IFS Applications Tworzenie firmy, umiejscowień oraz definiowanie osób

IFS Applications Tworzenie firmy, umiejscowień oraz definiowanie osób Plan: Plan:...1 DEFINIOWANIE KODÓW ISO...2 TWORZENIE FIRMY...5 USUWANIE FIRMY...8 USTAWIANIE ZMIENNEJ GLOBALNEJ...10 HARMONOGRAMY I KALENDARZE...10 UMIEJSCOWIENIA...13 UŻYTKOWNIK W FIRMACH...15 DOMYŚLNE UŻYTKOWNIK...16 UMIEJSCOWIENIE DLA UŻYTKOWNIKA...17 1/18

Definiowanie kodów ISO System IFS Applications umożliwia obsługę większej ilości przedsiębiorstw rozmieszczonych w różnych regionach kraju lub świata, których dane są umieszczone w jednej bazie danych. Przedsiębiorstwa te mogą mieć różne nazwy, struktury organizacyjne, wytwarzać różnego rodzaju produkty i dokonywać rozliczeń finansowych w różnych walutach. Dlatego pierwszą czynnością jaką należy wykonać rozpoczynając pracę z systemem IFS Applications, jest zdefiniowanie danych podstawowych dla prawidłowego działania systemu. Dane te są wykorzystywane przez wszystkie moduły zainstalowane w systemie. Dane te w systemie IFS Applications nazwane są kodami ISO. Definicje kodów ISO dokonuje się w folderze IFS/Applicatins Services/Menadżer/Def. Kodów ISO. Rys. 5.1 Widok okna Nawigator IFS Applications W zakładce Kraj należy wybrać kody państw, które będą używane w aplikacji. Aby wybrany przez nas kraj były dostępne w systemie należy w kolumnie Używane w aplikacji zaznaczyć pole. Niektóre kraje są automatycznie zaznaczane już podczas instalacji systemu. Dla prawidłowego działania programu należy zapewnić, żeby pośród wybranych państw znalazły się kraje należące do Unii Europejskiej, dodatkowo przy nich zaznaczamy pola w kolumnie Członek EU. Po dokonaniu wszystkich zmian należy je zapisać. 2/18

Rys 5.2. Widok okna IFS/Applicatins Services/Menadżer/Def. Kodów ISO - Kraj W zakładce Waluta określamy wszystkie waluty, które mają być używane w systemie. W aplikacji będą dostępne tylko te waluty, dla których zastaną zaznaczone pola w kolumnie Używane w aplikacji. Dokonane zmiany należy zapisać. Rys. 5.3. Widok okna IFS/Applicatins Services/Menadżer/Def. Kodów ISO - Waluta Zakładce Język służy do definiowania języków, które mają być dostępne w systemie. Aby języki zdefiniowane przez nas były używane w programie, należy w 3/18

kolumnie Używane w aplikacji zaznaczyć odpowiednie pola. Dla poprawnego działania systemu w dalszej części wśród wybranych języków musi znajdować się język angielski. Dokonane zmiany należy zapisać. Rys. 5.4. Widok okna IFS/Applicatins Services/Menadżer/Def. Kodów ISO - Język W ostatniej zakładce Jednostka miar możemy wybrać z dostępnych predefiniowanych jednostek, te które chcemy aby były dostępne w systemie. Mamy również możliwość konwersji dostępnych już jednostek w nowe. Np. mając dostępną jednostkę podstawową dżul 1[J], chcemy stworzyć nową jednostkę 1[kWh] kilowatogodzinę. W tym celu w kolumnie Kod jednostki wpisujemy 1kWh, w kolumnie Opis wpisujemy kilowatogodzina, w kolumnie Wsp. Przel. wpisujemy 3.6 x 10^16, natomiast w kolumnie jednostka podstawowa 1[J]. Jednostki zdefiniowane przez użytkownika są automatycznie zaznaczone jako używane w aplikacji. Aby jednostki predefiniowane były używane w aplikacji należy zaznaczyć przy nich pole w kolumnie Używane w aplikacji i zapisać dokonane zmiany. 4/18

