane są działania istotne dla skutecznego funkcjonowania.

5 Strona 5 z Dokumentacja SZJ w jest dystrybuowana w formie elektronicznej. Pełnomocnik Zarządu ds. ISO może zadecydować o uzupełnieniu dystrybucji dokumentacji SZJ o kopie wydawane w formie papierowej. 4.3 Elektroniczna emisja dokumentacji SZJ Zasadniczą formą dystrybucji dokumentacji SZJ w jest dystrybucja elektroniczna poprzez Intranet Za przygotowanie elektronicznej postaci dokumentacji oraz jej umieszczanie w Intranecie odpowiada Administrator Sieci na podstawie wytycznych Pełnomocnika Zarządu ds. ISO Umieszczając dokumentację SZJ w Intranecie Administrator Sieci zapewnia: a) zabezpieczenie przed wydrukiem oraz możliwością wprowadzania zmian użytkownikom, b) gradację dostępu do poszczególnych dokumentów na podstawie Rozdzielnika dokumentów, c) zabezpieczenie przed niepożądaną ingerencją z zewnątrz. 4.4 Dystrybucja papierowych kopii dokumentacji SZJ Wydawane kopie Księgi Jakości, procedur i instrukcji są numerowane. Numery kopii są dwucyfrowe i rozpoczynają się od 01. Numer kopii dokumentu jest przyporządkowywany użytkownikowi w Rejestrze nr kopii dokumentów SZJ (Zał. nr 6). Pełnomocnik Zarządu ds. ISO nanosi na tytułowej stronie kopii dokumentu czerwoną pieczęć KOPIA NR z podaniem numeru kopii Wydanie kopii dokumentu pracownikowi jest potwierdzane pisemnie na dokumencie Karta użytkownika dokumentów wg załącznika nr Matrycę dla wydawanych kopii dokumentów stanowi egzemplarz oryginalny nr 2 (Pełnomocnika Zarządu ds. ISO). 4.5 Udostępnianie dokumentacji SZJ na zewnątrz Za decyzję w sprawie udostępnianie dokumentów podmiotom zewnętrznym odpowiada Prezes Zarządu. W przypadku wydania kopii na zewnątrz jest ona oznaczana czerwonym napisem: Kopia informacyjna. 5. Zmiany w dokumentach Systemu Zarządzania Jakością 5.1 Decyzję o zmianie treści dokumentu SZJ podejmuje Prezes Zarządu lub Pełnomocnik Zarządu ds. ISO na podstawie własnych obserwacji lub wniosków płynących z auditów systemu jakości, przeglądów zarządzania oraz wniosków pracowników składanych na formularzu wg załącznika nr 4. Dodatkowo Pełnomocnik Zarządu ds. ISO przeprowadza okresowe przeglądy dokumentacji SZJ pod kątem jej przydatności i zgodności z odpowiednimi wymaganiami. Przegląd przeprowadzany jest minimum 1 raz w roku do końca listopada. Pełnomocnik Zarządu ds. ISO sporządza Notatkę służbową z przeglądu dokumentacji.

6 Strona 6 z Zmiany w dokumentach dokonywane są zgodnie z pkt.3 tej procedury. O ile jest to możliwe, nowy (zmieniony) tekst wprowadzany jest do dokumentu kursywą. 5.3 Pełnomocnik Zarządu ds. ISO zleca Administratorowi Sieci aktualizację dokumentacji w Intranecie. 5.4 Pełnomocnik Zarządu ds. ISO wydaje nowe wydanie dokumentów użytkownikom kopii papierowych po pisemnie potwierdzonym na Karcie użytkownika dokumentów, bezzwłocznym zwrocie poprzedniego wydania dokumentu. 5.5 Pełnomocnik Zarządu ds. ISO archiwizuje oryginały wycofanych ze stosowania wydań dokumentów, po wyraźnym i niezwłocznym oznaczeniu na każdej stronie nieaktualnego dokumentu czerwoną pieczątką: NIEAKTUALNE. 5.6 Pełnomocnik Zarządu ds. ISO niszczy kopie wycofywanych dokumentów. 6. Nadzorowanie dokumentów pochodzenia zewnętrznego 6.1 Za dokumenty pochodzenia zewnętrznego w uznaje się: a) obowiązujące akty normatywne i Polskie normy, b) dokumenty producentów wyposażenia (np. instrukcje, podręczniki, DTR, specyfikacje, rysunki, itp.), c) instrukcje pochodzenia zewnętrznego, wynikające z ogólnych przepisów prawnych (np. instrukcje BHP, OŚ, itp.), d) dokumenty otrzymywane od klientów, e) pozostałą korespondencję przychodzącą, f) nośniki oprogramowania. 6.2 Za identyfikację obowiązujących wymagań prawnych regulujących zakres działalności odpowiada Główny Księgowy, Dyrektor Finansowy. 6.3 Identyfikacji nowego dokumentu dokonuje Radca Prawny na podstawie oprogramowania LEX. Następnie przesyła informację do Biura Zarządu o miejscu i dacie publikacji aktu prawnego oraz stanowisku pracy, którego przepis dotyczy. W dalszej kolejności aktualizuje wykaz Podstawowe akty prawne dotyczące działalności Merazet S.A znajdujący się na stronie intranetowej Spółki Biuro Zarzadu przekazuje, za potwierdzeniem, pracownikom których przepis dotyczy, informację o miejscu i dacie publikacji aktu prawnego. 6.4 Za identyfikację obowiązujących Polskich Norm odpowiada pełnomocnik zarządu ds. ISO. Zidentyfikowane Polskie Normy Pełnomocnik Zarządu ds. ISO rejestruje w Wykazie obowiązujących Polskich Norm wg załącznika nr Za nadzorowanie dokumentów producentów urządzeń (instrukcje obsługi i DTR) oraz wytycznych dostawców towarów handlowych odpowiadają Handlowcy wg procedury P-05 Sprzedaż. 6.6 Za nadzorowanie instrukcji pochodzenia zewnętrznego, wynikające z ogólnych przepisów prawnych odpowiada Biuro Zarządu. Instrukcje te są umieszczane w

