Pan Kordian Kolbiarz Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Nysie

Transkrypt

1 Opole, dnia 8 stycznia 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w OPOLU Opole, ul. Krakowska 28 (077) , fax (077) P/07/005 LOP Pan Kordian Kolbiarz Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Nysie W Y S TĄPIENIE P O K O N T R O L N E Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Opolu skontrolowała Powiatowy Urząd Pracy w Nysie, zwany dalej Urzędem, w zakresie rezultatów wdraŝania projektu nr 1.6/1/1.6SPORZL/109a pn. Kompleksowe wsparcie kobiet Aktywność w ramach Priorytetu 1, Działania 1.6 Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich. Kontrolą objęto okres od 1 maja 2004 r. do 30 września 2007 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym 30 listopada 2007 r. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ust. 1 i 2 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. 1 Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.

2 NIK pozytywnie z nieprawidłowościami ocenia system zarządzania i kontroli w Urzędzie i pozytywnie z nieprawidłowościami realizację projektu pn. Kompleksowe wsparcie kobiet Aktywność. PowyŜszą ocenę uzasadniają następujące ustalenia kontroli i wynikające z nich oceny cząstkowe. I. W toku kontroli, przeprowadzono badanie systemu zarządzania i kontroli środków z Europejskiego Funduszu Społecznego (dalej EFS ), polegające na ustaleniu czy w Urzędzie zostały opracowane i wdroŝone właściwe elementy tego systemu, dotyczące realizacji przez Urząd funkcji Beneficjenta oraz dotyczące realizacji projektów w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (dalej SPORZL ). Celem tych badań było dokonanie oceny funkcjonowania systemu zarządzania i kontroli oraz identyfikacja ewentualnych słabych jego elementów. WdroŜone w Urzędzie elementy systemu, dotyczące dwóch ww. obszarów muszą pozwalać na ocenę czy system działa w sposób ciągły, spójny oraz formalnie skuteczny, a takŝe czy zachowany jest wyraźny ślad rewizyjny pomiędzy wykonaną w ramach projektu pracą, a zadeklarowanymi we wniosku o płatność wydatkami do refundacji. Obowiązek posiadania pisemnych procedur - w jednostce pełniącej funkcję Beneficjenta - dotyczy procesu udzielania zamówień publicznych oraz zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ze środków publicznych. Określenie pisemnych procedur pozostałych etapów realizacji projektu nie jest konieczne. Istotną sprawą jednak jest, aby działania dotyczące tych etapów były wykonywane w sposób ciągły i by były prawidłowo dokumentowane, a odpowiedzialność za ich realizację była przypisana konkretnym osobom. Kontrolą objęto dokumentację projektu oraz dokumentację dotyczącą systemu kontroli wewnętrznej. Dokumentacja została zbadana pod kątem opracowania i wdroŝenia procedur oraz podjętych działań, których celem było zapobieganie, wykrywanie i korygowanie błędów i nieprawidłowości w realizacji projektu. Kontrola wykazała, Ŝe w Urzędzie ustanowiono procedury dotyczące realizacji projektu, o których stanowi art. 47 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 2, odnoszące się do procesów zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych. W procedurach dotyczących procesu udzielania zamówień publicznych nie uregulowano obowiązku określania kryteriów wyboru wykonawcy oraz informacji o współfinansowaniu 2 Dz. U. Nr 249, poz ze zm. 2

