Zapytanie ofertowe 30/2013/GSWB Gdańsk, 14 października 2013 Kierujący zapytanie: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr 4 80-245 Gdańsk KRS 0000273179, NIP 9570959922, Skład Zarządu Marcin Kowalewski - Prezes, Tomasz Maruszak - Wiceprezes, Piotr Olech Sekretarz, Karolina Weiner Członek Zarządu, Rafał Stenka Członek Zarządu Komisja Konkursowa Piotr Olech, Tomasz Wysocki, Paweł Janowski Konsultacje zapytania ofertowego Katarzyna Piętka- Radca Prawny Przygotowanie zapytania ofertowego: Tomasz Wysocki, Paweł Janowski zwane dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art. 70 1 70 5 Kodeksu cywilnego na usługę konferencyjną, cateringową i hotelarską oraz tłumaczenia symultanicznego związaną z organizacją konferencji międzynarodowej w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). I. Przedmiot Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Warszawie w dniach 26-27 marzec 2014 r. dwu dniowej konferencji międzynarodowej w ramach projektu systemowego Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). II. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia 1. Termin konferencji: 26-27.03.2014 r. 2. Liczba uczestników: 120 osób. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji. Najpóźniej 72 godziny przed terminem konferencji Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników, na podstawie której zostanie dokonana kalkulacja płatności za realizację zamówienia. 3. Lokalizacja: Miasto Warszawa (w granicach administracyjnych dzielnicy śródmieście, gmina Warszawacentrum). 4. Ogólne wymagania wobec ośrodka: obiekt hotelarski/ szkoleniowy/ konferencyjny o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) w przypadku hotelu lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowemu w przypadku obiektów innych niż hotel, posiadający bazę noclegową dla minimum 100 osób, salę konferencyjną na ok. 120 osób w układzie bankietowym oraz 3 sale szkoleniowe w układzie teatralnym na ok. 40 osób. Dopuszcza się możliwość, aby sale szkoleniowe zostały wyodrębnione z sali konferencyjnej sztywną, dźwiękoszczelną przegrodą. Wykonawca zapewni możliwość nieodpłatnego przechowania bagażu uczestników oraz parking dla uczestników konferencji, a także bezpłatny dostęp do bezprzewodowego Internetu dla uczestników wydarzenia. 5. Tłumaczenie symultaniczne: tłumaczenie symultaniczne w języku angielskim w czasie trwania całej konferencji we wszystkich salach tłumaczenie z języka angielskiego na polski oraz równolegle z języka polskiego na angielski.
6. Zadania Wykonawcy: 6.1. Zapewnienie jednej sali konferencyjnej dla 120 osób wg harmonogramu w pkt. 7. 6.2. Zapewnienie trzech sal szkoleniowych dla 40 osób wg harmonogramu w pkt. 7. 6.3. Zapewnienie usługi cateringowej. 6.4. Zapewnienie noclegu dla uczestników konferencji. 6.5. Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego w czasie trwania konferencji. 7. Szczegółowy opis zadań Wykonawcy: Ad. 6.1 Sala konferencyjna dla 120 osób, przestrzenna i jasna, dostosowana do maksymalnej liczby uczestników. Sala powinna być klimatyzowana, z dostępem do światła dziennego i możliwością zaciemniania. Wykonawca zapewni salę konferencyjną na 2 dni spotkania, tj. w dniach 26-27 marca 2014 r., zgodnie z harmonogramem wskazanym w pkt. 8. Wyposażenie sali: krzesła dla uczestników z miękkimi siedziskami w układzie bankietowym; stoły w kształcie okrągłym / owalnym, ustawienie krzeseł ma zapewniać swobodny widok na ekran oraz swobodny dostęp uczestników do miejsc siedzących; stół prezydialny, dla co najmniej 5 osób z krzesłami z miękkimi siedziskami, prostokątny, osłonięty do podłogi; nagłośnienie, w tym minimum 2 mikrofony na stole prezydialnym i dodatkowo 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników konferencji; woda mineralna na stole prezydialnym ekran, rzutnik multimedialny; 2 stoliki do rejestracji uczestników przed salą konferencyjną, wyposażony w krzesła dla minimum 2 osób; zapewnienie na sali miejsca do ustawienia roll-up a Zamawiającego oraz