Załącznik nr 1b do SIWZ część 2 Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na organizację przyjazdowych misji gospodarczych - w ramach projektu Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013. CZĘŚĆ I Wielosektorowa misja gospodarcza przyjazdowa z Ukrainy Sugerowany termin misji: 20-24 kwietnia 2015 r., nie później niż do dnia 30 maja 2015 r. CZĘŚĆ II Wielosektorowa misja gospodarcza przyjazdowa z Republiki Uzbekistanu Sugerowany termin misji: 4-8 maja 2015 r., nie później niż do dnia 30 czerwca 2015 r. Sektory: rolno-spożywczy, elektromaszynowy, meblarski. CZĘŚĆ III Wielosektorowa misja gospodarcza przyjazdowa ze Stanów Zjednoczonych Sugerowany termin misji: 23-28 maja 2015 r., nie później niż do dnia 31 lipca 2015 r. Sektory: rolno-spożywczy, elektromaszynowy, IT, chemiczny, biotechnologiczny, medyczny. Usługa realizowana jest w ramach projektu Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i Eksporterów współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007-2013. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa merytoryczna i logistyczna organizacja przyjazdowych misji gospodarczych, w tym zapewnienie wiz przyjazdowych, jeśli są wymagane, dla zagranicznych przedsiębiorców/inwestorów, w tym także przedstawicieli stowarzyszeń/zrzeszeń przedsiębiorców zagranicznych, pod warunkiem, że ww. jednostka jest zarejestrowana jako przedsiębiorca oraz 1 reprezentanta Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji Ambasad i Konsulatów RP (WPHI) lub 1 dziennikarza prasy gospodarczej (do uzgodnienia z Zamawiającym). Część II Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: Wydarzenie: Wielosektorowa misja gospodarcza przyjazdowa z Republiki Uzbekistanu (branże: rolno spożywcza, elektromaszynowa). Miejsce: Lublin i województwo lubelskie. Termin: Planowany termin misji: 4-8 maja 2015 r., nie później niż do dnia 30 czerwca 2015 r. Strona 1 z 18
Czas trwania misji: Zamawiający oczekuje, iż misja będzie trwała minimum 5 dni (wraz z przylotem i wylotem), z czego co najmniej 3 dni będą wypełnione merytorycznymi wydarzeniami, według ramowego planu. Cel misji: Zamawiający informuje, iż głównym celem misji jest nawiązanie współpracy pomiędzy lubelskimi oraz zagranicznymi przedsiębiorcami i instytucjami zainteresowanymi ofertami eksportowymi lubelskich podmiotów gospodarczych oraz współpracą z nimi. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca uwzględni ww. cel przy tworzeniu programu misji przyjazdowej oraz doborze zagranicznych przedsiębiorstw i instytucji podczas wszystkich spotkań z lubelskimi uczestnikami misji. Przy doborze partnerów misji gospodarczej ze strony zagranicznej, jak i polskiej, Wykonawca musi uwzględniać zarówno ww. cel, wskazane przez Zamawiającego sektory, a także szczegółowe uwarunkowania gospodarcze i wynikające z tego zapotrzebowanie na określone produkty i usługi na rynku kraju, z którego odbywa się misja, a co za tym idzie, możliwości lubelskich przedsiębiorców na zaspokojenie tych potrzeb. Plan ramowy: I dzień: przylot, odbiór z lotniska, przejazd na trasie lotnisko-hotel, zakwaterowanie w hotelu, kolacja II dzień: śniadanie, seminarium, sesje B2B / spotkania bilateralne, lunch networkingowy, tematyczne wydarzenia równoległe, uroczysta kolacja powitalna III dzień: śniadanie, wizyty/spotkania z podmiotami gospodarczymi, wizyty studyjne, lunch networkingowy, tematyczne wydarzenia równoległe, kolacja IV dzień: śniadanie, wizyty/spotkania z podmiotami gospodarczymi, wizyty studyjne, lunch networkingowy, tematyczne wydarzenia równoległe, kolacja V dzień: śniadanie, wykwaterowanie z hotelu, transport na lotnisko, wylot z Polski. Uczestnicy zagraniczni: Ilość uczestników: maksymalnie 8 osób pełnoletnich, z czego minimalnie 7 osób stanowić będą przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenie Republiki Uzbekistanu (dopuszczalny jest udział maksymalnie 1 (jednego) przedstawiciela danego przedsiębiorstwa prowadzącego działalność na terenie Republiki Uzbekistanu) oraz maksymalnie 1 przedstawiciel WPHI przy Ambasadzie RP w Uzbekistanie lub maksymalnie 1 dziennikarz uzbekistańskiej prasy gospodarczej. Wymagane profile przedsiębiorstw zagranicznych zaproszonych do udziału w misji to m.in.: przedstawiciele zagranicznych podmiotów gospodarczych z sektora rolno spożywczego oraz elektromaszynowego zainteresowanych rozpoczęciem współpracy z Województwem Lubelskim oraz przedsiębiorcami z województwa lubelskiego, ich ofertami eksportowymi i inwestycyjnymi oraz inwestycjami w Województwie Lubelskim, zagraniczne podmioty gospodarcze już współpracujące z polskimi przedsiębiorcami, przedstawiciele zagranicznych organizacji branżowych/izb, zrzeszeń/stowarzyszeń, pod warunkiem, że ww. jednostka jest zarejestrowana Strona 2 z 18
