WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Warszawa, stycznia 2008 r. PREZES NAJWYśSZEJ IZBY KONTROLI JACEK JEZIERSKI KBF /07 R/07/001 Pan Michał SERZYCKI Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (j.t. DzU z 2007 r. nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Departament BudŜetu i Finansów skontrolowała Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) w zakresie wiarygodności sprawozdania finansowego za rok W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 14 grudnia 2007 r. i omówione na naradzie pokontrolnej w dniu 18 grudnia 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Ministrowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli ocenia pozytywnie wiarygodność sprawozdania finansowego za rok 2006, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości. Sprawozdanie finansowe za rok 2006 sporządzone zostało na podstawie ksiąg rachunkowych i dane wykazane w sprawozdaniu wynikały z zapisów na odpowiednich kontach syntetycznych. Poszczególne pozycje bilansu otwarcia roku 2006 były zgodne z odpowiednimi pozycjami bilansu zamknięcia roku 2005.

2 2 1. Zasady (polityka) rachunkowości opracowane zostały zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości NIK nie wnosi uwag do sposobu ustalania drogą inwentaryzacji stanu aktywów i pasywów oraz potwierdza prawidłowość przeprowadzenia inwentaryzacji, zgodnie z przepisami art. 26 ustawy o rachunkowości. Stan środków pienięŝnych wynikający z ksiąg rachunkowych na ostatni dzień roku 2006 był zgodny z odpowiednimi wyciągami bankowymi, a salda kont analitycznych zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia zostały uzgodnione z kontrahentami. Jednocześnie NIK zwraca uwagę, Ŝe: - w zarządzeniu o przeprowadzeniu inwentaryzacji w Biurze GIODO 2 nie został określony termin, tj. dzień, na który naleŝało przeprowadzić spis z natury środków trwałych; Komisja Inwentaryzacyjna ustaliła stan składników majątkowych na dzień 22 listopada 2006 r., nie wskazując tej daty w protokole inwentaryzacji; - nie został udokumentowany fakt przeprowadzenia inwentaryzacji pozostałych pozycji aktywów i pasywów w drodze weryfikacji sald. Z wyjaśnień Głównej Księgowej GIODO wynika, Ŝe weryfikacja nie została potwierdzana protokołem, poniewaŝ w księgowości pracują dwie osoby, tj. główny księgowy i księgowy dokonujący zapisów w księgach. Zdaniem NIK, niezaleŝnie od zatrudnienia w dziale księgowości, weryfikacja powinna być odpowiednio udokumentowana. 3. W 2006 r. w GIODO nie naliczono umorzenia środków trwałych, co potwierdzają zapisy na koncie syntetycznym 071/1 Umorzenie środków trwałych, na którym wykazano zerową wartość umorzenia. W ocenie NIK, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych 3, powinna ona stanowić ,0 zł. Nienaliczenie umorzenia skutkowało: a) zawyŝeniem sumy bilansowej, b) wykazaniem w bilansie na koniec 2006 r. wyŝszej wartości netto środków trwałych niŝ faktyczna wartość środków będących w posiadaniu GIODO, c) wykazaniem w bilansie wartości funduszu jednostki w kwocie wyŝszej od faktycznej, poniewaŝ umorzenie naliczone w roku 2006 powinno pomniejszyć wartość funduszu jednostki, 1 j.t. DzU z 2002 r. nr 76, poz Zarządzenie nr 1/2006 Dyrektora Biura GIODO z dnia 15 listopada 2006 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. 3 Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654).

3 3 d) zaniŝeniem kosztów wykazanych w rachunku zysków i strat jednostki za rok Ustalono, Ŝe przyczyną nienaliczenia umorzenia środków trwałych na koniec 2006 r. były zmiany w programie informatycznym Środki trwałe. Zdaniem NIK, niezaleŝnie od prawidłowości funkcjonowania systemów informatycznych na etapie sporządzania bilansu za rok 2006, wątpliwości osoby sporządzającej sprawozdanie powinna wzbudzić zerowa wartość umorzenia środków trwałych, pomimo posiadania przez jednostkę środków nieumorzonych. Główna Księgowa w trakcie kontroli poinformowała, Ŝe na koniec 2007 r. zostanie dokonana korekta działania systemu informatycznego Środki trwałe obejmująca poprzedni okres tak, aby wprowadzić do ksiąg prawidłowy stan umorzeń. 4. System informatyczny, w którym prowadzona była księga inwentarzowa (analityka środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych) automatycznie naliczał umorzenia wszystkich wartości niematerialnych i prawnych na koncie 071/2 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych, pomimo wcześniejszego wykazania umorzenia wartości niematerialnych i prawnych o cenie nabycia niŝszej niŝ zł na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Na koniec roku, w wyniku przeprowadzonej weryfikacji sald poszczególnych kont księgowych, GIODO dokonało korekty zapisu i naliczone na koncie 071/2 umorzenie zostało pomniejszone o kwotę ,7 zł, tj. o wartość umorzenia juŝ zaksięgowanego na koncie 072. Po dokonaniu zmiany zapisu w sprawozdaniu finansowym przedstawiono prawidłowy stan tych umorzeń. W celu uniknięcia w przyszłości tego typu błędów, w trakcie trwania kontroli, wprowadzone zostały zmiany w zasadach rachunkowości zapobiegające dwukrotnemu naliczaniu umorzenia dla wartości niematerialnych i prawnych o cenie nabycia niŝszej niŝ zł. 5. Obroty na stronie Ma konta 130 Rachunek bieŝący jednostek budŝetowych były zawyŝone o ,6 zł na skutek braku technicznych zapisów korygujących po obu stronach konta dotyczących zwrotu nadpłat. Brak tych zapisów nie wpłynął jednak na kwoty wykazane w sprawozdaniu finansowym. Ujemny zapis techniczny, zgodnie z opisem konta 130 4, powinien być wprowadzany dla zachowania zasady czystości obrotów. 4 Załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (DzU nr 142, poz. 1020), zwanego dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości.

