NAJWYśSZA IZBA KONTROLI. Pan Radca Wojciech Pobóg-Pągowski Kierownik Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Pradze

Transkrypt

1 NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji ul. Filtrowa 57, Warszawa tel./fax adres korespondencyjny Skrzynka pocztowa Nr P Warszawa Warszawa, 8 stycznia 2008 r. I/07/008 KGP/ /07 Pan Radca Wojciech Pobóg-Pągowski Kierownik Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Pradze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art.2 ust.1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1 (dalej: ustawa o NIK), NajwyŜsza Izba Kontroli 2 przeprowadziła w Wydziale Promocji Handlu i Inwestycji Ambasady RP w Pradze, kontrolę działalności tego Wydziału w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 września 2007 r. W związku z ustaleniami przedstawionymi w protokole kontroli, podpisanym w dniu 30 listopada 2007 r. NajwyŜsza Izba Kontroli - Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Radcy niniejsze Wystąpienie. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność Wydziału zarówno w zakresie działalności promocyjnej jak i wykonania budŝetu placówki, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia sposób prowadzenia przez WPHI działań, mających na celu promocję polskiej gospodarki oraz atrakcyjności turystycznej Polski 1 Dz.U. z 2007 r. Nr 231 poz Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji.

2 (wspólnie z Polską Organizacją Turystyczną 3 ). W okresie objętym kontrolą Wydział zorganizował szereg imprez promocyjnych, obejmujących m.in. uczestnictwo w najistotniejszych, z punktu widzenia atrakcyjności polskich towarów na rynku czeskim, imprezach wystawienniczych z branŝ: odzieŝowej i obuwniczej, spoŝywczej, meblarskiej, elektrotechnicznej, budowlanej i maszynowej. Ponadto w Wydziale prowadzono bieŝącą obsługę polskich i czeskich podmiotów gospodarczych, poprzez udzielanie, głównie drogą elektroniczną, odpowiedzi na zapytania firm. Organizowano takŝe prezentacje i seminaria. Projekty planów promocji na lata opracowane zostały w obowiązujących terminach i zawierały informacje określone w obowiązujących Zasadach 4 zatwierdzonych przez Ministra Gospodarki. W zakresie działalności promocyjnej i sprawozdawczości z tym związanej stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia polegające na tym, Ŝe: W okresie objętym kontrolą nie sporządzono sprawozdań jednostkowych z realizacji trzech imprez promocyjnych (jednej zorganizowanej w 2006 r. i dwóch w 2007 r. Obowiązek sporządzania sprawozdań jednostkowych wynikał z przywołanych wy- Ŝej Zasad... W sprawozdaniu rocznym z działalności promocyjnej za 2006 rok, błędnie określono (niezgodnie z dokumentacją księgową) wielkość środków przyznanych na realizację zadań w kategoriach B 5 i C 6. Analiza dokumentów źródłowych i ewidencji księgowej wykazała, Ŝe przyznane na realizację zadań w ww. kategoriach środki budŝetowe wynosiły odpowiednio ,61 euro i 4 969,31 euro. W sprawozdaniu wykazano natomiast, Ŝe przyznane środki budŝetowe wynosiły odpowiednio euro i 4 617,92 euro. Ze środków przewidzianych na realizację zadania polegającego na publikacji ogłoszenia prasowego w dzienniku gospodarczym Hospodarske nowiny, w wysokości 3 Poprzez: wsparcie logistyczne i organizacyjne w targach Holiday World 2007, udział w targach turystycznych Go/Region Brno, współpracę w wydawcami magazynów turystycznych, w tym SKY/SKI, współpracę w zakresie wydania w miesięczniku Travel-Profi wkładki propagującej walory turystyczne Polski. 4 Od 1 stycznia 2005 r. obowiązywały Zasady i tryb finansowania działalności promocyjnej placówek ekonomicznohandlowych podległych Ministrowi Gospodarki i Pracy ze środków na promocję eksportu (wytyczne dla WEH), zatwierdzone w dniu 9 grudnia 2004 r. Z dniem 1 stycznia 2007 r. zaczęły obowiązywać Zasady i tryb finansowania działalności promocyjnej Wydziałów Promocji Handlu i Inwestycji Ambasad i Konsulatów RP ze środków na promocję eksportu będących w dyspozycji Ministra Gospodarki. 5 B Stoiska informacyjne na waŝniejszych targach 6 C Wydawnictwa własne placówki, publikacje w internecie 2

