Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia Usługa jest realizowana w ramach projektu Marketing Gospodarczy Województwa Lubelskiego współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata Przedmiotem zapytania jest kompleksowa organizacja wyjazdowej misji gospodarczej cyklu seminariów dla przedsiębiorców z terenu województwa lubelskiego oraz przedstawicieli województwa lubelskiego do Królestwa Arabii Saudyjskiej Zamawiający informuje, iż głównym tematem misji jest nawiązanie współpracy pomiędzy lubelskimi oraz zagranicznymi przedsiębiorcami i instytucjami zainteresowanymi ofertami eksportowymi lubelskich podmiotów gospodarczych oraz współpracą z nimi. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca uwzględni to przy tworzeniu programu wyjazdu oraz doborze zagranicznych firm i partnerów do wszystkich spotkań dla lubelskich uczestników misji. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: Wydarzenie: Wielosektorowa misja gospodarcza (branże: maszynowa, meblarska, spożywcza). Miejsce: Królestwo Arabii Saudyjskiej, Rijad/miasto/miasta położone w promieniu do około 100 km od lotniska docelowego Termin: wrzesień 2015 r. Zaproponowany termin powinien być jak najbardziej dogodny do przeprowadzenia ww. wyjazdu oraz uwzględniać takie wydarzenia, jak: przerwy, ferie, święta narodowe i lokalne, duże i ważne imprezy i targi. Czas misji: Zamawiający informuje, iż misja będzie trwała minimum 4 dni (wraz z przylotem i wylotem), z czego co najmniej 2 dni będą wypełnione merytorycznymi wydarzeniami, według ramowego planu: Uczestnicy: maksymalnie 10 osób pełnoletnich, z czego maksymalnie 8 osób stanowić będą przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenie województwa lubelskiego, a pozostałą ilość stanowić będą przedstawiciele Zamawiającego. Wybór uczestników wyjazdu leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby osób (maksymalnie o 2 osoby) w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego - tj. m.in. zmniejszenia liczby osób, biorących udział w wyjeździe, których nie mógł przewidzieć w chwili zawarcia umowy, np. choroby uczestnika. O zaistniałej sytuacji Zamawiający pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną zawiadomi niezwłocznie Wykonawcę tj. w ciągu maksymalnie 3 dni przed wylotem. Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z danego uczestnika i zakwalifikowania kolejnej osoby z listy rezerwowej. Podstawą jest regulamin naboru uczestników, który zostanie przekazany Wykonawcy najpóźniej w ciągu dwóch dni roboczych od dnia podpisania umowy. Zamawiający przekaże Wykonawcy profile polskich instytucji najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. Wykonawca jest zobowiązany przy selekcji Strona 1 z 8

2 przedsiębiorców z Królestwa Arabii Saudyjskiej do uwzględnienia profilów, ofert eksportowych oraz oczekiwań dotyczących kooperacji z lubelskimi przedsiębiorcami przekazanych mu przez uczestników wyjazdu i Zamawiającego. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 5 dni od daty przekazania profili polskich firm ramowy plan wyjazdu, zawierający wstępny harmonogram wyjazdu uwzględniający listę instytucji, do których zostanie zorganizowany wyjazd, listę kontrahentów oraz inne wydarzenia opisane w OPZ oraz zaproponowane przez Wykonawcę. Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu wyjazdu przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawi swoje uwagi, wątpliwości lub sugestie. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w przeciągu 2 dni roboczych. W przypadku jakichkolwiek ewentualnych powstałych rozbieżności (jeśli niezależnych od Wykonawcy) lub braku możliwości realizacji zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do ramowego planu misji, Zamawiający wspólnie z Wykonawcą uzgodni ostateczny kształt realizowanej misji. Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go owo na bieżąco o stanie przygotowań do misji, ewentualnie powstałych zmianach do ramowego planu (z podaniem przyczyn) i o wszystkich potwierdzonych spotkaniach, zaproszonych gościach, instytucjach i firmach lokalnych zainteresowanych spotkaniami i misją. Wykonawca jest zobowiązany również na 5 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej do przekazania szczegółowego i ostatecznego haromonogramu wyjazdu, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone i ostateczne godziny i miejsca spotkań, seminariów, wizyt w firmach/instytucjach oraz w miarę możliwości konkretne, potwierdzone i ostateczne nazwy firm/instytucji, z którymi odbędą się seminaria, spotkania bilateralne/b2b, wizyty w firmach/instytucjach. Powyższe elementy muszą przed realizacją zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany przy selekcji przedsiębiorców zagranicznych do uwzględnienia profilów, ofert eksportowych oraz oczekiwań dotyczących kooperacji z lubelskimi przedsiębiorcami przekazanych mu przez uczestników wyjazdu i Zamawiającego. I dzień: przylot, odbiór z lotniska, przejazd na trasie lotnisko-hotel II, III, dzień: seminaria, wizyty/spotkania z podmiotami gospodarczymi, spotkanie bilateralne / sesja B2B IV dzień: transport na lotnisko, wylot do Polski ZADANIA WYKONAWCY: 1) Organizacja wyjazdu na misję gospodarczą czynności wstępne a) Dokonanie wywiadu gospodarczego/analizy rynku kraju (jak również analiza geopolityczna), w którym będzie odbywała się misja gospodarcza pod kątem branż: - maszynowej, - meblarskiej, - spożywczej, które reprezentują przedsiębiorcy z województwa lubelskiego wybrani przez Zamawiającego oraz przekazanie go w formie papierowej Zamawiającemu. b) Przeprowadzenie najpóźniej 5 dni przez wyjazdem na misję gospodarczą seminarium/szkolenia dla wyłonionych przedsiębiorców w siedzibie Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić prelegentów, którzy Strona 2 z 8

3 są specjalistami w dziedzinie wymienionych rynków (co najmniej dwuletnie udokumentowane doświadczenie w danej dziedzinie). Zamawiający zapewni Wykonawcy pomieszczenie oraz zaplecze techniczne niezbędne do przeprowadzenia spotkania organizacyjno-szkoleniowego: - czas trwania spotkania nt. potencjału określonych sektorów w województwie lubelskim i możliwości współpracy zagranicznej minimum 1,5 godziny Seminarium ma się skupić w głównej mierze na: - prezentacji uczestników misji ze strony polskiej - krótkiej charakterystyce firm z województwa lubelskiego uczestniczących w misji, prezentacji wybranego sektora/sektorów gospodarki, - charakterystyce i przedstawieniu specyfiki wybranych sektorów w kraju, w którym będzie się odbywała misja, głównych graczy w tej dziedzinie na danym rynku, zapotrzebowania na tym rynku, szans na import i eksport usług i wyrobów, jak również zawarcia innych form współpracy, - prezentacji krótkiej charakterystyki firm zaproponowanych przez Wykonawcę do spotkań w ramach misji, w tym przekazanie uczestnikom misji opisu profili działalności potencjalnych kontrahentów zagranicznych (Wykonawca opracuje co najmniej pół strony A4 opisu każdej zagranicznej firmy w języku polskim i przekaże je uczestnikom) (treść materiału powinna zostać zaakceptowana przez Zamawiającego najpóźniej 2 dni przed organizacją spotkania), - przedstawieniu i wyszczególnieniu możliwości współpracy z przedsiębiorcami zagranicznymi reprezentującymi wybrane sektory (ze szczególnym uwzględnieniem regionu, w którym będzie się odbywać misja), - przeprowadzenie szkolenia z zakresu protokołu dyplomatycznego, w tym przekazanie informacji związanych z prowadzeniem negocjacji na danym rynku uwzględniając kontekst kulturowy. Przekazanie informacji na temat sposobu zachowania, wymaganego ubioru itp., - informacji organizacyjnych na temat wyjazdu, przedstawienie i omówienie wydarzeń, jakie będą organizowane podczas misji (seminarium, spotkania B2B, wizyty studyjne), ich przebieg, przebiegu misji gospodarczej (omówienie strategii działania), specyfiki danego rynku, uwarunkowań społeczno- gospodarczych danego kraju (w tym m.in. kulturowych). 2. Organizacja podczas trwania misji minimum 2 seminariów połączonych ze spotkaniami bilateralnymi / sesjami B2B, przy czym każde z seminarium będzie odbywało się w innym miejscu (inne miasto, inna część miasta) obejmujących każdorazowo: - seminarium powinno trwać co najmniej 2 godziny, - głównym tematem seminarium będzie prezentacja potencjału inwestycyjnego województwa lubelskiego oraz możliwości współpracy z jednostkami samorządu terytorialnego, instytucjami odpowiedzialnymi za pozyskiwanie inwestycji zagranicznych oraz zajmującymi się obsługą inwestorów zagranicznych, skupiającego się przede wszystkim na: - prezentacji ogólnych informacji nt. potencjału gospodarczego województwa lubelskiego z uwzględnieniem atutów dla firm i instytucji zagranicznych; prezentacji uczestników ze strony polskiej, krótka charakterystyka instytucji/firm polskich uczestniczących w wyjeździe oraz prezentacja ofert inwestycyjnych z województwa lubelskiego uczestników wyjazdu; Strona 3 z 8