7 Strona 7 z 10 odpowiednich miejscach przedsiębiorstwa zgodnie z przepisami (ds. instrukcje BHP) lub przechowywane w segregatorach Zasady postępowania z dokumentami pochodzenia zewnętrznego związanymi z bieżącą działalnością regulują poszczególne procedury i instrukcje. 6.8 Nadzór nad korespondencją wpływającą określa instrukcja I Instrukcja kancelaryjna. 6.9 Oprogramowanie komputerowe instalowane jest zgodnie z wytycznymi producenta. Źródłowe nośniki oprogramowania wraz z dokumentami producenta (instrukcje, licencje, karty gwarancyjne, ds.) umieszczane są w segregatorze. Za nadzór nad tymi dokumentami odpowiada Administrator Sieci. Zabrania się dokonywania nieautoryzowanych zmian w kodzie oprogramowania. 7. Nadzorowanie zapisów 7.1 Za ogólny nadzór nad zapisami odpowiada Pełnomocnik Zarządu ds. ISO. 7.2 Zapisy prowadzone w Merazet S.A. są określone i przywołane w poszczególnych dokumentach SZJ. 7.3 Część zapisów dokonywana jest na formularzach. Ich formę określa Pełnomocnik Zarządu ds. ISO. Formularze są załącznikami do procedur i instrukcji. 7.4 Zapisy prowadzone są w sposób czytelny. Pracownik wystawiający zapis sygnuje go datą i podpisem. Zapisy należy oznaczyć (co najmniej nazwa), tak aby umożliwić ich szybką identyfikację. 7.5 Zasady obiegu dokumentów w Merazet S.A. reguluje instrukcja I Instrukcja kancelaryjna. 7.6 Zabrania się udostępniania zapisów powstających w Merazet S.A. na zewnątrz, z wyłączeniem zapisów niezbędnych dla prowadzenia działalności handlowych. 7.7 Przechowywanie i archiwizacja zapisów Zapisy przechowywane są chronologicznie lub w inny uporządkowany sposób. Zaleca się przechowywanie zapisów w opisanych teczkach lub segregatorach Zapisy, których zasady przechowywania regulują przepisy prawne (dotyczy to w szczególności dokumentów księgowych i kadrowych) są przechowywane i archiwizowane w sposób oraz przez okres czasu przewidziany przepisami Pozostałe zapisy przechowywane są co najmniej do końca pierwszego roku następującego po roku ich wystawienia Po ustalonym okresie przechowywania w/w zapisów kierownik działu lub samodzielny specjalista decyduje o dalszym przechowywaniu, archiwizacji lub zniszczeniu w/w zapisów. UWAGA! Jednym z wyznaczników okresu przechowywania zapisów jaki należy rozważyć jest czas trwania gwarancji na przedmiot, którego dotyczą dane zapisy Zasady oznaczania i archiwizacji zapisów reguluje instrukcja I Instrukcja archiwizacji.

