Załącznik nr 1 do Ogłoszenia Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Kompleksowa organizacja wyjazdowej misji gospodarczej do USA do Doliny Krzemowej połączonej z udziałem w targach CES 2018 w Las Vegas Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczy usługi polegającej na wykonaniu kompleksowej, merytorycznej i logistycznej organizacji wyjazdowej misji dla lubuskich przedsiębiorców oraz przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego, realizowanej w ramach projektu pn. Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych (nr RPLB.01.04.01-08-0002/16), współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, Działanie 1.4. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP, Poddziałanie 1.4.1. Promocja regionu i umiędzynarodowienie sektora MŚP projekty realizowane poza formułą ZIT, zwanym dalej Misją oraz opracowania materiałów informacyjno promocyjnych. Termin realizacji usługi: między 6 a 16 stycznia 2018 r. Misja musi trwać minimum 7 dni włącznie z transferami oraz obejmować udział w międzynarodowych targach CES 2018 w Las Vegas oraz wizytę w Dolinie Krzemowej i San Francisco. Miejsce organizacji usługi: Las Vegas, San Francisco, Dolina Krzemowa, USA Ilość osób: 14 (10 przedsiębiorców i 4 przedstawicieli samorządu) Zamawiający informuje, iż głównym celem Misji jest ułatwienie nawiązania współpracy i wymiany handlowej poprzez udział lubuskich przedsiębiorców w międzynarodowych targach CES 2018 w Las Vegas oraz w Dolinie Krzemowej i San Francisco. 1. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę polegającą na opracowaniu szczegółowego programu Misji pod względem merytorycznym i logistycznym wraz z jej kompleksową organizacją oraz rozliczeniem i przygotowaniem materiałów promocyjno-informacyjnych. W Misji udział weźmie 14 osób, w tym lubuscy przedsiębiorcy wybrani przez Zamawiającego drogą rekrutacji, a także przedstawiciele lubuskiego samorządu. Zamawiający przedłoży Wykonawcy najpóźniej do 14 dni roboczych od daty podpisania Umowy imienną listę osób biorących udział w Wyjeździe. 2. Oferta Wykonawcy powinna obejmować w szczególności koszty: 1) Transport lotniczy uczestników misji: (preferowane połączenia bezpośrednie z lotnisk Warszawa/Berlin) San Francisco Las Vegas 2) Transport osób na/z lotniska do dwóch wskazanych przez Zamawiającego lokalizacji na terenie województwa lubuskiego oraz na lotniska na terenie USA: Zielona Góra/Gorzów Wlkp. USA (Las Vegas i San Francisco) Zielona Góra/Gorzów Wlkp., 3) transportu osobowego na terenie USA,
4) transportu materiałów promocyjnych, 5) noclegów i wyżywienia uczestników, 6) przygotowania spotkań B2B i spotkań z przedstawicielami WPHI/ZBH lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem wraz z wynajmem sali konferencyjnej, 7) tłumaczeń konsekutywnych i symultanicznych, 8) zapewnienia tłumaczy/opiekunów, 9) wykonania materiałów informacyjno-promocyjnych (drukowanych i multimedialnych), 10) zakupu biletów wstępu na targi CES 2018 w LAS VEGAS oraz na wydarzenia towarzyszące, np. match-making, giełdy kooperacyjne itp., 11) pośredniczenia w uzyskaniu wymaganych dokumentów podróżnych oraz ich opłacenia (np. wiza) 12) ubezpieczenia zdrowotnego i NNW na czas Misji, 13) wypożyczenia telefonów komórkowych z kartami sim i limitem rozmów oraz transmisją danych, 14) przygotowanie spotkania informacyjnego dla uczestników Misji w Zielonej Górze (przed misją), 15) przygotowanie w Zielonej Górze spotkania ewaluacyjnego po zakończonej Misji. 3. Przebieg misji. Misja powinna trwać łącznie z wylotem, przylotem i przejazdami minimum 7 dni, z czego co najmniej 5 pełnych dni będzie wypełnione merytorycznymi wydarzeniami wg planu uzgodnionego i zaakceptowanego przez Zamawiającego. Program misji musi obejmować udział w międzynarodowych targach CES w LAS VEGAS 2018 oraz spotkania B2B w San Francisco i Dolinie Krzemowej. a) Zamawiający wymaga skoordynowania logistyki przejazdów i przelotów z województwa lubuskiego do USA, tj. do Las Vegas i San Francisco oraz z powrotem dla wszystkich uczestników ze strony polskiej. Wykonawca w pierwszym dniu Misji zorganizuje co najmniej 2 miejsca odbioru uczestników (i odwozu), tzn. jedno miejsce w Zielonej Górze i jedno miejsce w północnej części województwa lubuskiego wskazane przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni po jednym pojeździe do każdej z lokalizacji i zapewni jak najkrótszy i najbardziej komfortowy dla uczestników kurs jazdy. b) Przy organizacji wyjazdu Wykonawca zobowiązany jest ściśle współpracować z Zamawiającym, z Ambasadą RP w USA, Wydziałem Promocji Handlu i Inwestycji z terenu USA (WPHI) lub Zagranicznym Biurem Handlowym (ZBH) Polskiej Agencji Inwestycji i Handlu lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. c) Wykonawca zobowiązany jest do pośredniczenia w uzyskaniu wymaganych dokumentów podróżnych, takich jak wiza (wymagana do wjazdu na teren USA). Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów przy ww. procedurach. d) Na czas trwania całej Misji Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności co najmniej dwóch osób: opiekuna i tłumacza, posiadających doświadczenie w organizacji i obsłudze wyjazdowych misji gospodarczych, w tym spotkań B2B. Opiekun grupy musi posługiwać się językiem angielskim na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy. Będzie odpowiedzialny za prawidłowe wykonanie usługi, rozwiązywanie ewentualnych problemów (zdarzenia losowe), jeśli takowe się pojawią w trakcie realizacji umowy. Tłumacz/tłumacze ze znajomością języka angielskiego na poziomie min. C1 wg kryteriów Rady Europy i polskiego będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie tłumaczeń ustnych konsekutywnych. Czas trwania Misji rozumie się od momentu wyjazdu z województwa lubuskiego do momentu powrotu na teren województwa. e) Wykonawca poprzez obecność swoich przedstawicieli zapewni bezpośredni nadzór nad logistycznym przebiegiem całej Misji i pobytu grupy. f) Językiem Misji jest język: angielski i polski. Zamawiający dopuszcza język hiszpański w przypadku, gdy w spotkaniach B2B, giełdzie kooperacyjnej lub innych wydarzeniach o charakterze match-makingowym
będą brali udział przedsiębiorcy z Ameryki Środkowej i Południowej. Na czas realizacji jego poszczególnych elementów, Wykonawca zapewni odpowiednią ilość tłumaczy konsekutywnych oraz symultanicznych z języka polskiego na język angielski ilość tłumaczy na poszczególne wydarzenia zostanie ustalona razem z Zamawiającym i wymaga końcowej akceptacji Zamawiającego. g) Nabór zagranicznych firm/partnerów na spotkania B2B przy współpracy z WPHI/ZBH lub innymi instytucjami otoczenia biznesu leży po stronie Wykonawcy. h) Wykonawca opracuje i przedstawi do akceptacji szczegółowy program Misji, który będzie zawierał nazwę i adres hotelu, dokładne godziny i miejsca odbywających się wszystkich wydarzeń, harmonogram posiłków, szczegółowy harmonogram transferów osobowych (lotniczych i autokarowych) numery kontaktowe do opiekuna grupy oraz tłumaczy, telefony alarmowe. 4. Opracowanie szczegółowego programu Misji. a) Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 8 dni roboczych od daty podpisania umowy, ramowy plan Misji (dla przedsiębiorców i samorządowców), zawierający wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów w/w Misji wraz z podaniem miejsca spotkań, z uwzględnieniem miejsca noclegów i posiłków. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wybrania miejsca noclegów. b) Zamawiający w przeciągu maksymalnie 3 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu misji przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawienia swoich uwag, wątpliwości lub sugestii. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego niezwłocznie. c) W przypadku powstania jakichkolwiek rozbieżności (które będą niezależne od Wykonawcy), Zamawiający wspólnie z Wykonawcą w ciągu kolejnego 1 dnia roboczego uzgodni ostateczny kształt realizowanej Misji. d) Wykonawca jest zobowiązany na 15 dni roboczych przed rozpoczęciem Misji do przekazania szczegółowego i ostatecznego harmonogramu Misji, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone godziny oraz miejsca spotkań, wizyt w instytucjach, itp. e) Po uzgodnieniu ostatecznego programu Wykonawca przetłumaczy go na język angielski. Plan spotkań dla przedstawicieli samorządu jest integralną częścią harmonogramu Misji i podlega zatwierdzeniu przez Zamawiającego i ma zostać opracowany w porozumieniu i wg wskazówek Zamawiającego. Preferowany przez Zamawiającego przebieg Misji obejmuje następujące pozycje: Dzień transferowy: Zielona Góra/Gorzów Wielkopolski port lotniczy w USA (Las Vegas), Dzień drugi: program merytoryczny, Dzień trzeci: program merytoryczny, Dzień czwarty: program merytoryczny + przelot San Francisco Las Vegas, Dzień piąty: program merytoryczny, Dzień szósty: program merytoryczny, Dzień transferowy: port lotniczy w USA (San Francisco) Zielona Góra/Gorzów Wielkopolski. Preferowane przez Zamawiającego wydarzenia merytoryczne: Udział w giełdzie korporacyjnej i spotkaniach match-makingowych w Las Vegas i San Francisco / Dolinie Krzemowej, Udział w Targach CES 2018 w LAS VEGAS oraz na wydarzeniach towarzyszących, Spotkanie z przedstawicielami lokalnej administracji, US Export Assistance Center, Uniwersytetu Stanforda Spotkanie z członkami Polsko-Amerykańskiej Izby Gospodarczej w Nevadzie,