3 projektu ze środków Unii Europejskiej w zaproszeniu do udziału w postępowaniu o udzielenie takiego zamówienia, wymaganych odpowiednio: art. 41 pkt 9 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 3 (dalej ustawa PZP ) i rozdziału IX Uzupełnienia SPORZL, przyjętego rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 6 sierpnia 2004 r. 4 Ponadto badanie regulacji wewnętrznych Urzędu wykazało brak unormowania wraŝliwych obszarów realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, dotyczących: sporządzania i przekazywania do właściwej instytucji wniosków o płatność (nie wyznaczono równieŝ pracownika odpowiedzialnego za ocenę prawidłowości i rzetelności sporządzonych wniosków o płatność), sporządzania i przekazywania sprawozdań z realizacji projektów, monitorowania i oceny stanu realizacji projektów. Nie wyznaczono takŝe pracownika odpowiedzialnego za udostępnianie dokumentacji w celach kontroli i nie przypisano odpowiedzialności za nadzór nad aktualizacją procedur wewnętrznych (stosowne zapisy wprowadzono w trakcie kontroli NIK). W ocenie NIK przystąpienie do realizacji projektu Kompleksowe wsparcie kobiet Aktywność bez wcześniejszego ustanowienia mechanizmów kontroli w powyŝszym zakresie mogło być przyczyną stwierdzonych przez NIK nieprawidłowości w realizacji projektu, opisanych w pkt III niniejszego wystąpienia pokontrolnego. NIK pozytywnie ocenia prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz stosowanie odpowiedniej klasyfikacji budŝetowej dla operacji gospodarczych, dotyczących badanego projektu. Izba zwraca jednak uwagę, iŝ w polityce rachunkowości, wbrew wymogom art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 5 nie zamieszczono zapisu o stosowanych przez Urząd rozdzielnych systemach rachunkowych dla poszczególnych projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej (stosowne zapisy wprowadzono w trakcji kontroli NIK). II. Urząd zawarł w dniu r. z Ministerstwem Gospodarki i Pracy (Instytucją WdraŜającą) umowę nr 1.6/1/1.6SPORZL/555/ o dofinansowanie projektu Kompleksowe wsparcie kobiet Aktywność (dalej Projekt Aktywność ). Całkowita wartość projektu wyniosła ,70 zł, w tym zł stanowiła przyznana kwota 3 Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm. 4 Dz. U. Nr 197, poz ze zm. 5 Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm. 3

4 dofinansowania ze środków EFS a ,70 zł - wkład własny Urzędu ze środków Funduszu Pracy. Cel Projektu Aktywność oraz rodzaje zrealizowanego wsparcia osób bezrobotnych były zgodne z pkt. odpowiednio i Uzupełnienia SPORZL. Urząd prawidłowo zrealizował zakres rzeczowy i finansowy Projektu Aktywność - terminy i jego zakres odpowiadały zapisom ww. umowy i wniosków o dofinansowanie, wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu spełniały kryteria kwalifikowalności i były prawidłowo ujęte w ewidencji księgowej, wskaźniki produktu (aktywizacja zawodowa 201 osób bezrobotnych poprzez ich udział w poszczególnych formach wsparcia oraz m.in. wzrost umiejętności, kwalifikacji, podniesienie samooceny, pobudzenie aspiracji beneficjentów) zostały osiągnięte w 100%. Dokumentacja projektu (za wyjątkiem dokumentów z postępowań o udzielenie zamówień publicznych) była kompletna i prawidłowo opatrzona znakami graficznymi EFS i Unii Europejskiej, adnotacjami o współfinansowaniu projektu ze środków EFS i budŝetu państwa oraz prawidłowo przechowywana. Urząd prawidłowo wywiązywał się z obowiązku prowadzenia monitoringu realizacji projektu oraz jego autoewaluacji. Realizacja Projektu Aktywność, stosownie do wymogu 15 ust. 2 Umowy o dofinansowanie, podlegała ocenie audytora zewnętrznego, który wydał opinię pozytywną. III. Nieprawidłowości w realizacji Projektu Aktywność polegały na tym, Ŝe : 1. W trakcie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, wystąpiły następujące nieprawidłowości formalne, które nie wywarły jednak wpływu na rozstrzygnięcie (wybór oferty): w dwóch przetargach nieograniczonych na udzielenie zamówień na: 1) przeprowadzenie audytu zewnętrznego (na kwotę zł) i 2) na organizację szkoleń (na łączną wartość zł) w treści ogłoszeń o przetargach brak było informacji o wadium, wymaganej art. 41 pkt 8 ustawy PZP (wadium nie było w ww. postępowaniach wymagane), a takŝe informacji o współfinansowaniu projektu przez Unię Europejską co stanowiło naruszenie 19 pkt 1 i 5 Umowy o dofinansowanie oraz zapisów rozdziału IX Uzupełnienia SPORZL. Wystąpiły takŝe inne braki dotyczące m.in. wymaganych podpisów i opinii we wnioskach o wszczęcie postępowań, Specyfikacjach Istotnych Warunków Zamówienia (dalej SIWZ ), które naruszały przepisy Regulaminu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w Urzędzie oraz Regulaminu pracy 4

