Warszawa, dnia września 2008 r.

NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W WARSZAWIE ul. Filtrowa 57, 00-950 Warszawa tel. 444-57-72 fax. 444-57-62 P/08/075 LWA-41022-3-2008 Warszawa, dnia września 2008 r. Pan Bogumił Niekrzebka Dyrektor Muzeum Mazowsza Zachodniego w śyrardowie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 roku o NajwyŜszej Izbie Kontroli, 1 zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie przeprowadziła w Muzeum Mazowsza Zachodniego w śyrardowie, zwanym dalej Muzeum, kontrolę w zakresie ochrony i udostępniania zasobów muzealnych w Polsce w latach 2006 2008 (I półrocze) W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 29 sierpnia 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia wykonywanie przez Muzeum zadań w zakresie ochrony i udostępniania zasobów muzealnych mimo stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących m.in.: - braku w księgach inwentarzowych i kartach ewidencyjnych muzealiów wszystkich danych oraz braku oznakowania lub oznakowania muzealiów w sposób niezgodny z przepisami, - zastosowania w obiektach uŝytkowanych przez Muzeum niewystarczających zabezpieczeń mechanicznych i elektronicznych oraz nieokreślenia planu ochrony Muzeum, - niepodejmowania działań konserwatorskich wobec zgromadzonych muzealiów, - naruszeń przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, - nieprawidłowego naliczania funduszu instytucji kultury. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701

1. Według stanu na koniec czerwca 2008 r. Muzeum posiadało na swoim stanie łącznie 8.920 eksponatów, w tym 124 to muzealia nowo pozyskane w latach 2006 2008 (I półrocze). Spośród nich 97 pozyskano w formie darowizny, 2 w formie pozyskania własnego, 2 przyjęto w depozyt oraz 23 eksponaty zakupiono. Zgodnie z 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach 2 ewidencjonowano je w 8 rodzajach inwentarzy, a kaŝdy z inwentarzy posiadał stosowny symbol literowy. Jednak na koniec roku 2006 do inwentarza Muzeum pozostawało nie wpisanych 55 muzealiów. Do inwentarza nie wprowadzono teŝ 7 muzealiów pozyskanych w 2007 r. i kolejnych 4 pozyskanych w I półroczu 2008 r. Zatem na koniec czerwca 2008 r. nie wpisany do ksiąg inwentarzowych pozostawał 1% posiadanych przez Muzeum eksponatów, co było niezgodne z postanowieniami 4 ust. 3 ww. rozporządzenia. NIK nie wnosi uwag do sposobu dokumentowania przyjęcia na stan Muzeum pozyskanych w okresie objętym kontrolą 23 muzealiów oraz sposobu dokumentowania wypoŝyczeń lub przekazania w depozyt 54 eksponatów będących własnością Muzeum. Z analizy 500 losowo wybranych wpisów w 8 księgach inwentarzowych i odpowiadających im 500 kart ewidencyjnych wynika, iŝ nie dla wszystkich muzealiów spełnione zostały wymagania określone w 3 ust. 1 ww. rozporządzenia. W przypadku 17 muzealiów nie podano wartości na karcie lub w księdze lub podano wartości róŝniące się, dla 93 muzealiów nie podano daty nabycia w karcie lub księdze lub podano róŝne daty, a 5 muzealiów nie posiadało oznaczenia Muzeum na karcie (stempel). W odniesieniu do 53 eksponatów w karcie lub księdze nie podano sposobu nabycia lub podano róŝne daty nabycia, 2 eksponaty nie posiadały opisu przedmiotu, w 4 przypadkach nie podano techniki wykonania i materiału, dla 17 muzealiów nie podano wymiarów i wagi lub podano róŝne wymiary, dla jednego eksponatu nie podano autora/ szkoły, dla 2 eksponatów - kraju wytworzenia. Brak dokumentacji fotograficznej stwierdzono w przypadku 152 muzealiów, a w 17 przypadkach nie podano oceny stanu zachowania. Nie podano pochodzenia dla 2 muzealiów i miejsca przechowywania przedmiotu dla 99 eksponatów. Na 110 kartach ewidencyjnych nie podano daty jej sporządzenia, na 183 nie podano nazwiska osoby sporządzającej kartę, a 341 kart nie zostało podpisanych przez osoby je sporządzające. PowyŜsze braki wystąpiły w 80% zbadanych wpisów inwentarzowych. Ponadto na Ŝadnej z badanych kart nie odnotowano numeru inwentaryzacyjnego negatywu fotografii. Niezgodnie równieŝ z 3 ust. 2 ww. rozporządzenia w jednej księdze inwentarzowej stwierdzono wyrwaną kartę i brak przesznurowania, a w innej nie podano liczby kart. W jednym przypadku wpisu na karcie 2 Dz.U. Nr 202, poz. 2073 2

