Prezydent Miasta Gliwice KAW. 0914/4/09 KAW. 09145 104/08 UM-41091/2009 Gliwice, dnia 05 luty 2008 r. Prezydent Miasta ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 230-6951 Fax +48 (32) 231-2725 pm@um.gliwice.pl Pan dr inż. Krystian Tomala Dyrektor Miejskiego Zarządu Usług Komunalnych w Gliwicach ul. Strzelców Bytomskich 25 c Urząd Miejski ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 (32) 231-3041 Fax +48 (32) 231-2725 Biuro Obsługi Interesantów +48 (32) 239-1165 +48 (32) 239-1254 www.um.gliwice.pl WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 30 września do 6 października oraz od 19 do 24 października 2008 r. w Miejskim Zarządzie Usług Komunalnych w Gliwicach przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach zarządzenia Prezydenta Miasta Gliwice nr KAW.09145-104/08 z dnia 26 września 2008 r. wraz z upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli z dnia 15 października 2008 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 14 stycznia 2009 r. Przedmiot kontroli Kontrola dotyczyła przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2008 r., w tym zgodności dokonywanych wydatków z planem finansowym. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Objęte kontrolą wydatki i zaciągnięte zobowiązania były celowe z punktu widzenia funkcjonowania jednostki i mieściły się w zatwierdzonym planie finansowym. Poprawy wymaga: - obszar regulacji wewnętrznych, - terminowość regulowania zobowiązań,
- sposób prowadzenia i dokumentowania postępowań o zamówienie publiczne. Wnioski i zalecenia. 1. W regulacjach wewnętrznych dotyczących procedur, o których mowa w art. 47 ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz.U. z r. 2005, nr 249, poz. 2104 z późn. zm.): a) określono dwukrotnie w różny sposób wysokość zaliczki jaką może otrzymać pracownik, b) brak: - określenia sposobu dokonywania zakupu towarów, usług i robót budowlanych których wartość nie przekracza 1000, - zasad prowadzenia rejestrów dla zamówień i zakupów zwolnionych ze stosowania ustawy prawo zamówień publicznych, - określenia jednolitego sposobu monitorowania stopnia wykonania umów w poszczególnych obszarach działalności jednostki. Zalecenie nr 1 Dostosować regulacje wewnętrzne do potrzeb jednostki. 2. Na 92 skontrolowane przypadki w 2 przypadkach nie dochowano obowiązujących w jednostce procedur kontroli w tym: - dokonano zakupu zamków meblowych na kwotę 149,80 zł pomimo braku kontroli zgodności operacji z planem finansowym jednostki przez głównego księgowego jednostki, - uregulowano zobowiązanie na kwotę 1190,97 zł za obsługę kabin WC w terminie określonym na fakturze zamiast w terminie określonym w umowie co w konsekwencji skutkowało uregulowaniem zobowiązania 9 dni po terminie określonym w umowie. Zalecenie nr 2 Kontrolę zgodności zaciąganych zobowiązań z planem finansowym przeprowadzać i dokumentować przed zaciągnięciem zobowiązań. Pouczyć pracownika o obowiązku regulowania zobowiązań zgodnie z terminem określonym w umowie. 3. Zarządzenie dyrektora MZUK powoływało się na nieobowiązującą obecnie treść ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004 r., nr 19, poz. 177 z późn. zm.), 2
czego konsekwencją były nieaktualne zapisy regulaminu pracy komisji przetargowej w zakresie: progu kwotowego w euro powyżej którego należy stosować obligatoryjnie ustawę Prawo zamówień publicznych, powoływania się na nieobowiązujący druk karty indywidualnej oceny ofert. 4. Przypadek powoływania się we wzorze oświadczenia (art. 22 ust. 1, art. 24) na nieobowiązujące obecnie zapisy ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczące braku możliwości wykluczenia wykonawcy w postępowaniu, gdy przedmiotem zamówienia są prace projektowe wynikające z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, a wykonawca skorzystał z usług autorów ww. planów w celu sporządzenia oferty. 