Udział w spotkaniach networkingowych w akceleratorach high-tech oraz start-upowych w Las Vegas i San Francisco / Dolinie Krzemowej, Spotkanie z przedstawicielami Venture Capital oraz mentorami z Doliny Krzemowej, Wizyta w kampusie Google oraz spotkanie z przedstawicielami firmy, Wizyta w jednej z korporacji w Dolinie Krzemowej lub San Francisco, Seminarium informacyjne. Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmiany w zakresie programu Misji, jeżeli mają one na celu lepsze gospodarowanie czasem oraz służą wzbogaceniu jego programu. 5. Transport lotniczy. a) Wykonawca zarezerwuje i poniesie koszt zakupu biletów lotniczych dla uczestników Misji z województwa lubuskiego, w terminach i na trasach uzgodnionych z Zamawiającym. Transport lotniczy - zakup biletów lotniczych w klasie ekonomicznej typu open jaw, w tym samym terminie dla wszystkich uczestników na wszystkich trasach. Lot nie może trwać dłużej niż 16h, maksymalnie z 1 przesiadką zmiany takie wymagają akceptacji Zamawiającego. Preferowany jest bilet grupowy z możliwością zmiany nazwiska maksymalnie do 15 dni roboczych przed wyjazdem na Misję. b) Wykonawca przejmuje obowiązki dotyczące składania ewentualnych odwołań i reklamacji związanych z podróżą, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupionych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. c) Wykonawca odpowiedzialny jest za kwestie logistyczne związane z dotarciem uczestników do miejsc, w których zgodnie z programem będą odbywać się wydarzenia oraz z powrotem do miejsca Misji. Zamawiający nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów tak zwany transport wewnętrzny. d) Wykonawca dokona ubezpieczenia zdrowotnego każdego uczestnika Misji oraz od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) począwszy od chwili wyruszenia z miejsca zbiórki do czasu powrotu do województwa lubuskiego. Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi potwierdzenie dokonania ww. ubezpieczeń. e) Wykonawca zapewni i pokryje koszty transportu materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne Misji (przewóz lub wysyłka do 20 kg na uczestnika ze strony polskiej). Rozeznanie telefoniczne lub mailowe, w tym zakresie Wykonawca dokona samodzielnie. Materiały muszą być przygotowane na czas transportu i przewożone w twardej walizce zabezpieczonej dodatkowo folią streczową. Na Wykonawcy spoczywa obowiązek uiszczenia opłat bagażowych. 6. Transport na terenie Polski oraz USA - dowóz z/do hotelu oraz na miejsca realizacji Misji. a) Wykonawca zapewni kierowcę/kierowców oraz jako środek transportu minimum jeden pojazd typu autokar/mikrobus (liczba miejsc w pojeździe: nie mniej niż 19 miejsc plus miejsce/przestrzeń na bagaże oraz materiały promocyjne uwaga:bagaże/materiały promocyjne nie mogą być przewożone w miejscu/przestrzeni przeznaczonej dla pasażerów w pojeździe), rok produkcji nie wcześniejszy niż 2012 r., który jest wyposażony w klimatyzację oraz ogrzewanie niezależne od pracy silnika, komfortowe fotele z pełną regulacją; preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści (np. informacyjnych, reklamowych). Pojazd oraz kierowca na terenie USA pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez cały okres trwania Misji. b) Środki transportu wraz z kierowcą/kierowcami opisany j. w. (pkt. a) Wykonawca zapewni również na czas dowozu uczestników Misji z Zielonej Góry oraz z wybranej miejscowości w północnej części województwa na lotnisko oraz podczas drogi powrotnej do Zielonej Góry oraz do wybranej miejscowości w północnej części województwa w ostatnim dniu Misji. Zapewnienie osobnego transportu dla przedsiębiorców z północnej części województwa jest warunkiem wymaganym przez Zamawiającego. c) W przypadku potrzeby podziału grupy uczestników Wykonawca zapewni odpowiednią ilość pojazdów (np. m.in. samochodów osobowych), których: rok produkcji jest nie wcześniejszy niż 2012 r., które są wyposażone w klimatyzację, preferowane nadwozie w jednolitym kolorze, bez naniesionych treści