Rys. 5.5. Widok okna IFS/Applicatins Services/Menadżer/Def. Kodów ISO Jednostki miar Tworzenie firmy Kolejnym krokiem po zdefiniowaniu kodów ISO jest utworzenie firmy, dla której zostaną wygenerowane reguły księgowe oraz powiązania z innymi modułami. Stworzenie firmy jest możliwe w dwóch folderach: kontrahenci oraz reguły księgowe. W tej pracy zostanie przedstawiony tryb postępowania przy tworzeniu firmy tylko dla folderu reguły księgowe. Aby tego dokonać należy otworzyć folder IFS/Reguły księgowe/firma/generowanie firmy Rys. 5.6 Widok okna Nawigator IFS Applications 5/18

Po otworzeniu folderu Generowanie firmy pojawi się okna, w którym należy wpisać kod firmy oraz jej nazwę. Jeżeli nasza firma została wcześniej utworzona w folderze Kontrahenci możemy wybrać ją z listy. Rys 5.7. Widok okna IFS/Reguły księgowe/create company W następnym oknie, do którego przechodzimy wybierając funkcję Dalej, podajemy takie parametry jak: domyślny język, który będzie używany w tworzonej firmie, kraj, walutę księgowania, datę od której dana waluta ma obowiązywać oraz typ korekty. Dodatkowo możemy określić rodzaj waluty równolegle używanej w danej firmie wraz z data, od której ma obowiązywać. Rys. 5.8. Widok okna IFS/Reguły księgowe/create company 6/18

W kolejnym oknie jakie zostanie wyświetlone, po wybraniu funkcji Dalej, zebrane są wszystkie dane jakie wprowadziliśmy wcześniej. Rys. 5.9. Widok okna IFS/Reguły księgowe/create company Jest to ostatni moment, w którym można dokonać zmian lub poprawek. Aby je dokonać należy cofnąć się do odpowiedniego okna za pomocą funkcji Poprzedni. Jeżeli wszystkie dane są już prawidłowe wracamy do okna jak na rys 9. i wybieramy funkcję Zakończ. W tym momencie system ustawi automatycznie wszystkie połączenie z innymi modułami oraz poinformuje nas o zakończeniu generowania firmy komunikatem. Rys. 5.10. Widok okna IFS/Reguły księgowe/firma/create company 7/18

Usuwanie firmy W folderze IFS/Reguły księgowe/firma/firma możemy przeglądać wszystkie zarejestrowane firmy w systemie. Jedną z dostępnych funkcji w tym folderze jest operacja usuwania połączeń zarejestrowanej firmy z modułem finansowym. Rys. 5.11 Widok okna Nawigator IFS Applications Aby usunąć firmę należy z wyświetlonej listy zarejestrowanych firm w systemie wybrać, tę którą chcemy usunąć i z menu Opcje wybieramy funkcję Usuń firmę. Rys. 5.12 Widok okna IFS/Reguły księgowe/firma/firma. System jest zabezpieczony przed przypadkowym usunięciem firmy. Zanim program przystąpi do usuwania powiązań z innymi modułami, należy dwukrotnie potwierdzić wykonanie operacji usunięcia w wyświetlanych oknach. 8/18

Rys. 5.13 Widok okna z zapytaniem o potwierdzeni usunięcia firmy Rys. 5.14. Widok okna z zapytaniem o potwierdzeni usunięcia firmy Usuwanie firmy trwa kilka minut. Po zakończeniu operacji kasowania połączeń, system informuje nas wyświetlając następujący komunikat: Rys. 5.15. Widok okna informującego o usunięciu firmy. Usunięcie firmy z systemu nie powoduje automatycznego wykasowania wszystkich danych powiązanych z dana firmą takich jak: pozycje magazynowe, struktury produktowe, kontrahentów itp. Jeżeli chcemy je usnąć z bazy danych musimy zrobić to ręcznie, pozycja po pozycji. 9/18

