Procedury obowiązujące w P.U.W. przy udzielaniu zamówień publicznych

Transkrypt

1 Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 9/2014 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia r. Procedury obowiązujące w P.U.W. przy udzielaniu zamówień publicznych Zamówień publicznych udziela się stosując przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. oraz z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.),oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych. Słowniczek Załącznika: Ilekroć w Załączniku jest mowa o: 1. Dyrektorze Generalnym należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku lub działającą na podstawie jego upoważnienia osobę. 2. Ustawie należy przez to rozumieć - ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.),, Tryby udzielania zamówień publicznych: 1. przetarg nieograniczony, 2. przetarg ograniczony, 3. negocjacje z ogłoszeniem, 4. dialog konkurencyjny, 5. negocjacje bez ogłoszenia, 6. z wolnej ręki, 7. zapytanie o cenę, 8. licytacja elektroniczna. W przypadku gdy zamówienie dotyczy wykonania i przeniesienia prawa do pracy konkursowej, w szczególności z zakresu planowania przestrzennego, projektowania urbanistycznego, architektoniczno-budowlanego, przetwarzania danych, udzielenie zamówienia można poprzedzić postępowaniem konkursowym. 13

2 Udzielenie zamówienia publicznego w trybie innym niż podstawowy, którym jest przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony, jest możliwe wyłącznie w okolicznościach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych. I. PROCEDURA PODSTAWOWA: stosowana dla zamówień publicznych i konkursów o wartości powyżej euro do kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust.8. W procedurze tej obowiązuje w szczególności: 1. Zamieszczanie ogłoszeń o zamówieniu i konkursie ogłoszenie o zamówieniu zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych, 1.2. w przetargu nieograniczonym, ograniczonym, negocjacjach z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnym w siedzibie Urzędu w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej Urzędu i BIP, 1.3. w licytacji elektronicznej na stronie internetowej Urzędu i BIP oraz na stronie, na której będzie prowadzona licytacja, 1.4. o konkursie w siedzibie Urzędu w miejscu publicznie dostępnym oraz na stronie internetowej Urzędu i BIP. 2. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (art. 36 ustawy; za wyjątkiem licytacji elektronicznej). Zamieszczenie SIWZ na stronie internetowej Urzędu od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. 3. Pisemność oferty i umowy w sprawie zamówienia publicznego ( art. 82 ust. 2 i art. 139 ust.2 ustawy) 4. Dokumentowanie postępowania: 4.1. sporządzanie pisemnego protokółu w trakcie prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia ( art. 96 ustawy) zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458), 4.2 sporządzanie rocznych sprawozdań o przeprowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia ( art. 98 ust. 1 ustawy) zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach publicznych oraz jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. poz. 1530). 5. Informowanie wykonawców o czynnościach podejmowanych w postępowaniu, 14

3 5.1 niezwłoczne zawiadomienie wykonawców, których oferty zostały poprawione ( art. 87 ust. 2 ustawy), 5.2 niezwłoczne po wyborze najkorzystniejszej oferty zawiadomienie wykonawców, którzy złożyli oferty, o: a) wyborze najkorzystniejszej oferty, b) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, c) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia 6. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, informacja zamieszczana jest na stronie internetowej Urzędu oraz na tablicy ogłoszeń. 6.1 o unieważnieniu postępowania (art. 93 ust. 3 ustawy) równoczesne zawiadomienie wszystkich wykonawców, którzy: a) ubiegali się o udzielenie zamówienia w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert, b) złożyli oferty w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert. 6.2 przekazywanie treści zapytań i wyjaśnień SIWZ wykonawcom, którym doręczono SIWZ, a jeżeli specyfikacja jest udostępniona na stronie internetowej zamieszcza na tej stronie ( art. 38 ust.2 ustawy), 6.3 w przypadku zwołania zebrania niezwłoczne doręczenie informacji z zebrania wszystkich wykonawców - wykonawcom, którym przekazano SIWZ, a jeżeli specyfikacja jest udostępniona na stronie internetowej zamieszcza na tej stronie (art. 38 ust. 3 ustawy), 6.4 niezwłoczne przekazanie dokonanej zmiany treści SIWZ, wszystkim wykonawcom, którym przekazano SIWZ, a jeżeli specyfikacja jest udostępniona na stronie internetowej zamieszcza na tej stronie ( art. 38 ust. 4 ustawy). 7. Przekazywanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji, zgodnie z wyborem Zamawiającego: pisemnie, faksem, lub drogą elektroniczną (art. 27 ustawy). 8. Terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz składania ofert określone w ustawie. 9. W procedurze tej możliwe jest stosowanie wszystkich ośmiu trybów udzielania zamówień publicznych. 15

