NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie ul. Kraszewskiego 8, Rzeszów Rzeszów, dnia sierpnia 2008 r. LRZ P/08/075

Transkrypt

1 NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie ul. Kraszewskiego 8, Rzeszów Rzeszów, dnia sierpnia 2008 r. LRZ P/08/075 Pan Bogdan Kaczmar Zastępca Dyrektora Muzeum Okręgowego w Rzeszowie Na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z 23 grudnia 1994r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (Dz. U. z 2007 r., Nr 231, poz. 1701), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie przeprowadziła kontrolę w Muzeum Okręgowym w Rzeszowie w zakresie ochrony i udostępniania zasobów muzealnych w okresie I połowa 2008 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawiono w protokóle kontroli podpisanym w dniu 25 lipca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, stosownie do art. 60 ustawy o NIK, przekazuję Panu Dyrektorowi niniejsze WYSTĄPIENIE POKONTROLNE NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działalność Muzeum w zakresie ochrony i udostępniania zasobów muzealnych w okresie 2006 I połowa 2008, mimo stwierdzonych nieprawidłowości. W kontroli ustalono, Ŝe stan liczbowy muzealiów wzrósł z szt. w 2006 r. do szt. w 2007 r. i szt. w I połowie 2008 r. Na ilość tę złoŝyły się muzealia własne Muzeum szt. w 2006 r., szt. w i szt. w I połowie 2008 r. Pozostałe muzealia w ilości szt. w 2006 r. i 2007 r. i szt. w I połowie 2008 r. stanowiły depozyty. Zgromadzone muzealia posiadały uregulowany pod względem własności stan prawny. Wszystkie muzealia zaewidencjonowane zostały w księgach inwentarzowych. Ogółem zaewidencjonowano szt. muzealiów, przy czym liczba pozycji inwentarzowych zabytków ujętych w księdze wynosiła pozycji (stan na dzień 13 czerwca 2008 r.). 1

2 W kontroli ustalono, Ŝe liczba pozycji inwentarzowych róŝniła się znacząco od wykazywanej w sprawozdaniu K - 02 z działalności muzeum i instytucji paramuzealnej. W sprawozdaniu za 2006 r. wykazano pozycji inwentarzowych, zaś w sprawozdaniu za 2007 r Przyczyną rozbieŝności było zastosowanie odmiennych metodologii liczenia pozycji inwentarzowych. Do jednej z nich wliczano wykazywaną w przeszłości w sprawozdaniach liczbę muzealiów bez przeliczenia jej na liczbę pozycji inwentarzowych wymaganą przez obecnie obowiązującą instrukcję do sprawozdania K W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli Muzeum - wbrew postanowieniom 3 ust. 6 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz. U. Nr 202, poz. 2073) - nie przeprowadziło w ostatnich 5 latach komisyjnej kontroli wszystkich muzealiów w zakresie zgodności zapisów w dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym. Kontrolą tą nie objęto bowiem szt. muzealiów tworzących zbiory działu etnograficznego i muzealiów z działu archeologicznego. W kontroli ustalono, Ŝe przyjmowanie zabytków do zbiorów muzealnych odbywało się bez sporządzenia protokołów przyjęcia, potwierdzających wolę przekazania i przyjęcia zabytków, do czego zobowiązywały postanowienia 2 ww. rozporządzenia. Na podstawie losowo wybranych z inwentarza i depozytów 500 kart katalogu naukowego ustalono, Ŝe nie wszystkie elementy zawarte w kartach zostały w nich wykazane. Ustalono m. in., Ŝe w 204 kartach (40,8%) - nie podano zapisu dotyczącego bibliografii, w 13 kartach (2,6%) - nie podano pochodzenia muzealiów, w 383 kartach (76,6%) - brakowało fotografii muzealiów, przy czym stwierdzono, Ŝe w kartach z fotografiami nie podawano numeru inwentarzowego negatywu, w 134 kartach (26,8%) - nie podano zapisu dotyczącego miejsca przedmiotu, w 16 kartach (3,2%), mimo przeprowadzenia zabiegów konserwatorskich, nie podano o tym fakcie stosownego zapisu, w118 kartach (23,6%) - nie podano autora lub szkoły zabytku. Braki te utrudniają identyfikację muzealiów, a wynikały one z zaniedbania realizacji obowiązku bieŝącej kontroli sporządzania kart katalogu naukowego. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia działania podejmowane w zakresie poprawy warunków przechowywania zgromadzonych zbiorów zrealizowane w 3 spośród 4 obiektów uŝytkowanych przez Muzeum. W budynku głównym wykonano prace budowlane mające na celu zwiększenie powierzchni magazynowej i administracyjnej; w budynku Muzeum Etnograficznego wykonano malowanie sal wystawowych oraz elewacji, a dla Dworu - Spichlerza w Zgłobniu sporządzono stosowną dokumentację projektową. Działania te przyniosły poprawę warunków przechowywania zbiorów oraz stanu technicznego budynków uŝytkowanych przez Muzeum. 2