jako przedsiębiorca, zainteresowanych importem produktów z województwa lubelskiego (maksymalnie 1 przedstawiciel organizacji). Nabór uczestników misji przyjazdowej leży po stronie Wykonawcy. W tym zakresie Wykonawca będzie również współpracował z podmiotami i instytucjami wskazanymi przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wstępnej i ostatecznej akceptacji listy zagranicznych uczestników misji. Wykonawca jest zobowiązany przy selekcji przedsiębiorców z państwa, z którego planowana jest misja, do uwzględnienia profilów, możliwości i ofert eksportowych lubelskich przedsiębiorców z sektorów rolno-spożywczego i elektromaszynowego, pozyskanych bezpośrednio od przedsiębiorców z województwa lubelskiego i przekazanych mu przez Zamawiającego. Uczestnicy z województwa lubelskiego: Ilość uczestników: minimalnie 14 przedsiębiorstw z województwa lubelskiego (dopuszczalny jest udział więcej niż jednego przedstawiciela danego przedsiębiorstwa z województwa lubelskiego przy zastrzeżeniu, że minimalna ilość przedsiębiorstw biorących udział w spotkaniach to 14 firm). Zamawiający zastrzega sobie prawo do wstępnej i ostatecznej akceptacji listy zagranicznych uczestników misji. Nabór uczestników misji z województwa lubelskiego leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany przy selekcji przedsiębiorców z państwa, z którego planowana jest misja, do uwzględnienia profilów, możliwości i ofert eksportowych lubelskich przedsiębiorców z sektorów rolno-spożywczego i elektromaszynowego, pozyskanych bezpośrednio od przedsiębiorców z województwa lubelskiego i przekazanych mu przez Zamawiającego. ZADANIA WYKONAWCY: 1. Organizacja przyjazdowej misji gospodarczej czynności wstępne, harmonogram prac, plan misji: a) Dokonanie wywiadu gospodarczego/analizy rynku kraju (jak również analizy geopolitycznej), z którego będzie odbywała się misja gospodarcza pod kątem branż: - rolno-spożywczej - elektromaszynowej, które reprezentują przedsiębiorcy z województwa lubelskiego wytypowani do udziału w misji przez Wykonawcę i Zamawiającego. b) Wykonawca przekaże w ciągu 5 dni roboczych od daty podpisania umowy, harmonogram prac uwzględniający wszystkie zadania zawarte z SOPZ. c) Wykonawca przekaże do akceptacji Zamawiającego ramowy plan misji przyjazdowej, zawierający wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej wraz z podaniem miejsca spotkań, z uwzględnieniem miejsca noclegu, posiłków, czasu wolnego i wstępnej listy zagranicznych i polskich uczestników misji w ciągu 7 dni roboczych od daty podpisania umowy. Strona 3 z 18
d) Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia harmonogramu i ramowego planu misji przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawienia swoich uwag, wątpliwości lub sugestii. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w przeciągu 2 dni roboczych. W przypadku powstania jakichkolwiek rozbieżności (które będą niezależne od Wykonawcy) lub braku możliwości realizacji zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do ramowego planu misji, Zamawiający wspólnie z Wykonawcą uzgodni ostateczny kształt realizowanej misji. e) Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie e- mailowym i telefonicznym oraz do informowania go e-mailowo na bieżąco o stanie przygotowań do misji, ewentualnie powstałych zmianach do ramowego planu (z podaniem przyczyn), w tym w szczególności o wszystkich potwierdzonych spotkaniach, uczestnikach misji, zaproszonych gościach, instytucjach i firmach lokalnych zainteresowanych spotkaniami i misją. f) Na co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem misji przyjazdowej Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu pełną listę zagranicznych i polskich uczestników misji przyjazdowej wraz z ich profilami, zakresem działalności, który musi być zgodny z tematyką misji i oczekiwaniami lubelskich firm. Opisy profili firm zagranicznych powinny być sporządzone w języku polskim, jednolite i uwzględniać takie punkty jak: nazwa i adres firmy, dane kontaktowe przedstawicieli, okres działalności, profil działalności, opis podstawowych/głównych produktów/usług oferowanych i wytwarzanych przez firmę, zakres współpracy z lubelskimi przedsiębiorcami, jakim jest zainteresowana zagraniczna firma (każdy opis powinien zostać sporządzony w objętości 1-2 stron A4). Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznej akceptacji listy uczestników misji przekazanej przez Wykonawcę Zamawiającemu. g) Wykonawca jest zobowiązany na co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej do przekazania szczegółowego i ostatecznego haromonogramu misji przyjazdowej, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone i ostateczne godziny i miejsca spotkań, seminariów, wizyt w firmach/instytucjach. 2. Nabór zagranicznych uczestników gospodarczej misji przyjazdowej: a) Nabór uczestników misji przyjazdowej z Republiki Uzbekistanu leży po stronie Wykonawcy. W tym zakresie Wykonawca będzie również współpracował z podmiotami i instytucjami wskazanymi przez Zamawiającego. b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przekazania Wykonawcy listy potencjalnych uczestników misji gospodarczej z Republiki Uzbekistanu. c) Zamawiający dopuszcza zmniejszenie liczby osób (maksymalnie o 2 osoby) w sytuacjach nagłych i niezależnych od Wykonawcy, których nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, tj. spowodowanych zdarzeniami losowymi (np. choroba) i siłą wyższą. O zaistniałej sytuacji Wykonawca pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Zamawiającego, tj. w ciągu maksymalnie 3 dni przed przylotem. Należne Wykonawcy wynagrodzenie rozliczone będzie proporcjonalnie do faktycznej liczby uczestników misji. Zasady rozliczenia określać będzie umowa. Strona 4 z 18
