UDZIELANIA PRZEZ URZĄD MIASTA I GMINY W PELPLINIE ZAMÓWIEŃ, KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY EURO NETTO

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 168/2010 Burmistrza Miasta i Gminy Pelplin z dnia 02 grudnia 2010 r. REGULAMIN UDZIELANIA PRZEZ URZĄD MIASTA I GMINY W PELPLINIE ZAMÓWIEŃ, KTÓRYCH WARTOŚĆ NIE PRZEKRACZA WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY EURO NETTO Pelplin, dnia 02 grudnia 2010 roku

2 1 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Zamawiającym należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Pelplinie. 2. Kierowniku Zamawiającego należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Pelplin. 3. Burmistrzu należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Pelplin. 4. Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy Pelplin. 5. Ustawie Pzp należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 6. Rozporządzeniu należy przez to rozumieć Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 7. Zamówieniu należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 8. Skarbniku należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy. 9. Sekretarzu należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy. 10. Referacie należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną w urzędzie. 11. Kierowniku referatu należy przez to rozumieć pracownika samorządowego zatrudnionego na kierowniczym stanowisku urzędniczym w urzędzie. 12. Pracowniku merytorycznym należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w urzędzie na podstawie przepisów Kodeksu Pracy oraz ustawy o pracownikach samorządowych. 13. Pracowniku samodzielnym należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w urzędzie na stanowisku samodzielnym podległym bezpośrednio Burmistrzowi. 14. Specjaliście ds. zamówień publicznych należy przez to rozumieć pracownika ds. zamówień publicznych w urzędzie. 15. Planie rocznym należy przez to rozumieć roczny ogólny plan zamówień publicznych zatwierdzony przez Burmistrza. 16. Budżecie należy przez to rozumieć budżet Gminy Pelplin. 17. Wartości zamówienia należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towaru i usług ustalone przez Zamawiającego z należytą staranności i zgodnie z przepisami ustawy. 18. Wspólnym słowniku zamówień (CPV, CPC) oznacza to system klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych stworzony na potrzeby zamówień publicznych.

3 19. Rozeznaniu rynku należy przez to rozumieć dokonanie analizy ofert handlowych, katalogów, ustaleń telefonicznych (lub w innej dowolnej formie) z potencjalnymi Wykonawcami, którzy mogą realizować zadanie o wartości mniejszej niż wartość progowa Zamówienia, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro winny być udzielane zgodnie z zasadą celowości, gospodarności i uzyskania najlepszych efektów z poniesionych przez urząd nakładów. 2. Realizacja zamówień, o których mowa w ust. 1 powinna uwzględniać łączną wartość zamówień tego samego rodzaju realizowanych przez urząd. 3. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o którym mowa w ust. 1 obowiązany jest do przestrzegania przepisów ustawy o finansach publicznych oraz stosowaniu zasad określonych niniejszym Regulaminem. 4. Za nie przestrzeganie zasad obowiązujących w urzędzie w zakresie udzielania zamówień pracownik ponosi odpowiedzialność określoną przepisami prawa. 3 Szacowanie wartości zamówienia uwzględnia: 1. Zamówienia, których wartość zamówienia (szacunkowa) netto w skali roku nie przekracza równowartości kwoty euro, zgodnie z planem zamówień obowiązującym w danym roku mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie procedur określonych niniejszym Regulaminem z pominięciem trybów wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych oraz w Regulaminie udzielania zamówień publicznych. 2. Przy ustalaniu wartości zamówienia (szacunkowej) w sposób szczegółowy należy przestrzegać przepisów Rozdziału 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. W przypadku dostaw lub usług - określając wartość szacunkową zamówienia można przyjąć za podstawę wyceny oferty wykonawców dostaw lub usług prezentowanych na ich stronach internetowych, w katalogach, folderach, itp. (wydruki stron internetowych, foldery, katalogi należy wówczas przechowywać jako dowód ustalenia wartości zamówienia).