Ustawianie zmiennej globalnej Jak zostało już napisane wcześniej w systemie IFS Applications może być zdefiniowane wiele firm, ale w danej chwili można obsługiwać tylko jedną z nich. Dlatego wybraną firmę należy ustawić jako aktualnie aktywną zmienną globalną. Ustawienie zmiennej globalnej dokonuje się w menu Plik/Opcje/Zmienna Globalna. W wyświetlonym oknie w kolumnie Wartość z rozwijanej listy dostępnych firm w systemie wybieramy kod firmy, która ma być ustawiona jako domyślna. Po wybraniu kodu firmy wybieramy funkcję Zastosuj i zamykamy okno. Harmonogramy i kalendarze Rys. 5.16. Widok okna Plik/Opcje/Zmienna Globalna Niniejszy punkt ma na celu prezentację zdefiniowania i wykorzystania kalendarzy czasu pracy. Kalendarz taki jest wykorzystywany przez wszystkie komponenty systemu IFS do opisu czasu pracy. Ważnym wyznacznikiem kalendarza czasu pracy jest fakt, że jest on ściśle powiązany z umiejscowieniem, a co za tym idzie z firmą istniejącą w tym umiejscowieniu. Chcąc korzystać w systemie IFS Applications z własnego kalendarza należy go zdefiniować postępując według podanych dalej kroków. Najlepiej, jeżeli kalendarz jest definiowany i generowany podczas tworzenia nowej firmy, a dokładniej zanim danej firmie zostanie przyporządkowane jakieś umiejscowienie. Później istnieje możliwość zmiany takiego kalendarza jednakże jest to bardzo ryzykowne. 10/18

Sposób wykonania Wszystkie potrzebne formularze znajdują się w folderze: IFS/Applications/IFS Application Services/ Kalendarz czasu pracy Folder ten dostępny jest zarówno z modułu produkcji powtarzalnej jak i z finansów. Poniższe czynności wykonywane były w module produkcji powtarzalnej. Definiowanie okresów OKRES Pozwala na zdefiniowanie fragmentów dnia, które następnie staną się elementami definiowanych typów dnia. Po załadowaniu danych pojawiają się już zdefiniowane okresy. Jeżeli nie odpowiadają one potrzebom firmy, definiujemy nowy okres poprzez: 1. naciśnięcie przycisku NOWY 2. wprowadzenie pól OKRES i NAZWA 3. zapis danych TYP DNIA Określa z jakich okresów składa się konkretny dzień. Definiujemy je następująco: 1. Po załadowaniu danych i umieszczeniu kursora w górnej części formularza należy użyć przycisku Nowy. 2. Następnie należy wypełnić pola TYP DNIA i NAZWA oraz zapisać zmiany. Po przeniesieniu kursora do dolnej części formularza wprowadzamy poszczególne okresy dnia: 3. Nowy 4. wprowadzanie daty do pola OD, (wpisujemy godziny w formacie GG:MM:SS) 5. wprowadzanie daty do pola DO, 6. z listy wybieramy OKRES, NAZWA pojawia się sama 7. Zapisz Cykl należy powtórzyć tyle razy, ile potrzebujemy zdefiniować okresów. Wszystkie zdefiniowane dni można przeglądać poprzez formularz Przegląd - typy dni HARMONOGRAM Jest element kalendarza, który opisuje profil przebiegu czasów pracy w dłuższym okresie - tzn. tygodnia. Dodanie nowego harmonogramu polega na: 1. umieszczeniu kursora w górnej części formularza i naciśnięciu przycisku Nowy, 2. wypełnieniu pól HARMONOGRAM i NAZWA, DŁUGOŚĆ OKRESU i DZIEŃ POCZATKU OKRESU zostają wypełnione wartościami domyślnymi ale można je zmienić, 3. Zapisaniu danych. Program automatycznie generuje 7 nowych, ponumerowanych rekordów. Następnie wystarczy z listy wybrać typy poszczególnych dni i zapisać gotowy harmonogram. WYJĄTEK DLA HARMONOGRAMU Jest to dzień zakłócający normalny harmonogram. Należy pamiętać, że wyjątek jest związany z typem dnia, co oznacza że wyjątek może skracać lub wydłużać dostępny czas pracy. Po załadowamu danych okazuje się, że w systemie nie zdefiniowano żadnych wyjątków. Aby zdefiniować nowy wyjątek należy: 11/18

