Opis przedmiotu zamówienia Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji (wraz ze złożeniem w komplety i dowozem na miejsce konferencji materiałów konferencyjnych i promocyjnych), organizowanej w ramach Projektu Analiza procesów zachodzących na polskim rynku pracy i w obszarze integracji społecznej w kontekście prowadzonej polityki gospodarczej, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Usługa polega na zorganizowaniu jednodniowej konferencji dla 60-100 osób, promującej Raport Zatrudnienie w Polsce 2014. Przedmiot zamówienie obejmuje: organizację i logistykę przedsięwzięcia wraz ze złożeniem w komplety i dowozem na miejsce konferencji materiałów konferencyjnych i promocyjnych, w tym.: 1) rekrutację uczestników, 2) zakwaterowanie uczestników spoza Warszawy (dla max. 30 osób), 3) obsługę cateringową uczestników konferencji (serwis kawowy dwukrotnie oraz obiad zasiadany), 4) złożenie w komplety dostępnych materiałów konferencyjnych 5) transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych z siedziby Zamawiającego do miejsca konferencji i z powrotem (w przypadku niewykorzystania całej ilości), 6) wypłacenie wynagrodzenia w wysokości 500 złotych na osobę czterem prelegentom wskazanym przez Zamawiającego 7) zapewnienie sali konferencyjnej dla uczestników konferencji 8) obsługę organizacyjno-logistyczną konferencji, itp. 2. OPIS PLANOWANEJ KONFERENCJI Konferencja zostanie przeprowadzona w dniu 16 listopada 2015r. w Warszawie. Planowana liczba uczestników: 60 100 osób, w tym: a) maksymalnie 30 gości z Polski (dla których jest wymagane zakwaterowanie po 1 noclegu dla każdej osoby z dnia poprzedzającego konferencję ze śniadaniem w dniu konferencji); b) maksymalnie 70 gości z Warszawy i okolic (bez kosztów zakwaterowania). Konferencja rozpocznie się o godz. 9.00 i zakończy się około godz. 15.00 Rejestracja uczestników będzie trwała w godzinach 8.00-9.00. Obsługa cateringowa obejmuje 2 przerwy kawowe (serwis konferencyjny) oraz obiad zasiadany.
4. ZAMAWIAJĄCY ZAPEWNIA: a)prowadzenie i moderowanie konferencji; b)przygotowanie ankiet ewaluacyjnych; c)listę instytucji, wśród których należy dokonać rekrutacji uczestników 5. ZADANIA WYKONAWCY: W celu monitorowania działań objętych przedmiotem zamówienia odbywać się będą na wniosek Zamawiającego, w miarę potrzeby, spotkania monitorujące, w których udział brać będą przedstawiciele Wykonawcy i Zamawiającego. Terminy spotkań będą ustalane z 2- dniowym wyprzedzeniem. Miejscem spotkań będzie siedziba Zamawiającego. 5.1. Logistyka konferencji rekrutacja uczestników: - przygotowanie, wydrukowanie i rozesłanie, drogą elektroniczną i w formie pisemnej, kolorowych zaproszeń (z logotypami PO KL, CRZL i UE) wraz z formularzem zgłoszeniowym do potencjalnych uczestników konferencji (według listy instytucji dostarczonej przez Zamawiającego, która może ulegać uzupełnieniom przez Zamawiającego). Zamawiający zastrzega sobie prawo akceptacji wzoru Zaproszenia i wzoru formularza zgłoszeniowego przed rozpoczęciem procesu rekrutacji); - zidentyfikowanie i/lub zweryfikowanie adresów pocztowych i mailowych potencjalnych uczestników konferencji - prowadzenie rekrutacji ciągłej, sposobem tradycyjnym (zgłoszenia przesłane pocztą, faxem) oraz drogą elektroniczną (scany wypełnionych i podpisanych formularzy zgłoszeniowych); - bieżąca korespondencja i kontakt z uczestnikami (według listy instytucji dostarczonej przez Zamawiającego, podlegającej aktualizacji przez Zamawiającego) w celu potwierdzenia ich obecności i innych bieżących kwestii; - prowadzenie i uzupełnianie na bieżąco listy uczestników, z podziałem na listę podstawową i rezerwową (w przypadku rezygnacji osoby z listy podstawowej jej miejsce zajmuje osoba z listy rezerwowej); - raportowanie na wezwanie Zamawiającego o aktualnej liczbie gości, którzy potwierdzili udział w konferencji; - opracowanie ostatecznej listy uczestników i przedstawienie do akceptacji Zamawiającego na trzy dni przed datą konferencji (uczestnikami konferencji będą również prelegenci oraz przedstawiciele Zamawiającego); 5.2. Zapewnienie sali konferencyjnej Zamawiający wymaga spełnienia następującego standardu sali konferencyjnej: a) Lokalizacja sali konferencyjnej w hotelu lub centrum seminaryjno-konferencyjnym spełniającym warunki obiektu kategorii trzygwiazdkowej dla około 100 osób, w odległości nie większej niż 3 km od siedziby Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, ul. Nowogrodzka 1/3/5 w Warszawie. b) Sala konferencyjna z możliwością regulacji temperatury w zależności od potrzeb zgłaszanych przez uczestników konferencji i oświetleniem umożliwiającym komfortowy przebieg konferencji.
