Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem pracy i ochroną zdrowia

Transkrypt

1 Dokumentacja systemu zarządzania bezpieczeństwem pracy i ochroną zdrowia Dariusz Smoliński Część 1 Prezentacja dostępna na:

2 Informacja to jeden ze strategicznych zasobów przedsiębiorstwa (tak samo, jak budynki, maszyny, urządzenia, pracownicy). Informacja to nie tylko know-how, informacja o rynku, ale również wiedza na temat własnego przedsiębiorstwa Informacje zapisywane są w dokumentach Jerzy T.Karczewski System Zarządzania Bezpieczeństwem Pracy

3 literatura System Zarządzania Bezpieczeństwem Pracy, J. T. Karczewski, ODDK. (rozdział 10). SYSTEM ZARZĄDZANIA BEZPIECZEŃSTWEM I HIGIENĄ PRACY W UJĘCIU PROCESOWYM - T. Izydorczyk, M. Pęciłło + płyta CD, CIOP.

4 System zarządzania bezpieczeństwem i ochroną zdrowia (SZBIOZ) SYSTEM: zbiór elementów wyróżnionych ze względu na zachodzące między nimi powiązania. Czym jest SZBIOZ? PN 18001: SZBHP- część ogólnego systemu zarządzania organizacją, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i zasoby potrzebne do opracowania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymania polityki bezpieczeństwa i higieny pracy.

5 S Z B I O Z Polityka państwa (przepisy prawa) BIOZ BHP SZBHP S Z B I O Z Polityka bezpieczeństwa w organizacji

6 Dokumentacja SZBIOZ DOKUMENTACJA SZBIOZ: zorganizowana działalność związana z gromadzeniem, przetwarzaniem i udostępnianiem wiadomości z zakresu BIOZ. Organizacja powinna ustalić i utrzymywać informacje, w formie zapisów na papierze lub w postaci elektronicznej. emanacja Dokument - przedmiot materialny stwierdzający prawdziwość faktu lub stanu.

7 Dokumentacja SZBIOZ Obowiązkowe działania BIOZ BHP SZBHP S Z B I O Z Dobrowolne działania

8 Dokumentacja SZBIOZ Obowiązkowe działania: Działalność wynikająca z przepisów prawa, w tym głównie bhp lecz nie tylko. Dobrowolne działania: Działalność wynikająca z wewnętrznych potrzeb i procedur organizacji oparta na własnych doświadczeniach i regułach lub przyjętych z zewnątrz (np. PN 18001).

9 Działania obowiązkowe Wynikające z: KC KP Innych ustaw, np: Ochrona środowiska Prawo budowlane Ubezpieczenia społeczne Przepisy prawa ogólnie obowiązującego to ustawy i rozporządzenia do nich wydane. Organizacja powinna zapewnić stały dostęp do aktualnych przepisów prawa.

10 Działania dobrowolne Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać informacje: -opisujące podstawowe elementy systemu i ich wzajemne powiązania; -wskazujące dokumentację związaną. Podstawowa dokumentacja obejmuje deklarację w zakresie polityki bezpieczeństwa, schematy organizacyjne, zarządzenia wewnętrzne, procedury i instrukcje (oprócz instrukcji wynikających z przepisów).

11 Organizacja powinna ustanowić i powinna utrzymywać procedury nadzorowania dokumentów (wynikających z przepisów jak i prowadzonych w ramach własnej polityki bezpieczeństwa) w celu zapewnienia, aby dokumenty te: a) były możliwe do zlokalizowania; b) były poddawane okresowym przeglądom, w miarę potrzeb aktualizowane; c) w aktualnej wersji były dostępne w ustalonych miejscach, w których wykonywane są istotne operacje związane z funkcjonowaniem szbioz; d) nieaktualne były bezzwłocznie usuwane ze wszystkich miejsc, w których były wydawane i stosowane, lub w inny sposób zabezpieczone przed ich użyciem; e) nieaktualne zachowywane ze względów prawnych i/lub zabezpieczenia w nich informacji, były odpowiednio oznaczone.

12 Prowadzona dokumentacja powinna być czytelna, datowana i łatwa do identyfikacji, utrzymywana w uporządkowany sposób oraz przechowywana przez określony czas. Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury oraz określić odpowiedzialności dotyczące tworzenia i aktualizacji dokumentów.

13 Wprowadzenie nowoczesnego systemu zarządzania daje wiele korzyści: Umożliwia łatwe dostosowanie się do wymagań przepisów oraz wykazanie zgodności z tymi przepisami (w tym wobec instytucji kontrolnych). Ułatwia optymalne wykorzystanie posiadanych środków i zasobów. Umożliwia poprawę stanu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. Wpływa korzystnie na morale i zaangażowanie pracowników. Wpływa korzystnie na wizerunek przedsiębiorstwa.

14 Wdrażanie Stopień szczegółowości dokumentacji winien być dostosowany (wystarczający) do opisania podstawowych elementów systemu oraz wzajemnych powiązań. Złożoność dokumentacji może być różna w zależności od wielkości i struktur organizacji. Należy pamiętać, że nadrzędnym celem jest wdrożenie systemu a nie tworzenie dokumentów (papierów) oraz ich nadzorowanie.

15 Zaleca się, aby: Stopień szczegółowości dokumentacji był wystarczający do opisania podstawowych elementów systemu i ich wzajemnych powiązań. Organizacja skupiła się przede wszystkim na skutecznym wdrażaniu szbioz oraz na efektach działalności w tym obszarze, a nie na złożonym systemie nadzorowania dokumentacji.