(np. informacyjnych, reklamowych). Pojazdy z kierowcami pozostaną do dyspozycji Zamawiającego przez okres objazdu o którym mowa powyżej, zgodnie z przyjętym przez Zamawiającego grafikiem. d) W przypadku awarii podstawionego do wykonania usługi pojazdu, zatrzymania pojazdu przez policję z przyczyn technicznych lub też zatrzymania kierowcy pojazdu, które uniemożliwiłoby wypełnienie przez Wykonawcę postanowień umowy, Wykonawca zobowiązany jest do natychmiastowego zapewnienia na transportu lub uprawnionego kierowcy umożliwiającego kontynuowanie wyjazdu, o standardzie nie niższym niż podany w opisie jak na wstępie, w przypadku wystąpienia takiej sytuacji, kontakt z przedstawicielem Wykonawcy spoczywa wyłącznie na kierowcy, Wykonawca pokrywa wszystkie koszty wynikające z zaistniałej sytuacji. e) Wykonawca pokrywa wszelkie koszty i opłaty związane z organizacją transportu w szczególności: koszty płatnych odcinków dróg, koszt parkingów, noclegi i wyżywienie dla kierowcy/kierowców (liczba kierowców należy od decyzji Wykonawcy ich liczba powinna jednak umożliwiać realizację podróży w określonych powyżej maksymalnych limitach, a jednocześnie zachowanie wszelkich norm czasu pracy kierowców), koszt paliwa; wszystkie pozostałe koszty, które nie zostały ujęte w ww. specyfikacji, a które ponosi Wykonawca w związku z realizacją w/w usługi transportowej. 7. Zapewnienie noclegów dla uczestników Misji. Wykonawca zarezerwuje oraz pokryje koszt wymaganych noclegów w pokojach jednoosobowych z pełnym węzłem sanitarnym (prysznic, toaleta, umywalka), ze śniadaniem, z bezpłatnym WIFI dla uczestników Misji ze strony polskiej ilość uczestników (samorządowców i przedsiębiorców): maksymalnie 14 osób. Wykonawca zapewni noclegi w obiektach hotelowych blisko centrum / terenów targowych posiadających kategorię oznaczoną co najmniej trzema (***) gwiazdkami. Wykonawca musi uzyskać akceptację Zamawiającego przy wyborze hotelu. W przypadku braku miejsc dla wszystkich uczestników w jednym hotelu, Wykonawca może zaproponować podział grupy i wskazać miejsce noclegów w dwóch hotelach o standardzie co najmniej trzy (***) gwiazdki w tej samej miejscowości w możliwie najbliższej odległości. 8. Zapewnienie wyżywienia. Wykonawca zapewni wszystkim uczestnikom Misji pełne wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) podczas całego pobytu oraz w czasie podróży. Wszystkie posiłki, z wyjątkiem śniadań powinny odbywać się poza hotelem w lokalach o randze restauracji. Wykonawca w ramach tej usługi zapewni co najmniej trzy kolacje biznesowe w różnych lokalach o podwyższonym standardzie, oferujących zróżnicowany asortyment z obsługą kelnerską, gdzie cena za jedną kolację nie może być niższa niż 40 euro dla uczestników Misji oraz gości (maksymalnie 20 osób). Menu powinno zawierać przynajmniej 3 dania oraz deser i zimne/ciepłe napoje.uwaga: Dania główne (menu obiadów i kolacji) oraz restauracje nie mogą się powtórzyć w żadnym dniu Misji. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić alternatywne posiłki dla osób deklarujących się jako wegetarianie lub alergicy na poszczególne składniki pokarmowe. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia poczęstunku dla uczestników spotkania B2B zgodnie z zapisami w pkt.9. Wykonawca ma obowiązek przedstawić Zamawiającemu rachunki dokumentujące jako integralny załącznik pisemnego raportu, o którym mowa w pkt. 18 SOPZ. 9. Organizacja poczęstunku dla uczestników seminarium organizowanego przez Wykonawcę w San Francisco i Dolinie Krzemowej. Przygotowanie i zaserwowanie poczęstunku (potraw) w formie stołu szwedzkiego dla wszystkich uczestników i gości seminarium dla 30 osób oraz zapewnienie obsługi kelnerskiej podczas 2 przerw: 1 przerwy kawowej i 1 przerwy na lunch, w oparciu o niżej wymienione standardy oraz menu obejmujące zróżnicowany asortyment potraw i napojów:
zapewnienie wydzielonego, niedostępnego dla innych osób niż uczestnicy seminarium, miejsca na potrzebę zorganizowania przerw: kawowej oraz lunchu, wyposażonego w stoliki koktajlowe/barowe umożliwiające konsumpcję; zapewnienie czystych, białych obrusów, serwetek papierowych i materiałowych, porcelanowych talerzy, talerzyków do ciasta, sztućców, filiżanek i szklanek na napoje, serwisu do kawy i herbaty - ceramicznego lub porcelanowego (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców) oraz zapewnienie właściwej obsługi kelnerskiej (minimum 2 osoby obecne podczas całego wydarzenia), ilości filiżanek na kawę/ herbatę, talerzy oraz sztućców powinny być w ilości co najmniej o 50% większej niż ilość osób, dla których zostanie przygotowany poczęstunek, gorące posiłki muszą być serwowane w podgrzewanych pojemnikach typu bemar, kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym czarnej i owocowej), każda sztuka pakowano oddzielnie, serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu kruche ciasteczka, 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, soki owocowe podawane w dzbankach, min. 2 smaki (napoje i poczęstunek dostępny przez cały czas