3 Aktualnie istnieje potrzeba renowacji części polichromii, kompleksowego odmalowania sal wystawowych i korytarzy, renowacji posadzek i parkietów oraz remontu kominów w budynku głównym. W budynku Muzeum Etnograficznego stwierdzono takie potrzeby jak: remont sanitariatów, kominów i czapek kominowych, obróbek blacharskich. Budynek w Zgłobniu ( Dwór - Spichlerz ) wymaga gruntownego remontu. Jego stan techniczny ocenia się jako niedostateczny (obiekt wyłączony został z uŝytkowania). RównieŜ w budynku Muzeum Biograficznego J. Przybosia w Gwoźnicy remontu wymaga poszycie dachowe wraz z więźbą dachową. Budynek ten przeznaczonego do przekazania władzom Gminy. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, Ŝe opracowany przez Muzeum i uzgodniony z Komendantem Wojewódzkim Policji w Rzeszowie w dniu 23 marca 2001 r. Plan Ochrony Muzeum Okręgowego w Rzeszowie ( Plan ochrony ) nie został uaktualniony. Z dniem 1 czerwca 2008 r. zmieniona została organizacja funkcjonowania Muzeum wskutek przeniesienia stanowisk pracy administracji do podlegającego obowiązkowej ochronie budynku ze zbiorami muzealnymi, w związku z trwającą nieprzerwanie od 2005 r. rozbudową budynku administracyjnego. W wyniku tej organizacji zmienił się sposób uŝytkowania pomieszczeń ze zbiorami muzealnymi. Utworzono tam dodatkowe stanowiska pracy zwiększając o 21 osób liczbę pracowników przebywających w tych pomieszczeniach. Prowadzona rozbudowa oraz utworzenie stanowisk w części ze zbiorami muzealnymi spowodowały takŝe zmiany w systemie ochrony (zmiana rodzaju słuŝby, ilości osób, godzin dyŝurów, zakresu obowiązków), zmiany organizacji zabezpieczeń technicznych (zmiany w sygnalizacji włamania i napadu oraz systemu alarmu poŝaru poprzez wyłączenie przedmiotowego zabezpieczenia w części rozbudowywanego budynku administracyjnego). NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, iŝ nie dokonano teŝ aktualizacji dokumentów stanowiących uzupełnienie Planu ochrony. Odnosi się to do instrukcji postępowania w przypadkach szczególnych, instrukcji kontroli ruchu osobowego i materiałowego, instrukcji współdziałania z Policją, Państwową StraŜą PoŜarną i StraŜą Miejską. Dokumentów tych nie zaktualizowano pod kątem dostosowania zawartych w nich zasad i obowiązków do wprowadzonych zmian organizacji funkcjonowania i ochrony Muzeum. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli nie uaktualniony Plan ochrony nie odpowiadał wymaganiom zawartym w przepisach art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie dóbr i mienia (Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz ze zm.). Posiadane przez Muzeum zabezpieczenie techniczne zgromadzonych zbiorów i funkcjonujący w ramach zabezpieczenia system sygnalizacji włamania ma ograniczony zakres zabezpieczeń wskutek braku m. in. funkcji utrwalania obrazu poprzez system telewizyjny lub inne nośniki obrazu, jak równieŝ charakteryzował się technicznym zuŝyciem w wyniku przestarzałych rozwiązań. 3