W przypadku sal o dużym naświetleniu słonecznym podczas konferencji w oknach sal muszą być zainstalowane rolety. Wielkość sal musi być dostosowana do ilości uczestników konferencji. Sale konferencyjne powinny dysponować przestrzenią przystosowaną do ilości uczestników konferencji. Zamawiający nie dopuszcza wykorzystania sal restauracyjnych do celów przeprowadzenia konferencji. Sale szkoleniowe muszą być wyposażone w: zaplecze sanitarne, wygodne miejsca dla każdego uczestnika, co najmniej trzy mikrofony bezprzewodowe osobne dla prowadzącego, prelegenta/ów, w zależności od koncepcji przebiegu konferencji, 2 komputery lub laptopy podłączone do projektora multimedialnego, projektor multimedialny, odpowiedniej wielkości ekran do projekcji; c) Wykonawca jest odpowiedzialny za sprawność i zapewnienie obsługi technicznej sprzętu wykorzystywanego podczas konferencji; d) Położenie sali oraz infrastruktury towarzyszącej musi umożliwiać samodzielny dostęp dla osób niepełnosprawnych oraz znajdować się z pobliżu wydzielonego miejsca, w którym zorganizowany będzie catering dla uczestników konferencji; e) Zamawiający wymaga, aby lokalizacja konferencji uwzględniała możliwość dogodnej komunikacji do/z miejsca konferencji z wykorzystaniem publicznych środków transportu (transportu autobusowego, kolejowego i tramwajowego zaplanowanego lub zleconego przez władze publiczne i zapewnianego przez przedsiębiorstwa prywatne, komunalne lub państwowe); f) Wykonawca zapewni bezpłatny parking dla uczestników konferencji; g) Miejsce organizacji konferencji w Warszawie będzie podlegało akceptacji Zamawiającego. 5.3. Logistyka konferencji - część organizacyjna: - opracowanie programu konferencji (na podstawie wkładu merytorycznego przekazanego przez Zamawiającego) do akceptacji przez zamawiającego; - przygotowanie (produkcja) tabliczek dla prelegentów, identyfikatorów dla uczestników, wydrukowanie w kolorze programu konferencji, oznaczeń sali konferencyjnej, listy obecności itp. do akceptacji przez Zamawiającego; - transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych z siedziby Zamawiającego w Warszawie do miejsca konferencji w ostatni piątek przed organizacją konferencji oraz ich transport (pozostałych, niewykorzystanych materiałów) z miejsca konferencji do siedziby Zamawiającego w Warszawie jeden dzień po organizacji konferencji; - dystrybucja wśród uczestników konferencji materiałów konferencyjnych; - zorganizowanie przy sali konferencyjnej stanowiska recepcyjnego; - zapewnienie obsługi recepcyjnej - 2 osoby - na stanowisku recepcyjnym; - umieszczenie przy sali konferencyjnej materiałów promocyjnych; - rejestracja uczestników i rozdanie materiałów konferencyjnych, w tym ankiet ewaluacyjnych; - zapewnienie obsługi technicznej i logistycznej (2 osoby) - w sali konferencyjnej; - opracowanie mapki sytuacyjnej z oznaczonym miejscem konferencji wraz z opisem trasy dojazdowej i podaniem numerów linii autobusowych/tramwajowych itp. do akceptacji przez Zamawiającego; Zamawiający zastrzega sobie sposób ustawienia krzeseł, stołu prezydialnego, ekranu, ustawienie (ekspozycji) materiałów promocyjnych itp.
