Procedura nadzoru nad dokumentacją i danymi

Transkrypt

1 Strona 1 z 5 1. Cel i zakres: Celem procedury jest zapewnienie: Nadzoru nad dokumentami (wewnętrznymi i zewnętrznymi) związanymi z wymaganiami systemu HACCP i funkcjonowaniem firmy, Nadzoru nad dokonywaniem zmian w dokumentach wewnętrznych i zewnętrznych Nadzoru nad danymi w formie elektronicznej, Zabezpieczenia dokumentów zewnętrznych i wewnętrznych przed utratą, zmianami lub niepowołanym uŝyciem, Dostępność dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych w odpowiednich miejscach firmy, Utrzymywanie zapisów w celu udokumentowania działań w systemie HACCP. Procedura obowiązuje wszystkie osoby pracujące w firmie. 2. Dokumenty związane: Załącznik Z Wzory znaków do identyfikacji dokumentów, Procedura P Komunikacja z zespołem HACCP, Procedura P Weryfikacja systemu HACCP, Załącznik Z Arkusz kontroli CCP, Księga GMP I , Zeszyt kontroli bieŝącej, Księgi sanitarne wozów, Załącznik Z Wzór formularza auditu, Załącznik Z.4.8.3/1. Wzór formularza przeglądu, Zeszyt zapisów mycia i dezynfekcji (dotyczy chłodni i urządzeń pomocniczych), Załącznik Z.4.3 Rozdzielnik. 3. Definicje: Definicje zgodne z definicjami zawartymi w Księdze HACCP.

2 Strona 2 z 5 4. Odpowiedzialność: Przewodniczący zespołu HACCP odpowiedzialna za utrzymanie dokumentacji, zatwierdzanie księgi HACCP, instrukcji GMP procedur i instrukcji systemowych, prowadzenie zapisów systemowych. Zastępca przewodniczącej zespołu HACCP pisemne opracowanie procedur i instrukcji systemowych, dokumentowanie szkoleń. Wszyscy pracownicy firmy odpowiedzialni za przestrzeganie niniejszej procedury. 5. Postępowanie: 5.1. Identyfikacja Nadzorem objęte będą następujące dokumenty: 1. Księga HACCP 2. Instrukcja GMP 3. Procedury 4. Instrukcje 5. Załączniki do Księgi HACCP, procedur i instrukcji 6. Normy zewnętrzne 7. Przepisy prawa związane dotyczące produkcji i działalności firmy 8. Specyfikacja produktu 9. Raporty i oświadczenia firm współpracujących 10. Umowy z klientami, organizacjami oraz inne dokumenty mające związek z systemem HACCP 5.2. Numeracja dokumentacji Numeracja Księgi HACCP KaŜda strona Księgi HACCP zawiera: - kolejny numer strony,

3 Strona 3 z 5 - wydanie, - numer egzemplarza Procedury KaŜda strona procedury zawiera następujące oznaczenia: - kolejny numer strony - wydanie - numer egzemplarza - oznaczenie: P.X.X. P procedura X.X. numer powiązania z punktem księgi HACCP - nazwisko osoby, która dokument sporządziła - nazwisko osoby zatwierdzającej - datę zatwierdzenia dokumentu Instrukcje KaŜda strona instrukcji zawiera następujące oznaczenia: - kolejny numer strony - wydanie - numer egzemplarza - oznaczenie: I. P.X.X. I instrukcja X.X. numer powiązania z punktem księgi HACCP - nazwisko osoby, która dokument sporządziła - nazwisko osoby zatwierdzającej - datę zatwierdzenia dokumentu. Księga GMP (Instrukcja Dobrej Praktyki Produkcyjnej) ma oznaczenie I.GMP. Instrukcje lub procedury odnoszące się do zakładowej księgi GMP mają oznakowanie I.GMP.XX (instrukcje), P.GMP.XX (procedury) gdzie XX numer powiązania z punktem zakładowej księgi GMP Załączniki do księgi HACCP, księgi GMP, procedur i instrukcji KaŜda strona załącznika zawiera następujące oznaczenia:

4 Strona 4 z 5 Z.X.X.X./ X Z - załącznik X.X.X. oznaczenie procedury, instrukcji, punktu księgi HACCP którego dotyczy załącznik / X kolejny numer załącznika odnoszącego się do danego punktu normy Załączniki odnoszące się do księgi GMP oznakowane są Z.GMP.X.X.X/X. Załączniki (rejestry) w formie zeszytów mają oznakowanie tylko na pierwszej stronie Normy Nie stosuje się określonej numeracji do norm zewnętrznych, jednakŝe przechowuje się je w zbiorze norm dołączonym do Księgi HACCP Przepisy prawa związane dotyczące działalności firmy Nie stosuje się określonej numeracji do przepisów prawa, jednakŝe przechowuje się je w zbiorze aktów prawnych dołączonym do Księgi HACCP Specyfikacje produktów Wszystkie galaretki owocowe produkowane przez firmę Zosia Bis opisane są w specyfikacji Z Raporty i oświadczenia firm współpracujących, umowy z klientami oraz inne dokumenty mające związek z systemem HACCP Nie stosuje się oznakowania tych dokumentów. Dokumenty te bezpośrednio nadzorowane są przez przewodniczącą zespołu HACCP Układ dokumentów Dokumentacja systemu zarządzania HACCP składa się z księgi HACCP, księgi GMP, procedur, instrukcji, załączników.

5 Strona 5 z Nadzorowanie dokumentacji systemu HACCP KaŜdą kopię dokumentu nadzorowanego (za wyjątkiem formularzy), w zaleŝności od jej rodzaju, przewodnicząca zespołu. HACCP oznacza w nagłówku kaŝdej strony w polu Egzemplarz nr... odręcznym wpisem w kolorze czerwonym (nie dotyczy to formularzy): X, gdzie X jest nr egzemplarza dla pracownika, lub INF, co oznacza egzemplarz informacyjny, np. dla klienta. Oznaczenie X lub INF określa status nadzoru danego dokumentu. Egzemplarze robocze są aktualizowane przy kaŝdej zmianie. Kopie informacyjne nie są aktualizowane. Bezpośredni nadzór nad dokumentacją związaną z systemem przewodniczący zespołu HACCP (właściciel firmy). HACCP sprawuje 5.5. Oznaczenie zmian w dokumentacji systemu HACCP KaŜda zmiana w Księdze HACCP, procedurach, instrukcjach i załącznikach dokonywana jest pogrubioną kursywą.