d) W sytuacji rezygnacji zagranicznego uczestnika/uczestników z udziału w misji z przyczyn niezależnych od Wykonawcy lub zaistnienia innych okoliczności, których Wykonawca nie mógł przewidzieć przy dołożeniu należytej staranności, Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia zastępstwa za tego uczestnika, zgodnie z profilem uczestnika określonym w SOPZ w punkcie Uczestnicy zagraniczni. W przypadku braku możliwości zapewnienia zastępstwa za uczestnika/uczestników misji w określonym w umowie terminie, dopuszcza się zmianę terminu misji zgodnie z zapisami umowy. e) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę wstępnie wyselekcjonowanych zagranicznych uczestników misji w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy wraz z profilami tych firm, zakresem działalności zgodnym z tematyką misji oraz określonymi zakresami współpracy handlowej między wytypowanymi partnerami. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia uwag i ostatecznej akceptacji listy uczestników misji przekazanej przez Wykonawcę Zamawiającemu. f) Na co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem misji przyjazdowej Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu pełną listę zagranicznych uczestników misji przyjazdowej wraz z ich profilami, zakresem działalności, który musi być zgodny z tematyką misji i oczekiwaniami lubelskich firm, których profile Wykonawca otrzymał. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznej akceptacji listy uczestników misji przekazanej przez Wykonawcę Zamawiającemu. 3. Nabór uczestników z województwa lubelskiego do udziału w gospodarczej misji przyjazdowej: a) Nabór uczestników misji z województwa lubelskiego leży po stronie Wykonawcy. b) W tym zakresie Wykonawca będzie również współpracował z podmiotami i instytucjami wskazanymi przez Zamawiającego. c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przekazania Wykonawcy listy potencjalnych uczestników misji gospodarczej z województwa lubelskiego. d) Wykonawca jest zobowiązany przy selekcji przedsiębiorców z państwa, z którego planowana jest misja, do uwzględnienia profilów, możliwości i ofert eksportowych lubelskich przedsiębiorców z sektorów rolno-spożywczego i elektromaszynowego, pozyskanych bezpośrednio od przedsiębiorców z województwa lubelskiego i przekazanych mu przez Zamawiającego. e) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę wstępnie wyselekcjonowanych uczestników misji z województwa lubelskiego w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy wraz z profilami tych firm, zakresem działalności zgodnym z tematyką misji oraz określonymi zakresami współpracy handlowej między wytypowanymi partnerami. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzenia uwag i ostatecznej akceptacji listy uczestników misji przekazanej przez Wykonawcę Zamawiającemu. f) Na co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem misji przyjazdowej Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Zamawiającemu pełną listę uczestników misji przyjazdowej z województwa lubelskiego wraz z ich profilami, zakresem działalności, który musi być zgodny z tematyką misji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ostatecznej akceptacji listy uczestników misji przekazanej przez Wykonawcę Zamawiającemu. Strona 5 z 18
4. Przygotowanie i wydruk katalogu firm uzbekistańskich w ilości min. 20 sztuk: a) Wykonawca przygotuje projekt graficzny katalogu w formacie A-5 lub w innym formacie zaprezentowanym przez siebie. Katalog powinien zawierać ok. 15 stron w oprawie szytej. Katalog będzie prezentacją firm uzbekistańskich, biorących udział w misji. Profile przedsiębiorstw muszą zawierać: - Opis firmy: krótki opis charakteru działalności oraz charakter współpracy, którym zainteresowana jest zagraniczna firma. Dodatkowo profil firmy może zawierać informacje o mocach produkcyjnych, posiadanych certyfikatach, nagrodach, wielkości zapotrzebowania na polskie produkty. - Dane kontaktowe: pełną nazwę firmy wraz z formą prowadzenia działalności, zakres działalności, adres, stronę www (jeśli posiadana), adres email, nr telefonu, dane osoby kontaktowej i języki, w jakich się porozumiewa. Informacje te Wykonawca uzyska od firm uzbekistańskich i przetłumaczy na język polski. Treść informacji powinna być ustandaryzowana dla wszystkich firm. b) Katalog będzie zawierał, oprócz prezentacji zagranicznych uczestników misji, również informację o lubelskim COIE, które Wykonawca otrzyma od Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od daty podpisania umowy. c) Treść katalogu, układ graficzny zostaną ustalone z Zamawiającym i przekazane do akceptacji Zamawiającego na co najmniej 14 dni przed terminem rozpoczęcia misji. d) Wykonawca ma obowiązek, przy tworzeniu katalogu, zastosować prawidłowe oznaczenie katalogu uwzględniające system identyfikacji wizualnej (logotypy). e) Na co najmniej 10 dni roboczych przed terminem rozpoczęcia misji Wykonawca przekaże drogą mailową katalog w formacie pdf zawierający opis przedsiębiorców uzbeckich - uczestników misji przedsiębiorcom z województwa lubelskiego biorącym udział w misji. f) Katalog zostanie wydrukowany i przesłany pocztą przez Wykonawcę na co najmniej 10 dni roboczych przed rozpoczęciem misji gospodarczej w ilości minimum 20 sztuk. Ilość katalogów zostanie ustalona z Zamawiającym po ostatecznym ustaleniu ilości polskich przedsiębiorców zarejestrowanych do udziału w misji w taki sposób, aby każdy zarejestrowany przedsiębiorca otrzymał 1 egzemplarz katalogu. 5. Katalog przedsiębiorstw uczestników misji z województwa lubelskiego: a) Wykonawca przygotuje projekt graficzny katalogu w formacie A-5 lub w innym formacie zaprezentowanym przez siebie. Katalog powinien zawierać ok. 15 stron Strona 6 z 18