16 Podczas dokumentowania systemu zalecane jest sprawdzenie: Czy organizacja posiada procedurę opracowywania i utrzymywania dokumentacji szbioz? W jaki sposób procedury zarządzania bezpieczeństwem są identyfikowane, udokumentowane, komunikowane, aktualizowane? W jaki sposób, tam gdzie jest to właściwe, dokumentacja szbioz jest zintegrowana z innymi systemami, np. zarządzania, prawnym? W jaki sposób pracownicy mają dostęp do dokumentacji szbioz w zakresie potrzebnym im do wykonywania ich pracy?

17 Należy pamiętać aby dokumenty były: dostosowane do potrzeb organizacji; użyteczne i łatwe do zrozumienia; łatwo identyfikowane z daną organizacją, wydziałem, służbą, działalnością, osobą; zgodne z obowiązującym prawem.

18 Należy zapewnić aby dokumenty: Były możliwe do zlokalizowania. Były poddawane okresowym przeglądom, w miarę potrzeb aktualizowane oraz zatwierdzane przez uprawniony personel. W aktualnej wersji były dostępne w ustalonych miejscach, w których wykonywane są istotne operacje związane z funkcjonowaniem szbioz. Nieaktualne były bezzwłocznie usuwane ze wszystkich miejsc, w których były wydawane i stosowane, lub w inny sposób zabezpieczone przed ich użyciem. Nieaktualne, zachowywane ze względów prawnych i archiwizacyjnych, były odpowiednio oznakowane. Były czytelne, datowane, łatwe do identyfikacji i utrzymania w uporządkowany sposób oraz przechowywane przez określony czas.

19 Poziomy dokumentacji Poziom I Jaka strategia? Opis systemu, polityka bhp. Poziom II Kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego? Procedury operacyjne. Poziom III Jak to zrobić? Instrukcje. Poziom IV - Gdzie jest zapisane i przechowywane? Formularze, zapisy, rejestry, raporty.

20 Relacje pomiędzy dokumentami Opis szbioz 1.Monitorowanie należy przeprowadzać zgodnie z procedurą P Auditowanie należy przeprowadzać zgodnie z procedurą 3. Wyniki monitorowania Instrukcja I Identyfikacja zagrożeń i ocena ryzyka zawodowego 1. Identyfikację zagrożeń Wyniki identyfikacji i oceny należy wpisać na formularz F A. 13. Procedura P Monitorowanie 1. Cel 2. Zakres 3. Tryb postępowania 3.1. Monitorowanie obejmuje identyfikacje zagrożeń i ocenę ryzyka zawodowego 3.2. Identyfikację zagrożeń i i ocenę zagrożeń dokonuje się zgodnie z instrukcją I Analizę przyczyn wypadków Formularz F A

21 Zapisy Zapisy są dowodem funkcjonowania systemu. Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać procedury identyfikacji, utrzymywania i dysponowania zapisami. Procedury te powinny obejmować w szczególności zapisy wynikające z przepisów prawnych oraz funkcjonowania systemu: Zapisy z monitorowania. Zapisy dotyczące szkoleń. Wyniki auditów i przeglądów. Zapisy dotyczące działań korygujących i zapobiegawczych.

22 Zapisy Powinny być czytelne, możliwe do zidentyfikowania oraz tak przechowywane i utrzymywane, aby były łatwo dostępne oraz zabezpieczone przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą. Czas przechowywania zapisów powinien być ustalony (nie krótszy niż wynika z przepisów).

23 Zaleca się aby zapisy obejmowały: Informacje związane z mającymi zastosowanie przepisami prawnymi i innymi wymaganiami dotyczącymi bioz. Informacje dotyczące oceny szkodliwości stosowanych procesów technologicznych. Informacje dotyczące zidentyfikowanych zagrożeń, w tym zagrożeń znacznych. Zapisy dotyczące wyników oceny ryzyka zawodowego oraz wyników monitorowania innych aspektów bioz. Zapisy dotyczące przebiegu realizacji celów ogólnych i szczegółowych. Zapisy dotyczące wyników inspekcji organów nadzoru i kontroli nad warunkami pracy. Zapisy dotyczące szkoleń z zakresu bhp. Informacje dotyczące oceny zgodności produkowanych i nabywanych wyrobów. Zapisy dotyczące kontroli, obsługi i wzorcowania przyrządów kontrolno pomiarowych. Zapisy dotyczące odpowiednich wykonawców (podwykonawców) i dostawców. Zapisy dotyczące wypadków przy pracy, zdarzeń potencjalnie wypadkowych, chorób, w tym zawodowych. Informacje dotyczące gotowości i reagowania na wypadki i awarie. Plany i raporty. Zapisy z przeglądów dokonywanych przez kierownictwo.

24 Ćwiczenie nr 1 Wymienić wszystkie zapisy jakie pracodawca musi prowadzić zgodnie z przepisami prawa pracy (na podstawie wybranego zakładu pracy). Wymienić zapisy jakie pracodawca prowadzi (choć nie musi) celem zapewnienia szybkiego i łatwego dostępu do informacji z zakresu bioz (na przykładzie wybranego zakładu).

25 Ćwiczenie 2 (domowe) Opracuj zestaw formularzy wraz z instrukcją ich wypełniania dla wybranych obszarów: Tworzenie nowego stanowiska pracy. Zatrudnianie pracownika. Wypadek.