5 komisji przetargowej, wprowadzonych zarządzeniem nr 8/2004 Dyrektora Urzędu z dnia 2 marca 2004 r. w zamówieniu udzielonym z wolnej ręki na organizację szkolenia z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej (na wartość zł) nieprawidłowości polegały na braku dokumentów, wymaganych w związku z wybranym przez Urząd trybem postępowania, tj. SIWZ, wymaganej art. 36 ustawy PZP, protokołu z negocjacji z wykonawcą, wymaganego art. 66 ustawy PZP oraz dokumentów wymaganych zapisami ww. regulaminów wewnętrznych, tj.: wniosku o wszczęcie postępowania, zarządzenia Dyrektora Urzędu powołującego członków komisji przetargowej, wniosku o zatwierdzenie trybu postępowania, określenia warunków do negocjacji z wykonawcą oraz ogłoszenia wyniku postępowania. Odpowiedzialni za powyŝsze nieprawidłowości przewodnicząca komisji przetargowych oraz Dyrektor Urzędu wyjaśnili, Ŝe przyczyną ww. nieprawidłowości był nadmiar obowiązków zawodowych, uniemoŝliwiający sprawowanie prawidłowego nadzoru nad postępowaniami. Natomiast w ocenie NIK system zarządzania i kontroli Urzędu w zakresie postępowań o udzielenie zamówień publicznych nie był skuteczny, gdyŝ nie zapobiegł powstaniu nieprawidłowości w trakcie ich przeprowadzania i dokumentowania. 2. Brak było wyraźnego śladu rewizyjnego, potwierdzającego fakt przeprowadzenia weryfikacji poprawności i kompletności wniosków Urzędu o dofinansowanie Projektu Aktywność. Wprawdzie, według wyjaśnień koordynatora projektu, odpowiedzialnego za sporządzanie sprawozdań i Dyrektora Urzędu, weryfikacja taka była prowadzona, jednakŝe liczba braków, wskazanych przez Instytucję WdraŜającą - Departament WdraŜania EFS w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej i ich zakres, (m.in. niewypełnienie wszystkich punktów formularza wniosku, brak korelacji i zgodności pomiędzy poszczególnymi punktami wniosku, zastosowanie formularzy nieaktualnych na dzień złoŝenia kolejnej wersji wniosku) wskazuje w ocenie NIK na fakt, Ŝe weryfikacja ta była przeprowadzona nierzetelnie. 3. Weryfikacja poprawności i kompletności wniosków o płatności do Projektu Aktywność przeprowadzona była nierzetelnie, co skutkowało koniecznością wprowadzenia korekt i uzupełnień w dwóch wnioskach Urzędu na cztery złoŝone (z r. i z r.). We wnioskach brak było m.in. kompletnych danych projektu, wymaganych podpisów, w rozliczeniu dofinansowania nie uwzględniono uzyskanych przychodów i nie 5

6 ujęto informacji o źródłach finansowania. Natomiast nie popełniono błędów podczas określania kwalifikowalności wydatków. Odpowiedzialność za powyŝsze nieprawidłowości ponosi księgowa sporządzająca wnioski o płatność. 4. Sprawozdania z realizacji projektu były sporządzane i weryfikowane nierzetelnie pod kątem ich poprawności i kompletności, co skutkowało koniecznością wniesienia 13 korekt do 7 sprawozdań. Ww. błędy dotyczyły m.in. braku danych składającego sprawozdanie i jego adresata, braku informacji o typie realizowanego projektu oraz o zakładanym stopniu realizacji projektu w następnym okresie sprawozdawczym, braku informacji o sposobie poinformowania beneficjentów ostatecznych o współfinansowaniu projektu ze środków EFS. Brak było takŝe spójności w zakresie dotyczącym podkategorii wydatków pomiędzy aktualnym wnioskiem o dofinansowanie, a zapisami sprawozdań, w sprawozdaniu kwartalnym wypełniono tabele przypisane sprawozdaniom rocznym i końcowym, załączniki sprawozdań były wypełnione w sposób niezgodny z instrukcją, danych ze sprawozdań rocznych były rozbieŝne z sumą danych sprawozdań kwartalnych i półrocznych. Odpowiedzialność za powyŝsze nieprawidłowości ponosi koordynator Projektu Aktywność. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli i nadzoru w trakcie udzielania zamówień publicznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. 2. Zapewnienie rzetelnej weryfikacji wniosków o dofinansowanie projektów, wniosków o płatność i sprawozdań Urzędu z realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Opolu, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się o przedstawienie przez Pana Dyrektora w terminie 15 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do 6

7 Dyrektora Delegatury NIK w Opolu umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. 7