dokonano w sposób nietrwały, a w 19 przypadkach na kartach i w księgach niezbędnych poprawek dokonano z naruszeniem 3 ust. 4 ww. rozporządzenia. Badanie oznakowania 500 losowo wybranych eksponatów wykazało, iŝ 148 muzealiów (29,6%) oznakowanych było w sposób nietrwały lub w ogóle nie posiadało oznakowania, co było niezgodne z 6 ww. rozporządzenia. Z wyjaśnień Dyrektora Muzeum wynika, iŝ nieoznakowane muzealia to m.in. obiekty papierowe, numizmaty i archiwalia, których oznakowanie w sposób trwały zmniejszyłoby ich wartość muzealną i pozbawiło cech ekspozycyjnych. 2. W latach 2006 2008 (I półrocze) Muzeum uŝytkowało 3 obiekty: willę K. Dittricha siedziba Muzeum, lokal mieszkalny gabinet pisarza Pawła Hulki Laskowskiego - filia Muzeum oraz lokale na poddaszu budynku Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej (PGM) - magazyn Muzeum. W sprawie siedziby Muzeum i otaczającego budynek parku toczy się postępowanie dotyczące ustalenia stanu własności nieruchomości. Na dzień 20 czerwca 2008 r. właścicielem nieruchomości był Skarb Państwa. Kontrola Komendy Powiatowej Państwowej StraŜy PoŜarnej w śyrardowie wykazała, iŝ instrukcja bezpieczeństwa poŝarowego Muzeum wymagała aktualizacji i uzupełnienia o elementy dotyczące ewakuacji ludzi i zbiorów muzealnych oraz klasyfikacji obiektu do kategorii zagroŝenia ludzi ZL III, Muzeum nie dysponowało protokołami z przeglądu technicznego i czynności konserwacyjnych instalacji sygnalizacji poŝaru oraz protokołami przeglądu i wykonania pomiarów instalacji elektrycznej w filii Muzeum. Ponadto Muzeum posiadało niepełne oznakowanie znakami ochrony przeciwpoŝarowej, a wewnętrzna klatka schodowa (ewakuacyjna) wymagała dostosowania do przepisów techniczno budowlanych. Do dnia zakończenia kontroli Muzeum zaktualizowało i uzupełniło instrukcję bezpieczeństwa poŝarowego, dokonało przeglądów technicznych i konserwacji instalacji sygnalizacji poŝaru oraz uzupełniło oznakowanie znakami ochrony przeciwpoŝarowej. NajwyŜsza Izba Kontroli zwraca uwagę na niedostatki systemu zabezpieczeń mechanicznych i elektronicznych we wszystkich obiektach uŝytkowanych przez Muzeum. W okresie objętym kontrolą w Muzeum nie funkcjonował plan ochrony Muzeum, co było niezgodne z 7 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 października 2003 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów w muzeach przed poŝarami, kradzieŝami i innymi niebezpieczeństwami groŝącymi zniszczeniem lub utratą muzealiów oraz sposobów przygotowania zbiorów do ewakuacji w razie powstania zagroŝenia 3. W Muzeum nie dokonywano pisemnych corocznych analiz stanu zabezpieczenia podległych obiektów przed poŝarem i przestępczością. Poddane 3 Dz.U. Nr 193, poz. 1892 3