oprawie szytej. Katalog będzie prezentacją firm z województwa lubelskiego, biorących udział w misji. Profile przedsiębiorstw muszą zawierać: Opis firmy: krótki opis charakteru działalności oraz oferty eksportowej przedsiębiorstwa. Dodatkowo profil firmy może zawierać informacje o mocach produkcyjnych, posiadanych certyfikatach, nagrodach, rynków zbytu. Dane kontaktowe: pełną nazwę firmy wraz z formą prowadzenia działalności, zakres działalności, adres, stronę www (jeśli posiadana), adres email, nr telefonu, dane osoby kontaktowej i języki, w jakich się porozumiewa. Informacje te Wykonawca uzyska od firm polskich i przetłumaczy na język rosyjski lub na język urzędowy kraju, z jakiego organizowana jest misja. Treść informacji powinna być ustandaryzowana dla wszystkich firm. b) Katalog będzie zawierał, oprócz prezentacji polskich uczestników misji, również informację o lubelskim COIE, które Wykonawca otrzyma od Zamawiającego w terminie 5 dni roboczych od daty podpisania umowy. c) Wykonawca ma obowiązek, przy tworzeniu katalogu, zastosować prawidłowe oznaczenie katalogu uwzględniające system identyfikacji wizualnej (logotypy). d) Treść katalogu, układ graficzny zostaną ustalone z Zamawiającym i przekazane do akceptacji Zamawiającego na co najmniej 14 dni przed terminem rozpoczęcia misji. e) Wykonawca będzie zobowiązany do wysyłki (drogą mailową) informacji o lubelskich firmach zagranicznym firmom w formie katalogu w formacie pdf, najpóźniej 10 dni roboczych przed terminem rozpoczęcia misji gospodarczej. 6. Przygotowanie agendy seminarium oraz zaproszeń dla uczestników misji: a) Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym opracuje wstępną agendę seminarium i spotkań B2B na podstawie ramowego planu misji, w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania umowy. b) Ostateczną agendę seminarium Zamawiający otrzyma nie później niż 14 dni przed terminem rozpoczęcia misji gospodarczej. Agenda będzie uwzględniała zakres tematyczny seminarium, dokładny termin i miejsce realizacji, nazwiska prelegentów i moderatora oraz tematykę poszczególnych wystąpień. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian prelegentów i moderatora na każdym etapie przygotowania agendy seminarium. c) Wykonawca wyśle na adres mailowy każdego zarejestrowanego uczestnika ze strony polskiej oraz pocztą zaproszenie wraz z agendą seminarium oraz katalogiem zagranicznych uczestników na co najmniej 10 dni roboczych przed rozpoczęciem misji gospodarczej. Strona 7 z 18
d) Wykonawca wyśle również na adres mailowy każdego zarejestrowanego uczestnika ze strony zagranicznej ostatecznie uzgodnioną agendę seminarium przetłumaczoną na język rosyjski lub język urzędowy Republiki Uzbekistanu wraz z oficjalnym zaproszeniem oraz katalogiem polskich uczestników na co najmniej 10 dni roboczych przed rozpoczęciem misji gospodarczej. e) Agenda, zaproszenie, katalogi będą opatrzone logotypami projektu oraz informacją o źródłach finansowania Projektu przekazaną przez Zamawiającego. 7. Organizacja podczas trwania misji minimum 1 seminarium połączonego ze spotkaniami biznesowymi / sesjami B2B a) Seminarium powinno trwać co najmniej 1 godzinę zegarową. b) Seminarium będzie obejmowało: prezentację ogólnych informacji nt. potencjału gospodarczego Województwa Lubelskiego z uwzględnieniem atutów dla firm i instytucji zagranicznych; prezentację projektu COIE jako projektu sprzyjającego nawiązywaniu współpracy gospodarczej, prezentację uczestników ze strony polskiej, krótką charakterystykę instytucji/firm polskich uczestniczących w seminarium oraz prezentację ofert inwestycyjnych z województwa lubelskiego. c) Seminarium powinno obejmować: zapewnienie audytorium (maksimum 8 osób, będących przedstawicielami uzbeckich przedsiębiorstw oraz 1 reprezentanta WPHI lub 1 dziennikarza uzbekistańskiej prasy gospodarczej) oraz przedsiębiorców z województwa lubelskiego, których ofertami eksportowymi są zainteresowani zagraniczni uczestnicy misji w ilości minimum 14 przedsiębiorstw. d) Zapewnienie audytorium sesji B2B w ilości maksymalnie 7 przedsiębiorców uzbekistańskich z wybranych sektorów, zainteresowanych współpracą z polskimi przedsiębiorcami, w sposób umożliwiający odbycie co najmniej 2 spotkań przez każdego przedsiębiorcę z przedstawicielami firm z województwa lubelskiego podczas jednej sesji bilateralnej. Dopuszcza się, iż w ramach firm o podobnym profilu działalności, możliwe jest odbycie przez tą samą firmę zagraniczną spotkań z kilkoma przedsiębiorcami z województwa lubelskiego. e) Każde ze spotkań bilateralnych musi być moderowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców lubelskich na spotkanie z przedsiębiorcami zagranicznymi, zapewnienie tłumaczenia). f) Wykonawca na co najmniej 5 dni roboczych przed datą rozpoczęcia misji przyjazdowej przedstawi Zamawiającemu harmonogram spotkań B2B z podaniem danych przedsiębiorców wytypowanych do spotkań ze strony polskiej i zagranicznej, godziny spotkań oraz informacji o językach, w jakich dany uczestnik się porozumiewa. g) Wykonawca zapewni podczas trwania seminarium obsługę dwóch tłumaczy symultanicznych języka rosyjskiego lub języka urzędowego kraju, z którego odbywa się misja przyjazdowa, przez cały czas trwania spotkań, posiadających minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń symultanicznych podczas podobnego rodzaju wydarzeń (tłumaczenie dwustronne). h) Wykonawca zapewni ponadto niezbędny profesjonalny sprzęt do tłumaczeń symultanicznych przeznaczonych dla maks. 45 osób przez cały czas trwania seminarium. Strona 8 z 18
