Pan Henryk Szkop Dyrektor Muzeum Mikołaja Kopernika we Fromborku

Transkrypt

1 1 Olsztyn, dnia 11 lipca 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA w OLSZTYNIE ul. Artyleryjska 3e OLSZTYN tel./fax (0-89) , P/08/075 LOL /08 Pan Henryk Szkop Dyrektor Muzeum Mikołaja Kopernika we Fromborku W y s tąpienie pokontrolne Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie skontrolowała w Muzeum Mikołaja Kopernika we Fromborku ( Muzeum lub MMK ) realizację zadań w zakresie ochrony i udostępniania zbiorów muzealnych w latach (I półrocze). W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 23 czerwca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do treści art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia realizację przez Muzeum zadań w zakresie ochrony i udostępniania zbiorów muzealnych, pomimo stwierdzenia nieprawidłowości, dotyczących zwłaszcza ewidencjonowania zgromadzonych muzealiów. 1. Według stanu na dzień 9 maja 2008 r. MMK zgromadziło ogółem muzealiów (4.373 własne i 73 depozyty), z czego w okresie objętym kontrolą pozyskano, głównie w drodze zakupu i darowizn, 334 obiekty (7,5% ogółu), o łącznej wartości szacunkowej 207,4 tys. zł. Wartość pozyskanych muzealiów prawidłowo została ujęta w księgach 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz

2 2 rachunkowych na koncie 016 Muzealia. Wskutek nierzetelnego sporządzenia sprawozdań statystycznych K-02 z działalności Muzeum za 2006 r. i 2007 r., liczba wykazanych w nich muzealiów własnych była jednak niezgodna ze stanem faktycznym. Według sprawozdań, w zbiorach MMK znajdowało się w tym czasie odpowiednio i muzealiów własnych, tj. o 215 i 28 więcej od ich rzeczywistej liczby. 2. Nie we wszystkich przypadkach ewidencjonowano muzealia zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach 2. Analiza prowadzonej przez MMK ewidencji muzealiów, tj. ksiąg inwentarzowych oraz kart katalogowych 200 losowo wybranych obiektów (5% ogółu) wykazała bowiem m.in., Ŝe: Stosownie do 4 ust. 1, Muzeum posiadało wprawdzie 12 ksiąg inwentarzowych dla osobnych rodzajów muzealiów oraz księgę depozytów, którym nadano indywidualne symbole literowe, jednak wbrew obowiązkowi określonemu w 3 ust. 2 tego rozporządzenia, 2 księgi (tkanin i rzemiosła artystycznego) nie miały ponumerowanych stron, karty ksiąg nie zostały przesznurowane, a końce sznurów opieczętowane. Stwierdzone braki zostały uzupełnione dopiero w toku kontroli NIK. Zgodnie z 3 ust. 4 i 5 ust. 1, muzealia wpisywano do ksiąg inwentarzowych pod odrębnymi numerami oraz w sposób trwały i czytelny, jednakŝe korekty jednego wpisu dokonano poprzez naniesienie nowego tekstu na istniejący, czego zabraniał przepis 3 ust. 4. Ponadto, w odniesieniu do wszystkich muzealiów pozyskanych przez MMK przed 1 stycznia 1995 r. (65,9% ogółu), ich zmienioną wartość, w związku z denominacją złotego, wpisano ołówkiem, a więc w sposób nietrwały. Wpisy w księdze inwentarzowej numizmatów, dotyczące 35 współczesnych monet okolicznościowych (otrzymanych z NBP w 2007 r.) były niepełne, gdyŝ nie zawierały m.in. informacji o ich wymiarach, wadze, materiale i cechach charakterystycznych, tj. danych wymaganych 3 ust. 1. Ustalono przy tym, Ŝe niezgodnie z 1 ust. 2 pkt 2, wyemitowana przez NBP moneta okolicznościowa o nominale 10 zł i wartości szacunkowej 61 zł (pozyskana przez MMK w 2007 r.) nie została wpisana do księgi inwentarzowej numizmatów, zaś wpis ten uzupełniono dopiero w wyniku kontroli NIK. 2 Dz. U. Nr 202, poz

