Procedura Systemu Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2001. Opracował Sprawdził Zatwierdził SPIS TREŚCI

Transkrypt

1 Strona 1 z 20 Opracował Sprawdził Zatwierdził ElŜbieta Wytrykus-Zalewska...-/-... data podpis Z-ca Naczelnika Pierwszego Urzedu Skarbowego w Zielonej Górze Barbara Matkowska...-/-... data podpis Pełnomocnik ds. SZJ ElŜbieta Wytrykus-Zalewska...-/-... data podpis Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze Zbigniew Przybycień...-/-... data podpis EGZEMPLARZ UśYTKOWY Obowiązuje od: 23 listopada 2005r. SPIS TREŚCI 1. Cel procedury Zakres obowiązywania Terminologia Kompetencje i odpowiedzialność Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Kierownicy komórek organizacyjnych Kierownik Referatu informatyki i wprowadzania danych podatkowych Opracowujący procedurę/instrukcję Sporządzający procedurę/instrukcję Pracownicy Pierwszego Urzędu Skarbowego Opis postępowania Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością Struktura i forma dokumentów SZJ Polityka Jakości i Cele Jakości Księga jakości... 5 Procedury Instrukcje Formularze Karty informacyjne Opracowywanie dokumentów SZJ Zatwierdzanie dokumentów Zasady kopiowania, rozpowszechniania, archiwowania: Księgi Jakości, procedur i instrukcji Dokumentacja prawna wewnętrzna Opracowywanie i zatwierdzanie dokumentów prawnych wewnętrznych Nadzór nad dokumentacją prawną wewnętrzną Kopiowanie, dystrybucja i archiwizowanie dokumentacji prawnej wewnętrznej Nadzór nad dokumentacją prawną zewnętrzną Instrukcja kancelaryjna... 17

2 Strona 2 z Zmiany w dokumentacji Zmiany w dokumentach SZJ opracowanych w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze wg wymagań normy PN-EN 9001:2001 (Księga jakości, procedury i instrukcje) Zmiany w dokumentach prawnych wewnętrznych Przegląd aktualności dokumentów systemowych i ich przestrzegania Dokumenty nadrzędne Dokumenty związane Wskazówki i uwagi Załączniki Rozdzielnik: Oryginał Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Egzemplarz oznaczony JC jednostka certyfikująca Egzemplarze uŝytkowe w wersji elektronicznej pracownicy korzystający z Intranetu w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze Procedura Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji SZJ Treść Opracowywanie i nadzorowanie dokumentacji SZJ: 1. Cel procedury Celem procedury jest określenie zasad opracowywania, edycji, sprawdzania, weryfikacji, zatwierdzania, oznaczania, dystrybucji i aktualizacji obowiązujących w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze dokumentów Systemu Zarządzania Jakością (SZJ), do których zalicza się Politykę Jakości, Cele Jakości, Księgę Jakości, procedury, instrukcje oraz dokumentację prawną wewnętrzną i zewnętrzną. 2. Zakres obowiązywania Niniejsza procedura ma zastosowanie we wszystkich komórkach organizacyjnych Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze. 3. Terminologia Naczelnik Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze; Urząd Pierwszy Urząd Skarbowy w Zielonej Górze; Komórka organizacyjna wyodrębniona część Urzędu (dział, referat, wieloosobowe i jednoosobowe stanowisko pracy) powołana do realizacji zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu; Dokument informacja i jej nośnik;

3 Strona 3 z 20 Polityka Jakości ogół zamierzeń i ukierunkowanie Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze dotyczące jakości formalnie wyraŝone w dokumencie zatwierdzonym przez najwyŝsze kierownictwo; Cel jakości przedmiot starań lub zamierzeń w odniesieniu do jakości; Księga jakości dokument ustalający Politykę Jakości i opisujący organizację Systemu Zarządzania Jakością; Procedura dokument opisujący cele i zakres działania oraz ustalony sposób postępowania, aby zrealizować ustalone cele; Formularz nośnik informacji, wzór druku słuŝący do sporządzania zapisów jakości; Załącznik uzupełnienie dokumentu systemowego o informacje, których nie moŝna jednoznacznie i wyczerpująco opisać w tekście dokumentu (np. formularz, wzór pieczęci, wzór druku akcydensowego itp.); Instrukcja dokument opisujący sposób postępowania, aby osiągnąć wyznaczony cel; Instrukcja kancelaryjna Instrukcja w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych stanowiąca załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 14/2001 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych ze zm.; Wewnętrzna Instrukcja Kancelaryjna Instrukcja Nr I-SZJ/042; Akty wewnętrznego zarządzania zarządzenia i decyzje Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze wydawane na podstawie aktualnie obowiązującego Regulaminu Organizacyjnego; Dokumenty prawne zewnętrzne opublikowane w dziennikach ustaw przepisy prawa powszechnie obowiązującego oraz przepisy wydawane przez Ministra właściwego do spraw Finansów Publicznych, które obowiązują jednostki podległe. 4. Kompetencje i odpowiedzialność Zatwierdzając niniejszą procedurę do stosowania, Pełnomocnik ds. SZJ postanawia, Ŝe procesy związane z zapewnieniem jakości w Urzędzie reguluje się w formie pisemnej. 4.1 Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze zatwierdza ostatecznie dokumenty systemowe do stosowania w Urzędzie. 4.2 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością opracowuje, rozpowszechnia i aktualizuje Księgę Jakości, zatwierdza procedury SZJ pod względem zgodności z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001, na podstawie której system jakości jest wdroŝony i utrzymywany, rozpowszechnia w Urzędzie wybrane dokumenty systemowe Księgę jakości, procedury, instrukcje i akty wewnętrznego zarządzania i ewidencjonuje dokonywane w nich zmiany,