trwania spotkań), lunch dla osób przybyłych na seminarium dla 30 osób, w przerwie spotkań. Poczęstunek podczas lunchu powinien obejmować 2 zupy do wyboru, 3 dania ciepłe obiadowe do wyboru, dodatki, sałatki (minimum 2 do wyboru), deser (suche ciastka, 2 rodzaje ciasta do wyboru) oraz napoje: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda gazowana i niegazowana, soki. Ostateczne menu zostanie ustalone z Zamawiającym. Poczęstunek liczony jest na 30 osób, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby osób. W przypadku zmniejszenia, liczba osób nie będzie niższa niż 20. Ostateczna liczba osób zostanie ustalona na minimum 4 dni przed terminem seminarium. W przypadku potwierdzenia udziału w spotkaniu przez mniejszą liczbę osób od zakładanej przez Zamawiającego w postępowaniu przetargowym (30 osób / na 1 seminarium), przypadające do zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenie zostanie proporcjonalnie pomniejszone o iloczyn średniego kosztu brutto obsługi przygotowania poczęstunku przypadającego na jednego uczestnika spotkań i liczby osób, które nie potwierdziły przybycia na spotkania. Poczęstunek powinien być przygotowany w pomieszczeniu/sali sąsiadującej bezpośrednio z salą, w której odbyć ma się seminarium. 10. Organizacja seminariów i spotkań o charakterze biznesowym i inwestycyjnym. a. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania seminarium w Las Vegas. Podczas seminarium zostanie przedstawiony m.in. potencjał, jak i specyfika rynku amerykańskiego. Na zakończenie seminarium zostanie przeprowadzona sesja B2B. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI/ZBH, Izbą Przemysłowo-Handlową lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja Izby Przemysłowo-Handlowej oraz omówiona specyfika rynku amerykańskiego, prowadzenie działalności gospodarczej, aspekty
importowo-eksportowe, cła, podatki, bariery, informacje o wsparciu startup ów. W seminarium powinien uczestniczyć przedstawiciel WPHI/ZBH. Podczas spotkania powinna być również dokonana prezentacja instytucji oraz omówienie możliwości współpracy. Wykonawca zobowiązany jest zorganizować salę wyposażoną w sprzęt niezbędny do przeprowadzenia spotkań (m.in. rzutnik multimedialny, ekran, laptop, nagłośnienie, klimatyzację) oraz mogących pomieścić min. 30 osób. Spotkania powinny być moderowane. Wykonawca musi zapewnić obsługę techniczną urządzeń. Na zakończenie seminarium Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania we własnym zakresie dla uczestników Wyjazdu minimum 1 spotkania B2B z przedsiębiorcami amerykańskimi uczestnikami targów CES na terenach kompleksu targowego na którym odbywają się targi CES (zgodnie z zatwierdzonym programem). Zakup biletów wstępu na teren kompleksu należy do Wykonawcy. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI/ZBH i/lub partnerem ze strony amerykańskiego. Ponadto Wykonawca w ramach organizacji spotkania B2B zrealizuje (po akceptacji materiałów przez Zamawiającego): przygotowanie list obecności na spotkanie B2B dla uczestników ze strony polskiej i zagranicznej (zapisy w języku polskim i angielskim) wymaga się podpisanie listy przez stronę polską i zagraniczną), przygotowanie dokumentacji fotograficznej - min. po 30 zdjęć z każdego odrębnego wydarzenia, zdjęcia będą robione aparatem fotograficznym o standardzie minimalnym: lustrzanka cyfrowa. Format zdjęć o rozdzielczości minimum 300 dpi. Szczegóły dotyczące preferowanego modelowego spotkania B2B: a) Na potrzeby spotkania B2B Wykonawca ma przygotować odpowiednią do liczby firm liczbę stolików, ustawionych w taki sposób, aby siedzące przy nich osoby mogły swobodnie prowadzić rozmowę. Na każdym stoliku powinien znaleźć się identyfikator z nazwą firmy, którą reprezentuje uczestnik z województwa lubuskiego. Tabliczki muszą zostać ujednolicone wizualnie i muszą posiadać logo Lubuskie worth your while oraz logo Invest in Lubuskie. b) Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić obsługę tłumaczy konsekutywnych języka angielskiego - polskiego przez cały czas trwania spotkania B2B, posiadających min. 2 lata doświadczenia w tłumaczeniu rozmów o charakterze biznesowym, w ilości zapewniającą płynną obsługę uczestników ze strony polskiej. c) Lokalizacja spotkania B2B musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego. Zamawiający przewiduje, że pojedyncze spotkanie w trakcie sesji match-makingowej powinno trwać ok. 15 min. w kombinacji każdy uczestnik Misji spotka się z minimum 3 firmami/partnerami amerykańskimi, przy czym w każdym ze spotkań powinno uczestniczyć nie mniej niż 10 partnerów zagranicznych.
