Załącznik nr 1 Opole, dn Załącznik nr zamówienia SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 Opole, dn Załącznik nr zamówienia SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA W związku z realizacją projektu systemowego Ministra Gospodarki pod nazwą Sieć Centrów Obsługi Inwestorów i eksporterów (COIE), w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, (POIG), kieruje zaproszenie do złożenia oferty obejmującego współorganizację wraz z Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów w Opolu (COIE) dwóch spotkań informacyjnych o tematyce eksportowej skierowanych do przedsiębiorstw i eksporterów. Spotkania dobywać będą się w tematykach: 1. Spotkanie informacyjne dla przedsiębiorców dotyczące możliwości i uwarunkowania dot. eksportu na rynku ukraińskim. Przygotowanie spotkania dla firm zainteresowanych rozwojem handlu z rynkiem ukraińskim. W ramach spotkania przedstawione zostaną zagadnienia dotyczące zasad współpracy, zapotrzebowania rynku ukraińskiego na wybrane produkty, zabezpieczenie i ryzyko transakcji. Szacowana liczba uczestników: osób. Termin spotkania: wrzesień Spotkanie informacyjne firm z kapitałem niemieckim - Przygotowanie spotkania dla firm zainteresowanych rozwojem handlu z rynkiem niemieckim. W ramach spotkania przedstawione zostaną zagadnienia dotyczące zasad współpracy, zapotrzebowania rynku niemieckiego na wybrane produkty, zabezpieczenie i ryzyko transakcji. Niezbędne certyfikaty dla produktów. Szacowana liczba uczestników: osób. Termin spotkania: sierpień - wrzesień II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot Zapytania poniższe kategorie kosztowe: 1. Organizację przez Wykonawcę łącznie dwóch spotkań informacyjnych dla przedsiębiorców i ekspertów z uwzględnieniem poniższych wytycznych oraz zadań: a) Miejsce organizacji spotkań: Wykonawca zobowiązany będzie do wyznaczenia i rezerwacji miejsca każdego spotkania informacyjnego, które odbędą się na terenie miasta Opola w promieniu 5 km od Rynku. Wykonawca powinien każdorazowo uzyskać

2 akceptację zleceniodawcy do organizacji spotkania we wskazanym miejscu. Każde ze spotkań rozpocznie się nie wcześniej niż o godzinie 9:00 i zakończy się nie później niż o godzinie 21:00 i potrwa nie krócej niż 3,5 godziny. b) Termin realizacji spotkań informacyjnych: Wykonawca zobowiązany będzie zorganizować spotkania z uwzględnieniem terminów: a. Spotkanie pierwsze: wrzesień 2015 b. Spotkanie drugie: lipiec sierpień 2015 c) Liczba uczestników spotkań informacyjnych: Przed każdym spotkaniem Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia kampanii informacyjnej wśród wskazanej grupy przedsiębiorców inwestorów. Dopuszcza się udział maksymalnie 2 przedstawicieli z jednej firmy lub instytucji. Na każdym ze spotkań Wykonawca powinien uwzględnić dodatkowo obecność min. 3 osób ze strony Zamawiającego oraz zapewni w każdym ze spotkań udział min. 2 prelegentów posiadających udokumentowane doświadczenie, odpowiednie do tematu planowanego spotkania. Proponowani prelegenci powinni uzyskać każdorazowo pisemną akceptację zamawiającego. Wykonawca powinien dokonać odpowiedniej promocji spotkań oraz zapewnić odpowiednia minimum: a. 50 osób b. 20 osób 2. Zapewnienie przez Wykonawcę miejsca realizacji każdego ze spotkań, z uwzględnieniem poniższych parametrów Sali: a. Sala klimatyzowana dostosowana do liczby uczestników spotkań. Sala nie powinna posiadać barier architektonicznych ograniczających widoczność uczestnikom spotkania. Miejsce organizacji: Opole w promieniu do 5 km od rynku. b. Ustawienie krzeseł kinowe. c. Zapewnienie właściwego oznakowania przed salą i w drodze na salę konferencyjną, w celu ułatwienia dotarcia na spotkanie. d. Dostęp do światła dziennego. e. Wyposażenie Sali konferencyjnej w sprzęt audiowizualny do wyświetlenia prezentacji multimedialnych (prezentacja, wyświetlenie filmu) wraz z