4 Strona 4 z 20 opiniuje (zatwierdza) wnioski o zmianę dokumentów oraz przekazuje podjęte w tym zakresie decyzje zainteresowanym pracownikom, określa nazwy i numery identyfikacyjne dokumentów systemowych, sprawdza /weryfikuje projekty procedur/ instrukcji przed zatwierdzeniem, prowadzi i aktualizuje rejestry aktów wewnętrznego zarządzania, procedur i instrukcji, sprawuje nadzór nad wdroŝonym w Urzędzie Skarbowym Systemem Zarządzania Jakością, w tym celu przedstawia najwyŝszemu kierownictwu sprawozdania dotyczące funkcjonowania systemu oraz wszelkich potrzeb związanych z jego doskonaleniem, zapewnia upowszechnienie w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań klienta. 4.3 Kierownicy komórek organizacyjnych udostępniają posiadany dokument systemowy w podległych im miejscach pracy, w których dany dokument obowiązuje, odpowiadają za przygotowanie projektów nowych procedur lub instrukcji lub ich zmian w zakresie dotyczącym działania podległych im komórkom, odpowiadają za przechowywanie formularzy, zmianę formularzy przypisanych do ich komórek oraz za ich udostępnianie innym uŝytkownikom do wykorzystania. 4.4 Kierownik Referatu informatyki i wprowadzania danych podatkowych odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie Intranetu, umoŝliwiające dostęp pracownikom do aktualnych dokumentów SZJ oraz dokumentów prawnych wewnętrznych, odpowiada za zapewnienie dostępu pracownikom do Systemu Informacji Prawnej LEX. 4.5 Opracowujący procedurę/instrukcję redaguje procedurę/instrukcję, odpowiada za jej treść merytoryczną oraz zgodność z wymaganymi dokumentami normatywnymi i prawnymi. 4.6 Sporządzający procedurę/instrukcję weryfikuje treść procedury/instrukcji przed zatwierdzeniem do stosowania. 4.7 Pracownicy Pierwszego Urzędu Skarbowego stosują się do zasad zarządzania dokumentacją systemu opisanych w niniejszej procedurze, stosują wyłącznie nadzorowane i aktualne wersje dokumentów systemowych, składają wnioski o zmianę dokumentów systemowych, odpowiadają za naruszenie zakazu kopiowania nadzorowanych dokumentów systemowych.

5 Strona 5 z Opis postępowania 5.1 Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością Struktura i forma dokumentów SZJ Polityka Jakości i Cele Jakości Polityka Jakości oraz Cele Jakości stanowią załącznik do Księgi Jakości i przybierają strukturę i formą właściwą dla tego rodzaju dokumentów Księga jakości Posiada stronę tytułową i kolejne, wg wzoru, który znajduje się w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ. Stały układ tematyczny Księgi Jakości: cel i zakres, spis treści, dokumenty powołane, terminologia, opis systemu zarządzania jakością w Urzędzie, odpowiedzialność kierownictwa, zarządzanie zasobami, realizacja usługi, pomiary, analiza i doskonalenie, udokumentowane procedury, załączniki, wykaz rysunków. Procedury KaŜda procedura posiada stronę tytułową i kolejne, wg wzoru, który znajduje się w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ. W nagłówku procedury umieszcza się następujące stałe elementy: Logo Urzędu Nazwa procedury SZJ Numeracja procedury: P-SZJ/XXX, gdzie XXX oznacza nr procedury. Wydanie procedury: Wydanie XX, gdzie XX oznacza Nr kolejny wydania całego dokumentu. Numer kolejny strony: Strona X z YY,

6 Strona 6 z 20 gdzie X oznacza numer strony, YY oznacza ilość stron całego dokumentu. Autor procedury: wypełnia się rubrykę OPRACOWAŁ następująco stanowisko, imię i nazwisko, data, podpis. Sprawdzający procedurę: wypełnia się rubrykę SPRAWDZIŁ następująco stanowisko, imię i nazwisko, data, podpis. Zatwierdzający procedurę: wypełnia się rubrykę ZATWIERDZIŁ następująco stanowisko, imię i nazwisko, data, podpis. Stały układ tematyczny procedury: Cel procedury (co chcemy zapewnić poprzez działania opisane procedurą), Zakres obowiązywania (obszar organizacyjny obowiązywania), Terminologia (jeśli jest wskazane, wyjaśnienia terminów, które mogą być niezrozumiałe lub które przyjmuje się dla czytelności dokumentu), Kompetencje i odpowiedzialność (uprawnienia i odpowiedzialność), Opis postępowania (opis działań podejmowanych dla realizacji zamierzonego celu), Dokumenty nadrzędne (dokumenty stanowiące podstawę czynności opisanych procedur), Dokumenty związane (dokumenty stanowiące uszczegółowienie postępowania opisanego procedurą), Wskazówki i uwagi, Załączniki.(wykaz formularzy związanych z procedurą). Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością prowadzi i aktualizuje REJESTR AKTUALNYCH PROCEDUR SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ obowiązujących w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze zgodnie z formularzem F-001/P/001/PJ, stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej procedury. Rejestr jest aktualizowany na bieŝąco, wprowadzenie kaŝdej nowej procedury powoduje opracowanie nowego rejestru Instrukcje KaŜda instrukcja posiada stronę tytułową i kolejne, wg wzoru, który znajduje się w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ. W nagłówku instrukcji umieszcza się następujące stałe elementy: Logo Urzędu Nazwa Instrukcji Numer instrukcji: I-SZJ/XXX, gdzie XXX oznacza nr instrukcji. Wydanie instrukcji: Wydanie XX, gdzie XX oznacza Nr kolejny wydania całego dokumentu. Numer kolejny strony: Strona X z YY,