4 II. PROCEDURA UNIJNA: stosowana dla zamówień publicznych o wartości przekraczającej równowartość kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy. Procedura ta obejmuje procedurę podstawową oraz obowiązek: 1. Przekazywania ogłoszeń i informacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz. U. poz. 1735), 2. Żądania dokumentów w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzaju dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. poz. 231), 3. Zamieszczania SIWZ na stronie internetowej Urzędu od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu publicznym w Dzienniku Publikacji Unii Europejskiej, 4. W procedurze tej nie jest możliwe stosowanie trybu zapytania o cenę oraz licytacji elektronicznej. III. PROCEDURA ZAKUPY : Zamówień publicznych udziela się zgodnie z procedurą zakupy określoną Zarządzeniem Nr 97/2005 Wojewody Pomorskiego z dnia 2 czerwca 2005 r. w sprawie ustanowienia i wdrożenia w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą PN-EN ISO 9001:2001. IV. OBOWIĄZKI I UPRAWNIENIA OSÓB ZWIĄZANE Z UDZIELENIEM ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 1. Za przygotowanie oraz przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada Dyrektor Generalny oraz inne osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu oraz czynności związane z przygotowaniem postępowania postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego z zakresu głównych zadań wydziału przygotowują pracownicy wskazani przez dyrektorów tych wydziałów, 1.2 przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego obejmuje: 16

5 a) sporządzenie SIWZ zgodnie z postanowieniami art. 36 ustawy, wg wzoru opublikowanego na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, b) sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z postanowieniami art ustawy, c) obliczenie wartości zamówienia zgodnie z postanowieniami art ustawy, d) sporządzanie wzoru umowy i przekazanie do akceptacji radcy prawnemu oraz głównemu księgowemu, e) sporządzanie wzoru formularza ofertowego postępowanie przeprowadza Stała Komisja Przetargowa Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, 1.4. Umowę z wyłonionym w postępowaniu wykonawcą zawiera Dyrektor Generalny, 1.5. nadzór nad realizacją postanowień umów zawartych w wyniku udzielonych zamówień sprawują pracownicy wskazani przez dyrektorów wydziałów przygotowujących postępowanie. 2. Dyrektor Generalny, może powierzyć przygotowanie lub przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osobom trzecim działającym na zasadach określonych w odrębnych porozumieniach, umowach Podmioty określone w pkt 2, działają jako pełnomocnicy Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku i w trakcie przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązane mogą być do: a) przygotowania i przeprowadzania postępowania zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych, b) przedstawiania do pisemnej akceptacji Dyrektorowi Generalnemu: wartości szacunkowej zamówienia, projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, c) przedstawiania do pisemnej akceptacji, wskazanemu przez Dyrektora Generalnego radcy prawnemu oraz głównemu księgowemu, projektu wzoru umowy, d) w przypadku gdy cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie danego zamówienia, zwracanie się z pisemnym 17

6 zapytaniem do Dyrektora Generalnego czy wyraża zgodę na podwyższenie tej kwoty, e) zawiadamianie o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z informacją o miejscu i dacie zawarcia umowy, f) zawiadamianie Dyrektora Generalnego o wszelkich okolicznościach mogących mieć negatywny wpływ na legalność, rzetelność oraz terminowość przeprowadzanego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. g) Umowę z wykonawcą wyłonionym w powierzonym do przygotowania i przeprowadzenia postępowaniu zawiera Dyrektor Generalny. Zakres poszczególnych czynności określany będzie w zawieranych porozumieniach, umowach. 3. Dyrektor Generalny przekazuje: a) Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach, w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie zgodnie z unormowaniami art. 98 ustawy i rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. poz. 1530), b) Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych zamówieniach lub umowach ramowych zgodnie z unormowaniami art. 13 ustawy oraz rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz. U. poz. 1735). 18