4 4 6. Na druku sprawozdania Bilans sporządzony na dzień 31 grudnia 2006 r. nie zawarto wymaganych, rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości 5, informacji uzupełniających o wysokości umorzenia środków trwałych oraz umorzenia pozostałych środków trwałych i wyposaŝenia. Przyczyną było sporządzenie sprawozdania Bilans na nieaktualnym druku. 7. Kwoty w rachunku zysków i strat za rok 2006 wynikały z zapisów kont księgowych i wykazane były w odpowiednich pozycjach sprawozdania, z wyjątkiem pozycji: a) B.II. ZuŜycie materiałów i energii, w której ujęto koszty usług informatycznych w wysokości ,9 zł zamiast w pozycji B.III. Usługi obce; b) D.IV. Inne przychody operacyjne, gdzie ujęto przychód ze sprzedaŝy samochodu w wysokości 9.111,0 zł zamiast w pozycji D.I. Zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych. Kwota uzyskana ze sprzedaŝy samochodu wpłynęła na konto GIODO w styczniu 2006 r. i została prawidłowo zaksięgowana na koncie 760 łącznie z innymi dochodami budŝetu. 8. W zestawieniu zmian w funduszu za rok 2006 wykazano w poszczególnych pozycjach wielkości wynikające z zapisów na odpowiednich kontach ksiąg rachunkowych. Według stanu na koniec 2006 roku kwota zrealizowanych wydatków ze środków na prefinansowanie ( ,8 zł), wykazana w Zestawieniu zmian w funduszu jednostki w pozycji 1.6 Inne zwiększenia, była zaniŝona o ,0 zł i niezgodna z kwotą wykazaną w sprawozdaniu Rb-28 PRF ( ,8 zł). Przyczyną rozbieŝności było dokonanie księgowania opisanego jako korekta kosztów i prefinansowania na kwotę minus (-) ,0 zł na stronie Wn 400/606 oraz na stronie Wn 228 Rozliczenie wydatków ze środków funduszy pomocowych. Skutkowało to zawyŝeniem wartości funduszu jednostki i zaniŝeniem pozycji inne zwiększenia. Dokonana korekta kosztów spowodowała równieŝ zaniŝenie straty netto o ,0 zł. Operacja ta nie miała wpływu na sumę bilansową. Dokonanie korekty ww. zapisu na etapie sporządzania zestawienia zmian w funduszu jednostki i bilansu nie było moŝliwe, gdyŝ księgi zostały zamknięte na dzień sporządzania rocznych sprawozdań budŝetowych Rb. 5 Zgodnie z załącznikiem nr 5 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, w bilansie jednostki w części B. Informacje uzupełniające istotne dla rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej, powinny być zamieszczone m.in. informacje o wysokości umorzenia środków trwałych oraz umorzenia pozostałych środków trwałych i wyposaŝenia.

5 5 Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: - wprowadzanie do ksiąg rachunkowych prawidłowego stanu umorzenia środków trwałych, - prowadzenie konta 130 Rachunek bieŝący jednostek budŝetowych z zachowaniem zasady czystości obrotów, o której mowa w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, - odpowiednie dokumentowanie weryfikacji sald oraz ujmowanie w dokumentacji spisu z natury daty, na którą przeprowadzany jest spis, - wyeliminowanie przypadków kwalifikowania kosztów oraz przychodów do nieodpowiednich pozycji rachunku zysków i strat. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, prosi Pana Ministra o przedstawienie, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Ministrowi prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium NajwyŜszej Izby Kontroli umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania uchwały Kolegium NajwyŜszej Izby Kontroli.