4 4 1. Udzielanie zamówień następuje zgodnie z planem rocznym oraz bieżącymi potrzebami urzędu i Gminy Pelplin. 2. Plan roczny sporządza specjalista ds. zamówień publicznych na podstawie planów zamówień przedstawianych przez poszczególnych Kierowników i pracowników samodzielnych w terminie 30 dni licząc od dnia opracowania planu finansowego urzędu na dany rok budżetowy. 3. Kierownicy Referatów oraz pracownicy samodzielni w terminie 14 dni licząc od dnia opracowania planu finansowego budżetu na dany rok budżetowy, przygotowują roczny referatowy/stanowiskowy plan zamówień publicznych, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminy. 4. Po zatwierdzeniu planów finansowych na dany rok oraz w przypadku dokonania ich zmian: plany referatów/stanowisk, których zmiany dotyczą winny zostać w niezbędnym zakresie zmodyfikowane oraz przekazane specjaliście ds. zamówień publicznych w niezwłocznym terminie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni licząc od dnia uchwalenia budżetu lub dokonania jego zmiany. 5. Plan roczny zamówień publicznych wchodzi w życie z chwilą jego zatwierdzenia przez Burmistrza. 6. Wszelkie zmiany planu pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej i zgody Burmistrza. Wzór planu stanowi załącznik nr 1 do regulaminu 5 1. Regulamin udzielania przez Urząd Miasta i Gminy w Pelplinie zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, zwany w dalszej treści Regulaminem określa procedury postępowania przy przygotowaniu i przeprowadzeniu zamówień przez Urząd Miasta i Gminy w Pelplinie. 2. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych uregulowano w następującym układzie: 1) zamówienia o wartości do zł. netto 2) zamówienia o wartości od zł. netto do zł.

5 3) zamówienia o wartości przekraczającej zł. do euro 3. Do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty zł. nie stosuje się postanowień niniejszego regulaminu, uzasadnienie wydatku powinno być opisane na dokumencie materiałowym Procedurę udzielania zamówienia o wartości od zł. netto do zł. rozpoczyna zaakceptowania przez Kierownika Referatu lub w przypadku stanowisk samodzielnych przez Sekretarza Gminy notatka z przeprowadzonego rozpoznania rynku. Notatkę sporządza wyznaczony pracownik merytoryczny. Wzór notatki stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 2. Notatka zawiera: 1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2) termin realizacji/wykonania zamówienia 3) aktualna wartość przedmiotu zamówienia, oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub dla robót budowlanych kosztorysu inwestorskiego 4) nazwę i adres wykonawców (co najmniej 2 wykonawców), do których skierowano zaproszenia do złożenia oferty cenowej 5) kryteria wyboru oferty 6) datę uzyskania informacji 7) propozycję udzielania zamówienia wybranemu wykonawcy 3. Rozpoznanie rynku może być przeprowadzone telefonicznie lub pisemnie. 4. Przy zamówieniach o wartości przekraczającej kwotę zł. netto na dostawy i usługi oraz roboty budowlane sporządza się zamówienie i zawiera umowę w formie pisemnej. 5. Do faktury wybranego wykonawcy, za realizację zamówienia należy dołączyć notatkę z rozeznania rynku oraz zamówień lub umowę, jeżeli były sporządzone.