4 - przedstawieniu i wyszczególnieniu możliwości współpracy z przedsiębiorcami zagranicznymi (ze szczególnym uwzględnieniem regionu, w którym będzie się odbywać misja); Wszystkie powyższe kwestie i elementy, jak np. gotowa prezentacja (przygotowana przez Wykonawcę) muszą być zaakceptowane przez Zamawiającego. Seminarium powinno obejmować: zapewnienie audytorium (minimum 25 osób, będących przedstawicielami zagranicznych organizacji branżowych związanych z inwestycjami zagranicznymi, miejscowymi przedsiębiorcami oraz potencjalnymi kontrahentami zainteresowanymi współpracą z jst, inwestorami, dziennikarzami reprezentujący prasę branżową związaną z inwestycjami); Spotkania B2B/bilateralne: - zapewnienie co najmniej 2 firm zagranicznych (wskazanego kraju) przypadających na jednego przedsiębiorcę z terenu województwa lubelskiego (przy założeniu, że udział weźmie co najmniej 8 przedsiębiorców) oznacza zapewnienie nie mniej niż 16 różnych firm reprezentujących wskazany kraj z wybranych sektorów, zainteresowanych współpracą z polskimi przedsiębiorcami, w sposób umożliwiający odbycie co najmniej 2 spotkań przez każdego uczestnika-przedstawiciela firmy z województwa lubelskiego podczas jednego spotkania bilateralnego. Zamawiający informuje, iż w ramach firm o podobnym profilu działalności, możliwe jest odbycie przez tą samą firmę z wskazanego-docelowego kraju spotkań z kilkoma przedsiębiorcami z województwa lubelskiego - miejscowi przedsiębiorcy, inwestorzy, potencjalni kontrahenci zainteresowani współpracą z firmami z województwa lubelskiego, dziennikarze reprezentujący prasę branżową), - wynajęcie klimatyzowanych sal do spotkań w standardzie biznesowym, wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (np. podłączenie do internetu, mikrofony, rzutnik z ekranem i komputerem itp.) dostosowane do zorganizowania ww. spotkań z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych wymagań dotyczących organizacji ww. spotkań oraz wymaganej liczby gości; - odpowiednie przygotowanie sal do spotkań, tj. odpowiednie ustawienie stołów i krzeseł do rozmów, odpowiednie oznaczenie każdej z lubelskich firm (np. w formie tzw. koziołków z nazwami i logami firm oraz imieniem i nazwiskiem reprezentanta); - przygotowanie recepcji przed wejściem na spotkania z hostessami (hostessą) rejestrującą uczestników i gości spotkań B2B, - zapewnienie przez cały czas trwania spotkań kawy (z ekspresu), herbaty, wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych; - każde ze spotkań bilateralnych musi być moderowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców lubelskich na spotkanie z przedsiębiorcami zagranicznymi, - obsługę dwóch tłumaczy konsekutywnych przez cały czas trwania spotkań, posiadających minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń) i języku będącym językiem urzędowym w danym kraju (tłumaczenie dwustronne) - Przygotowanie i zaserwowanie cateringu dla wszystkich uczestników i gości spotkania (polskich i zagranicznych) kawy, herbaty, wody na powitanie i w trakcie spotkania minimum 26 (+/-3 osoby). zapewnienie stolików koktajlowych, schludnych obrusów, eleganckich talerzy, sztućców i szklanek oraz zapewnienie bieżącej obsługi serwisu cateringowego sprzątającego (minimum 1 osoba obecna podczas całego spotkania): - kawa na powitanie minimum kawa z ekspresu, herbata, soki naturalne oraz woda Strona 4 z 8

5 gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek, typu ciasteczka, krakersy, kanapki koktajlowe, owoce, ciasto, świeże owoce; napoje do dyspozycji gości przez cały czas trwania spotkania. - przekąski i napoje serwowane w czasie przerwy kawowej podczas spotkania, powinny być przygotowane dla wszystkich uczestników spotkania - minimum 26 osób (+/- 3 osoby). Zamawiający informuje, iż koszty wyżywienia (obiad, kolacja) leżą po stronie uczestników i nie stanowią przedmiotu zamówienia. 3. Organizacja podczas trwania misji minimum 2 wizyt polskich uczestników misji w organizacjach branżowych związanych z inwestycjami zagranicznymi, w siedzibach przedsiębiorstw, inwestorów oraz potencjalnych kontrahentów zainteresowanych inwestycjami w Polsce, współpracą z Województwem Lubelskim oraz ofertami inwestycyjnymi z terenu województwa lubelskiego lub w instytucjach lokalnych odpowiedzialnych za przyciąganie inwestycji zagranicznych lub zajmujących się obsługą przedsiębiorców zagranicznych na terenie danego kraju. Firmy/instytucje zagraniczne powinny być podmiotami zainteresowanymi nawiązaniem współpracy z polskimi podmiotami. Wizyta powinna obejmować oprowadzenie po obiekcie wraz z opiekunem, zapewnienie spotkania z przedstawicielami odwiedzanej instytucji, zapewnienie krótkiej (ustnej) prezentacji polskich uczestników przy pomocy konsekutywnego tłumacza (tłumaczenie dwustronne w języku urzędowym danego kraju), posiadającego minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń) przez cały czas trwania wizyty. 