b. Wykonawca w programie misji zapewni spotkania z przedstawicielami lokalnej administracji, US Export Assistance Center, Uniwersytetu Stanforda dla lubuskich samorządowców. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników Misji co najmniej jednego spotkania z przedstawicielami lokalnej administracji, US Export Assistance Center, Uniwersytetu Stanforda w celu prezentacji oferty województwa lubuskiego jak również zlokalizowanych na terenie regionu podmiotów i instytucji oraz wymiany informacji/ dobrych praktyk. Celem spotkania ma być również szeroko pojęta prezentacja oferty i potencjału województwa, jako miejsca przyjaznego do inwestowania, studiowania i życia. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór uczestników ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji, a także tłumacza konsekutywnego. Preferowane jest zorganizowanie spotkania w siedzibie instytucji. c. Wykonawca w programie misji zapewni spotkania z przedstawicielami Venture Capital oraz mentorami z Doliny Krzemowej dla lubuskich przedsiębiorców. Wykonawca zobowiązany jest zorganizować przedstawicielom lubuskich przedsiębiorców przynajmniej po jednym, osobistym spotkaniu z przedstawicielem(ami) zagranicznego funduszu inwestycyjnego typu venture capital/business angel, działającym na rynku nowych technologii/elektroniki/it/ict. Wymagania: a) spotkania powinny mieć charakter indywidulany (reprezentacja firmy przedstawiciele) funduszu); b) czas spotkania dla jednej firmy: nie krócej niż 20 min; c) język spotkania: angielski; d) spotkania mogą zostać zorganizowane w tym samym czasie dla wszystkich firm (seria spotkań), bądź też w kilku różnych terminach. e) warunki (miejsca) spotkań powinny umożliwiać swobodną dyskusję pomiędzy jego uczestnikami; f) szczegółowe warunki spotkań (czas, miejsce, uczestnicy etc.) zostaną uzgodnione z Zamawiającym (wymóg jego pisemnej akceptacji) w trakcie realizacji Umowy; g) wszelkie koszty związane z organizacją w/w spotkań ponosi Wykonawca. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór uczestników ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji, a także tłumacza konsekutywnego. Preferowane jest zorganizowanie spotkania w siedzibie organizacji. d. Wykonawca w programie misji zapewni spotkania z przedstawicielami Izby Gospodarczej. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników Misji co najmniej jednego spotkania z przedstawicielami Izby Gospodarczej z obszaru USA, np. Polsko-Amerykańskiej Izby Gospodarczej w Nevadzie. Wykonawca zobowiązany jest porozumieć się i współpracować w tej kwestii z WPHI/ZBH lub wskazanym przez Zamawiającego partnerem. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania oraz zorganizować salę ze sprzętem multimedialnym do prezentacji. Zaleca się, aby spotkanie odbyło się w siedzibie Izby. (Na spotkaniu powinna zostać dokonana prezentacja Izby oraz omówiona specyfika rynku, prowadzenie działalności gospodarczej, aspekty importowoeksportowe, cła, podatki, polityka migracyjna, bariery.