modernizacji drzwi na taras i drzwi prowadzące do 2 magazynów na terenie willi zamykane były na proste zamknięcia, a drzwi zewnętrzne prowadzące do piwnicy na zamki bez certyfikatów, co było niezgodne z pkt I ust. 4 załącznika nr 2 do ww. rozporządzenia. Muzeum nie objęło zabezpieczeniami elektronicznymi części piwnicznej budynku siedziby oraz filii Muzeum i magazynów zbiorów. Ustalono, Ŝe Muzeum nie posiadało powykonawczej dokumentacji technicznej systemu sygnalizacji włamania i napadu, co uniemoŝliwiło dokładną ocenę zakresu zabezpieczenia i organizacji systemu. Ponadto w umowie z firmą monitorującą sygnał alarmu antywłamaniowego stwierdzono brak karty zgłoszenia systemu do monitorowania, która powinna zawierać opis przyjętych rozwiązań technicznych i organizacyjnych. W umowie z firmą przysyłającą grupę interwencyjną w przypadku zgłoszenia alarmu w karcie zgłoszenia systemu w miejsce centrali systemu sygnalizacji włamania i napadu nieprawidłowo wpisano symbol centrali systemu alarmu poŝaru. 3. Nie stwierdzono nieprawidłowości w sposobie przechowywania muzealiów. Uwagi NIK dotyczą niepodejmowania w okresie objętym kontrolą działań konserwatorskich dotyczących 56 muzealiów ujętych w harmonogramie prac konserwatorskich na lata 1996 2007. Konserwacje muzealiów ujmowane były w projektach planów finansowych przekazywanych do organizatora, przy czym po ustaleniu kwot dotacji podmiotowej, nie były uwzględniane w planach finansowych Muzeum. Z wyjaśnień Dyrektora Muzeum wynika, iŝ brak działań konserwatorskich spowodowany był niewystarczającymi środkami finansowymi otrzymywanymi od organizatora, który zapewniał jedynie bieŝące utrzymanie oraz środki na wynagrodzenia. ZauwaŜyć jednak naleŝy, Ŝe w I połowie 2008 r. na podstawie wniosku skierowanego przez Muzeum, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN) przyznało dotację i przekazało środki na sfinansowanie konserwacji obrazu olejnego Fryderyk II Król Pruski odwiedzający zakład tkacki. Konserwacja zostanie wykonana do końca 2008 r. 4. NIK pozytywnie ocenia prowadzoną przez Muzeum w latach 2006 2008 (I półrocze) działalność wystawienniczą, obejmującą 3 wystawy stałe i łącznie 14 wystaw czasowych, a takŝe działalność naukową i edukacyjną. W ramach działalności naukowo badawczej Muzeum wykonywało scenariusze wystaw, przeprowadzało kwerendy oraz podejmowało szereg tematów badawczych dotyczących organizowanych wystaw czasowych. W okresie objętym kontrolą Muzeum uczestniczyło w organizacji m.in.: 4 konkursów, 24 koncertów, jednego wieczoru poetyckiego, 5 rajdów krajoznawczych, 30 prelekcji, 206 lekcji muzealnych. Udzielono 44 konsultacji merytorycznych oraz wydano 7 publikacji, w tym 5 katalogów wystaw czasowych. 4

Muzeum prowadziło działalność popularyzatorską, obejmującą stronę internetową zawierającą szczegółowe informacje o Muzeum, jego zbiorach i prowadzonej działalności, a takŝe szereg publikacji, artykułów i cyklicznych ogłoszeń zarówno w prasie lokalnej, jak i krajowej. Pracownicy Muzeum brali takŝe udział w audycjach radiowych i telewizyjnych. 5. Projekty planów finansowych na 2006 r., 2007 r. i 2008 r. przekazywano do Starostwa Powiatu śyrardowskiego terminowo, jednak nie obejmowały one źródeł dochodów własnych i ich kalkulacji oraz niezbędnych potrzeb w zakresie nakładów majątkowych, co było niezgodne z 2 ust. 2 uchwały Rady Powiatu śyrardowskiego z dnia 31 sierpnia 2006 r. w sprawie procedury uchwalania budŝetu Powiatu oraz rodzaju i szczegółowości materiałów informacyjnych towarzyszących projektowi budŝetu. NIK nie wnosi uwag do sporządzania i przekazywania przez Muzeum do organizatora planów i sprawozdań finansowych i merytorycznych oraz sposobów pozyskiwania dodatkowych przychodów. Dodatkowe przychody w łącznej kwocie 202,5 tys. zł obejmowały dotacje m.in. z MKiDN, Urzędu Miasta śyrardowa, Fundacji Współpracy Polsko Niemieckiej oraz dofinansowanie z Ambasad: Republiki Czeskiej i Niemiec, Urzędu Miasta śyrardowa, Urzędu Marszałkowskiego, Starostwa Powiatowego w śyrardowie, a takŝe darowizny finansowe oraz darowizny eksponatów i ksiąŝek od osób prywatnych i przedsiębiorców. 6. Muzeum w latach 2006 2008 (I półrocze) wbrew postanowieniom art. 29 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej 4 nie dokonało zwiększeń funduszu instytucji kultury o łączną kwotę 221,3 tys. zł wynikającą z otrzymanych dotacji na inwestycje i zakupy inwestycyjne (w tym część dotacji z programu Mecenat przeznaczona na wydatki majątkowe, dotacje na zakup zabytkowych mebli i obrazu oraz dotacja na renowację obrazu) oraz nie zwiększyło funduszu instytucji kultury o kwotę 5,2 tys. zł wynikającą z otrzymanych w 2006 r. darowizn eksponatów i ksiąŝek, zamiast tego ewidencjonując powyŝsze kwoty na kontach przychodów. Skutkiem powyŝszego było zawyŝenie w sprawozdaniach finansowych za 2006 i 2007 r. wyniku finansowego Muzeum. Darowizny otrzymane w 2007 r., mimo oszacowania ich wartości w dniu 31 grudnia 2007 r. na kwotę 1,2 tys. zł, nie zostały ujęte w księgach rachunkowych roku 2007, co stanowiło naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 5. Wartość otrzymanych w 2007 r. darowizn została zaewidencjonowana na koncie funduszu instytucji kultury dopiero z dniem 1 stycznia 2008 r. Skutkiem tego w bilansie Muzeum za rok 2007 zaniŝono wartość kapitału (funduszu) podstawowego jednostki. 4 Dz.U.z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm. 5 Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm. 5