umieszczenie na drzwiach sali informacji o konferencji, które Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 2 dni przed konferencją; dostępne i sprawne zaplecze sanitarne, w pobliżu sali konferencyjnej. Obsługa techniczna: W ramach zadania Wykonawca będzie zobowiązany do: przygotowania sali wedle uzgodnień z Zamawiającym (m.in. ustawienie stołów i krzeseł) podłączenia i zsynchronizowania sprzętu elektronicznego oraz bieżące reagowanie na ewentualne potrzeby w tym zakresie; zapewni osobę/osoby do obsługi technicznej na sali konferencyjnej przed i w trakcie trwania konferencji. Ad. 6.2 Sale szkoleniowe powinny być dostępne dla Zamawiającego w dniach 26-27 marzec 2014 według harmonogramu podanego w punkcie 7. Sale mogą być odrębnymi pomieszczeniami lub być wyodrębnione z dużej sali sztywną i dźwiękoszczelną przegrodą. Wyposażenie sal: stoły, krzesła dla uczestników z miękkimi siedziskami; ustawienie stołów i krzeseł: w podkowę, ma zapewniać swobodny widok na ekran oraz swobodny dostęp uczestników do miejsc siedzących. stół prezydialny, dla co najmniej 5 osób z krzesłami z miękkimi siedziskami, prostokątny, osłonięty do podłogi; woda mineralna; nagłośnienie, w tym minimum 2 mikrofony bezprzewodowe dla prowadzących i uczestników konferencji; ekran; rzutnik multimedialny
Ad. 6.3 Zapewnienie usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników konferencji na podstawie menu zaakceptowanego przez Zamawiającego: Dzień pierwszy (120 osób): obiad, ciągły serwis kawowy wspólny dla wszystkich sal według harmonogramu dostępny dla uczestników na godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia, kolacja. Dzień drugi (120 osób): śniadanie (tylko goście nocujący), obiad, ciągły serwis kawowy wspólny dla wszystkich sal według harmonogramu Na wyżywienie podczas obu dni konferencji składają się: śniadanie (dla osób nocujących): w formie bufetu szwedzkiego; w formie zasiadanej, do wyboru: sery, wędliny, różnego rodzaju pieczywa, jajka, płatki kukurydziane, masło, mleko, kawa, herbata, woda, soki, warzywa. obiad: podany w formie szwedzkiego bufetu, w formie zasiadanej lub stojącej, składający się minimalnie z: gorącego dania (2 rodzaje do wyboru, w tym uwzględniające wersję dla wegetarian); zupy, soków (2 rodzaje do wyboru)/woda mineralna gazowana i niegazowana; serwis kawowy: kawa, herbata, mleko do kawy w dzbankach, cukier, cytryna, co najmniej 3 rodzaje ciasteczek kruchych, woda mineralna gazowana i niegazowana kolacja: podana w formie szwedzkiego bufetu; w formie zasiadanej, składająca się minimalnie z: gorącego dania (2 rodzaje do wyboru, w tym uwzględniające wersję dla wegetarian); sałatki (dwie do wyboru); do wyboru: pieczywa różnego rodzaju, wędliny, sery, masło, warzywa, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, cytryna Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, obrusy, serwetki, zastawa ceramiczna i szklana, sztućce nie plastikowe). Zamawiający zastrzega, aby posiłki podawane były w budynku, w którym odbywać się będzie konferencja, w pomieszczeniach z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji - odrębnych od sali konferencyjnej, o powierzchni dostosowanej do maksymalnej liczby uczestników i pozwalającej na swobodne przemieszczanie się uczestników konferencji. Pomieszczenie, w którym serwowane będą posiłki powinno umożliwiać uczestnikom konferencji ich spożycie przy stolikach, w formie zasiadanej lub stojącej ( z wyjątkiem śniadania i kolacji, które powinny być serwowane w formie zasiadanej). Najpóźniej na 3 dni przed terminem konferencji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji propozycję menu. Zamawiający w terminie 1 dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. Ad. 6.4 Zapewnienie noclegów dla wszystkich uczestników spotkania w pokojach 2-osobowych lub 1-osobowych, wyposażonych w łazienkę w obiekcie, w którym będzie realizowana usługa konferencyjna, w następujących terminach: w nocy z 26/27 marca 2014 dla 80 osób; Ad. 6.5 Tłumaczenie symultaniczne: W ramach zapewnienie tłumaczenia symultanicznego wykonawca zobowiązany będzie do: zapewnienia sprzętu do tłumaczenia symultanicznego w czasie trwania konferencji na wszystkich salach według harmonogramu w punkcie 8 zapewnienie tłumaczy w czasie trwania konferencji na wszystkich wydarzeniach według harmonogramu zapewnienie obsługi do wydawania i odbierania odbiorników sprzętu symultanicznego