e. Wykonawca w programie misji zapewni spotkania z władzami regionu. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dla uczestników Misji co najmniej jednego spotkania z władzami regionu. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania. Program spotkania podlega akceptacji Zamawiającego. f. Wykonawca w programie misji zapewni udział w targach CES w LAS VEGAS oraz wydarzeniach towarzyszących. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia dla wszystkich uczestników Misji udziału w targach CES w LAS VEGAS oraz wydarzeniach towarzyszących. Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować dowóz i odbiór ze spotkania. Program spotkania zostanie podlega akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do przekazania Wykonawcy listy potencjalnych firm-partnerów z terenu USA. Opracowanie planu spotkań dla uczestników Misji oraz przestrzeganie czasu trwania pojedynczego spotkania, jak i czasu przejazdów między poszczególnymi miejscami należy do obowiązków Wykonawcy. 11. Wypożyczenie telefonów komórkowych z kartami sim i limitem rozmów oraz transmisją danych. Wykonawca wypożyczy Zamawiającemu na czas trwania misji dwa aparaty telefoniczne typu smartphone z kartami sim z transmisją danych LTE oraz aplikacjami umożliwiającemu łączność typu skype, whatsup, viber itp. z limitowanym Internetem 4 GB i limitem rozmów maksymalnie do 300 PLN na jednym telefonie łącznie na terenie USA. Karty sim muszą odpowiadać krajom wizytowanym przez uczestników Misji to jest: USA. 12. Opracowanie materiałów informacyjno promocyjnych. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, wykonania i dostarczenia: 1) 50 szt. zestawów materiałów promocyjno-informacyjnych zawierających informacje o województwie lubuskim oraz o wszystkich uczestnikach Misji (profile firm) w hiszpańsko- angielskiej wersji językowej. (30 stron, 20 opis przedsiębiorców i 10 na województwo. Format nie większy niż A4, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, lakier UV, full kolor, szyty). Oraz dystrybucji w WPHI w San Francisco raz na targach CES2018 w Las Vegas. 2) 25 szt. zestawów materiałów w j. polskim nt. USA (m.in. Kalifornii, Nevady, Doliny Krzemowej), międzynarodowych targów CES 2018 w Las Vegas (od 15 do 30 stron, format nie większy niż A4, okładka gramatura 250, środek 170, kreda mat, full kolor, szyty): informacje podstawowe nt. USA (m.in. Kalifornii, Nevady, Doliny Krzemowej), międzynarodowych targów CES 2018 w Las Vegas; uwarunkowania/możliwości prowadzenia biznesu na terenie USA; informacje na temat odwiedzanych instytucji, rozmówców, problematyki spotkań, w tym informacje teleadresowe i informacje o dojeździe do odwiedzanych miejsc; informacje o projekcie Promocja gospodarcza województwa lubuskiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych. 3) imiennego identyfikatora w formie książeczki informacyjnej (wymiary min. A6, max. B6) dla każdego uczestnika, który będzie zawierać: imię i nazwisko uczestnika i nazwę instytucji/firmy reprezentowanej przez uczestnika (język polski i angielski); szczegółowy program Misji;
dane kontaktowe do opiekunów grupy, tłumaczy oraz do wszystkich uczestników; dane teleadresowe hoteli; telefony alarmowe itp.; wymagane logotypy wg wskazań Zamawiającego. etui na identyfikatory ze sztywnej obustronnie przezroczystej folii z klipsem i smyczą. Wykonanie identyfikatorów nastąpi po ostatecznej akceptacji projektu przez Zamawiającego, na co najmniej 1 tydzień przed rozpoczęciem Misji. 4) wersję elektroniczną wszystkich drukowanych materiałów informacyjno-promocyjnych nagraną na nośnik elektroniczny typu pendrive w ilości minimum 70 sztuk. Materiał mysi być zapisany w formacie pdf do odczytu na wszystkich urządzeniach mobilnych i zmniejszoną do wielkości umożliwiającej swobodne przesyłanie. Elektroniczny materiał nie może być projektem wersji drukowanej, przygotowanej do druku ze spadami. Dodatkowo na nośniku ma się znaleźć film oraz prezentacja ukazującą potencjał województwa dostarcza Zamawiający. 5) Wykonawca zapewni transport w/w materiałów podczas całej Misji, niewykorzystane materiały zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego po powrocie do kraju. 6) Prezentację multimedialną z profilem każdej firmy biorącej udział w misji gospodarczej (spójna graficznie prezentacja zawierająca: krótką informację o firmie, dane teleadresowe, oferowane produkty i oczekiwania) 13. Materiały informacyjno promocyjne (ppkt. powyżej: 1,2,3) muszą być wykonane zgodnie z założeniami Księgi Marki Lubuskie oraz być opatrzone informacją o finansowaniu ze środków unijnych zgodnie z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji z dnia 15 czerwca 2016 r. Projekty materiałów zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej na 2 tygodnie przed planowaną datą Misji. Zamawiający dokona pisemnego zatwierdzenia materiałów lub zaproponuje zmiany, które Wykonawca wprowadzi i następnie przedstawi poprawione do akceptacji. 14. Wykonawca zobowiązany jest do terminowego regulowania rachunków za usługi związane z realizacją Misji. 