7. W 2006 r. stan zatrudnienia w Muzeum obejmował 15 etatów, w 2007 r. 17 etatów, a w I półroczu 2008 r. - 15 etatów. Koszty wynagrodzeń w raz z pochodnymi w 2006 r. wynosiły 258,9 tys. zł (49,2% kosztów ogółem w danym roku), w 2007 r. - 266,2 tys. zł (59,6% kosztów ogółem), a w I półroczu 2008 r. 125,7 tys. zł (59,7% kosztów ogółem). 8. Szczegółowym badaniem objęto 5 największych zamówień publicznych udzielonych przez Muzeum w kontrolowanym okresie na łączną kwotę 138,4 tys. zł. Z ich analizy wynika, iŝ 4 zamówienia na łączną kwotę 103,3 tys. zł były zwolnione ze stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 6 na podstawie art. 4 pkt 8 PZP. Pozostała kwota 35,1 tys. zł dotyczyła pięciokrotnego dokonania w 2006 r. zakupu oleju opałowego u tego samego dostawcy. Muzeum w trybie zapytania o cenę, niezgodnie z art. 71 ust. 1 i 2 PZP kaŝdorazowo kierowało zapytania o cenę jedynie do 2 oferentów. Do zapytań o cenę nie dołączano specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Z Ŝadnego z powyŝszych postępowań nie sporządzono protokołu, co było niezgodne z art. 96 ust. 1 PZP. Wbrew art. 92 ust. 2 PZP po wyborze najkorzystniejszej oferty Muzeum nie zamieściło informacji o jego dokonaniu na swojej stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Muzeum nie zawarło umowy z wybranym dostawcą oleju opałowego, co było niezgodne z art. 94 ust. 1 PZP. Z wyjaśnień Dyrektora Muzeum wynika, iŝ z dostawcą kaŝdorazowo zawierano umowę ustną. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Terminowe ewidencjonowanie muzealiów. 2. Prowadzenie ewidencji muzealiów zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie zakresu form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach, w tym uzupełnienie brakujących elementów juŝ istniejących w kartach i wpisach w księgach. 3. Oznakowanie w miarę moŝliwości wszystkich muzealiów w sposób trwały. 4. Zastosowanie właściwych zabezpieczeń elektronicznych i mechanicznych we wszystkich obiektach uŝytkowanych przez Muzeum. 5. Spowodowanie wykonania dokumentacji systemu sygnalizacji włamania i napadu. 6. Dostosowanie treści umów zawartych z firmami monitorującymi sygnał alarmu napadu i włamania do stanu faktycznego. 7. Podejmowanie skutecznych działań mających na celu pozyskiwanie środków na konserwację muzealiów ujętych w harmonogramie konserwacji. 8. Ewidencjonowanie funduszu instytucji kultury w sposób zgodny z art. 29 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. 6 Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm. 6

9. Wprowadzanie zdarzeń gospodarczych do ksiąg rachunkowych roku bilansowego, którego te zdarzenia dotyczą. 10. Prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie, na podstawie art. 62 ust.1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia na piśmie do Dyrektora Delegatury NIK w Warszawie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie ich rozpatrzenia. Rozdzielnik: 1. adresat 2. Departament Nauki, Oświaty i Dziedzictwa Narodowego NIK 3. a/a. 7