3 3 Dwie grafiki wpisano do księgi inwentarzowej dopiero po 142 dniach od daty ich pozyskania, co było niezgodne z 4 ust. 3. Przepis ten stanowi, Ŝe wpisu muzealium do księgi inwentarzowej naleŝy dokonać w ciągu 60 dni od dnia objęcia w posiadanie. Spośród objętych badaniem obiektów, 41 (20,5%) nie miało załoŝonych kart katalogowych lub utworzonych elektronicznych zapisów w Systemie muzealnym Mona (które zgodnie z zarządzeniem Pana Dyrektora pełnią w MMK funkcję kart ewidencyjnych), natomiast 79 kart lub zapisów w ww. systemie nie zawierało wszystkich danych, wymaganych 3 ust. 1. Muzeum posiadało 2 komputerowe bazy danych słuŝące ewidencjonowaniu muzealiów w formie elektronicznej ( System muzealny Mona i Ewidencję zabytków Muzeum Mikołaja Kopernika we Fromborku ). Obie bazy nie były jednak w pełni wykorzystywane, gdyŝ: - System muzealny Mona, zakupiony we wrześniu 2000 r., wykorzystywano wyłącznie do opracowywania kart katalogowych, pomimo iŝ umoŝliwiał on prowadzenie pełnej ewidencji muzealiów (m.in. księgi wpływów, depozytów i ksiąg inwentarzowych), - Ewidencja zabytków Muzeum Mikołaja Kopernika we Fromborku nie była kompletna, poniewaŝ w ciągu 6 lat od jej nabycia w 2002 r., wprowadzono do niej dane dotyczące zaledwie obiektów (23,6% muzealiów własnych MMK). Spowodowane to było m.in. wadą programu, uniemoŝliwiającą wprowadzenie danych o niektórych obiektach, która do zakończenia kontroli NIK nie została usunięta. 3. Muzeum posiadało właściwie zorganizowany system zabezpieczenia przeciwpoŝarowego. Obiekty muzealne, w których przechowywane są zabytki wyposaŝono bowiem w elektroniczne systemy sygnalizacji poŝarowej, hydranty, koce gaśnicze oraz gaśnice w wymaganej ilości. Systemy elektroniczne oraz gaśnice poddawane były przeglądom konserwatorskim oraz okresowym badaniom technicznym z wymaganą częstotliwością. Sprzęt gaśniczy rozmieszczono w budynkach w miejscach oznaczonych, widocznych, łatwo dostępnych i na kaŝdej kondygnacji w tym samym miejscu. Na klatkach schodowych nie ustawiono przedmiotów utrudniających ewakuację, a drzwi ewakuacyjne nie były zamknięte. Zapewniono teŝ dostęp do elementów elektronicznego systemu sygnalizacji poŝarowej i tablic rozdzielczych energii elektrycznej.

4 4 Drogi i kierunki ewakuacji zostały właściwie oznaczone, jednak w budynku głównym Muzeum wyjście na boczną klatkę schodową z sali ekspozycyjnej na II piętrze było zamknięte, mimo iŝ była to droga ewakuacyjna. W wyniku kontroli, przeprowadzonej na zlecenie NIK przez Komendę Powiatową Państwowej StraŜy PoŜarnej w Braniewie, MMK zostało zobowiązane do udroŝnienia, w terminie do 10 lipca br., ww. drogi ewakuacyjnej w sposób umoŝliwiający jej natychmiastowe uŝycie. W związku z funkcjonowaniem systemu zabezpieczenia przeciwpoŝarowego stwierdzono takŝe nieprawidłowości, które polegały na: - dokonywaniu przeglądów konserwatorskich elektronicznych systemów sygnalizacji poŝarowej przez osobę nieposiadającą zaświadczenia o ukończeniu specjalistycznych kursów z zakresu zabezpieczenia obiektów muzealnych, organizowanych przez Ośrodek Ochrony Zbiorów Publicznych, do czego zobowiązuje 12 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 października 2003 r. w sprawie zabezpieczenia zbiorów w muzeach 3, - przeprowadzeniu okresowego szkolenia przeciwpoŝarowego pracowników MMK dopiero po 5 latach od ostatniego szkolenia, czym naruszono 5 ust. 1 pkt 4 ww. rozporządzenia, w myśl którego okresowe szkolenie pracowników z zakresu ochrony przeciwpoŝarowej naleŝy przeprowadzać nie rzadziej, niŝ co 3 lata. 4. W latach Muzeum zwiększyło przychody z działalności podstawowej (pozabudŝetowej) z 756,2 tys. zł w 2006 r. do 879,7 tys. zł w 2007 r. (o 16,3%), w tym dochody z tytułu czynszu za dzierŝawę i wynajem pomieszczeń ze zł w 2006 r. do zł w 2007 r. (o 1,9%). Nie wystąpiły zaległości w dochodach z tytułu opłat czynszowych. W tym okresie wzrosły jednak koszty utrzymania MMK z 1.857,9 tys. zł w 2006 r. do 2.195,7 tys. zł w 2007 r. (o 18,2%), głównie wskutek zwiększenia wydatków na wynagrodzenia osobowe wraz z pochodnymi. Wzrosły takŝe, z 27,5 tys. zł w 2006 r. do 63,7 tys. zł w 2007 r., wydatki na konserwację muzealiów. Muzeum poniosło równieŝ wydatki majątkowe w wysokości ,20 zł, m.in. na zakup samochodu słuŝbowego i sprzętu komputerowego. Kwoty przeznaczone na powyŝsze zadania wydatkowano zgodnie z planem, a postępowanie przetargowe na zakup samochodu 3 Dz. U. Nr 193, poz

