ul. Filtrowa 57, Warszawa tel fax P/07/001 LWA Pan Bogumił Czubacki Burmistrz Miasta Sochaczew

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 24 października 2007 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w WARSZAWIE ul. Filtrowa 57, Warszawa tel fax P/07/001 LWA Pan Bogumił Czubacki Burmistrz Miasta Sochaczew WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2001 roku Nr 85, poz. 937 ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli, Delegatura w Warszawie przeprowadziła w Urzędzie Miejskim w Sochaczewie - zwanym dalej Urzędem kontrolę w zakresie prawidłowości udzielania i rozliczania przez jednostki samorządu terytorialnego dotacji na zadania zlecone podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, w latach (I półrocze). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokóle kontroli podpisanym w dniu 23 sierpnia 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność Urzędu w zakresie objętym kontrolą, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, niemających jednak istotnego wpływu na kontrolowaną działalność. Rada Miejska w Sochaczewie uchwaliła, na lata , roczne programy współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.) stosownie do wymogów określonych w art. 5 ust. 3 powołanej

2 2 ustawy. W programach tych określono cele, zasady, obszary i formy współpracy, nie określono natomiast spodziewanych efektów ich realizacji. W Programie na 2006 r. przewidziano powołanie Zespołu Doradczego, do zadań którego naleŝało m.in. stałe monitorowanie oraz doskonalenie współpracy Miasta z organizacjami pozarządowymi (w programie na 2007 r. zaplanowano kontynuację prac ww. Zespołu). Zespół został powołany Zarządzeniem Burmistrza Miasta Sochaczew nr 56/2006 z dnia 20 marca 2006 r., w którym określono równieŝ regulamin jego działania. Stwierdzono, Ŝe w 2006 r. odbyły się 3 posiedzenia Zespołu, a w 2007 r. Ŝadne, pomimo iŝ w 5 Regulaminu działania Zespołu zapisano, Ŝe powinien spotykać się nie rzadziej niŝ raz na kwartał. Zespół nie dokonywał oceny bieŝącej działalności i współpracy z organizacjami pozarządowymi pozwalającej jak zapisano w Regulaminie na rozpoznanie ich potrzeb i stanowiącej jeden z elementów pomocnych przy ocenie składanych wniosków na wykonywanie zadań publicznych. W latach (I półrocze) Burmistrz Miasta ogłosił 2 otwarte konkursy ofert na realizację przez organizacje pozarządowe 18 zadań publicznych w zakresie: upowszechniania kultury fizycznej i sportu, wypoczynku dzieci i młodzieŝy, działań na rzecz osób niepełnosprawnych oraz przeciwdziałania patologiom społecznym. W 2006 r. ogłoszenie o otwartym konkursie ofert, zamieszczone w tygodniku lokalnym Ziemia Sochaczewska, ukazało się z 23 dniowym wyprzedzeniem, a w 2007 r. z 29 dniowym wyprzedzeniem w stosunku do określonego w nich terminu złoŝenia ofert. Stanowiło to naruszenie art. 13 ust.1 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie, zgodnie z którym otwarty konkurs ofert naleŝy ogłosić z co najmniej trzydziestodniowym wyprzedzeniem. Ogłoszenia te nie zawierały informacji o terminach realizacji zadań oraz zrealizowanych przez organ administracji publicznej, w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim, zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym, stosownie do wymogów określonych w art.art.13 ust. 2 pkt 4 i 7 ww. ustawy. W okresie objętym kontrolą, z budŝetu Miasta Sochaczew przekazano podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych dotacje w łącznej kwocie zł na realizację zadań objętych 109 umowami ( zł w 2006 r. i zł w I półroczu 2007 r.). Dotyczyły one zadań publicznych m.in. w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu, wypoczynku dzieci i młodzieŝy, działań na rzecz osób niepełnosprawnych oraz przeciwdziałania patologiom społecznym.