7 Strona 7 z 20 gdzie X oznacza numer strony, YY oznacza ilość stron całego dokumentu. Opracowujący instrukcję: wypełnia się rubrykę OPRACOWAŁ następująco imię i nazwisko, data, podpis. Sprawdzający instrukcję: wypełnia się rubrykę SPRAWDZIŁ następująco imię i nazwisko, data, podpis. Zatwierdzający instrukcję: wypełnia się rubrykę ZATWIERDZIŁ następująco stanowisko, imię i nazwisko, data, podpis. Stały układ tematyczny instrukcji: Cel instrukcji (to co zamierzamy osiągnąć poprzez działania opisane instrukcją), Zakres obowiązywania (zakres obowiązywania dokumentu), Terminologia (wyjaśnienie terminów, które mogą być niezrozumiałe lub które przyjmuje się dla zapewnienia czytelności dokumentu), Kompetencje i odpowiedzialność (obowiązki i uprawnienia wynikające z postępowania opisanego instrukcją), Opis postępowania (opis działań podejmowanych dla realizacji zamierzonego celu), Dokumenty nadrzędne (dokumenty stanowiące uszczegółowienie postępowania opisanego instrukcją), Dokumenty związane (dokumenty stanowiące uszczegółowienie postępowania opisanego instrukcją), Załączniki (wykaz formularzy związanych z instrukcją) Pełnomocnik ds. SZJ prowadzi i aktualizuje Rejestr aktualnych instrukcji Systemu Zarządzania Jakością obowiązujących w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze zgodnie z formularzem F-001/P/002/PJ, stanowiącym załącznik Nr 2 do niniejszej procedury. Rejestr jest aktualizowany na bieŝąco, wprowadzenie kaŝdej nowej instrukcji powoduje opracowanie nowego rejestru Formularze Formularze stosowane wraz z procedurą lub instrukcją sporządza się i numeruje zgodnie z zasadami zawartymi w procedurze P-SZJ/002 Zapisy jakości. Numeracja formularzy: F-XXX/P/YYY/KO F-XXX/I/YYY/KO gdzie F oznacza formularz, XXX oznacza nr procedury, instrukcji, P - oznacza, iŝ jest to formularz do procedury, I - oznacza, iŝ jest to formularz do instrukcji, YYY oznacza nr formularza,

8 Strona 8 z 20 KO oznacza symbol komórki organizacyjnej zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu. Pełnomocnik ds. SZJ posiada aktualny spis formularzy, stosowanych w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze. Kierownicy i kierujący komórkami organizacyjnymi prowadzą aktualne opisy formularzy stosowanych w komórce organizacyjnej Karty informacyjne Karty informacyjne określają sposób realizacji poszczególnych usług przez Pierwszy Urząd Skarbowy w Zielonej Górze. Karty informacyjne posiadają stały układ tematyczny: podmiotowy zakres usługobiorców, rodzaj wymaganych dokumentów, które powinien złoŝyć usługobiorca, formy udostępnienia urzędowych formularzy, terminy składania dokumentów, sposób składania dokumentów, wymagane opłaty, sposób i forma załatwienia sprawy, termin załatwienia sprawy, przysługujące środki odwoławcze, podstawę prawną Uwaga! JeŜeli którykolwiek z powyŝszych punktów jest na tworzonej karcie zbędny i miałby negatywny wpływ na czytelność karty moŝna wtedy zrezygnować z umieszczenia go na karcie informacyjnej. Karty informacyjne stosowane w Urzędzie w związku z realizacją świadczonych usług oznacza się symbolem K/KO/XX gdzie: K - oznacza kartę informacyjną, KO - oznacza symbol komórki organizacyjnej zgodnie z obowiązującym Regulaminem organizacyjnym, XX - oznacza kolejny numer usługi realizowanej przez komórkę organizacyjną. Pełnomocnik ds. SZJ prowadzi i aktualizuje Rejestr aktualnych kart informacyjnych Systemu Zarządzania Jakością obowiązujących w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze zgodnie z formularzem F-001/P/003/PJ, stanowiącym załącznik Nr 3 do niniejszej procedury. Rejestr jest aktualizowany na bieŝąco, wprowadzenie nowej karty informacyjnej powoduje sporządzenie nowego rejestru.