i) Wykonawca zapewni podczas trwania sesji B2B obsługę czterech tłumaczy konsekutywnych języka rosyjskiego lub języka urzędowego kraju, z którego odbywa się misja przyjazdowa, przez cały czas trwania spotkań, posiadających minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń (tłumaczenie dwustronne). 8. Zapewnienie odpowiedniej infrastruktury przestrzennej i technicznej seminarium połączonego z sesją B2B: a) Seminarium będzie odbywało się w obiekcie posiadającym klimatyzowane sale konferencyjne (odpowiednio przystosowane do części seminarium na maksimum 45 osób, mniejsze sale na potrzeby spotkań B2B). b) Obiekty i sale konferencyjne powinny mieć charakter reprezentacyjny i powinny być dostosowane do organizacji wydarzeń o tematyce gospodarczej/międzynarodowej (z dostępem w budynku do sanitariatów o wysokim standardzie wyposażenia i utrzymania, z bezpłatnym dostępem do Internetu). c) Sala konferencyjna i dla spotkań B2B powinna być zlokalizowana w obrębie miasta Lublina z warunkami do bezpiecznego i bezpłatnego parkowania dla wszystkich uczestników seminarium i sesji B2B, z łatwym/bliskim dostępem do środków komunikacji zbiorowej lokalnej i regionalnej. Wykonawca pokryje koszty opłat parkingowych. d) Sala konferencyjna powinna być wyposażona w stół prezydialny nakryty odpowiednim obrusem, z tzw. koziołkami z nazwiskami oraz funkcją prelegentów, opatrzonymi logotypami projektu i stolikiem pomocniczym, ekranem i rzutnikiem (z laptopem) oraz zestawem kilku (co najmniej 2-3) mikrofonów (stojących na stole prezydialnym i bezprzewodowych). e) Wykonawca zapewni proporce na stół prezydialny oraz flagi Polski, Unii Europejskiej oraz Republiki Uzbekistanu na drzewcu, umieszczone na trójdzielnym stojaku. f) Sale do spotkań B2B powinny być klimatyzowane, w standardzie biznesowym, wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (tj. bezpłatne podłączenie do Internetu), dostosowanych do zorganizowania ww. spotkań oraz wymaganej liczby gości. g) Do obowiązków Wykonawcy należy odpowiednie przygotowanie sal do spotkań, tj. odpowiednie ustawienie stołów i krzeseł do rozmów przy zapewnieniu komfortu i dyskrecji podczas rozmów oraz odpowiednie oznaczenie każdej z zagranicznych firm (np. w formie tzw. koziołków z nazwami i logami firm oraz imieniem i nazwiskiem reprezentanta, opatrzonymi logotypami projektu). h) W pobliżu sal konferencyjnych muszą znajdować się wydzielone miejsca przeznaczone do serwowania posiłków w trakcie przewidzianych przerw kawowych oraz serwowania lunchu. i) Wykonawca zapewni obsługę techniczną podczas trwania seminarium oraz sesji B2B. j) Wejścia na poszczególne sale będą odpowiednio i czytelnie oznakowane. Strona 9 z 18
k) W obiekcie zostanie wydzielone miejsce w pobliżu sali konferencyjnej bądź recepcji z przeznaczeniem na szatnię. l) Wykonawca zapewni sprzątanie w trakcie trwania seminarium oraz po wydarzeniu. m) Wykonawca zapewni ustawienie, rozłożenie i złożenie elementów wizualizacji spotkania (bannerów, roll-upów, etc.) przekazanych przez Zamawiającego. 9. Zapewnienie recepcji seminarium: a) Wykonawca zapewni recepcję z odpowiednim oznakowaniem (wizytowniki na smyczy jednakowej wielkości, wykonane z folii z wkładką imienną, nazwą firmy na jednej stronie i agendą spotkania na odwrocie, z logotypami projektu wskazanymi przez Zamawiającego), organizację i obsługę recepcji konferencji przez min. 2 osoby przez cały czas trwania forum, z miejscem (stolikiem) do dystrybucji materiałów, szklanym pojemnikiem na wizytówki. Co najmniej 1 osoba rejestrująca powinna posługiwać się językiem polskim i rosyjskim. b) Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania seminarium, w tym udzielanie uczestnikom informacji nt. spraw organizacyjnych, wydawanie agendy, materiałów konferencyjnych, kierowanie na miejsce spotkań; rejestracja uczestników, prowadzenie listy obecności wszystkich uczestników spotkania wraz z podpisami, lista powinna być oznakowana logotypami przekazanymi przez Zamawiającego, wydawanie przygotowanych przez Wykonawcę identyfikatorów dla zarejestrowanych uczestników spotkania i uczestników niezarejestrowanych, informowanie Wykonawcy o wszelkich zgłaszanych przez uczestników seminarium uwagach dotyczących spraw organizacyjnych. c) Osoby obsługujące recepcję powinny posiadać schludny biznesowy ubiór oraz identyfikator o treści: imię i nazwisko, obsługa recepcji 10. Przygotowanie i zaserwowanie cateringu dla wszystkich uczestników i gości spotkania (polskich i zagranicznych minimum 35 (+/-10) osób): a) Zapewnienie stolików koktajlowych, czystych, białych obrusów, porcelanowych talerzy, sztućców i szklanek oraz zapewnienie bieżącej obsługi serwisu cateringowego sprzątającego (minimum 2 osoby obecne podczas całego spotkania), b) Kawa na powitanie minimum kawa z ekspresu, herbata, soki naturalne oraz woda, c) Woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek, typu ciasteczka, krakersy, kanapki koktajlowe, ciasto, świeże owoce; napoje do dyspozycji gości przez cały czas trwania spotkania, d) Przekąski i napoje serwowane w czasie przerwy kawowej podczas spotkania, powinny być przygotowane dla wszystkich uczestników spotkania - minimum 35 osób (+/- 10 osób), e) Zapewnienie lunchu dla wszystkich uczestników spotkań B2B ze strony polskiej i zagranicznej (minimum 35 osób, +/- 10 osób), Strona 10 z 18
f) Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zabezpieczenia lunchu zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Nazwa artykułu Minimalna gramatura/ pojemność (na 1 osobę) 2 rodzaje zup do wyboru 200 ml 2 rodzaje ciepłych dań głównych 100 g + 100 g dodatków 2 rodzaje przystawek mięsnych, w tym paleta mięs pieczonych 100 g 2 rodzaje przystawek wegetariańskich 100 g 2 rodzaje sałatek z dodatkami, np. grecka, brokułowa, z kurczakiem, z polędwiczką lub równoważne Deski serów 200 g 100 g 3 rodzaje sałat 100 g 2 rodzaje deserów 100 g Napój Kawa z ekspresu Napój Herbata czarna Sok owocowy 100 %, minimum 3 rodzaje Woda mineralna gazowana w szklanej butelce 0,5l Woda mineralna niegazowana w szklanej butelce 0,5l Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna Pieczywo Nielimitowana Nielimitowana 400 ml 0,5 l 0,5 l 15 ml 10 g Plaster Nielimitowane g) Wykonawca przedstawi propozycję menu na co najmniej 3 dni robocze przed terminem misji celem akceptacji przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego i dokonać stosownych zmian w menu. Strona 11 z 18
h) Zapewnienie dla wszystkich uczestników spotkań butelkowanej wody niegazowanej (0,5 l) ustawionej na stolikach, przy których będą odbywać się spotkania oraz odpowiedniej do liczby uczestników ilości szklanek. i) Wykonawca zadba, by wśród przekąsek i dań znalazły się również takie, które nie naruszają zasad religijnych panujących w kraju, z którego misja jest organizowana. 11. Organizacja podczas trwania misji wizyt studyjnych zagranicznych uczestników misji w siedzibach przedsiębiorców z województwa lubelskiego. a) Firmy, w których odbędą się wizyty studyjne dla zagranicznych uczestników misji zostaną wytypowane przez Wykonawcę w porozumieniu z zagranicznymi przedsiębiorcami i zaakceptowane przez Zamawiającego. b) Każdy z zagranicznych uczestników misji powinien odbyć minimum 2 wizyty studyjne zgodne z określonym profilem działalności i wskazanym zainteresowaniem ofertami eksportowymi firm z województwa lubelskiego. c) Obsługa techniczna i logistyczna wizyt studyjnych znajduje się po stronie Wykonawcy. Wizyta powinna obejmować oprowadzenie po obiekcie wraz z opiekunem, zapewnienie spotkania z przedstawicielami odwiedzanej firmy, zapewnienie krótkiej (ustnej) prezentacji zagranicznych uczestników przy pomocy konsekutywnego tłumacza (tłumaczenie dwustronne w języku rosyjskim lub urzędowym danego kraju z użyciem sprzętu do tłumaczeń w terenie typu Tour Guide tam, gdzie wskazane). d) W trakcie trwania każdej wizyty studyjnej grupie powinien towarzyszyć minimum 1 tłumacz konsekutywny języka rosyjskiego lub języka urzędowego kraju, z którego odbywa się misja przyjazdowa, posiadający minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń. 12. Organizacja lunchu networkingowego dla uczestników wizyt studyjnych: a) Wykonawca zapewni lunch networkingowy dla wszystkich uczestników wizyt ze strony zagranicznej, przedsiębiorców z województwa lubelskiego, u których odbywają się wizyty studyjne, tłumaczy i osób towarzyszących ze strony organizatora i Zamawiającego (minimum 15 osób, +/- 10 osób), b) Lunch powinien odbyć się w restauracji znajdującej się w pobliżu odwiedzanych podczas wizyt studyjnych miejsc. Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zabezpieczenia lunchu zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Minimalna gramatura/ Nazwa artykułu pojemność (na 1 osobę) 1 rodzaj zupy 200 ml 1 rodzaj ciepłych dań głównych 100 g + 100 g dodatków 2 rodzaje sałatek wegetariańskich 100 g 1 rodzaj deseru 100 g Napój Kawa z ekspresu Nielimitowana Strona 12 z 18
Napój Herbata czarna Sok owocowy 100 %, minimum 2 rodzaje Woda mineralna niegazowana w dzbankach Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna Nielimitowana 400 ml 0,5 l 15 ml 10 g Plaster c) Wykonawca przedstawi propozycję menu na co najmniej 3 dni robocze przed terminem misji celem akceptacji przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego i dokonać stosownych zmian w menu. W miarę możliwości Wykonawca powinien uwzględnić w menu potrawy regionalne z Lubelszczyzny. 13. Opracowanie koncepcji i organizacja tematycznych wydarzeń równoległych w ramach misji: a) Wykonawca zapewni zagranicznym uczestnikom misji organizację dwóch 2-3 godzinnych tematycznych wydarzeń równoległych w ramach misji, dostosowanych do planu misji oraz zgodnych z jej głównymi celami i założeniami. Wykonawca opracuje szczegółową koncepcję wydarzeń i złoży ją wraz z ofertą. a) Wykonawca przedkładając w ofercie opracowaną koncepcję równoległych wydarzeń tematycznych jest zobowiązany do: stworzenia koncepcji wydarzeń, szczegółowego przedstawienia kompleksowej ścieżki organizacji wydarzeń (dobór lokalizacji, uczestników, czasu trwania wydarzeń tematycznych, zaplecza technicznoosobowego, etc.) oraz przedstawienia kosztorysu rzeczowo-finansowego planowanych przedsięwzięć. b) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia uczestnikom misji pełnej obsługi i pokrycia kosztów organizacyjnych tematycznych wydarzeń równoległych, jak np. koszt transportu, biletów wstępu, usługi przewodnika, tłumacza konsekutywnego języka rosyjskiego lub języka urzędowego kraju, z którego odbywa się misja, posiadającego minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń oraz sprzętu do tłumaczeń typu Tour Guide i innych kosztów określonych w koncepcji, o której mowa w pkt. 13 SOPZ ust. b i c. Uwaga: Wszystkie miejsca potencjalnych spotkań i wydarzeń w czasie misji przyjazdowej muszą być wcześniej zaakceptowane przez Zamawiającego. 14. Organizacja uroczystej kolacji powitalnej dla zagranicznych i polskich uczestników misji (minimum 35 (+/-10) osób): Strona 13 z 18