4. Obsługa logistyczna misji gospodarczej a) Transport krajowy Wykonawca zapewni transport uczestników wyjazdu maksymalnie 10 osób (w tym max. 2 opiekunów ze strony Zamawiającego) na trasie: Lublin - miejsce wylotu w ustalonym dniu, Miejsce przylotu - Lublin w ustalonym dniu. Zamawiający na 5 dni przed planowanym wylotem ustali miejsce i godzinę zbiórki w Lublinie, tak aby umożliwić uczestnikom swobodne dotarcie do umówionego miejsca. Wylot dla wszystkich uczestników wyjazdu odbywać się musi z/do jednego portu lotniczego. Wykonawca zorganizuje własny lub udostępniony przez firmę przewozową środek transportu z ilością miejsc gwarantującą jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób. Środek transportu musi posiadać m.in. klimatyzację, być w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty. Przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz zobowiązać się do: podstawienia sprawnego technicznie środka transportu, posiadającego pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie, Strona 5 z 8

6 podstawienia środka transportu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz do dbania o jego czystość podczas podróży. b) Transport lokalny - Wykonawca zapewni obsługę logistyczną podczas trwania misji gospodarczej dla uczestników wyjazdu środkiem lokomocji, który będzie gwarantował sprawne, bezpieczne i komfortowe przemieszczanie się między zaplanowanymi punktami misji gospodarczej. Obsługa logistyczna powinna zagwarantować odbiór uczestników z miejsca docelowego (lotnisko, przystanek), a także dowiezienie uczestników wyjazdu do miejsca wylotu/wyjazdu uczestników misji. - Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą na 5 dni przed planowanym wylotem/wyjazdem ustali miejsce i termin odbioru uczestników misji. Wymagania dotyczące środka lokomocji: - ilość miejsc gwarantująca jednoczesny przewóz całej grupy wyjazdowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi przewozu osób, - w pełni sprawny technicznie, schludny i czysty, - przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty m.in. licencję przewoźnika oraz pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (m. in. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie lokalnego transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie, - podstawienia środka transportu w wyznaczonym miejscu i czasie, w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz dbanie o jego czystość podczas podróży. - przewóz grupy uczestników liczącej do 10 osób (w tym max. 2 opiekunów ze strony Zamawiającego) wraz z bagażem na trasie: lotnisko - hotel w dniu przylotu, hotel - miejsca spotkań, seminariów, wizyt itp. hotel, hotel - lotnisko w dniu wylotu. Trasa przejazdu zostanie ustalona w oparciu o harmonogram misji gospodarczej przygotowany przez Wykonawcę i zaakceptowany przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłaszania zmiany trasy na dystansie nie przekraczającym 100 km. Wymagane profile firm i instytucji zagranicznych zaproszonych do udziału w organizowanych spotkaniach to m.in.: przedstawiciele zagranicznych podmiotów gospodarczych (firmy z sektora rolnospożywczego, elektromaszynowego, meblowego), zainteresowanych rozpoczęciem współpracy z Województwem Lubelskim oraz przedsiębiorcami z województwa lubelskiego, ich ofertami inwestycyjnymi oraz eksportowymi oraz inwestycjami w Województwie Lubelskim, zagraniczni przedsiębiorcy, inwestorzy oraz potencjalni kontrahenci zainteresowani współpracą z przedsiębiorcami z województwa lubelskiego w branżach rolnospożywczej, elektromaszynowej i meblarskiej, zagraniczne podmioty gospodarcze już współpracujące z polskimi przedsiębiorcami i/lub jednostkami samorządu terytorialnego, Strona 6 z 8

