Instrukcja do Kojarzenia Płatności w systemie i-serwis UWAGA: Z uwagi na mechanizmy oparte na technologii AJAX zaleca się, aby do celów kojarzenia płatności korzystad z nowoczesnych przeglądarek (np. Firefox 3). Różnica w szybkości działania w porównaniu np. do przeglądarki Internet Explorer 6.0 jest kilkukrotna. Dostęp do modułu Kojarzenie Płatności można uzyskad przechodząc do zakładki Kojarzenie płatności (patrz Rysunek 1) Rysunek 1 Moduł składa się z 3-ch podstron, pomiędzy którymi użytkownik jest przełączany automatycznie przez kreator: 1. Kojarzenie nadpłat * 2. Kojarzenie płatności 3. Lista skojarzeo * Lista nadpłat może obejmowad faktury korygujące oraz dowody, z których powstały nadpłaty (przelewy bankowe, dowody wpłat do kasy itp.) W pierwszym kroku wyświetlona zostanie podstrona 1. Kojarzenie nadpłat. (UWAGA: Jeśli na Paostwa koncie nie istnieją żadne dokumenty kredytowe (zwane dalej nadpłatami), zostaną Paostwo automatycznie przekierowani przez system do podstrony 2. Kojarzenie płatności. 1. Kojarzenie nadpłat Po załadowaniu strony wyświetlane są dwie listy wyboru. Pierwsza zawiera wszystkie nadpłaty a druga wszystkie dokumenty debetowe (zwane dalej fakturami). Dokumenty z obydwu list można wzajemnie kojarzyd między sobą. Po rozwinięciu listy oprócz numeru dokumentu w nawiasach kwadratowych pokazana jest kwota na jaką można skojarzyd dokument oraz termin płatności dokumentu (w przypadku faktury) lub termin wystawienia dokumentu (w przypadku nadpłaty). Użytkownik może zawęzid zakres wyświetlanych dokumentów, według wyżej wspomnianych dat. W tym celu należy wybrad (przy pomocy kalendarza) odpowiednią datę Od oraz Do i kliknąd przycisk Załaduj dokumenty (patrz Rysunek 2).
Rysunek 2 W celu przystąpienia do kojarzenia nadpłaty postępujemy kolejno: 1. wybieramy dokumenty nadpłat z listy (patrz Rysunek 3). Rysunek 3 Nad listą wyboru (po jej rozwinięciu) widoczny jest napis Wpisz tekst aby wyszukad (tylko dla faktur), sugeruje on, że w celu wyszukania konkretnego dokumentu możemy wpisad fragment tekstu, który nas interesuje (np. fragment numeru dokumentu, lub kwota) (patrz Rysunek 4).
Rysunek 4 2. wybieramy z listy fakturę do skojarzenia Po wybraniu nadpłaty w analogiczny sposób postępujemy z fakturą. Po wybraniu obu dokumentów uzyskujemy widok podobny do tego z Rysunku 5. Rysunek 5 Otrzymujemy tabelkę z dodatkowymi informacjami o wybranych dokumentach.
Zatwierdzamy wybór klikając przycisk Dodaj Po wybraniu dokumentów zatwierdzamy wybór klikając przycisk Dodaj. Powoduje to automatyczne utworzenie nowej wskazówki płatniczej o typie Nadpłata (patrz Rysunek 6) Kroki od pkt 1 do pkt 3 można powtarzad wielokrotnie, aby na jednej wskazówce umieścid wiele skojarzeo. Rysunek 6 Po zdefiniowaniu wszystkich skojarzeo jakie nas interesują klikamy przycisk Dalej, spowoduje to przejście do następnej podstrony 2. Kojarzenie płatności. UWAGA: Możemy ominąd ten etap czyli podstronę 1. Kojarzenie nadpłat klikając w menu w podstronę 2.Kojarzenie płatności (patrz Rysunek 7). Rysunek 7
2. Kojarzenie płatności Po otwarciu strony wyświetla się lista wszystkich niezapłaconych faktur z okresu 1 miesiąca. Liczba wyświetlonych faktur jest ograniczona do 15 szt. na stronę (Rysunek 8). Mogą Paostwo to zmienid wybierając odpowiednią wartośd z listy dokumentów na stronie. Rysunek 8 Jeśli ilośd dostępnych faktur przekracza ilośd faktur jakie wyświetlają się na stronie, pokaże się opcja jak na Rysunku 9. Pozwala to na przechodzenie między poszczególnymi stronami z dokumentami. Rysunek 9 W przypadku gdy Paostwo zdecydują się na zapłacenie za dany dokument w całości, można kliknąc przycisk Płacę, dostępny przy każdej fakturze. Spowoduje to, że w pole określające kwotę do zapłaty
zostanie automatycznie wpisana kwota jaka pozostała do zapłacenia za dany dokument (Rysunek 10). Rysunek 10 UWAGA: Kwoty wpisane w pola do zapłaty są pamiętane przy przechodzeniu między kolejnymi stronami. Aby wyczyścid wpisy zapamiętane na innych stronach należy kliknąd przycisk Wyczyśd listę płatności. Mogą Paostwo także wpisad ręcznie dowolną kwotę, pod warunkiem, że nie jest ona wyższa od kwoty, jaka pozostała do zapłacenia za dany dokument. Po wpisaniu kwot do zapłaty za wybrane dokumenty klikamy przycisk Dalej (Rysunek 8 i 9). Powoduje to przejście do kolejnego etapu 3. Lista skojarzeo. 3. Lista skojarzeń Strona z listą skojarzeo domyślnie otwiera się z zakresem dat obejmującym 1 miesiąc, oraz wyświetla tylko wskazówki o statusie nowe (od dnia 28-01-2009 o statusie zaakceptowane)(rysunek 11). W praktyce oznacza to, że przechodząc cały proces kojarzenia płatności, w tym etapie otrzymujemy podgląd na 2 wskazówki, które różnią się polem Typ. Jedna posiada typ Nadpłaty a druga Płatności. Aby wskazówki zostały przetworzone przez system księgowy należy je zaakceptowad (od dnia 28-01-2009 wskazówek nie trzeba akceptowad, wskazówki automatycznie otrzymują status zaakceptowane). Należy zaznaczyd, że skojarzenie o typie Nadpłaty możemy jeszcze edytowad (dopóki ma status Nowe), przechodząc w menu do etapu 1. Kojarzenie nadpłat. W przypadku skojarzenia o typie Płatności nie mamy takiej możliwości i w przypadku, gdy skojarzenie jest z jakiś powodów błędne możemy je tylko usunąd.
ACTION S.A. przetwarza tylko zaakceptowane wskazówki płatnicze. Wskazówki typu Nadpłata kojarzone są w nocy, w dniu, kiedy zostały przez Paostwa zaakceptowane. W przypadku wskazówek typu Płatności powinni Paostwo wykonad przelew na konto ACTION S.A., na kwotę równą wskazówce, w tytule którego znajdowad się musi numer wskazówki. Przy wprowadzaniu takiego przelewu do systemu, zostanie on automatycznie skojarzony z fakturami zgodnie z dyspozycją ze wskazówki. Rysunek 11 W celu szczegółowego podglądu dokumentów z jakich składa się dana wskazówka należy kliknąd w jej identyfikator. Rysunek 12