a) Wykonawca w celu właściwego wykonania usługi zabezpieczenia kolacji zobowiązany jest przygotować następujące gramatury serwisu: Minimalna gramatura/ Nazwa artykułu pojemność (na 1 osobę) 2 rodzaje ciepłych dań głównych do wyboru 100 g + 100 g dodatków 2 rodzaje przystawek mięsnych, w tym 100 g paleta mięs pieczonych 2 rodzaje przystawek wegetariańskich 100 g 2 rodzaje sałatek z dodatkami, np. grecka, brokułowa, z kurczakiem, z polędwiczką lub równoważne Deski serów 200 g 100 g 3 rodzaje sałat 100 g 2 rodzaje deserów do wyboru 100 g Napój Kawa z ekspresu Napój Herbata czarna Sok owocowy 100 %, minimum 3 rodzaje Woda mineralna gazowana w szklanej butelce 0,5l Woda mineralna niegazowana w dzbankach Mleko do kawy UHT 1,5% Cukier biały w kostkach Cytryna Pieczywo Nielimitowana Nielimitowana 400 ml 0,5 l 0,5 l 15 ml 10 g Plaster Nielimitowane b) Wykonawca przedstawi propozycję menu na co najmniej 3 dni robocze przed terminem misji celem akceptacji przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić ewentualne uwagi Zamawiającego i dokonać stosownych zmian w menu. c) Wykonawca zapewni obsługę kelnerską podczas kolacji. Strona 14 z 18
d) Kolacja będzie odbywała się w restauracji zlokalizowanej w Lublinie, uzgodnionej z Zamawiającym. e) Wykonawca zadba, by wśród przekąsek i dań znalazły się również takie, które nie naruszają zasad religijnych panujących w kraju, z którego misja jest organizowana. 15. Obsługa logistyczna misji gospodarczej: a) Transport krajowy i międzynarodowy Wykonawca zapewni transport uczestników misji przyjazdowej maksymalnie dla 8 osób na trasie: miejsce wylotu (Uzbekistan) w ustalonym dniu miejsce przylotu w ustalonym dniu, miejsce przylotu/przyjazdu w ustalonym dniu Lublin, Lublin - miejsce wylotu w ustalonym dniu, miejsce wylotu w ustalonym dniu miejsce przylotu w ustalonym dniu (Uzbekistan). Wykonawca każdorazowo powinien tak ustalać przylot i wylot, aby w miarę możliwości przylot i/lub wylot odbywał się z/na Port Lotniczy Lublin. Dopuszcza się przyloty do i odloty z innych portów lotniczych, niż Port Lotniczy Lublin. Wylot/przylot z Uzbekistanu dla wszystkich uczestników wyjazdu odbywać się musi z/do jednego portu lotniczego. Wykonawca rekrutując uzbekistańskie firmy na misje przyjazdową do województwa lubelskiego zobowiązany jest do dowiezienia wszystkich zagranicznych uczestników misji jednocześnie. Dopuszcza się możliwość uczestnictwa dodatkowych uzbekistańskich firm w misji przyjazdowej, którzy dotrą na spotkania wcześniej lub później, z zastrzeżeniem, że podróż tych osób odbędzie się na ich własny koszt lub na koszt Wykonawcy. Również podróż powrotna wszystkich zagranicznych uczestników misji przyjazdowej ma się odbyć tym samym lotem. Wszelkie zmiany terminów przylotu lub wylotu zgłaszane przez pojedynczych uczestników misji odbywają się na koszt Wykonawcy lub uczestnika misji. b) Rezerwacja i zakup biletów lotniczych Wykonawca zobowiązany jest do rezerwacji i zakupu biletów lotniczych dla wszystkich zagranicznych uczestników misji. Bilety lotnicze będą obejmować ubezpieczenie osób na czas podróży (od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz ubezpieczenie bagażu na wypadek zaginięcia, kradzieży i zniszczenia) oraz opłaty lotniskowe. Usługa, o której mowa obejmuje: rezerwację i kupno na rzecz imiennie wskazanych zagranicznych uczestników misji biletów lotniczych w klasach zleconych przez Zamawiającego, dostarczenie drogą elektroniczną zamówionego biletu lotniczego na adres mailowy wskazany przez każdego z uczestników misji, wprowadzania zmian w dokonanych rezerwacjach/wykupionych biletach (w tym możliwość rezygnacji z biletów), w sytuacjach nagłych i nieprzewidzianych, o których mowa w niniejszym opisie oraz zgodnie z regulaminem odpowiednich przewoźników, Strona 15 z 18
bezkosztowe anulowanie rezerwacji przez Zamawiającego w określonym w ramach zawieranej rezerwacji terminie, nieobciążanie Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi przy zmianie trasy, terminu lotu oraz rezygnacji z lotu przed określonym terminem oraz dokonanie zwrotu kosztu za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez żadnych potrąceń pod warunkiem, że zwrot nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nich taryfy lotniczej. c) Transport lokalny Wykonawca zapewni obsługę logistyczną podczas trwania misji gospodarczej dla uczestników misji autokarem/busem, który będzie gwarantował sprawne, bezpieczne i komfortowe przemieszczanie się między zaplanowanymi punktami misji gospodarczej. Obsługa logistyczna powinna zagwarantować odbiór uczestników z miejsca docelowego przylotu/przyjazdu do Polski (lotnisko, przystanek), a także dowiezienie uczestników misji do miejsca wylotu/wyjazdu z Polski uczestników