9 Strona 9 z 20 Wykaz kart informacyjnych skorelowany jest z wykazem obowiązujących aktów prawnych zewnętrznych, związanych z usługami świadczonymi przez Urząd. Osobami odpowiedzialnymi za tworzenie kart oraz ich bieŝącą aktualizację są kierownicy i kierujący komórkami organizacyjnymi Urzędu. Przed wprowadzeniem do uŝytkowania nowej karty informacyjnej lub zaktualizowanej wersji istniejącej, jej treść zatwierdzana jest przez Naczelnika Urzędu. 5.2 Opracowywanie dokumentów SZJ Dokumenty SZJ w Pierwszym Urzędzie Skarbowym, którymi są Księga Jakości, procedury oraz instrukcje, karty informacyjne sporządzane są zgodnie z uregulowaniami niniejszej procedury. Modyfikacja istniejącego dokumentu systemowego lub opracowanie nowego, dodatkowego dokumentu systemowego (np. w związku z poszerzeniem asortymentu usług) następuje: a) z inicjatywy kierownika komórki organizacyjnej, której zakres działania dany dokument dotyczy, b) na wniosek kaŝdego pracownika Urzędu. Przygotowanie projektu dokumentu SZJ w kaŝdym przypadku spoczywa na kierownikach komórek organizacyjnych kierujących komórką organizacyjną, których działania dany dokument dotyczy. W przypadku, gdy dany dokument swoim zakresem zastosowania obejmuje więcej niŝ jedną komórkę organizacyjną kierownicy zainteresowanych komórek w porozumieniu wyznaczają osobę, która dokona opracowania projektu zmian. Informację o dokonanych ustaleniach kierownicy komórek organizacyjnych przekazują Pełnomocnikowi ds. SZJ wraz ze wskazaniem terminu zakończenia prac. W sytuacjach uzasadnionych skalą zmian kierownicy komórek organizacyjnych mogą przedstawić Pełnomocnikowi ds. SZJ propozycję powołania zespołu odpowiedzialnego za przygotowanie projektu wraz z podaniem składu osobowego. Decyzje o powołaniu zespołu na postawie uprawnień nadanych aktualnie obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym podejmuje Naczelnik po zaakceptowaniu takiego trybu prac przez Pełnomocnika ds. SZJ. Ponadto Pełnomocnik ds. SZJ wyznacza osobę odpowiedzialną za sprawdzenie projektu oraz jeŝeli uzna za stosowne wyznacza konsultanta z grona auditorów wewnętrznych. Występując o modyfikację istniejącego dokumentu systemowego lub opracowanie nowego, dodatkowego dokumenty systemowego, naleŝy złoŝyć propozycję w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem na formularzu Wniosek o zmianę dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze numer F-001/P/004/PJ, stanowiącym załącznik Nr 4 do niniejszej procedury. Wskazany wniosek naleŝy skierować do Pełnomocnika ds. SZJ. Jeśli Pełnomocnik ds. SZJ uzna, iŝ wniosek jest zasadny, określa nazwę i numer identyfikacyjny dokumentu systemowego oraz termin zakończenia prac nad projektem, wyznaczając jednocześnie osobę odpowiedzialną za opracowanie projektu nowego dokumentu oraz osobę odpowiedzialną za sprawdzenie tego projektu. JeŜeli Pełnomocnik ds. SZJ uzna za stosowane wyznacza konsultanta z grona auditorów wewnętrznych. Jeśli Pełnomocnik ds. SZJ uzna, iŝ wniosek jest bezzasadny, powiadamia pisemnie wnioskodawcę o decyzji odmownej, krótko ją uzasadniając.

10 Strona 10 z 20 Po opracowaniu projektu dokument jest zamieszczany w sieci wewnętrznej Intranet w celu zebrania uwag i opinii o projekcie. O ich uwzględnieniu decyduje osoba odpowiedzialna za opracowanie projektu. Następnie sprawdzający weryfikuje pod względem merytorycznym treść projektu i jeŝeli opracowany dokument tego wymaga, koryguje jego treść. Projekt dokumentu, po dokonanej korekcie treści, zostaje podpisany przez opracowującego i sprawdzającego, a następnie przekazany do Pełnomocnika ds. SZJ celem sprawdzenia dokumentu pod względem zgodności z normą PN-EN ISO 9001:2001, innymi dokumentami systemowymi oraz niesystemowymi, obowiązującymi w Urzędzie. Dokument, który wymaga zmian zostaje zwrócony opracowującemu wraz z notatką wskazującą na istniejące niezgodności. Po poprawieniu dokument zostaje ponownie przekazany Pełnomocnikowi ds. SZJ Dokument sporządzony zgodnie z normą PN-EN ISO 9001:2001 zostaje zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. SZJ i Naczelnika Urzędu. Uwaga! Wszelkie spory i wątpliwości na etapie tworzenia projektu nowego dokumentu systemowego, rozstrzyga Pełnomocnik ds. SZJ lub, jeśli został przez niego wyznaczony, konsultant z grona auditorów wewnętrznych. 5.3 Zatwierdzanie dokumentów Pełnomocnik ds. SZJ zatwierdza procedury i instrukcje pod względem zgodności z wymaganiami, na podstawie których system jakości jest wdroŝony i utrzymywany. Następnie przedstawia dokument Naczelnikowi Urzędu, który zatwierdza go ostatecznie do stosowania w Urzędzie. 5.4 Zasady kopiowania, rozpowszechniania, archiwowania: Księgi Jakości, procedur i instrukcji Po zatwierdzeniu dokumenty SZJ są rozpowszechniane przez Pełnomocnika ds. SZJ. Przy zachowaniu zasady, iŝ oryginał dokumentu pozostaje zawsze u Pełnomocnika ds. SZJ podstawowym sposobem rozpowszechniania jest udostępnianie wersji uŝytkowych w formie elektronicznej wszystkim pracownikom korzystającym z wewnętrznej sieci intranetowej Urzędu. Dopuszcza się, za zgodą Pełnomocnika ds. SZJ moŝliwość rozpowszechniania dokumentów w wersji papierowych kserokopii, bądź w systemie mieszanym. W obu przypadkach w celu zapewnienia dostępu do dokumentów systemowych i ich właściwej identyfikacji musi być sporządzony rozdzielnik.