3 3 Szczegółową kontrolą w zakresie prawidłowości zlecania zadań publicznych objęto 10 umów, na kwotę zł (28%), w tym: 6 umów z 2006 r. na kwotę zł i 4 umowy z 2007 r. na kwotę zł. W ofertach na realizację zadań objętych tymi umowami stwierdzono brak: - liczbowego określenia skali działań podejmowanych przy realizacji zadań (6 ofert), - szczegółowego opisu zadań, terminów ich realizacji (rozpoczęcia i zakończenia) oraz kosztorysów planowanych działań (3 oferty), - określenia miejsca wykonywania zadań (2 oferty), Cztery oferty złoŝone przez Polskie Towarzystwo Zapobiegania Narkomanii Oddział w Sochaczewie poza tym, Ŝe dotyczyły róŝnych zadań publicznych i wnioskowanych kwot dotacji, były identyczne. Przeprowadzenie otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych naleŝało do zadań Komisji Konkursowej, powołanej przez Pana Burmistrza Zarządzeniami z dnia 4 stycznia 2006 r. i 4 stycznia 2007 r. Ustalono, Ŝe protokoły z prac Komisji Konkursowej w latach zatwierdzone przez Pana Burmistrza - nie zawierały uzasadnienia wyboru poszczególnych ofert, co było niezgodne z art. 15 ust. 3 powołanej ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie. Z Miejskim Klubem Sportowym Orkan w Sochaczewie zawarto 2 umowy na realizację zadań pn. Pokrycie kosztów wypoczynku letniego dla dzieci z rodzin z problemem alkoholowym (dotacja w łącznej kwocie zł), mimo iŝ było to niezgodne z przedmiotem działalności poŝytku publicznego realizowanej przez Klub (w Statucie nie określono zadań w zakresie objętym umowami). W latach (I półrocze) Burmistrz Gminy (Miasta) Sochaczew zawarł 2 umowy ze Stowarzyszeniem Pomocy Arka Noego Ośrodek Leczenia Narkomanii w Sochaczewie (działającym jako Oddział Stowarzyszenia z siedzibą w Ostrowie Wielkopolskim), na realizację zadań w zakresie wspierania działań słuŝących profilaktyce i przeciwdziałaniu narkomanii, na które przekazano dotacje w łącznej kwocie zł, w tym w 2006 r zł, a w 2007 r zł. Do dnia 30 czerwca 2007 r. z przekazanej z budŝetu Miasta dotacji w kwocie zł, Stowarzyszenie Pomocy Arka Noego wydatkowało kwotę zł (34%). Umowy zostały podpisane przez dyrektora Oddziału w Sochaczewie, bez akceptacji Zarządu Stowarzyszenia, co było niezgodne

4 4 z pełnomocnictwem udzielonym dyrektorowi Oddziału przez Zarząd Stowarzyszenia na okres od 1 grudnia 2005 r. do 31 grudnia 2007 r. Ponadto Prezes Zarządu tego Stowarzyszenia w dniu 1 lutego 2007 r., tj. przed podpisaniem umowy z Gminą Sochaczew na realizację ww. zadania publicznego (umowa z dnia 18 stycznia 2007 r. została podpisana w dniu 5 kwietnia 2007 r.), zawarł umowy o dzieło z 2 osobami na udzielanie konsultacji dla osób uzaleŝnionych i ich rodzin oraz prowadzenie, w okresie od 1 lutego do 31 maja 2007 r., audycji radiowej w lokalnym radiu. Za wykonanie dzieła strony ustaliły wynagrodzenie w łącznej kwocie zł (brutto). W tej samej kwocie (2.300 zł) określono wynagrodzenie za wykonanie ww. zadań w czerwcu 2007 r. (umowa z dnia 1 czerwca 2007 r.) Wykonawcy wystawili rachunki w dniach zawarcia umów, tj. 1 lutego i 1 czerwca 2007 r. na łączną kwotę tys. zł (brutto). W umowach o dzieło zapisano, Ŝe wypłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie rachunku wystawionego przez wykonawcę, po stwierdzeniu wykonania dzieła w ustalonym terminie. Rachunki, sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty przez Prezesa Stowarzyszenia i głównego księgowego, nie zawierały dat dokonania tych czynności, a wynagrodzenia zostały wypłacone ze środków dotacji: w dniu 7 maja 2007 r. w kwocie 1.950,40 zł (netto), za okres od 1 lutego 31 maja 2007 r., w dniu 1 czerwca 2007 r. w kwocie zł, za okres od 1 30 czerwca 2007 r. Dopiero w toku kontroli NIK (w dniu 25 lipca 2007 r.) pracownik Urzędu Miejskiego w Sochaczewie podjął próbę przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykonywania zleconych zadań publicznych przez Stowarzyszenie Pomocy Arka Noego Ośrodek Leczenia Narkomanii w Sochaczewie i stwierdził, Ŝe w tym dniu o godz Ośrodek był zamknięty, pomimo iŝ - zgodnie z umową - w tym czasie powinny odbywać się w nim konsultacje i terapie. Dyrektor Oddziału Stowarzyszenia wyjaśniła, Ŝe na okres wakacji ograniczyła działalność Oddziału i konsultacje odbywają się tylko w poniedziałki. Ograniczenie zakresu wykonania zadania było niezgodne z harmonogramem działań, stanowiącym załącznik do umowy podpisanej w dniu 5 kwietnia 2007 r. Podjęte przez Urząd działania, zmierzające do uzyskania wyjaśnień od Prezesa Stowarzyszenia Arka w sprawie realizacji zleconego zadania - do zakończenia kontroli NIK nie dały rezultatu.