3 2 500 euro (kategoria F 7 ), sfinansowano inne przedsięwzięcia promocyjne - na kwotę euro 8 - w tym nie ujęte w planie, na które nie było wymaganej, pisemnej zgody Ministerstwa Gospodarki. Nierzetelnie, pod względem finansowym, sporządzono sprawozdanie za I półrocze 2007 roku. Wykazana w nim kwota wykorzystanych środków na promocję w wysokości ,67 euro nie była zgodna z zapisami na koncie Promocja. Faktyczne wykorzystanie środków na promocję za I półrocze 2007 r. wynosiło ,8 euro, tj. o 638,13 euro przekraczało kwotę wykazaną w sprawozdaniu. Niezgodność danych zawartych w sprawozdaniu, Kierownik Wydziału tłumaczył brakiem stałej obsługi księgowej w Wydziale. W 2006 r. na koncie Promocja, w kategoriach kosztów E 9, F, i G 10, błędnie kwalifikowano i księgowano koszty zakupu artykułów recepcyjnych, opłat za reklamę i ogłoszeń prasowych, związanych z organizacją stoisk informacyjnych na targach ( wydatki te związane są z przedsięwzięciami kwalifikowanymi do kategorii B), przekraczając tym samym limit środków przyznanych na realizację zadań w kategorii B, o 4 863,13 euro. Przekroczenie limitu zaistniało wskutek niedokonania przez Kierownika Wydziału stosownych przeniesień pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków. Było to niezgodne z postanowieniami punktów 6 i 11 Zasad, zgodnie z którymi wydatki poniesione zgodnie z zaakceptowaną strukturą Programu nie mogą przekroczyć kwoty środków budŝetowych przekazanych na jego realizację. Strona internetowa Wydziału zawierała nieaktualne dane, przy czym brak było moŝliwości ich bieŝącego aktualizowania. Od października 2007 r. WPHI przygotowuje, we współpracy z Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych SA, nową wersję strony internetowej umoŝliwiającą bieŝące administrowanie jej zawartością. Kontrola nie wykazała nieprawidłowości w zakresie realizacji budŝetu placówki w okresie III kwartałów 2007 r. Stan środków w kasie oraz na kontach bankowych na 30 września 2007 r. był zgodny z ewidencją księgową i wykazywanymi saldami. W badanym okresie Wydział sporządzał miesięczne raporty kasowe w walucie euro 7 F Pomoc w nawiązywaniu kontaktów handlowych 8 Spotkanie polskich i czeskich przedsiębiorców z przedstawicielami samorządu gospodarczego i lokalnego w Konsulacie w Ostrawie oraz druk materiałów promocyjnych. 9 E Organizacja konferencji i seminariów promocyjnych. 10 G Inne. 3