11 Strona 11 z 20 Przykład: Rozdzielnik: Oryginał Pełnomocnik ds. SZJ, Kopia Nr 00 KO, Egzemplarze uŝytkowe w wersji elektronicznej pracownicy korzystający z Intranetu Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze gdzie: 00 kolejny numer kserokopii, KO symbol komórki organizacyjnej Urzędu. Oryginał dokumentu pozostaje w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ pod jego nadzorem. Dokument ten oznaczony jest napisem ORYGINAŁ Egzemplarz uŝytkowy w wersji papierowej kserokopii oznaczony jest napisem EGZEMPLARZ UśYTKOWY Egzemplarz uŝytkowy w wersji elektronicznej oznaczony jest napisem EGZEMPLARZ UśYTKOWY Pełnomocnik ds. SZJ rozpowszechnia informację o zamieszczeniu dokumentu SZJ (egzemplarz uŝytkowy) na stronach Intranetu za potwierdzeniem zapoznania się z informacją o zamieszczeniu, zgodnie z formularzem F-001/P/014/PJ Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentu systemowego w wersji elektronicznej na stronach Intranetu, stanowiącym załącznik nr 14 do niniejszej procedury, natomiast kierownicy komórek organizacyjnych oraz kierujący wieloosobowymi stanowiskami pracy potwierdzają fakt zapoznania się pracowników danej komórki z dokumentem systemowym w wersji elektronicznej na stronach Intranetu zgodnie z formularzem F-001/P/015/PJ Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem systemowym w wersji elektronicznej na stronach Intranetu przez pracowników komórki organizacyjnej symbol..., stanowiącym załącznik nr 15 do niniejszej procedury, Na pierwszej stronie papierowej kserokopii egzemplarza uŝytkowego umieszcza się pieczątkę bądź nadruk: X X wpisuję się ręcznie przy cyfrze odpowiadającej numerowi kopii Wyznacznikiem aktualności dokumentu jest data obowiązywania (Obowiązuje od:...) i numer wydania. Pełnomocnik ds. SZJ rozpowszechnia dokumenty SZJ w wersji papierowej za potwierdzeniem odbioru, zgodnie z formularzem F-001/P/005/PJ Potwierdzenie

12 Strona 12 z 20 rozpowszechniania dokumentu systemowego, który stanowi załącznik Nr 5 do niniejszej procedury. Warunkiem otrzymania nowego wydania jest zwrot Pełnomocnikowi ds. SZJ nieaktualnych wersji. Zwrot Pełnomocnik ds. SZJ odnotowuje na formularzu jw. w rubryce zwrot. W szczególnie wyjątkowych sytuacjach, moŝe być wydany danemu uŝytkownikowi na jego pisemną prośbę, duplikat dokumentu, który uległ zniszczeniu lub zagubieniu. Takie egzemplarze oznacza się dodatkowo stemplem bądź nadrukiem DUPLIKAT. Pełnomocnik ds. SZJ niszczy zwrócone, nieaktualne egzemplarze uŝytkowe, pozostawia w archiwum tylko oryginał nieaktualnej wersji, który oznacza stemplem, napisem bądź nadrukiem NIEAKTUALNY. Dokumenty nieaktualne przechowywane są w oddzielnych teczkach segregatorach, oznaczonych Nieaktualne dokumenty SZJ. Przegląd archiwowanych dokumentów, ze względu na wymagany okres przechowywania jest wykonywany przez Pełnomocnika ds. SZJ w trakcie bieŝącego nadzoru nad archiwum. Dokumenty, dla których minął okres przechowywania są niszczone. Egzemplarze czasowo wydane obcemu uŝytkownikowi, w celach informacyjnych, oznaczone są dodatkowo czerwonym stemplem bądź nadrukiem EGZEMPLARZ INFORMACYJNY. Zgody na udostępnienie dokumentów SZJ obcym osobom i instytucjom udziela Naczelnik Urzędu. Egzemplarze dla Jednostki Certyfikującej oznacza się: JC (np. EGZEMPLARZ INFORMACYJNY JC). Za aktualność dokumentów systemu zarządzania udostępnianych w wersji elektronicznej odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ Kierownik Referatu Informatyki i wprowadzania danych podatkowych jest odpowiedzialny za prawidłowe funkcjonowanie Intranetu umoŝliwiające dostęp do aktualnych dokumentów systemu zarządzania jakością. Prowadzi on stale aktualizowany wykaz stanowisk mających dostęp do Intranetu. Uwaga: UŜytkownik dokumentu systemowego ma obowiązek chronić dokument przed utratą lub zniszczeniem. 5.5 Dokumentacja prawna wewnętrzna Opracowywanie i zatwierdzanie dokumentów prawnych wewnętrznych. Za opracowywanie projektów dokumentacji prawnej wewnętrznej odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu według właściwości rzeczowej i Pełnomocnik ds. SZJ Projekty tej dokumentacji opracowuje się, jeŝeli jest to niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Urzędu, biorąc pod uwagę:

13 Strona 13 z 20 polecenia Naczelnika Urzędu lub Jego Zastępców, wnioski kierowników komórek organizacyjnych oraz wnioski pracowników zgłaszanych za pośrednictwem kierowników komórek organizacyjnych. Projekty mogą dotyczyć nowego dokumentu lub, jeśli jest to wystarczające aktualizacji istniejącego. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu przedkładają projekty dokumentacji prawnej wewnętrznej Naczelnikowi Urzędu, który jeŝeli uzna to za właściwe, konsultuje je z Pełnomocnikiem ds. SZJ i po ewentualnym dokonaniu poprawek i parafowaniu przez Pełnomocnika ds. SZJ podpisuje je Nadzór nad dokumentacją prawną wewnętrzną. Wewnętrznymi dokumentami prawnymi są: Zarządzenia akty wewnętrznego zarządzania wyŝszego rzędu, Decyzje- akty wewnętrznego zarządzania niŝszego rzędu wydawane na mocy upowaŝnień udzielonych w zarządzeniach i w celu ich wykonania. Przyjmuje się następującą zasadę numeracji dokumentacji prawnej wewnętrznej: Zarządzenie Nr XY/RRRR Decyzja Nr XY/RRRR Z wyjątkiem zarządzeń związanych z Systemem Zarządzania Jakością, których zapis jest następujący Zarządzenie Nr XY/SZJ/RRRR Gdzie: XY oznacza numer kolejny z rejestru, SZJ oznacza System Zarządzania Jakością, RRRR rok wydania Dopuszczalna jest forma oznaczenia roku dwoma ostatnimi cyframi roku wydania. Zarządzenia i decyzje są sporządzane wg wzoru, który przechowuje Pełnomocnik ds. SZJ. Po nadaniu numeru i podpisaniu zarządzenie i decyzja jest złoŝone u Pełnomocnika ds. SZJ. Pełnomocnik ds. SZJ prowadzi: - Rejestr aktualnych zarządzeń Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze formularz F-001/P/006/PJ, który stanowi załącznik Nr 6 do niniejszej procedury,