15. Wykonawca dokona zakupu dla wszystkich uczestników Misji wszelkich wymaganych wejściówek/ biletów na wydarzenia, targi, itp. w których będzie brała udział lubuska delegacja. 16. Wykonawca zamieści informację o spotkaniach na amerykańskich portalach instytucji otoczenia biznesu (w dziale aktualności) min. 1 region Las Vegas i 1 San Francisco / Dolina Krzemowa na tydzień przed planowanym przyjazdem delegacji lubuskiej oraz zamieści ogłoszenia o spotkaniach B2B w prasie lokalnej (wydanie obejmujące dane miasto), najpóźniej na tydzień przed datą rozpoczęcia wizyty. 17. Przygotowanie i zebranie od uczestników Misji ankiet ewaluacyjnych. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji Misji, ocenę przydatności praktycznej spotkań/wizyt, ocenę spełnienia oczekiwań, ocenę spotkań z poszczególnymi przedsiębiorcami wraz z opracowaniem wyników po spotkaniu. 18. Na Wykonawcy ciąży obowiązek opracowania i przygotowania pisemnego raportu podsumowującego Misję, zawierającego dokumentację fotograficzną, listy obecności wraz z opisem wydarzeń. Materiały fotograficzne mają dokumentować odbycie się każdego z punktów harmonogramu. 19. Po zakończeniu Misji, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Protokołu Odbioru, który będzie zawierał m.in.: pisemny raport o którym mowa powyżej wraz z całą dokumentacją prasową,
fotograficzną, listy obecności uczestników poszczególnych wydarzeń, wypełnione ankiety, oryginał ogłoszenia prasowego, prezentacje multimedialne przygotowane przez prelegentów (ilość wg programu spotkań), zrzuty z ekranu potwierdzające publikację na co najmniej 2 portalach. 20. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia podczas Misji listy obecności uczestników (polskich), zawierającej co najmniej: imię i nazwisko uczestnika, nazwę instytucji/przedsiębiorstwa, adres e-mail. Fakt uczestnictwa w organizowanych wydarzeniach musi zostać potwierdzony przez uczestnika własnoręcznym podpisem, złożonym na udostępnionej przez Wykonawcę liście. Listy obecności zostaną przekazane Zamawiającemu przy sporządzaniu Protokołu Odbioru. 21. Na Wykonawcy ciąży obowiązek opracowywania newsów wraz z dokumentacją zdjęciową dotyczących Misji i przesyłanie ich do Biura Prasowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego z wydarzeń odbywających się na terenie USA (min. 1 news/wydarzenie) z każdego dnia merytorycznego na adres:biuroprasowe@lubuskie.pl oraz coi@lubuskie.pl. 22. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania najpóźniej na 2 tygodnie przed datą rozpoczęcia Misji spotkania informacyjnego dla wszystkich jego uczestników. Wykonawca omówi szczegóły techniczne oraz przedstawi podstawowe informacje nt. udziału w Misji i targach CES 2018. 23. Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania w ciągu 3 tygodni od zakończenia wyjazdu spotkania dla wszystkich uczestników, którego celem jest podsumowanie Misji. Spotkanie odbędzie się w sali konferencyjnej w siedzibie Zamawiającego - Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubuskiego przy ul. Podgórnej 7 w Zielonej Górze. Wykonawca musi zapewnić: Serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania spotkań, na który składać się będzie: kawa, herbata, mleko do kawy, cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, drobny poczęstunek typu: 2 rodzaje ciasta, 3 rodzaje kanapek koktajlowych, świeże owoce, woda mineralna z świeżą miętą i świeżymi owocami. Wykonawca zapewni czyste i wyprasowane, białe obrusy, serwetki papierowe i materiałowe, porcelanowe talerze, talerzyki do ciasta, sztućce, filiżanki i szklanki na napoje, serwis do kawy i herbaty - ceramiczny lub porcelanowy (wyklucza się użycie plastikowych naczyń oraz sztućców), kawa podawana w samowarze lub z ekspresu, herbata czarna podawana w samowarze lub zapewnienie gorącej wody i różnych rodzajów herbat (w tym herbata czarna, zielona, owocowa), każda sztuka pakowano oddzielnie. 24. Informacje dodatkowe: 1) Wykonawca musi posiadać bezpośrednie kontakty (min. jeden kontakt) na terenie USA z organizacjami wsparcia dla biznesu lub/i z instytucjami administracji rządowej/samorządowej (min. jeden kontakt), które mogą współuczestniczyć w organizacji Misji. UWAGA:Zamawiający przed podpisaniem umowy żądać będzie przedstawienia Wykazu posiadanych bezpośrednich kontaktów w USA wraz z dowodami potwierdzającymi te kontakty, np. przetłumaczone na język polski listy intencyjne, porozumienia, umowy o współpracy, listy referencyjne, które potwierdzą dotychczasową współpracę Wykonawcy
z zagranicznymi organizacjami/instytucjami lub poświadczą deklarację pomocy przy współorganizacji przedmiotowej Misji z województwa lubuskiego zleconego przez Zamawiającego. 2) Wykonawca zobowiązany będzie do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań organizowanego wydarzenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie 3) Wykonawca zobowiązany jest do podawania informacji, że przedmiot zamówienia jest finansowany ze środków unijnych oraz budżetu Województwa Lubuskiego.