ZARZĄDZANIE ZAPISAMI JAKOŚCI

Transkrypt

1 /6 Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Stanisława Szołtysek Data: 2 listopada 2007r Obowiązuje od: grudnia 2007r. Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Marek Fryźlewicz Data: 2.listopada 2007r Nr egz.: Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.

2 2/6 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz.. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 2. Burmistrz Miasta 2 3. Zastępca Burmistrza 3 4. Zastępca Burmistrza 4 5. Skarbnik Miasta 5 Naczelnik Wydziału Gospodarki 6. Nieruchomościami i Planowania 6 Przestrzennego 7. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 7 Naczelnik Wydziału Gospodarki 8. 8 Komunalnej i Drogownictwa 9. Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji 9 Naczelnik Wydziału Infrastruktury 0 0. Społecznej i Promocji Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich. Naczelnik Wydziału Oświaty 2 2. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 3 3. Kierownik Referatu d.s. Zamówień 4 4. Publicznych Kierownik Referatu d.s. Ochrony 5 5. Środowiska Audytor Wewnętrzny 6 6. Pełnomocnik d.s. Rozwoju Lokalnego 7 Data otrzymania Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta. Podpis

3 3/ Komendant Straży Miejskiej 8 Radca prawny SPIS TREŚCI. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY ZAKRES OBOWIĄZYWANIA TERMINOLOGIA I SKRÓTY WŁAŚCICIEL PROCEDURY ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Prowadzenie zapisów Archiwizacja zapisów Udostępnianie zapisów ZAPISY WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW DOKUMENTY ZWIĄZANE...6 Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.

4 4/6. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy identyfikowaniu, gromadzeniu, oznaczaniu, porządkowaniu, przechowywaniu i dysponowaniu zapisami dotyczącymi jakości w Urzędzie Miasta w Nowym Targu. Niniejszą procedurą Burmistrz Miasta ustala obowiązki w ww. zakresie, w celu zapewnienia możliwości prezentowania osiąganej jakości oraz skuteczności działania wdrożonego systemu zarządzania jakością. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miasta dokonujących i nadzorujących zapisy. 3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY Zapis -dokument, w którym podano uzyskane wyniki lub ewidencję przeprowadzonych działań. Zapisy jakości mogą być stosowane do identyfikacji dokumentu, do prowadzenia ewidencji, weryfikacji, działania zapobiegawczego i działania korygującego.np: wypełnione formularze, protokoły, świadectwa, notatki, pisemne analizy, opinie, udokumentowane decyzje, plany, umowy, wzory i inne. Zapisy sporządza się w celu bieżącego monitorowania oraz umożliwienia odtworzenia przebiegu działań dotyczących jakości. Zapisy obejmują między innymi dowody i wyniki: a. Przeglądów systemu zarządzania jakością, b. Kart wyników organizacji, c. Pomiaru, analizy i działań związanych z doskonaleniem procesów, d. Auditów (wewnętrznych i zewnętrznych), e. Pomiaru satysfakcji klientów, f. Szkolenia, wykształcenia, doświadczenia i kwalifikacji pracowników. g. Inne 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE 5. Wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za: sporządzenie zapisów wymaganych obowiązującymi przepisami prawnymi oraz procedurami systemu zarządzania jakością, prowadzenie, odpowiednie segregowanie, archiwizowanie lub niszczenie zapisów, jeżeli nie ustalono inaczej w procedurach. 5.2 Naczelnicy Wydziałów /Kierownicy referatów/ - sa odpowiedzialni za sprawowanie Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.

5 5/6 nadzoru nad zapisami realizowanych merytorycznie zadań zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt. 5.3.Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakościa jest odpowiedzialny za: emitowanie formularzy systemu jakości, wyrażanie zgody na udostępnienie zapisów wynikających z funkcjonującego systemu zarządzania jakością. 6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA. 6.. Prowadzenie zapisów. 6.. Zapisy dotyczące jakości są prowadzone zgodnie z postanowieniami odpowiednich procedur systemowych regulujących postępowanie dla spełnienia poszczególnych obszarów wymagań Zapisy wynikające z obowiązujących przepisów prawnych w odniesieniu do realizowanych przez działań uregulowane zostały w instrukcji kancelaryjnej Wszelkie niezbędne do prowadzenia zapisów formularze są opracowywane i zatwierdzane zgodnie z procedurą Zarządzanie dokumentacją systemu jakości Formularze emituje i rozpowszechnia Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością Zapisy przechowywane są w wyznaczonych miejscach, zabezpieczonych przed zniszczeniem i uniemożliwiającym dostęp osobom niepowołanym Zapisy oraz dane prowadzone w systemie komputerowym są archiwizowane zgodnie z ustaleniami procedury Zarządzanie dokumentacją systemu jakości Zapisy prowadzone są w sposób czytelny, a wszelkie poprawki nanoszone w sposób umożliwiający odtworzenie danych przed zmianą i autoryzowane. Za nadzór w tym zakresie odpowiedzialni są bezpośredni przełożeni pracowników dokonujących zapisów Archiwizacja zapisów Po okresie czasu ustalonym postanowieniami procedur systemowych oraz instrukcji kancelaryjnej, zapisy są przez osoby odpowiedzialne za ich prowadzenie, odpowiednio segregowane, archiwizowane lub niszczone, jeżeli nie ustalono inaczej w procedurach lub aktach prawnych/instrukcji kancelaryjnej Udostępnianie zapisów Zapisy mogą być udostępniane na wniosek zainteresowanych po uzyskaniu zgody właściwego naczelnika wydziału, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawnymi Zainteresowanym zapisy udostępnia właściwy w ich przedmiocie naczelnik wydziału Zapisy wynikające z funkcjonującego systemu zarządzania jakością udostępniane są w porozumieniu i za zgodą Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością. Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.

6 6/ Zgodę na udostępnienie zapisów niejawnych wyraża Burmistrz Miasta. 7. ZAPISY Pierwszy egzemplarz procedury przechowywany w uporządkowany sposób jest u Pełnomocnika ds. ZJ. 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW Załącznik nr 0 Wykaz prowadzonych zapisów. 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE Procedura. Zarządzanie dokumentacją systemu jakości. KONIEC Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.