14 Strona 14 z 20 - Rejestr aktualnych decyzji Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze formularz F-001/P/007/PJ, który stanowi załącznik Nr 7 do niniejszej procedury, - Rejestr nieaktualnych zarządzeń Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze formularz F-001/P/008/PJ, który stanowi załącznik Nr 8 do niniejszej procedury, - Rejestr nieaktualnych decyzji Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze formularz F-001/P/009, który stanowi załącznik Nr 9 do niniejszej procedury. Wszystkie rejestry są sporządzane w jednym egzemplarzu drukowanym, który jest dołączany do teczki/segregatora, w którym są przechowywane oryginały wewnętrznych dokumentów prawnych zgodnie z Instrukcją kancelaryjną. Oryginały wewnętrznych dokumentów prawnych są przechowywane w ustalonych zbiorach: Zarządzenia Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze ZBIÓR AKTUALNY, Decyzje Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze ZBIÓR AKTUALNY, Zarządzenia Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze ZBIÓR NIEAKTUALNY, Decyzje Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze ZBIÓR NIEAKTUALNY. Rejestry aktualnych zarządzeń i decyzji są udostępniane w wersji elektronicznej pracownikom korzystającym z Intranetu Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze Wszystkie rejestry Systemu Zarządzania Jakością aktualizuje się, co najmniej raz w miesiącu Kopiowanie, dystrybucja i archiwizowanie dokumentacji prawnej wewnętrznej. Naczelnik Urzędu (lub osoba przez niego upowaŝniona) ustala rozdzielnik na zasadach określonych w niniejszej procedurze. Pełnomocnik Naczelnika ds. SZJ odpowiada za: właściwą dystrybucję wszystkich aktów wewnętrznych wg rozdzielnika, właściwe przechowywanie oryginałów tychŝe aktów w ustalonych zbiorach z podziałem na dokumenty aktualne i nieaktualne, terminowe zbieranie i niszczenie kopii aktów, które zostały wycofane bądź zastąpione nowymi, aktualność aktów wewnętrznych udostępnianych w Intranecie. Sekretariat Urzędu odpowiada za właściwą dystrybucję aktów wewnętrznych wg rozdzielnika.

15 Strona 15 z 20 Osoby, do których skierowano wg rozdzielnika dokumenty prawa wewnętrznego odpowiadają za ich właściwe przechowywanie w ustalonych zbiorach oraz udostępnianie podległym pracownikom, do których mają zastosowanie. Kierownik Referatu informatyki i wprowadzania danych podatkowych jest odpowiedzialny za prawidłowe funkcjonowanie Intranetu. Po podpisaniu zarządzenia i decyzje są rozpowszechniane przez sekretariat Urzędu. Przy zachowaniu zasady, iŝ oryginał dokumentu pozostaje zawsze u Pełnomocnika ds. SZJ podstawowym sposobem rozpowszechniania jest udostępnianie wersji uŝytkowych w formie elektronicznej pracownikom korzystającym z wewnętrznej sieci intranetowej Urzędu. Dopuszcza się, za zgodą Pełnomocnika ds. SZJ moŝliwość rozpowszechniania dokumentów w wersji papierowych kserokopii, bądź w systemie mieszanym. W obu przypadkach w celu zapewnienia dostępu do aktów wewnętrznych i ich właściwej identyfikacji musi być sporządzony rozdzielnik. Przykład: Rozdzielnik: Oryginał Pełnomocnik ds. SZJ, Kopia Nr 00 KO, Egzemplarze uŝytkowe w wersji elektronicznej pracownicy korzystający z Intranetu Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze gdzie: 00 kolejny numer kserokopii, KO symbol komórki organizacyjnej Urzędu. Egzemplarz oryginalny pozostaje w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ pod stałym jego nadzorem. Egzemplarz uŝytkowy w wersji papierowej kserokopii oznaczony jest na pierwszej stronie napisem, nadrukiem, bądź stemplem EGZEMPLARZ UśYTKOWY oraz symbolem komórki organizacyjnej Urzędu w której jest uŝytkowany (np. EGZEMPLARZ UśYTKOWY KO). Pracownik sekretariatu Urzędu rozpowszechnia informację o zamieszczeniu egzemplarzy uŝytkowych na stronach Intranetu za potwierdzeniem zgodnie z formularzem F-001/P/016/PJ Potwierdzenie rozpowszechniania treści dokumentu prawa wewnętrznego, stanowiącym załącznik nr 16 do niniejszej procedury. Kierownik komórki organizacyjnej oraz kierujący wieloosobowym stanowiskiem pracy przekazuje informację o zamieszczeniu dokumentów prawa wewnętrznego na stronach Intranetu pracownikom danej komórki organizacyjnej za potwierdzeniem, zgodnie z formularzem F-001/P/017/PJ Potwierdzenie zapoznania się z treścią dokumentu prawa wewnętrznego pracowników komórki organizacyjnej symbol..., stanowiącym załącznik nr 17 do niniejszej procedury. W przypadku wyraŝenia zgody na rozpowszechnianie dokumentów prawa wewnętrznego w wersji papierowej pracownik sekretariatu Urzędu rozpowszechnia kopie dokumentów