3 obsługą techniczną wraz z min. 3 sprawnymi mikrofonami bezprzewodowymi. f. Odrębne pomieszczenie w bliskiej odległości od Sali na cele przygotowania poczęstunku nie dopuszcza się wystawienia cateringu na Sali konferencyjnej. Sala konferencyjna nie może posiadać bezpośredniego wejścia do kuchni powodującego emisję dźwięków funkcjonowania kuchni i innych części gastronomicznych. g. Zapewnienie sprzątania sali po spotkaniu. h. Zaplecze kadrowe do obsługi każdego ze spotkań, w tym minimum 2 osoby do obsługi stanowiska recepcji, jedna osoba odpowiedzialna za sprawy techniczne w tym wykonanie dokumentacji zdjęciowej, kierowanie uczestników do sali, dbałość o witacze (komunikatory), wyłożenie materiałów informacyjnych przez salą, bieżącą obsługę spotkania. i. Wykonawca przekaże każdemu uczestnikowi pakiet podstawowych materiałów w tym: teczka, notatnik, długopis. Materiały dostarczy Zleceniodawca. j. Wykonawca przygotuje listę, zbierze podpisy wszystkich uczestników oraz przekaże zleceniodawcy oryginał do 5 dni od zakończenia spotkania. k. Zapewnienie drugiej sali konferencyjnej wyposażonej w 30 stolików (do każdego stolika 4 krzesła tapicerowane) na potrzeby rozmów indywidualnych lub konsultacji ekspertów. l. Zapewnienie dodatkowej powierzchni / Sali w bezpośrednim sąsiedztwie Sali konferencyjnej wyposażonej w stół i krzesła na potrzeby konferencji prasowej. 3. Zapewnienie przez Wykonawcą Usługi tłumaczenia symultanicznego wraz pełnym wyposażeniem technicznym dla wszystkich uczestników spotkania, na czas trwania całego pierwszego spotkania informacyjnego. 4. Zapewnienie przez Wykonawcę na każdym spotkaniu cateringu wraz z obsługą kelnerską podczas zaplanowanych przerw, który obejmować będzie: a. Serwis kawowy dostępny w ciągu całego spotkania w formie szwedzkiego bufetu, w tym: kawa parzona w ekspresie przelewowym lub ciśnieniowym (nie dopuszcza się kawy rozpuszczalnej) 200ml na osobę, herbata w pojemnikach umożliwiających utrzymanie wysokiej temperatury 200 ml na osobę, soki owocowe 100% (2 rodzaje z podanych: pomarańczowy, jabłkowy, wieloowocowy, porzeczkowy, gruszkowy) 500 ml na osobę, mleczko do kawy 20 ml na osobę, cukier- 10 g na osobę, woda mineralna gazowana i niegazowana w proporcjach 50% gazowanej i 50% niegazowanej w odkręcanych butelkach o poj. nie większej niż 0,5 l w przeliczeniu min. 500

4 ml na osobę, ciastka kruche (300 g/osoba), 1 kawałek ciasta pieczonego/osobę (80 g/kawałek szarlotka lub sernik) b. Poczęstunek obiadowy w formie szwedzkiego bufetu, składający się z następujących elementów: 1. Danie mięsne na ciepło w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku 1 rodzaj dania: 150 g/ osobę 2. Danie jarskie na ciepło 1 rodzaj dania: 150 g/ osobę Danie mięsne oraz bezmięsne na ciepło w proporcji 50/50 c. 2 zestawy dodatków skrobiowych w bemarze umożliwiającym utrzymanie wysokiej temperatury na czas serwowania posiłku 150 g/ osobę d. Zestawy dodatków warzywnych: 150 g/ osobę e. Wykonawca w cenie zapewni: dowóz posiłków w miejsce wskazane przez Zamawiającego zastawę stołową (ceramiczną bądź porcelanową) filiżanki, talerzyki, talerze,- odpowiednie do serwowanych potraw naczynia szklane na soki i wodę mineralną, sztućce ze stali nierdzewnej, nakrycie stołu (obrusy, serwety, serwetki jednorazowe), obsługę kelnerską (min. 2 osoby) zebranie wszelkich przedmiotów oraz resztek po zrealizowaniu Usługi. Ilość zamawianych przez Wykonawcę cateringów musi być zbieżna z ilością otrzymanych zgłoszeń uczestnictwa na każde ze spotkań. 5. Zamieszczenie przez Wykonawcę ogłoszenia o spotkaniu na portalu internetowym w zakładce o tematyce biznesowej. Emisja 5 dni przed każdym planowanym wydarzeniem, emisja reklamy, minimum: 6 razy dziennie po min. 60 sekund wyświetlania w godzinach 8:00-18:00. Ogłoszenie oraz miejsce emisji musi posiadać aprobatę zamawiającego. 6. Zamieszczenie przez Wykonawcę minimum 3 ogłoszeń prasowych o spotkaniu w prasie dzienniku o zasięgu ogólnopolskim. Ogłoszenie o wielkości 15x20 cm w pełnym kolorze. Ogłoszenie musi ukazać się w zakładce o tematyce gospodarczej. Ogłoszenie oraz tytuł prasowy powinny posiadać pisemną aprobatę Zamawiającego.