8 Strona 8 z Nadzorowanie zapisów prowadzonych w formie elektronicznej Część zapisów prowadzona jest w formie elektronicznej (jako elementy baz danych lub pliki edytorów tekstów czy arkuszy kalkulacyjnych) W formie elektronicznej prowadzone są następujące zapisy: - zapisy dokumentujące procesy sprzedaży i zakupów w oprogramowaniu CDN XL, - bazy danych na serwerze Za nadzór nad w/w odpowiadają pracownicy odpowiedzialni za system informatyczny. Nadzór polega na: a) dodawaniu, edycji i usuwaniu kont, użytkowników b) ustawianiu praw dostępu do poszczególnych baz danych i modułów systemu, c) zakładaniu haseł, ich okresowej zmianie oraz stosowaniu silnych haseł dostępu do poszczególnych elementów systemu informatycznego, d) opiece technicznej nad współdziałaniem baz z poszczególnymi modułami systemu informatycznego, e) ograniczeniu dostępu do wybranych danych tylko dla uprawnionych użytkowników, f) regularnym tworzeniu kopii zapasowych kluczowych danych. V Odpowiedzialność Prezes Zarządu odpowiada za: - zatwierdzanie dokumentacji SZJ, - decyzje w sprawie wdrożenia dokumentów przekazanych przez klienta, Pełnomocnik Zarządu ds. ISO odpowiada za: - opracowywanie dokumentów SZJ - zapewnienie integralności dokumentacji oraz zgodności z dokumentami nadrzędnymi podczas wprowadzania zmian, - dystrybucję dokumentacji SZJ, - nadzór nad zapisami. - identyfikację Polskich Norm. Pracownicy odpowiedzialni za system informatyczny odpowiadają za: - aktualizację dokumentacji SZJ w intranecie, - nadzorowanie zapisów prowadzonych w postaci elektronicznej. Doradca Prezesa ds. Organizacji odpowiada za:

9 Strona 9 z 10 - przekazanie informacji pracownikom o miejscu i dacie publikacji aktu prawnego. VI PRZYPADKI SZCZEGÓLNE Procedura nie przewiduje VII DOKUMENTY ZWIĄZANE - instrukcja I Instrukcja archiwizacji - instrukcja I Instrukcja kancelaryjna VIII ZAŁĄCZNIKI - załącznik nr 1 Rejestr dokumentów SZJ - załącznik nr 2 Rozdzielnik dokumentów - załącznik nr 3 Karta użytkownika dokumentów - załącznik nr 4 Wniosek o zmianę dokumentu - załącznik nr 5 Wykaz obowiązujących Polskich Norm - załącznik nr 6 Rejestr nr kopii dokumentów S.Z.J. IX TABELA ZMIAN Nr zmiany Data Treść zmiany Treść pkt7.7.6 dotyczący niszczenia zapisów przeniesiono do instrukcji I Instrukcja archiwizacji. Wprowadzono zasady oznaczania egzemplarzy oryginalnych. Wprowadzono Rejestr nr kopii dokumentów SZJ Uogólniono nazewnictwo pracowników odpowiedzialnych za system informatyczny z uwagi na zmiany organizacyjne.

10 Strona 10 z Zmiana dotyczy pkt 6.2 wprowadzono: odpowiada Radca Prawny na podstawie oprogramowania LEX. I pkt 6.3 wprowadzono: Po zidentyfikowaniu nowego dokumentu Radca Prawny określa stanowiska pracy, których dokument dotyczy oraz przesyła informację do Specjalisty ds. Organizacji o miejscu i dacie publikacji aktu prawnego oraz stanowiska pracy, którego przepis dotyczy. Następnie aktualizuje wykaz Podstawowe akty prawne dotyczące działalności Merazet S.A znajdujący się na stronie intranetowej Spółki Specjalista ds. Organizacji przekazuje treść dokumentu w formie drukowanej pracownikom do zapoznania i wdrożenia za pisemnym potwierdzeniem W punkcie 6.2 określono odpowiedzialność za identyfikację przepisów prawnych dotyczących działalności Merazet S.A odpowiada Główny Księgowy, Dyrektor Finansowy. 6.3 Identyfikacji nowego dokumentu dokonuje Radca Prawny na podstawie oprogramowania LEX Następnie przesyła informację do Specjalisty ds. Organizacji o miejscu i dacie publikacji aktu prawnego oraz stanowisku pracy, którego przepis dotyczy. W dalszej kolejności aktualizuje wykaz Podstawowe akty prawne dotyczące działalności Merazet S.A znajdujący się na stronie intranetowej Spółki Specjalista ds. Organizacji przekazuje, za potwierdzeniem, pracownikom których przepis dotyczy, informację o miejscu i dacie publikacji aktu prawnego, W punkcie III przywołano normę PN EN ISO 9000:2006. Punktowi 6.4 nadano treść: Za identyfikację obowiązujących Polskich Norm odpowiada pełnomocnik zarządu ds. ISO. Zidentyfikowane Polskie Normy Pełnomocnik Zarządu ds. ISO rejestruje w Wykazie obowiązujących Polskich Norm wg załącznika nr 5. Poszerzono odpowiedzialność Pełnomocnika Zarządu ds. IISO w pkt V Odpowiedzialność, o identyfikację Polskich Norm W punkcie 6.3 i zamieniono zapis specjalista ds. organizacji na Biuro Zarządu. W punkcie 6.6 zapis Doradca Prezesa ds. Organizacji zastąpiono Wyrazami Biuro Zarządu