5. Przypadek pomijania w dokumentacji opisu przedmiotu zamówienia nazwami i kodami Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych. 6. Przypadek podania błędnej daty udzielenia zamówienia w treści ogłoszenia o udzieleniu zamówienia opublikowanego w Biuletynie Zamówień Publicznych. 7. Przypadki żądania: dokumentu potwierdzającego spełnienie warunku udziału w postępowaniu bez określenia szczegółowego warunku, na potwierdzenie którego dokument miał być złożony, dokumentu potwierdzającego spełnienie warunku udziału w postępowaniu bez określenia terminu ważności dokumentu, dokumentu potwierdzającego spełnienie warunku udziału w postępowaniu o szerszym zakresie informacji niż określony warunkach udziału w postępowaniu, dokumentów niewymienionych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. 8. Przypadki braku zamieszczenia w kosztorysach inwestorskich dat ich opracowania. 9. Przypadek błędnego wskazania w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia następujących wymagań zamawiającego: 3
udzielenia min. 60-miesięcznego okresu gwarancji i 60-miesięcznego okresu rękojmi, sporządzenia kosztorysu ofertowego, akceptacji istotnych postanowień umowy jako warunków udziału w postępowaniu w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 10. Przypadek sprzecznego zapisu w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w zakresie sposobu porozumiewania się pomiędzy zamawiającym a wykonawcami. 11. Przypadek powołania się w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na nieodpowiedni artykuł ustawy Prawo zamówień publicznych w kwestii procedury wyjaśnień oraz modyfikacji przez zamawiającego Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 12. Pominięcie w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia niektórych przesłanek uzasadniających zaniechanie zwracania się zamawiającego do wykonawcy o uzupełnienie oferty o dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 13. Przypadek braku zamieszczenia, w skierowanych do wykonawców zawiadomieniach o wyborze oferty: uzasadnienia wyboru konkretnej oferty, nazw (firm), siedzib i adresów wykonawców, którzy złożyli oferty, streszczenia oceny wraz z porównaniem złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert oraz łączną punktację. 14. Przypadek zastosowania w umowie niekorzystnego dla zamawiającego mechanizmu umożliwiającego zmianę wysokości wynagrodzenia ryczałtowego na podstawie zmiany wskaźnika GUS dot. cen produkcji budowlano-montażowej. 15. Wystąpienie przypadku udzielenia zamówienia dodatkowego, w którym: brak powołania przez zamawiającego komisji przetargowej na podstawie regulaminu komisji przetargowej, brak w dokumentacji oświadczenia wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, 4
brak opisu przedmiotu zamówienia nazwami i kodami ze Wspólnego Słownika Zamówień, brak przeprowadzenia całości postępowania z zachowaniem formy pisemnej (brak zaproszenia do negocjacji, protokołu postępowania, ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych).. 16. Brak stosowania przez zamawiającego zapisów regulaminu komisji przetargowej dot. obowiązku sporządzania protokołów z posiedzeń komisji przetargowych. Zalecenie nr 3 1. Przy udzielaniu zamówień publicznych należy przestrzegać przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, aktów wykonawczych oraz regulacji wewnętrznych zamawiającego. 2. Należy wzmóc nadzór nad dokumentacją zamówień publicznych w celu wyeliminowania w przyszłości powyższych uchybień i nieprawidłowości. 3. W piśmie nr D/2289a/12/08 z dnia 4 grudnia 2008 r. dyrektor MZUK poinformował, że aneksem z dnia 28 października 2008 r. dostosował regulamin działania komisji przetargowej do zmian w ustawie Prawo zamówień publicznych. W związku z tym odstępuje się od wydania zaleceń pokontrolnych w tym zakresie. Sprawozdanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Od oceny i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5