8. Ramowy (wstępny) harmonogram konferencji 26 marca 2014r. 10.00 11.00 zakwaterowanie i rejestracja uczestników 11.00 12.30 1 część konferencji duża sala konferencyjna 12:30 12:45 przerwa kawowa 12:45 14:00 2 cześć konferencji duża sala konferencyjna 14.00 15.00 przerwa obiadowa 15.00 16.30 3 część konferencji równoległe sesje warsztatowe (3 standardy) trzy sale szkoleniowe 16.30 17.00 Przerwa kawowa 17:00 18:30 4 część konferencji równoległe sesje warsztatowe (3 standardy) trzy sale szkoleniowe 18.30 Kolacja 27 marca 2014 r. 09.30 10.30 1 część konferencji duża sala konferencyjna, wystąpienia 10:30 10:45 przerwa kawowa 10:45 12:15 2 cześć konferencji duża sala konferencyjna, panel dyskusyjny 12.15 12.30 przerwa kawowa 12.30 14.30 3 część konferencji równoległe sesje warsztatowe trzy sale szkoleniowe 14:30 15:00 Podsumowanie sesji warsztatowych: duża sala konferencyjna 15.00 16.00 przerwa obiadowa Szczegółowy harmonogram prac dostosowany pod potrzeby Zamawiającego zostanie dostarczony wykonawcy na 3 dni robocze przed zaplanowanym spotkaniem. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: 55100000-4 Usługi hotelarskie noclegowe; 55100000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków. 55120000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. 79540000-1 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych III. IV. Uwagi ogólne. 1. Nie później niż 3 dni robocze przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający dostarczy szczegółowy program konferencji z zaznaczeniem ostatecznych godzin poszczególnych posiłków, przerw kawowych, godzin wykorzystania sal szkoleniowych. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić założenia planu spotkania. 2. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 3. Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy, zgodnie z którą będzie realizowane zamówienie. Oferta powinna zawierać: 1. Formularz ofertowy według dołączonego załącznika nr 2 z podaniem cen brutto w złotówkach polskich. 2. Oświadczenie o braku powiązań z zamawiającym według załącznika nr 1. 3. Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 7 dni przed realizacją usługi. b) Warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu. c) Możliwości skorzystania z usług większej ilości osób niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 72 godziny przed rozpoczęciem konferencji. d) Płatność za realizację usługi przelewem w terminie 14 dni po zrealizowaniu zamówienia i otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury.
V. Kryteria oceny ofert: 1. Cena waga kryterium 100%. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium - oferta z najkorzystniejszą ceną otrzymuje 100 punktów, a każda kolejna otrzymuje punktację pomniejszoną w sposób proporcjonalny w następujący sposób: VI. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji Zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII. Informacje końcowe W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty do dnia 28 października 2013 r. drogą mailową na adres t.wysocki@pfwb.org.pl lub w biurze Zamawiającego ul. Ks. J. Zator Przytockiego 4, 80-245 Gdańsk, w godzinach 08:00-16:00 Decydująca jest data wpływu oferty. Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert. Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL EFS sztywno skalkulowane kwoty na realizację niniejszego zamówienia. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje dotyczące ceny z każdym Oferentem. Wynikiem negocjacji będzie wyznaczenie dodatkowego terminu, w którym wszyscy oferenci będą mogli złożyć oferty z nową niższą ceną.