5 7. Przygotowanie przez Wykonawcę i wysyłkę zaproszeń wraz z programem spotkania, najpóźniej 14 dni kalendarzowych przed planowanym spotkaniem. Wykonawca przygotuje zaproszenie według Wzoru zaproszeń w Księdze Znaków sieci COIE, która będzie przekazany przez Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do każdorazowego przygotowania listy potencjalnych uczestników spotkania informacyjnego, do których zostaną wysłane zaproszenia i przedstawienia jej do akceptacji Zamawiającego. Dane niezbędne do przekazania Zamawiającemu: imię i nazwisko zapraszanego uczestnika, nazwa i adres podmiotu, który reprezentuje, adres . Elementem zaproszenia powinna być informacja obligująca uczestnika do pisemnego (mailowego) potwierdzenia swojej obecności w spotkaniu. Na tej podstawie Wykonawca przygotuje wykaz potwierdzeń uczestnictwa w spotkaniach. Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej na 2 dni przed każdym planowanym spotkaniem informacyjnym wykaz potwierdzeń uczestników 8. Przygotowanie przez Wykonawcę listy obecności uczestników spotkań informacyjnych. Wykonawca przygotuje listę obecności, która powinna zawierać co najmniej: imię, nazwisko, nazwa podmiotu, adres , odręczny podpis każdego uczestnika. Oryginał listy obecności będzie przekazany Zamawiającemu najpóźniej 5 dni po każdym spotkaniu informacyjnym. 9. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania dokumentacji zdjęciowej każdego ze spotkań, którą przekaże zamawiającemu w formie zapisu cyfrowego na płycie CD/DVD lub innym nośniku pamięci, każdorazowo do 5 dni od zakończenia spotkania. 10. Zapewnienie przez Wykonawcę obsługi recepcji każdego ze spotkań, przez co najmniej 2 osoby. W szczególności Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia listy obecności i zadbanie o złożenie podpisów przez wszystkich uczestników spotkania, wydawania materiałów informacyjnych i informowania uczestników w kwestiach dotyczących spotkania. Zamieszczenie na wszystkich materiałach informacyjnych logotypów i informacji promujących Unię Europejską. Wykonane i dostarczone przez Wykonawcę materiały informacyjne, a także treść ogłoszeń internetowych i prasowych oraz zaproszeń wysyłanych drogą elektroniczną powinny być zaopatrzone w: logotyp Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, logotyp sieci COIE, logotyp Opolskiego Centrum Rozwoju Gospodarki, herb województwa opolskiego oraz sformułowanie: Wykonanie materiałów/usługa finansowane/a przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu

6 Rozwoju Regionalnego w ramach Poddziałania Wsparcie dla sieci centrów obsługi inwestorów i eksporterów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Logotypy UE i PO IG w wersji kolor należy pobrać ze strony: i rozmieścić z zachowaniem parametrów określonych w Załączniku do Strategii Komunikacji: Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności, która jest pod adresem: Logotyp z herbem województwa opolskiego znajduje się pod adresem: logotyp OCRG, sieci COIE i znak graficzny sieci COIE zostaną przekazane przez Zamawiającego drogą elektroniczną. 11. Informacje dodatkowe. a. Wszystkie kwestie związane z organizacją spotkań informacyjnych (terminy, miejsca spotkań, program spotkań, opracowania graficzne i treść ogłoszeń internetowych, opracowania graficzne i treść zaproszeń, wybór prelegentów) będą podlegały każdorazowo akceptacji Zamawiającego. b. Rozliczenie każdego ze spotkań odbędzie się na podstawie: oryginału listy obecności uczestników spotkania, prezentacji multimedialnych prelegentów, zdjęć, print screenów ze stron internetowych, na których były umieszczone ogłoszenia o spotkaniach informacyjnych, egzemplarza dziennika z zamieszczonym ogłoszeniem prasowym, podpisanego przez Zamawiającego protokołu odbioru. 12. Warunki ubiegania się o zamówienie O realizację przedmiotu zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają doświadczenie w organizacji spotkań informacyjnych/ konferencji/seminariów/warsztatów, których adresatami byli przedsiębiorcy. Zamawiający warunek związany z doświadczeniem uzna za spełniony, jeśli Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał co najmniej 2 spotkania informacyjne/ konferencje/seminaria/warsztaty skierowane do przedsiębiorców odpowiadających swoim charakterem przedmiotowi niniejszego zamówienia. Wykonawca będzie musiał przedstawić referencje ze zrealizowanych wcześniej zadań.