7 stowarzyszenia i organizacje zrzeszające w swoich szeregach instytucje zajmujące się przyciąganiem inwestycji zagranicznych lub obsługą inwestorów zagranicznych lub stowarzyszenia i organizacje zrzeszające firmy zagraniczne chętne do inwestycji na terenie Polski, przedstawiciele zagranicznych organizacji branżowych związanych z inwestycjami zagranicznymi i/lub organizacje branżowe zainteresowane importem produktów z Polski. Wszystkie instytucje, w których potencjalnie mają odbyć się spotkania w czasie misji inwestycyjnej powinny być wcześniej zaakceptowane przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych od daty przekazania profili polskich firm, ramowego planu wyjazdu, zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej. 5. Opracowanie i przygotowanie materiałów merytorycznych a) Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej firm zagranicznych (uczestników spotkań bilateralnych/b2b oraz firm, w których odbędą się wizyty) dla każdego polskiego uczestnika misji oraz katalogu z informacjami nt. lubelskich firm i krótkiej prezentacji województwa dla zagranicznych uczestników seminariów, spotkań bilateralnych, oraz wizyt w firmach w języku angielskim/urzędowym danego kraju. Wykonawca zapewni tłumaczenie z języka angielskiego lub polskiego na język urzędowy danego kraju, profesjonalny projekt, grafikę oraz wydruk 50 sztuk katalogu dotyczącego lubelskich uczestników misji w formacie A-5 (lub innym zaproponowanym przez grafika) (liczba stron jednego katalogu około 10), oprawa szyta. Treść publikacji dotyczącej profilów lubelskich przedsiębiorstw biorących udział w misji gospodarczej zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej 2 po podpisaniu umowy. Zadaniem Wykonawcy będzie pozyskanie informacji dotyczących wybranych na etapie wywiadu gospodarczego konkretnych firm zagranicznych/ich profilów i przetłumaczenie na język polski. Wykonawca będzie zobowiązany do wysyłki (drogą mailową) informacji o lubelskich firmach firmom zagranicznym, najpóźniej 10 dni przed wyjazdem na misję gospodarczą. Wykonawca zapewni również transport ww. dokumentacji na miejsce spotkań, seminarium krajowego i zagranicznych, wizyt w firmach. b) Opracowanie Raportu ze zorganizowanej misji w formie papierowej, w formacie A4, szyty/bindowany. Raport powinien uwzględniac następujące zagadnienia: - charakterystyka wydarzenia, - cel misji, - termin organizacji misji, - podmioty odpowiedzialne za organizację misji (w tym dane kontaktowe), - uczestnicy misji, - osoby odpowiedzialne z ramienia Wykonawcy, w tym tłumacze, - organizacja wyjazdu: faza przygotowania: opis ewentualnych wizyt przygotowawczych w kraju, odbytych spotkań, rozmów, faza wykonania: transport w Polsce i za granicą, opis i uzasadnienie wydarzeń: seminaria, rozmowy B2B (opis indywidualnych programów spotkań B2B dla każdego uczestnika, w tym opis zagranicznego kontrahenta razem z podaniem danych kontaktowych), wizyty studyjne (agendy spotkań w podziale na dni i czas ich organizacji, Strona 7 z 8

8 - promocja wydarzenia (przygotowanie materiałów drukowanych (dołączenie kopii materiałów), - listy obecności, - agenda misji, - dołączenie płyty CD/DVD z nagranymi zdjęciami stanowiącymi materiał promocyjny wydarzeń, c) Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o tym, jakie podmioty są zainteresowane spotkaniem z lubelskimi przedsiębiorcami oraz przedstawicielami Województwa Lubelskiego. d) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania misji gospodarczej, czyli od momentu dotarcia uczestników na lotnisko w miejscu wylotu do powrotu na lotnisko do Polski) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem wydarzeń w postaci seminariów, spotkań b2b itp. w oparciu o harmonogram. e) Zamawiający oświadcza, że zapewni przeloty oraz zakwaterowanie dla uczestników misji (maksymalnie 10 osób), a Wykonawca nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów. f) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, tłumaczy, moderatorów spotkań, etc. g) Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania uczestników misji gospodarczej o wszystkich niezbędnych wymogach formalnych dotyczących przewozu/przelotu towarów i ludzi w celu bezpiecznego i zgodnego z prawem przewozu (m.in. prawo celne, wizowe, odpowiednie oznakowanie produktów, spełnianie norm danego kraju) i zdrowotnych (ewentualne szczepienia). h) Koszt zakupu ubezpieczeń dla uczestników, wiz leży po stronie Wykonawcy i) Zamawiający zaznacza, ze dodatkowe koszty w postaci opłat za dodatkowe bagaże, ewentualnych szczepień, nie stanowią przedmiotu zamówienia i stanowią indywidualny wydatek uczestników. j) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa uczestniczących w misji osób, w przypadku konieczności zastosowania takich działań (np. specyfika kraju, obszaru). Strona 8 z 8