4 i CZK 11. Stwierdzono zgodność stanu raportów kasowych z zapisami w księgach rachunkowych. W 2007 r. Wydział nie planował i nie realizował inwestycji. Zaplanowane na 2007 r. zmniejszenie kosztów funkcjonowania Wydziału o ponad 56 tys. euro (22,3 % w stosunku do wykonania w 2006 r.) było wynikiem głównie redukcji zatrudnienia. Z zestawienia planowanych na 2007 r. wydatków budŝetowych wynikało, Ŝe ich wykonanie po 3 kwartałach, w stosunku do planu po korekcie, wynosiło 74,1 %. Nie stwierdzono zagroŝenia przekroczeniem limitu wydatków budŝetowych na 2007 r. (w odniesieniu do planu po zmianach). Stwierdzono opóźnienia w przekazaniu do Ministerstwa Gospodarki propozycji korekt planów (dochodów budŝetowych i własnych, planów wydatków budŝetowych i inwestycyjnych) na 2006 r. oraz projektu planu finansowego na 2007 r. (17 dni po wyznaczonym przez Ministerstwo terminie, który upływał 10 listopada 2006 r.). Przyczyną powyŝszego uchybienia - wg wyjaśnienia Pana Radcy - był brak stałej obsługi księgowej Wydziału. NiezaleŜnie od powyŝszych ustaleń stwierdzono, Ŝe w okresie objętym kontrolą Wydział nie dysponował zatwierdzonym regulaminem organizacyjnym. Podstawę prawną obecnej działalności WPHI stanowi zarządzenie Nr 20 Ministra Gospodarki z dnia 26 czerwca 2006 r. 12, którego integralną część stanowi Statut Wydziału. Stosownie do postanowień Statutu, w związku z wytycznymi Ministra Gospodarki z 24 maja 2006 r. 13, WPHI zobowiązane zostało do opracowania projektu regulaminu organizacyjnego w terminie do 15 czerwca 2006 roku. Pierwszy projekt regulaminu został sporządzony i przekazany do Ministerstwa w dniu 7 czerwca 2006 roku. Nie został on jednak zatwierdzony. Dopiero kolejny projekt, przekazany 10 sierpnia 2007 r., zatwierdzony został przez Ministra Gospodarki w dniu 8 października 2007 roku. Rzetelnie i terminowo przeprowadzone zostały zmiany organizacyjne związane z przekształceniem Wydziału Ekonomiczno-Handlowego w Wydział Promocji Handlu i Inwestycji, w tym przejście do pracy w Ambasadzie RP w Pradze czterech pracowników Wydziału oraz przekazanie na rzecz tej jednostki ustalonej części składników majątkowych. 11 Czeska Korona 12 Nie publikowane. Zarządzenie w sprawie jednostki budŝetowej - Wydział Promocji Handlu i Inwestycji RP z siedzibą w Pradze. Weszło w Ŝycie z dniem 1 lipca 2006 r. 13 Pismo Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Gospodarki Pana Andrzeja Kaczmarka z dnia 24 maja 2006 r. znak DWD AH/BB/06. 4

5 Z ustaleń kontroli wynika, Ŝe utrudnieniem w bieŝącej pracy Wydziału był brak stałej obsady pracownika do obsługi księgowo-finansowej. Miało to niekorzystny wpływ na bieŝące prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczanie zwrotów podatków akcyzowego i VAT a takŝe dotrzymywanie terminów sporządzania okresowej sprawozdawczości z wykonania wydatków budŝetowych, promocyjnych i inwestycyjnych. Zgodnie z aktualnym limitem zatrudnienia, określonym przez Ministerstwo, w Wydziale nie przewidziano zatrudnienia osoby do prowadzenia spraw finansowych księgowych. Obsługę księgową prowadziła osoba zatrudniona w WPHI w Budapeszcie. Biorąc pod uwagę powyŝsze oceny i uwagi, na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1) Zapewnienie sporządzania pełnej i rzetelnej sprawozdawczości z realizacji zadań promocyjnych. 2) Niedopuszczenie do ponowienia się opóźnień w przekazywaniu do Ministerstwa korekt planu finansowego. 3) Podjęcie działań w celu uzyskania etatu dla pracownika ds. finansowoadministracyjnych. NajwyŜsza Izba Kontroli Departament Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pana Radcy o nadesłanie, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub o przyczynach niepodjęcia tych działań. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Radcy prawo zgłoszenia do dyrektora Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji NIK umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków, zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, termin nadesłania informacji, o której wyŝej mowa, liczy się stosownie do art. 62 ust. 2 ustawy o NIK od dnia otrzymania ostatecznej uchwały w sprawie powyŝszych zastrzeŝeń. (-) Andrzej Otrębski p.o. Dyrektora Departamentu Gospodarki, Skarbu Państwa i Prywatyzacji 5