5 5 W ocenie NIK, powyŝsze działania świadczą o nierzetelnym wykonywaniu zadania przez Stowarzyszenie Pomocy Arka Noego i braku właściwego nadzoru Urzędu nad realizacją zleconych zadań publicznych. Zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu, współpraca z organizacjami pozarządowymi, w tym zwłaszcza kontrola i rozliczanie zleconych zadań publicznych, naleŝą do zadań Wydziału Spraw Społecznych i Działalności Gospodarczej. Pracownicy, którym powierzono realizację ww. zadań (2 osoby), ukończyły 2 jednodniowe szkolenia w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi. W okresie objętym kontrolą, Urząd przeprowadził 17 kontroli w 13 podmiotach, którym zlecono realizację zadań publicznych i przekazano dotacje w kwocie zł 43,2% dotacji ogółem przekazanych w latach (I półrocze). Kontrole nie wykazały nieprawidłowości w realizacji zleconych zadań. W ocenie NIK, protokoły kontroli przeprowadzonych przez pracowników Urzędu sporządzane były w sposób ogólnikowy, bez powołania badanych dokumentów, i wyjaśnień osób odpowiedzialnych, co uniemoŝliwia ocenę prawidłowości wykonania zleconych zadań publicznych. Cztery sprawozdania z wykonania zadań publicznych, nie zawierały informacji odnośnie liczbowego określenia skali zrealizowanych działań, co było niezgodne z wzorem sprawozdania, określonym w cyt. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. Dotyczyło to sprawozdań: Miejskiego Klubu Sportowe Orkan z wykonania 2 zadań pn. Wynajem hali sportowej na zajęcia sportowo-treningowe oraz zadania Wynajem basenu na zajęcia sportowotreningowe, Stowarzyszenia Pomocy Arka Noego z wykonania zadania pn. Wspieranie działań słuŝących profilaktyce i przeciwdziałaniu narkomanii. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Dokonywanie wyboru tylko tych oferentów, którzy gwarantują najlepsze wykonanie zlecanych zadań. 2. Zapewnienie właściwego nadzoru i kontroli nad realizacją zlecanych zadań publicznych, a w szczególności przeprowadzenie szczegółowej kontroli prawidłowości realizacji zleconych zadań publicznych oraz rozliczenia z wykorzystania przekazanych dotacji przez Stowarzyszenia Pomocy Arka Noego Ośrodek Leczenia Narkomanii w Sochaczewie.

6 6 3. Zapewnienie właściwego działania Zespołu Doradczego, zgodnie z warunkami określonymi w Rocznych programach współpracy z organizacjami pozarządowymi. 4. Przestrzeganie terminów ogłoszeń o otwartych konkursach ofert oraz informacji jakie powinny zawierać te ogłoszenia, stosownie do postanowień art. 13 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie. 5. Przedstawianie, zgodnie z art. 15 ust. 3 ustawy o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie, uzasadnienia wyboru poszczególnych ofert. 6. Egzekwowanie od organizacji pozarządowych sporządzania sprawozdań z wykonania zadań publicznych zgodnie z wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie, na podstawie art.62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje od Pana Burmistrza, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag oraz wykonania wniosków bądź o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Stosownie do art. 61 ust. 1 ustawy o NIK w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Burmistrzowi prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej Komisji NIK. Rozdzielnik: 1. adresat 2. Dep. Administracji Publicznej NIK 3. a/a