NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie

Transkrypt

1 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie Warszawa, dnia 25 października 2010 r. LWA /2010 I/10/010 Pan Mieczysław Szymalski Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 roku o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie przeprowadziła w Urzędzie Miasta w Ostrowi Mazowieckiej (zwanym dalej Urzędem lub Miastem ), kontrolę w zakresie sprawowania nadzoru nad wykonywaniem, przez Towarzystwo Budownictwa Społecznego w Ostrowi Mazowieckiej Spółka z o.o. (zwane dalej Spółką lub TBS ), okresowych kontroli stanu technicznego budynków w komunalnych zasobach mieszkaniowych w latach (do 30 września). W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym w dniu 12 października 2010 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Burmistrzowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, ocenia nadzór sprawowany przez Urząd nad TBS w zakresie wykonywania okresowych kontroli stanu technicznego zarządzanych budynków stanowiących komunalne zasoby mieszkaniowe Miasta Ostrów Mazowiecka w latach (do 30 września). I. Według stanu na dzień 30 września 2010 r. TBS zarządzało 34 komunalnymi budynkami mieszkalnymi stanowiących w 100% własność Miasta Ostrów Mazowiecka, z których 20 wybudowano w latach , 11 w latach , a 3 po 1991 r. 1 Dz.U. z 2007 r. Nr 231, poz ze zm. ul. Filtrowa 57, Warszawa tel.: , fax: , LWA@nik.gov.pl Adres korespondencyjny: Skr.poczt.P-14, Warszawa 1

2 Ww. budynkami, zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami 2 gospodaruje Burmistrz, a ich zarządcą został ustanowiony TBS - zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej 3. II. Uchwałą z dnia 21 lutego 2006 r. Rada Miasta w Ostrowi Mazowieckiej przyjęła wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem Miasta na lata Ustalono jednak, Ŝe ww. program nie zawierał opisu działań mających na celu poprawę wykorzystania i racjonalizację gospodarowania mieszkaniowym zasobem Miasta, a w szczególności niezbędnego zakresu zamiany lokali związanych z remontami budynków i lokali, co było niezgodne z art. 21 ust. 2 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego 4. Ponadto Rada Miasta nie określiła zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz podstaw do wypowiedzenia umów najmu lokali, co było niezgodne z art. 21 ust. 3 i ust. 4 ww. ustawy. III. Mieszkaniowym zasobem gminy zarządza TBS Sp. z o.o., a bezpośredni nadzór sprawuje Burmistrz przy pomocy 3 członków Rady Nadzorczej oraz osobiście jako Jednoosobowe Zgromadzenie Wspólników. Ustalono jednakŝe, Ŝe sprawowanie zarządu w latach (do chwili zakończenia kontroli) nie było przedmiotem posiedzenia Rady Nadzorczej, a sprawozdania Zarządu TBS Sp. z o.o. w wyŝej wymienionym okresie dotyczyły jedynie wykonania zadań w zakresie rzeczowo-finansowym, w ujęciu łącznym z budynkami wspólnotowymi. Stwierdzono, Ŝe na sprawowanie zarządu Burmistrz zawarł z TBS dwie umowy (z 31 grudnia 2007 r. i z 15 grudnia 2009 r.). W 2007 roku obowiązywała umowa z 27 września 2004 r. i dotyczyła administrowania komunalnymi budynkami mieszkalnymi, co oznaczało, Ŝe w tym okresie zarządzanie budynkami formalnie sprawował sam właściciel, czyli Miasto Ostrów Mazowiecka, chociaŝ faktycznie zadania te były wykonywane przez TBS. W ww. umowach o zarząd nie wskazano zarządcy nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za jej wykonanie, nie wskazano jego licencji zawodowej i oświadczenia o posiadaniu ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami, co było niezgodne z art. 185 ust. 2 ww. ustawy o gospodarce nieruchomościami. Z wyjaśnienia Burmistrza wynika m.in., Ŝe brak tych wpisów spowodowany był przeoczeniem. 2 Dz.U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm. 3 Dz.U. z 1997 r. Nr 9, poz. 43 ze zm. 4 Dz.U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm. 2