misji. Wymagania dotyczące środka lokomocji: ilość miejsc gwarantująca jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób, w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty autokar/bus, przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie lokalnego transportu drogowego osób, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie, podstawienie środka transportu powinno nastąpić w wyznaczonym miejscu i czasie. Środek lokomocji powinien odznaczać się czystym stanem, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz. Czystość pojazdu powinna zostać zapewniona także podczas podróży. przewóz grupy uczestników liczącej do 15 osób (w tym co najmniej 1 opiekuna ze strony Wykonawcy i co najmniej jednego tłumacza) wraz z bagażem na trasie: lotnisko - hotel w dniu przylotu, hotel - miejsca spotkań, seminariów, wizyt itp. hotel, hotel - lotnisko w dniu wylotu. Trasa przejazdu zostanie ustalona w oparciu o harmonogram misji gospodarczej przygotowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania zmiany trasy na dystansie nie przekraczającym 100 km. POZOSTAŁE OBOWIĄZKI WYKONAWCY: 1. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o tym, jakie podmioty zagraniczne są zainteresowane spotkaniem z lubelskimi przedsiębiorcami oraz przedstawicielami Województwa Lubelskiego, jak również do uwzględnienia listy zagranicznych i polskich uczestników misji przekazanych mu przez Zamawiającego. 2. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania misji gospodarczej, czyli od momentu dotarcia uczestników na lotnisko w miejscu wylotu z Uzbekistanu, aż do powrotu na lotnisko w Uzbekistanie) co najmniej jednej osoby ze Strona 16 z 18
strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem wydarzeń w postaci seminariów, spotkań B2B itp. w oparciu o harmonogram. 3. Wykonawca oświadcza, że zapewni przeloty oraz zakwaterowanie dla uczestników misji (maksymalnie 8 osób), w hotelu o standardzie co najmniej 4 gwiazdki zlokalizowanym w centrum miasta Lublin w pokojach jednoosobowych. Wszyscy uczestnicy misji powinni zostać zakwaterowani w jednym obiekcie hotelowym. Każdy uczestnik misji wraz z noclegiem otrzyma śniadanie, kolację w dniu przylotu/przyjazdu oraz każdego dnia pobytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozliczenia noclegów na podstawie faktycznego wykorzystania miejsc hotelowych. Listę osób, którym będzie przysługiwał nocleg, Wykonawca wspólnie z Zamawiającym zamknie najpóźniej na 3 dni robocze przed terminem rozpoczęcia misji. 4. Wykonawca zapewni powitalne zestawy promocyjne dla każdego zagranicznego uczestnika misji oraz przedstawiciela WPHI lub dziennikarza uzbekistańskiej prasy gospodarczej, które będą zawierały np. produkty regionalne i okazjonalne, albumy nt. regionu, pendrive z materiałami z seminarium w formie elektronicznej, itp., w łącznej ilości co najmniej 4 sztuk. Zawartość zestawów zostanie uzgodniona z Zamawiającym na co najmniej 5 dni roboczych przed datą misji. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, tłumaczy, moderatorów spotkań, etc. 6. Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania uczestników misji gospodarczej o wszystkich niezbędnych wymogach formalnych dotyczących przewozu/przelotu towarów i osób w celu bezpiecznego i zgodnego z prawem przewozu (m.in. prawo celne, wizowe, odpowiednie oznakowanie produktów, spełnianie norm danego kraju) oraz wymogach zdrowotnych. 7. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa uczestniczących w misji osób. W trakcie całego pobytu w Polsce oraz na trasie przelotu wszyscy zagraniczni uczestnicy misji oraz osoby obsługujące misję (kierowca, tłumacze, itp.) mają być objęci ubezpieczeniem. Ubezpieczenie będzie zawierać: świadczenie na wypadek trwałego uszczerbku na zdrowiu, świadczenie na wypadek śmierci, świadczenie na wypadek inwalidztwa lub śmierci spowodowanych przez zawał serca lub udar mózgu, świadczenie z tytułu trwałej utraty zdolności do wykonywania pracy, zwrot kosztów leczenia szpitalnego, lekarstw, badań diagnostycznych oraz rehabilitacji na terenie PL w następstwie choroby lub nieszczęśliwego wypadku. 8. Wykonawca zapewni dokumentację fotograficzną z całego przebiegu misji gospodarczej, wykonaną przez profesjonalnego, zawodowego fotografa. Strona 17 z 18
9. Po zakończonej misji Wykonawca opracuje i przekaże Zamawiającemu pisemny raport podsumowujący wydarzenie, zawierający w formie załączników: dokumentację zdjęciową w ilości min. 100 zdjęć na płycie CD, listę obecności uczestników (zawierającą liczbę porządkową, nazwę przedsiębiorstwa/instytucji reprezentowanej przez uczestnika, imię i nazwisko uczestnika, podpis uczestnika), plan misji, zaproszenie, agendę seminarium i spotkań B2B, wydrukowany egzemplarz katalogu firm zagranicznych, wydrukowany katalog firm z województwa lubelskiego. Wszystkie ww. dokumenty będą opatrzone logotypami Projektu oraz informacją o źródle jego finansowania. 10. Wykonawca przekaże raport w terminie 2 dni roboczych od dnia zakończenia misji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie. Faktury VAT za organizację spotkań zostanie wystawiona po zorganizowaniu przez Wykonawcę wszystkich spotkań i podpisaniu przez Zamawiającego protokołu zgodności. Usługa zostanie uznana za wykonaną po spełnieniu punktów określonych w protokole zgodności, który będzie stanowić załącznik do zamówienia. Strona 18 z 18