16 Strona 16 z 20 prawa wewnętrznego za potwierdzeniem odbioru, zgodnie z formularzem F-001/P/010/PJ Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentów prawa wewnętrznego, stanowiącym załącznik nr 10 do niniejszej procedury. Na pierwszej stronie papierowej kserokopii egzemplarza uŝytkowego umieszcza się pieczątkę bądź nadruk: X X wpisuję się ręcznie przy cyfrze odpowiadającej numerowi kopii Pełnomocnik ds. SZJ rozpowszechnia egzemplarze uŝytkowe zarządzeń i decyzji w wersji papierowej za potwierdzeniem odbioru, zgodnie z formularzem F-001/P/010/PJ Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentów prawa wewnętrznego, który stanowi załącznik Nr 10 do niniejszej procedury. W szczególnie wyjątkowych sytuacjach, moŝe być wydany danemu uŝytkownikowi na jego pisemną prośbę, duplikat dokumentu, który uległ zniszczeniu lub zagubieniu. Takie egzemplarze oznacza się dodatkowo stemplem bądź nadrukiem DUPLIKAT. Pełnomocnik ds. SZJ jest odpowiedzialny za odbiór od uŝytkowników nieaktualnych egzemplarzy uŝytkowych dokumentów prawa wewnętrznego za potwierdzeniem odbioru na formularzu F-001/P/010/PJ Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentów prawa wewnętrznego w rubryce zwrot. Wszystkie wycofane nieaktualne egzemplarze Pełnomocnik ds. SZJ niezwłocznie niszczy. W ustalonych zbiorach jw. Pełnomocnik ds. SZJ przechowuje tylko oryginały nieaktualnych dokumentów prawa wewnętrznego, które w celu właściwej identyfikacji oznacza pieczątką: Pierwszy Urząd Skarbowy w Zielonej Górze 65/950 Zielona Góra ul. dr PienięŜnego 24 Zastąpiono: Wycofano: przez: Przegląd archiwowanych dokumentów prawa wewnętrznego,ze względu na wymagany okres przechowywania jest wykonywany przez Pełnomocnika ds. SZJ w trakcie bieŝącego nadzoru nad archiwum. Dokumenty, dla których zgodnie z instrukcją kancelaryjną minął okres przechowywania są niszczone. Zgody na udostępnienie dokumentów prawa wewnętrznego obcym osobom i instytucjom udziela Naczelnik Urzędu.

17 Strona 17 z 20 Za aktualność dokumentów prawa wewnętrznego udostępnianych w wersji elektronicznej odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. SZJ. Kierownik Referatu Informatyki i wprowadzania danych podatkowych jest odpowiedzialny za prawidłowe funkcjonowanie Intranetu umoŝliwiające dostęp do aktualnych dokumentów prawa wewnętrznego. Prowadzi on stale aktualizowany wykaz stanowisk mających dostęp od Intranetu. 5.6 Nadzór nad dokumentacją prawną zewnętrzną Pierwszy Urząd Skarbowy w Zielonej Górze prenumeruje Dzienniki Ustaw (2 egz.), Monitor Polski (1 egz.), Dziennik Urzędowy Ministerstwa Finansów (1 egz.). Za dokonanie prenumeraty na kaŝdy rok odpowiedzialny jest Kierujący wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. kancelaryjno-informacyjnych. Pracownik Sekretariatu Urzędu stempluje otrzymany dokument pieczęcią wpływu i pieczątką nagłówkową Urzędu. Otrzymane publikatory są przechowywane w uporządkowanym zbiorze w Sekretariacie Urzędu, a ich otrzymanie ewidencjonuje się w rejestrze prowadzonym odrębnie dla kaŝdego publikatora. Po zakończeniu roku dokumenty prawne zewnętrzne są przekazywane do oprawienia. Sekretariat prowadzi uporządkowany zbiór kserokopii spisów treści poszczególnych publikatorów. Pracownicy Urzędu korzystają z Dzienników Ustaw, Monitora Polskiego i Dziennika Urzędowego Ministerstwa Finansów za pokwitowaniem na formularzu w Karcie udostępnienia dokumentów prawa wewnętrznego formularz F-001/P/011/PJ, który stanowi załącznik Nr 11 do niniejszej procedury. Ponadto pracownikom Urzędu udostępniony jest komputerowy System Informacji Prawnej LEX, aktualizowany w okresach miesięcznych. Uwaga! Wszelkie kserokopie Dzienników Ustaw lub innych publikatorów aktów prawnych oraz wydruki aktów prawnych z Systemu Informacji prawnej LEX mają status dokumentów nie nadzorowanych. W Urzędzie opracowano Wykaz obowiązujących aktów prawnych dotyczących usług realizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz wieloosobowe i jednoosobowe stanowiska pracy Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze. Wykaz ten sporządzony na formularzu Spis aktów prawnych związanych z działalnością Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze numer F-001/P/012/PJ stanowiącym załącznik Nr 12 do niniejszej procedury. Wykaz jest stale aktualizowany i rozpowszechniany w formie elektronicznej. Szczegółowy nadzór nad wykazem sprawuje Pełnomocnik ds. SZJ. 5.7 Instrukcja kancelaryjna