6 7 1. Procedurę udzielania zamówienia o wartości przekraczającej zł. netto, a nie przekraczającej kwoty stanowiącej równoważność euro rozpoczyna wniosek Kierownika Referatu, Pracownika merytorycznego zaakceptowany przez Burmistrza i Głównego Księgowego 2. Wniosek zawiera: 1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2) termin realizacji wykonania zamówienia 3) aktualna wartość przedmiotu zamówienia, oszacowaną na podstawie cen rynkowych, a dla robót budowlanych kosztorysu inwestorskiego 4) przeliczenie wartości zamówienia na równowartość w euro przy zastosowaniu średniego kursu złotego, ogłoszonego przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 35 ust. Pzp 5) nazwisko osoby, która dokonała wartości zamówienia 6) datę ustalenia wartości zamówienia (nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania ) 7) nazwę i adres potencjalnego wykonawców zamówienia 8) dane osób odpowiedzialnych za realizację Wzór wniosku stanowi załącznik nr 3 do regulaminu 3. Dla zamówień publicznych o wartości przekraczającej tysięcy zł. netto do 14 euro przeprowadza się pisemne rozeznanie cenowe, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców, która zapewnia konkurencje oraz wybór najkorzystniejszej oferty (co stanowi co najmniej 2 wykonawców). Formularz zapytania cenowego należy przekazać w formie pisemnej, faxem lub zamieścić na stronie internetowej do pobrania. Wzór formularza stanowi załącznik nr 4 do regulaminu. 4. Po otrzymaniu ofert wykonawców, pracownik merytoryczny wyznaczony do przeprowadzenia postępowania zobowiązany jest do sporządzenia protokołu z przeprowadzonego rozeznania cenowego. 5. Protokół sporządzony z przeprowadzonego rozeznania cenowego przez pracownika merytorycznego wymaga akceptacji kierownika referatu, w przypadku pracownika zatrudni ego na stanowisku samodzielnym wymaga akceptacji Sekretarza gminy. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 5 do regulaminu.

7 6. Udzielenie zamówienia możliwe jest w przypadku otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty. 7. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. 8. Udzielnie zamówienia zatwierdza Burmistrz. 9. Z wybranym wykonawcą na dostawy i usługi oraz roboty budowlane sporządza się zamówienie i zawiera umowę w formie pisemnej. 10. Do faktury wystawionej przez wybranego wykonawcę za realizacje zamówienia, należyto dołączyć protokół rozeznania rynku oraz umowę. 11. Przeprowadzenie rozeznania rynku potencjalnych wykonawców nie ma zastosowania w przypadku, gdy ze względu na szczególny charakter i rodzaj dostaw, usług lub robót budowlanych uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia wybranemu wykonawcy. Przesłanki uzasadnienia wyboru wykonawcy należy dołączyć do protokołu. 12. Dokumentacja z postępowania o udziale zamówienie prowadzone jest przez wyznaczonego pracownika merytorycznego, który jest odpowiedzialny za jego realizację i archiwizację. 8 Obowiązkiem wyznaczonego pracownika odpowiedzialnego za przeprowadzenie postępowania jest bezstronne oraz staranne przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 9 Zamówienia, objęte niniejszym regulaminem podlegają wpisowi do rejestrów zamówień prowadzonych przez specjalistę ds. zamówień publicznych. Wzór formularza stanowi załącznik nr 6 do niniejszego regulaminu

8 10 Postanowienia ogólne: 1. Odpowiedzialność oraz kontrola zgodności zapotrzebowań z planem finansowym Urzędu spoczywa na Głównym Księgowym Urzędu. 2. Faktura wystawiona przez wybranego wykonawcę za realizację zamówienia koryguje faktyczną wartość zamówienia wskazaną we wniosku lub notatce służbowej. 3. Do umów zawieranych zgodnie z niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. Przed podpisanie umowy wymagana jest akceptacja Radcy Prawnego co do treści i formy. 11 Postanowienia końcowe: 1. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień niniejszego Regulaminu powierza się Sekretarz Gminy. 2. Burmistrz może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania procedur przewidzianych niniejszym Regulaminem przy udzielaniu zamówień. 3. Kierownik Zamawiającego na wniosek pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za udzielanie i realizację zamówienia przekraczającego równowartość kwoty zł. netto, a nie przekraczającego równowartość kwoty euro netto może podjąć decyzję o: 1) zleceniu sporządzenia dokumentacji zamówienia publicznego podmiotowi zewnętrznemu w ramach zawartej umowy cywilnoprawnej; 2) o powołanie w ramach zawartej umowy cywilnoprawnej zewnętrznego doradcy/ konsultanta do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

9