NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie ul. Kraszewskiego 8, Rzeszów Rzeszów, dnia stycznia 2009 r.

Transkrypt

1 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie ul. Kraszewskiego 8, Rzeszów Rzeszów, dnia stycznia 2009 r. P/08/164 LRZ Pan Polakowski Andrzej Dyrektor Generalny Poczty Polskiej Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie przeprowadziła kontrolę Państwowego Przedsiębiorstwa UŜyteczności Publicznej Poczta Polska Centrum Rachunkowości Oddział Regionalny w Rzeszowie w zakresie działalność państwowego przedsiębiorstwa uŝyteczności publicznej Poczta Polska, z uwzględnieniem przepływów finansowych i jakości świadczonych usług w okresie od 1 stycznia 2006 r. do 30 września 2008 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 6 stycznia 2008 r. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie, na podstawie art. 60 ust. 1 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie pomimo stwierdzonych nieprawidłowości ocenia realizację przez CR OR w Rzeszowie zadań objętych kontrolą. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia poprawność wdraŝania zasad rachunkowości i prowadzenia ksiąg rachunkowych przez Oddział Regionalny w Rzeszowie. Zarządzeniem nr 74 z dnia 1 września 2006 r. Dyrektor Generalny Poczty Polskiej wprowadził Zasady Rachunkowości w PPUP Poczta Polska. Oddział Regionalny 1

2 w Rzeszowie terminowo wdraŝał zasady rachunkowości i zmiany do nich wprowadzone kolejnymi zarządzeniami Dyrektora Generalnego. Zgodnie z art. 13 ust. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.) treści ksiąg rachunkowych po zakończeniu miesiąca przenoszone były na nośniki komputerowe DVD-R. Centrum Rachunkowości Oddział Regionalny w Rzeszowie prowadziło księgi rachunkowe zgodnie z zasadami określonymi przez Centralę. Pomocnicze księgi rachunkowe prowadziły równieŝ inne jednostki organizacyjne Poczty Polskiej. Centrum Rachunkowości Oddział Regionalny w Rzeszowie prowadziło nadzór nad poprawnością ksiąg pomocniczych. Dyrektor Centrum Rachunkowości Oddział Regionalny w Rzeszowie opracował i wprowadził zarządzeniem nr 3/2006 z dnia 7 listopada 2006 r. instrukcję sporządzania, obiegu i sprawdzania dokumentów finansowo-księgowych w jednostkach organizacyjnych Poczty Polskiej, obsługiwanych przez Centrum. Kontrola losowo wybranych 30 (0,005% ogółu) dokumentów finansowo-księgowych z grudnia 2007 r. i kwietnia 2008 r. i 30 (0,5% ogółu) dokumentów dotyczących uregulowanych naleŝności ze stycznia 2007 r. i kwietnia 2008 r. wykazała, Ŝe były one sporządzane na zasadach określonych ww. instrukcji. NaleŜności zostały zaksięgowane do miesiąca, którego dotyczyły. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia terminowość i rzetelność sporządzania raportów i sprawozdań finansowych. Dane zawarte w sprawozdaniach i raportach były zgodne z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych. Pozytywnie naleŝy ocenić regulowanie zobowiązań. Zobowiązania Poczty Polskiej Region w Rzeszowie na koniec 2006 r. wnosiły ogółem ,01 zł, na koniec 2007 r ,22 zł i na koniec września 2008 r ,10 zł. Kontrola 15 (1,1% ogółu zobowiązań) największych zobowiązań wykazała, Ŝe regulowane one były terminowo. Faktury według zasad ustalonych w polityce rachunkowości i instrukcji sporządzania, obiegu i sprawdzania dokumentów finansowo-księgowych zostały przez upowaŝnione osoby sprawdzone pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty i ujęcia w księgach rachunkowych. W kontroli ustalono, Ŝe w czterech przypadkach dotyczących zobowiązań udokumentowanych fakturami VAT nr: FV/06/3KR001/48188, FV/06/3KR001/44910, 22/03/2008, na kwotę ogółem ,32 zł zostały zatwierdzone do wypłaty w pierwszej kolejności przez Dyrektora właściwego Centrum, a następnie przez Dyrektora CR OR w Rzeszowie, co było niezgodne z 11 instrukcji sporządzania, obiegu i sprawdzania 2