3 IV. Ustalono, Ŝe działalność TBS w zakresie sprawowania roli administratora i zarządcy komunalnych budynków mieszkalnych w okresie objętym kontrolą nie była kontrolowana przez Urząd jak równieŝ nie była planowana do kontroli w 2010 r. Z wyjaśnienia Burmistrza wynika, Ŝe taki stan rzeczy spowodowany jest bezpośrednią i dobrą współpracą urzędników Miasta z pracownikami TBS oraz brakiem zastrzeŝeń do zarządcy i jego pracowników. Ponadto ustalono, Ŝe Urząd nie wymagał od Spółki okresowych sprawozdań w zakresie wykonywania okresowych kontroli stanu technicznego budynków. NIK zwraca uwagę, Ŝe przekazanie w zarząd obiektów budowlanych będących w komunalnym zasobie mieszkaniowym Miasta Ostrów Mazowiecka, nie zwalnia ich właściciela z obowiązku nadzoru nad prawidłowym ich utrzymaniem i wykorzystywaniem przez podmioty nimi zarządzające. V. W okresie objętym kontrolą TBS przygotowywało projekty planów rzeczowo-finansowych remontów komunalnych budynków mieszkalnych, które zostały wykorzystane w planowaniu rocznych wydatków budŝetu Miasta. W latach (do 30 września) na remonty komunalnych budynków mieszkalnych Miasto wydatkowało łącznie mln. zł. Ustalono, Ŝe w 2007 r. TBS nie odprowadził na rachunek Miasta kwoty 634,14 zł, która wynikała z róŝnicy w rozliczeniu ponoszonych przez Spółkę kosztów a pomiędzy dochodami uzyskanymi z tytułu najmu lokali mieszkalnych. VI. W wyniku oględzin 12 budynków komunalnych stwierdzono, Ŝe stan techniczny i estetyczny 8 z nich nie pogorszył się od ostatnich okresowych kontroli, a 3 budynki wskazane do opróŝnienia i rozbiórki przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Ostrowi Mazowieckiej posiadały tablice informacyjne o treści obiekt jest przeznaczony do rozbiórki. Stwierdzono jednak, Ŝe lokale te nadal były zamieszkiwane przez lokatorów (przy ulicach: Armii Krajowej 14, B. Prusa 4 i 23). Budynek przy ul. Batorego 8, który był przeznaczony do rozbiórki, we wrześniu 2010 r. został opróŝniony i sprzedany. W trakcie kontroli załoŝono ewidencję budynków mieszkalnych razem z ewidencją lokali mieszkalnych. VII. O niewystarczającym nadzorze Urzędu nad TBS w zakresie wykonywania okresowych kontroli stanu technicznego budynków świadczą nieprawidłowości, które NIK stwierdziła w trakcie kontroli przeprowadzonej w Spółce za lata (do 30 września). I tak: 1. Ze szczegółowej analizy dokumentacji 5 wybranych budynków mieszkalnych 5 wynika, Ŝe TBS przeprowadziło łącznie 44 okresowych (rocznych) kontroli stanu technicznego, z których 19 swym zakresem obejmowało elementy budynku oraz instalacji naraŝonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących 5 PołoŜonych przy ul.: 3 Maja 82, Armii Krajowej 14, Staszica 2, Taczanowskiego 7 i Wołodyjowskiego 21 3

4 podczas uŝytkowania obiektu, 11 dotyczyło badań przewodów kominowych, a 14 badań instalacji gazowej. Ww. kontrole zostały przeprowadzone zgodnie z art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 6. Stwierdzono jednak, Ŝe w 2008 r. kontroli rocznej nie został poddany budynek przy ul. Armii Krajowej 14, w latach (do 12 października) badaniem przewodów kominowych nie objęto 9 budynków, natomiast przeglądu instalacji gazowej nie wykonano w 7 budynkach. Ustalono, Ŝe wszystkie poddane szczegółowej kontroli budynki posiadały waŝne pięcioletnie przeglądy stanu technicznego i instalacji elektrycznej. Kontrole okresowe przeprowadzały osoby posiadające wymagane uprawnienia określone w art. 62 ust. 4-6 ww. ustawy Prawo budowlane. 2. Uwaga NIK dotyczy pory roku, w której przeprowadzono okresowe kontrole ww. budynków. Ustalono, Ŝe w latach poza okresem wiosennym przeprowadzono 26 kontroli, w tym 19 rocznych (2 dotyczyły badania elementów budynku, 3 przeglądów przewodów kominowych, a 14 badania instalacji gazowej) i 7 pięcioletnich (2 z zakresu badania elementów budynku, estetyki i jego otoczenia i 5 badania instalacji elektrycznej). Przeprowadzanie okresowych kontroli stanu technicznego budynków poza okresem wiosennym było niezgodne z 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 sierpnia 1999 r. w sprawie warunków technicznych uŝytkowania budynków mieszkalnych Z analizy protokołów okresowych kontroli stanu technicznego 5 budynków wynika, Ŝe od 2008 r. obejmowały one swym zakresem elementy wskazane w 5 i 6 ww. rozporządzenia. Ustalono jednak, Ŝe ww. protokoły nie zawierały zapisów dotyczących niewykonanych robót remontowych zaleconych do realizacji w protokołach z poprzednich okresowych kontroli, co było niezgodne z 4 ust. 4 pkt 5 ww. rozporządzenia. 4. Dla ww. budynków TBS prowadziło ksiąŝki obiektów budowlanych, zgodnie z art. 64 ust. 1 ww. ustawy Prawo budowlane. Szczegółowa analiza 19 ksiąŝek obiektów budowlanych wykazała, Ŝe: Ŝadna z nich nie posiadała wpisów numeru i daty sporządzenia protokołu odbioru obiektu oraz nazwy organu, numeru i daty wydania pozwolenia na uŝytkowanie 6 Dz.U. z 2006 r. Nr 156, poz ze zm. 7 Dz.U. Nr 74, poz. 836 ze zm. 4