18 Strona 18 z 20 Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach i izbach skarbowych w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą określa Instrukcja w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych. Kwestie szczegółowe dotyczące obiegu dokumentów w Urzędzie zostały uregulowane w Wewnętrznej Instrukcji Kancelaryjnej. Ponadto zasady sporządzania dokumentów zostały uregulowane w Instrukcji w sprawie ujednolicenia form dokumentacji sporządzanej na wszystkich stanowiskach pracy w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze. 5.8 Zmiany w dokumentacji Zmiany w dokumentach SZJ opracowanych w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze wg wymagań normy PN-EN 9001:2001 (Księga jakości, procedury i instrukcje) Zmiany w dokumentach SZJ wprowadzane są na podstawie: raportów z auditów certyfikujących, wewnętrznych, nadzorujących, przeglądów SZJ wykonywanych przez NajwyŜsze Kierownictwo Urzędu, zmian organizacyjnych Urzędu, wniosków pracowników Urzędu, prowadzonych działań korygujących lub zapobiegawczych, skarg, wniosków i uwag Klientów Urzędu, zmian w przepisach prawa wyŝszego rzędu, innych istotnych okoliczności. Uwaga! Zmiany opracowuje autor dokumentu. Przyjęto następującą zasadę: kaŝda zmiana wymaga wycofania z obiegu wszystkich egz. Dokumentu i wprowadzenia do stosowania nowego wydania na formularzu F-001/P/013/PJ Karta zmian, stanowiącym załącznik Nr 13 do niniejszej procedury Zmiany w dokumentach prawnych wewnętrznych Projekty zmian w dokumentach prawnych wewnętrznych przygotowują osoby według właściwości. Zmiany wprowadzane są poprzez wydanie nowego aktu prawnego. Nowy akt prawny wydany w miejsce poprzednio obowiązującego zawiera informację o uchylonym akcie prawnym. 5.9 Przegląd aktualności dokumentów systemowych i ich przestrzegania

19 Strona 19 z 20 Przegląd aktualności dokumentów systemowych, zgodności z przepisami prawa wyŝszego rzędu oraz ich właściwego przestrzegania, jest dokonywany w trakcie auditów wewnętrznych i bieŝącego nadzoru przez osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie systemu w podległych sobie komórkach organizacyjnych Urzędu. 6. Dokumenty nadrzędne. Norma PN-EN ISO 9001:2001, pkt 4.2.1c i Dokumenty związane Księga Jakości Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze, Procedura P-SZJ/002 Zapisy Jakości, Instrukcja w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych stanowiąca załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 14/2001 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001r. W sprawie obsługi kancelaryjnej Izb i Urzędów Skarbowych, Wewnętrzna Instrukcja Kancelaryjna - Instrukcja nr I-SZJ/042, Instrukcja I-SZJ/001 w sprawie ujednolicenia form dokumentacji sporządzonej na wszystkich stanowiskach pracy w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze, 8. Wskazówki i uwagi. Formularze stanowiące załączniki od nr 1 do nr 12 do niniejszej procedury są przechowywane przez Pełnomocnika ds. SZJ przez okres 3 lat od daty wypełnienia. 9. Załączniki Załącznik nr 1 F-001/P/001/PJ Rejestr aktualnych procedur Systemu Zarządzania Jakością obowiązujących w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze, Stan na dzień... Załącznik nr 2 F-001/P/002/PJ Rejestr aktualnych instrukcji Systemu Zarządzania Jakością obowiązujących w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze. Stan na dzień... Załącznik nr 3 F-001/P/003/PJ - Rejestr aktualnych kart informacyjnych Systemu Zarządzania Jakością obowiązujących w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze. Załącznik nr 4 F-001/P/004/PJ - Wniosek o zmianę dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w Pierwszym Urzędzie Skarbowym w Zielonej Górze Załącznik nr 5 F-001/P/005/PJ - Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentu systemowego. Załącznik nr 6 F-001/P/006/PJ Rejestr aktualnych Zarządzeń Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze. Stan na dzień...

20 Strona 20 z 20 Załącznik nr 7 F-001/P/007/PJ Rejestr aktualnych Decyzji Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze. Stan na dzień... Załącznik nr 8 F-001/P/008/PJ Rejestr nieaktualnych Zarządzeń Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze. Stan na dzień... Załącznik nr 9 F-001/P/009/PJ Rejestr nieaktualnych Decyzji Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze. Stan na dzień... Załącznik nr 10 F-001/P/010/PJ Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentów prawa wewnętrznego, Załącznik nr 11 F-001/P/011/PJ Karta udostępniania dokumentów prawa zewnętrznego. Rok... Załącznik nr12 F-001/P/012/PJ Spis aktów prawnych związanych z działalnością Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze. Stan na dzień..., Załącznik nr 13 F-001/P/013/PJ Karta zmian nr..., Załącznik nr 14 F-001/P/014/PJ - Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentu systemowego w wersji elektronicznej na stronach Intranetu, Załącznik nr 15 F-001/P/015/PJ - Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem systemowym w wersji elektronicznej na stronach Intranetu przez pracowników komórki organizacyjnej symbol..., Załącznik nr 16 F-001/P/016/PJ - Potwierdzenie rozpowszechniania treści dokumentu prawa wewnętrznego, Załącznik nr 17 F-001/P/017/PJ - Potwierdzenie zapoznania się z treścią dokumentu prawa wewnętrznego pracowników komórki organizacyjnej symbol..., Załącznik nr 18 F-001/P/014/PJ - Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentu systemowego w wersji elektronicznej na stronach Intranetu, Załącznik nr 19 F-001/P/015/PJ - Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem systemowym w wersji elektronicznej na stronach Intranetu przez pracowników komórki organizacyjnej symbol...,