3 dokumentów finansowo-księgowych. Zgodnie z tymi procedurami w pierwszej kolejności dokument do wypłaty zatwierdza Dyrektor CR OR, Zastępca Dyrektora lub upowaŝniona osoba, a następnie Dyrektor właściwego Centrum, Zastępca Dyrektora lub upowaŝniony pracownik. Nieprzestrzeganie procedur zatwierdzania dokumentów do wypłaty spowodowane zostało przez nieprawidłowy obieg dokumentów. Nieprawidłowości te nie spowodowały negatywnych skutków finansowych. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia windykację naleŝności. NaleŜności Poczty Polskiej Region w Rzeszowie na koniec 2006 r. wynosiły ogółem ,69 zł, na koniec 2007 r ,88 zł i na koniec września 2008 r ,58 zł. Kontrola 15 (7,6% ogółu naleŝności) największych naleŝności oraz 15 (38,7% ogółu naleŝności przeterminowanych) największych naleŝności przeterminowanych wykazała, Ŝe windykacja prowadzona była zgodnie z zasadami określonymi w procedurach zawartych w zasadach rachunkowości Poczty Polskiej. Z 15 największych naleŝności 14 zostało zapłaconych w wyznaczonych terminach, a w 1 przypadku po terminie z odsetkami ustawowymi naliczonymi przez CR OR w Rzeszowie. Z 15 największych naleŝności przeterminowanych, 14 zostało wyegzekwowane przez CR OR w Rzeszowie w wyniku wystosowanych wezwań do zapłaty, a w 1 przypadku sprawę skierowano na drogę sądową. NaleŜności Poczty Polskiej Region w Rzeszowie umorzone na koniec 2006 r. wynosiły ,40 zł, na koniec 2007 r. 176,11 zł i na koniec września 2008 r ,39 zł. Kontrola 10 największych pozycji umorzonych naleŝności na kwotę 8.449,60 zł (26,4% ogółu) wykazała, Ŝe umorzenia dokonywane były zgodnie przyjętymi w Poczcie Polskiej procedurami. W 4 przypadkach, dotyczących naleŝności w kwocie ogółem 7.591,70 zł umorzono wierzytelności, które stały się nieściągalne, w związku z zakończeniem postępowań egzekucyjnych i nie zaspokojeniu w ich wyniku wierzytelności Poczty Polskiej. W pozostałych 6 przypadkach umorzenia dotyczyły naleŝności z tytułu naliczonych odsetek za nieterminowe płatności, co stosownie do ww. procedur stanowiło ulgę w spłacie. W kontroli ustalono, Ŝe do obowiązków CR OR w Rzeszowie w zakresie wywiązywania się ze zobowiązań podatkowych Poczty Polskiej oraz rozliczeń z PFRON naleŝało przekazywanie do Centrali CR danych niezbędnych do opracowania deklaracji podatkowych oraz sprawozdań słuŝących rozliczeniom z PFRON. Do zadań CR OR w Rzeszowie naleŝało równieŝ dokonywanie wpłat podatku od nieruchomości i ponoszenie opłat z tytułu wieczystego uŝytkowania gruntów. 3