5 obiektu, co było niezgodne z 5 pkt 1 lit. c i d rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie ksiąŝki obiektu budowlanego 8, Ŝadna nie posiadała wpisu numeru księgi wieczystej oraz sądu w którym znajduje się księga, co było niezgodne ze wzorem ksiąŝki obiektu budowlanego stanowiącego załącznik do ww. rozporządzenia, 2 ksiąŝki nie posiadały wpisu numeru ewidencyjnego gruntu, co było niezgodne ze wzorem ksiąŝki obiektu budowlanego stanowiącego załącznik do ww. rozporządzenia. w danych identyfikacyjnych obiektu we wszystkich ksiąŝkach, jako zarządcę obiektu od 1 października 2004 r. wpisano TBS w Ostrowi Mazowieckiej Spółka z o.o., natomiast umowę na sprawowanie zarządu zawarto 31 grudnia 2007 r., w Ŝadnej nie dokonano zmiany adresu zarządcy z ul. Bolesława Prusa 66 na ul. Kościuszki 20. Z wyjaśnienia TBS wynika, Ŝe zmiana siedziby Spółki nastąpiła w 2009 r., ale z uwagi na nagromadzenie się obowiązków związanych z organizacją stanowisk pracy w nowej siedzibie przy ul. Kościuszki 20, wpisy do ksiąŝek obiektów budowlanych zostaną uzupełnione w terminie do końca listopada br. 5. Ustalono, Ŝe do 19 ksiąŝek obiektów budowlanych nie dołączono dokumentacji budowy obiektów i dokumentacji powykonawczej, co było niezgodne z art. 64 ust. 3 ww. ustawy Prawo budowlane. Z wyjaśnienia Prezesa Spółki wynika, Ŝe w związku z brakiem części dokumentów zasobu mieszkaniowego, w porozumieniu z właścicielem ww. budynków sukcesywnie są one uzupełniane poprzez wykonywanie inwentaryzacji budowlanych. NIK zwraca uwagę, Ŝe zgodnie z 9 ww. rozporządzenia w sprawie warunków technicznych uŝytkowania budynków mieszkalnych dokumentacja uŝytkowania budynku powinna być systematycznie gromadzona i przechowywana przez cały okres istnienia budynku. 6. Uwagi NIK dotyczą realizacji wniosków z poprzednich kontroli NIK, tj.: nie przeprowadzania przeglądów stanu budynków w porze wiosennej oraz nieuzupełnienia całości brakującej dokumentacji powykonawczej w ksiąŝkach obiektów budowlanych. Ustalono, Ŝe do wszystkich skontrolowanych ksiąŝek obiektów budowlanych dołączono plany sytuacyjne obiektów. 8 Dz.U. Nr 120, poz

6 Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Spowodowanie uchwalenia przez Radę Miejską wieloletniego programu gospodarowania zasobem gminy zawierającego wszystkie informacje, o których mowa w art. 21 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego oraz zasad wynajmowania lokali spełniających wymogi określone w art. 21 ust. 3 i 4 cyt. ustawy. 2. Sprawowanie nadzoru nad Towarzystwem Budownictwa Społecznego w Ostrowi Mazowieckiej Spółka z o.o. w zakresie wykonywania obowiązków zarządcy budynków komunalnych, ze szczególnym zwróceniem uwagi na wykonanie decyzji PINB w sprawie opróŝnienia i rozbiórki budynków oraz na prawidłowość prowadzenia ksiąŝek obiektów budowlanych. 3. Ujmowanie w budŝecie Miasta realnych środków finansowych na remonty budynków pozostających w komunalnym zasobie mieszkaniowym. 4. Zawarcie w umowie o zarząd budynkami komunalnymi zapisów wskazujących zarządcę obiektów, numeru licencji zawodowej oraz ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania nieruchomościami. NajwyŜsza Izba Kontroli na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje od Pana Burmistrza w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 2 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Burmistrzowi prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej Komisji NIK. 6