5 5 przeprowadzono zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych Na pozytywną ocenę zasługuje działalność wystawiennicza, naukowa i edukacyjna Muzeum, poniewaŝ m.in.: - na eksponatów będących w posiadaniu Muzeum, aŝ 893 (20,1%) znajdowało się na wystawach stałych i czasowych, - liczba osób, które zwiedziły Muzeum w 2007 r. wyniosła osób i była o wyŝsza w porównaniu do roku poprzedniego, - w 2007 r. przygotowano 227 wydawnictw, tj. o 5 pozycji (2,3%) więcej niŝ w 2006 r., - wzrosła liczba godzin lekcji muzealnych i młodzieŝy biorącej w nich udział. W 2006 r. zrealizowano 17 godzin zajęć dla 590 osób, w 2007 r. 32 godziny dla 900 uczniów, a w I półroczu 2008 r. 16 godzin zajęć, w których udział wzięło 480 uczniów. W badanym okresie Muzeum wypoŝyczyło 23 muzealia, w tym 8 w celu przeprowadzenia konserwacji i 15 na wystawy. We wszystkich przypadkach, zgodnie z 1 i 2 rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie warunków przenoszenia muzealiów 5, Pan Dyrektor udzielił pisemnej zgody na wypoŝyczenie, sporządzono protokół zdawczoodbiorczy, wykonano opis, opinię konserwatorską oraz dokumentację wizualną eksponatu. Opinia konserwatorska zawierała m.in. określenie ich wartości oraz wymaganych warunków transportu i przechowywania. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Zapewnienie prawidłowego sporządzania sprawozdań statystycznych K-02 w zakresie liczby muzealiów własnych. 2. Uzupełnienie braków w ewidencji muzealiów MMK, poprzez: - opracowanie kart ewidencyjnych dla 41 obiektów, które ich nie posiadają oraz uzupełnienie kart ewidencyjnych 79 obiektów o brakujące dane, - uzupełnienie w księdze inwentarzowej numizmatów danych dotyczących 35 monet otrzymanych w 2007 r. z NBP. 3. Dokonywanie poprawek w księgach inwentarzowych wyłącznie w sposób trwały i czytelny, a takŝe wyeliminowanie wpisów dokonanych ołówkiem. 4 j.t. Dz. U. z 2007 r. nr 223, poz Dz. U. z 2005 r. nr 21, poz. 175.

6 6 4. Zintensyfikowanie wprowadzania danych o muzealiach do bazy Ewidencja zabytków Muzeum Mikołaja Kopernika we Fromborku. 5. Spowodowanie dokonywania okresowych przeglądów konserwatorskich systemu sygnalizacji poŝarowej przez osobę posiadającą wszystkie wymagane uprawnienia. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Olsztynie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Dyrektora, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu bądź o działaniach podjętych w celu realizacji tych wniosków lub o przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie, do dyrektora Delegatury NIK w Olsztynie, umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Z powaŝaniem