5.3 Zapewnienie zakwaterowania dla maksymalnie 30 osób spoza Warszawy, uczestników konferencji: - po 1 noclegu (pokój jednoosobowy lub w pokój dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania z osobną łazienką) dla każdej osoby z dnia poprzedzającego konferencję wraz ze śniadaniem w dniu konferencji, - w odległości nie większej niż 3 km od miejsca konferencji; - w hotelu lub centrum seminaryjno-konferencyjnym spełniającym warunki obiektu kategorii trzygwiazdkowej* 1 ; - śniadanie w miejscu zakwaterowania (dla uczestników korzystających z noclegu). 5.4 Obsługa cateringowa uczestników konferencji obejmuje: serwis kawowy (dwukrotnie) oraz obiad zasiadany, w tym: - zapewnienie stołów, obrusów, zastawy i sztućców; - dwie przerwy kawowe, w ramach każdej wykonawca zapewni: kawę czarną zaparzaną w termosach, minimum 200ml na osobę; 3 rodzaje herbat w torebkach + wrzątek, minimum 140 saszetek (około 2/3 saszetek herbaty czarnej i 1/3 saszetek herbat smakowych), mleko do kawy, cukier, cytryny pokrojone; 3 rodzaje ciast na paterach w ilości minimum dwa ciastka na osobę np. sernik, szarlotka, ciastko biszkoptowe z kremem, makowiec, babeczki; soki owocowe w ilości minimum 0.25l na osobę, np. pomarańczowy, grejpfrutowy, jabłkowy (minimum dwa rodzaje), woda mineralna w ilości minimum 0,25l na osobę ( około 2/3 niegazowana i 1/3 gazowana); - obiad obejmujący: porcję zupy dla każdej osoby w ilości minimum 200ml (dwa rodzaje zup do wyboru) oraz 3 ciepłe dania główne do wyboru, w tym dwa rodzaje potraw mięsnych oraz jeden rodzaj potrawy jarskiej(w proporcjach około 1/3 ; 1/3 ; 1/3), do każdej potrawy porcja ziemniaków lub zamiennie (makaron, ryż, kasza). Każdy zestaw dania głównego powinien obejmować: minimum 150 gram mięsa lub potrawy jarskiej, minimum 200 gram ziemniaków lub makaronu, ryżu/kaszy, minimum 150 gram surówki lub warzyw gotowanych; deser (ciastka na paterach lub galaretka po 1 sztuce dla każdego); 0,25l soku owocowego dla każdego; - serwis gastronomiczny w formie tzw. bufetu szwedzkiego dla wszystkich uczestników konferencji, obejmujący: przygotowanie, sprzątanie, obsługę kelnerską; Zamawiający wyklucza możliwość wykorzystania przez Wykonawcę sztućców i naczyń jednorazowego użytku, w tym wykonanych z plastiku. Zamawiający zastrzega sobie akceptację menu. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji menu nie później niż na siedem dni roboczych przed rozpoczęciem konferencji. Zamawiający wymaga, aby przerwy kawowe i obiad były serwowane w pomieszczeniu zarezerwowanym dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym i oznakowanym obszarem dla uczestników. Zamawiający wymaga, by w trakcie konferencji był nieprzerwanie zapewniony serwis napojów. 1 Zaszeregowanie hoteli do odpowiedniej kategorii w oparciu o Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelowych i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169).
6. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: W ciągu 7 dni od daty zwarcia umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu: szczegółowy harmonogram realizacji umowy; planowane warunki zakwaterowania, informację dotyczącą obsługi cateringowej, w tym wstępne propozycje menu. W ciągu 2 dni roboczych po przeprowadzeniu konferencji, Wykonawca przedstawi pisemne sprawozdanie(produkt) ze zrealizowanych zadań, wraz z załącznikami, którymi będą: - kopie (podpisane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę) wypełnionych i podpisanych formularzy zgłoszeniowych, przesłanych przez uczestników konferencji do Wykonawcy (przesłane na etapie rekrutacji pocztą, fax-em lub scany przesłane drogą elektroniczną). - podpisana przez uczestników oryginalna lista obecności (rozumiana jako imię, nazwisko, podpis uczestnika) wraz z potwierdzeniem odebrania materiałów konferencyjnych, - pisemne potwierdzenie z hotelu/ośrodka o wykorzystaniu miejsc noclegowych (imienna lista osób korzystających z noclegu, na papierze firmowym hotelu, opatrzona pieczęcią firmową oraz imienną i podpisana przez przedstawiciela hotelu/ośrodka), - zebrane ankiety ewaluacyjne. 7.UBEZPIECZENIE UCZESTNIKÓW KONFERENCJI: Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (polisa NNW) oraz kosztów leczenia na czas trwania konferencji na kwotę co najmniej 5000 zł. 7. WIZUALIZACJI KONFERENCJI: Wykonawca zapewni wizualizację w sali konferencyjnej i jej otoczeniu w stopniu uzgodnionym z Zamawiającym. Wykonawca zapewni transport banerów i ścianki wystawienniczej z siedziby Zamawiającego w Warszawie do miejsca konferencji w ostatni piątek przed konferencją oraz ich transport z miejsca konferencji do siedziby Zamawiającego w Warszawie jeden dzień po organizacji konferencji. Wykonawca zapewni wizualizację konferencji, w tym materiałów logistycznych (np. lista obecności, zaproszenia, identyfikatory, tabliczki, oznaczenia sali konferencyjnej i materiałów zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które są dostępne pod adresem www.efs.gov.pl. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczania informacji, że realizowana usługa jest finansowana z udziałem środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej, oraz stosowania obowiązujących logotypów: Unii Europejskiej (UE) i Europejskiego Funduszu Społecznego, Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich (CRZL), Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS), Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). Wykonawca umieści logo UE i EFS, CRZL, MPiPS oraz PO KL, a także informację o współfinansowaniu przedmiotu umowy z EFS w Raporcie, na materiałach informacyjnych, prasowych, promocyjnych,
konferencyjnych dotyczących realizacji przedmiotu umowy oraz na oficjalnej korespondencji bezpośrednio związanej z realizacją przedmiotu umowy.