4 NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia sprawność systemu sygnalizacji poŝaru i wyposaŝenie obiektów w odpowiedni sprzęt. W kontroli ustalono nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia przeciwpoŝarowego obiektów: brak okresowych pomiarów oporności izolacji instalacji elektrycznej oraz instalacji odgromowej, brak odpowiedniego zasięgu wewnętrznych hydrantów, niezgodne z PN N umiejscowienie oznakowania wyjścia i kierunków ewakuacji. NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdza, iŝ w Muzeum występują bariery architektoniczne uniemoŝliwiające dostęp osób niepełnosprawnych do korzystania z muzealiów. Rozbudowa budynku administracyjnego zapewniła osobom niepełnosprawnym korzystanie z parkingu oraz z zasobów bibliotecznych. W ocenie NajwyŜszej Izby Kontroli Muzeum prawidłowo organizowało zabiegi konserwatorskie wykonywane na muzealiach we własnych pracowniach oraz na podstawie zleceń sfinansowanych środkami pochodzącymi z dotacji Ministerstwa Kultury oraz własnymi środkami. Prawidłowo prowadzona była działalność wystawiennicza i oświatowa obejmująca wszystkie prowadzone dziedziny (sztukę, historię, archeologię, etnografię). Odnotowano przy tym dynamikę zarówno liczby zorganizowanych wystaw oraz liczby osób zwiedzających wystawy, w tym grup z młodzieŝą szkolną. Zakres przedmiotowej działalności wzbogaciły prowadzone sympozja i odczyty, spektakle teatralne, koncerty, prezentacje multimedialne, lekcje muzealne dla młodzieŝy szkolnej, kiermasze wydawnictw, a takŝe program Noc Muzeów. Pozytywnie ocenia się prowadzone przez Muzeum badania oraz ekspedycje naukowe, a takŝe prowadzoną działalność naukową i wydawniczą. Zakres tych prac obejmował wszystkie dziedziny działalności Muzeum. Pozytywnie ocenia się równieŝ prowadzoną w ramach promowania swej działalności współpracę Muzeum z innymi ośrodkami kultury, kontakty ze środowiskami twórczymi i opiniotwórczymi, a takŝe prowadzoną działalność artystyczną i upowszechniającą kulturę. Stwierdzono, Ŝe upowszechniając zbiory poza swoją siedzibę, Muzeum przestrzegało procedur wynikających z postanowień 8 i 9 w/w rozporządzenia w sprawie ewidencjonowania zbiorów. Objęte kontrolą 5 największych kwotowo zamówień z 2007 i I połowie 2008 r. złoŝone zostały zgodnie z procedurami wynikającymi z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655). Stwierdzono rzetelne rozliczenia dotacji na zakupy majątkowe i na działalność inwestycyjną. Prowadzona przez Muzeum ewidencja księgowa uwzględniała wymagania wynikające z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, ze zm.). 4

5 Przedstawiając powyŝsze ustalenia, uwagi i oceny Delegatura NajwyŜszej Izby Kontroli w Rzeszowie, stosownie do art. 60 ust. 2 ustawy o NIK, wnosi o realizację następujących wniosków pokontrolnych: 1. W związku z postanowieniem 3 ust. 6 w/w rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach - zapewnienie komisyjnej kontroli muzealiów w zakresie zgodności zapisów w dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym. 2. Zaktualizowanie Planu ochrony do zaistniałych zmian w systemie ochrony Muzeum. Na podstawie art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia do dyrektora Delegatury NajwyŜszej Izby Kontroli w Rzeszowie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W przypadku nieskorzystania z tego prawa, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Rzeszowie oczekuje od Pana Dyrektora, w terminie miesięcznym, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków, bądź o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków lub przyczynach nie podjęcia takich działań. 5