4 NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, Ŝe CR OR w Rzeszowie wywiązywało się z tych obowiązków. Wszelkie dane słuŝące sporządzaniu przez Centralę deklaracji podatkowych były przez Oddział przesyłane terminowo. Dane te były zgodne z danymi zawartymi w ewidencji księgowej. Zobowiązania dotyczące podatków od nieruchomości oraz opłat z tytułu wieczystego uŝytkowania gruntów były regulowane terminowo. Kontrola wykazała, Ŝe w wyniku nieterminowego uregulowania zobowiązań wobec kontrahentów mających status Zakładów Pracy Chronionej, CR OR w Rzeszowie nie skorzystało z przysługującego na podstawie art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2008 r., Nr 14, poz. 92) prawa obniŝenia wpłat na PFRON o kwotę 6.372,18 zł. Powodem takiej sytuacji były opóźnienia w przekazaniu faktur przez Centrum Infrastruktury i Centrum Poczty. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli kwotę 6.372,18 zł przysługującej obniŝki naleŝy uznać za nienaleŝny wydatek. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia prowadzenie przez CR OR w Rzeszowie ewidencji kosztów i przychodów. Ustalono, iŝ zarówno księgi rachunkowe, jak i rachunek kosztów były prowadzone w sposób umoŝliwiający odrębną kalkulację kosztów dla kaŝdej z grup świadczonych usług z rozgraniczeniem na usługi świadczone do obszaru zastrzeŝonego oraz niezastrzeŝonego. Rachunek kosztów na poziomie CR OR w Rzeszowie był prowadzony na podstawie kluczy rozliczeniowych ustalanych przez Centralę Centrum Rachunkowości. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli organizacja CR OR w Rzeszowie była czytelna, a wielkość zatrudnienie w poszczególnych komórkach organizacyjnych była adekwatna do realizowanych zadań. W kontroli ustalono, Ŝe stan organizacji CR OR w Rzeszowie stosownie do wymogów określonych w 20 ust. 1 statutu Poczty Polskiej ogłoszonego w obwieszczeniu Ministra Infrastruktury z dnia 15 września 2004 r. (M. P. Nr 42, poz. 738) został zatwierdzony przez Dyrektora Centrali CR. Stan organizacji był zgodny ze schematem organizacyjnym CR. Stan zatrudnienia w CR OR w Rzeszowie na koniec 2006 r. i 2007 r. wynosił 39 etatów a na koniec września 2008 r. - 38,47 etatów. Fluktuacja pracowników w 2006 r. wynosiła 6 osób, w 2007 r. nie było fluktuacji pracowników, a w 2008 r. (do 30 września) - 4 osoby. Fluktuacja związana była z rozwiązaniem umów o pracę w związku z przejściem na emeryturę, wygaśnięciem umów o pracę zawartych na czas określony oraz zatrudnieniem nowych pracowników. 4

5 Pracownikom zapewniono moŝliwość podnoszenie kwalifikacji zawodowych. W latach (do 30 września) w 30 szkoleniach i kursach uczestniczyło ogółem 155 pracowników CR OR w Rzeszowie, 3 pracowników ukończyło kurs księgowych i 2-studia podyplomowe z zakresu rachunkowości. Kierownicy komórek organizacyjnych uczestniczyli w szkoleniach z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, prawa pracy, zarządzania zmianą oraz odpowiedzialności karno-skarbowej. Kontrola trzynastu wybranych pozycji usług reklamowych zastrzeŝonych z lat na łączną kwotę 9.179,80 zł (2% ogółu przychodów z tego tytułu) oraz porównanie ich wartości wykazała, Ŝe przesyłki o wartości 3.235,80 zł zostały źle zakwalifikowane w Ogólnych Rachunkach Miesięcznych oraz wystawionych fakturach VAT. Zgodnie z procedurami współpracy Centrum Rachunkowości z innymi jednostkami organizacyjnymi Poczty Polskiej odpowiedzialność za prawidłowe przesłanie pliku oraz udokumentowanie sprzedaŝy ponosi komórka danego centrum odpowiedzialna za sprzedaŝ, a odpowiedzialność za przeprowadzanie kontroli rachunkowo kasowej oraz merytorycznej odpowiedzialne są Centrum Sieci oraz Centrum Usług Pocztowych. Natomiast Centrum Rachunkowości dokonuje wyrywkowej kontroli poleceń księgowania. Przedstawiając Panu Dyrektorowi powyŝsze uwagi i oceny, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie, na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, wnosi o: 1. podjęcie działań celem zapewnienia stosowania procedur zatwierdzania dokumentów finansowo-księgowych do wypłaty. 2. podjęcie działań celem zapewnienia wykorzystania ulg przysługujących przy wpłatach na PFRON. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie oczekuje od Pana Dyrektora, w terminie 14 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosku, bądź o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosku lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Na podstawie art. 61 ust. 1 ustawy o NIK w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego Pan Dyrektor ma prawo zgłosić do dyrektora Delegatury NajwyŜszej Izby Kontroli w Rzeszowie umotywowane zastrzeŝenia w sprawie ocen, uwag i wniosku zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, termin nadesłania informacji, o której mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały. 5