1. umieścić kursor w górnej części formularza, - NOWY 2. wypełnić pola KOD WYJĄTKU i NAZWA, - ZAPISZ 3. umieścić kursor w dolnej części formularza, - NOWY. 4. po wprowadzeniu DATY (format RR-MM-DD) automatycznie zostaje uzupełnione pole Dzień tygodnia, 5. wybrać z listy typ dnia, 6. program uzupełni resztę pól, - ZAPISZ KALENDARZ Kalendarz definiuje dni pracy i jest przypisany umiejscowieniom. Aby zdefiniować nowy kalendarz, należy: 1. umieścić kursor w górnej części formularza, - NOWY, 2. wypełnić poła ID KALENDARZA i NAZWA, 3. można wybrać z listy 291 wyjątek, przypisany do kalendarza (automatycznie pojawi się nazwa wyjątku), 4. ZAPISZ. Kalendarz otrzymuje status Nie wygenerowany". Następnie należy: 1. umieścić kursor w dolnej części formularza, - NOWY 2. wybór harmonogramu z listy (automatycznie uzupełni się nazwa), 3. zdefiniować datę rozpoczęcia stosowania kalendarza. UWAGA - dzień zdefiniowany jako rozpoczęcie musi być takim dniem tygodnia jak pierwszy dzień harmonogramu 4. data zakończenia została wpisana domyślnie - ZAPISZ Aby nowo zdefiniowany kalendarz mógł być wykorzystywany w systemie, należy go wygenerować. GENEROWANIE KALENDARZA Generowanie uruchamia się przez MENU OPERACJE Program upewnia się, czy rzeczywiście należy wygenerować ten kalendarz Generowanie kalendarza wykonuje się w tle, jednakże chcąc przyspieszyć wykonanie tej operacji można uruchomić formularz: IPS Applications/Ogólne-Zadanie wykonywane w tle Po pobraniu danych i zaznaczeniu procesu generowanie kalendarza należy uruchomić operację WYKONAJ. Po wykonaniu polecenia kalendarz uzyska status WYGENEROWANY Szczegóły wygenerowanego kalendarza przegląda się przy użyciu menu OPERACJE Uwagi Generowanie firmy nie jest bezpośrednio związane z definiowaniem kalendarza, jednakże kalendarz przypisuje się umiejscowieniu danej firmy zaraz po jej wygenerowaniu. Teoretycznie istnieje możliwość zmiany przypisanego kalendarza, jednakże należy robić to bardzo ostrożnie, gdyż może to spowodować błędy w komponentach, korzystających z tych kalendarzy. 12/18

Umiejscowienia Każda firma wprowadzona do systemu musi posiadać umiejscowienie, które informuje nas w jakim punkcie geograficznym znajduje się dana firma. Rejestrację umiejscowień umożliwia folder IFS/Dane podstawowe Dystrybucja i Produkcjia/Dane systemowe. Rys. 5.17 Widok okna Nawigator IFS Applications Po wejściu do folderu Dane systemowe w wyświetlonym oknie uaktywniamy zakładkę Umiejscowienie. W zakładce tej wprowadzamy identyfikator umiejscowienia w kolumnie Umiejsc., kod firmy w kolumnie Firma oraz wybieramy z listy kalendarz dystrybucji i kalendarz produkcji. Rys. 5.18. Widok okna folder IFS/Dane podstawowe Dystrybucja i Produkcjia/Dane systemowe Umiejscowienie 13/18

Jeżeli na liście dostępnych kalendarzy nie znajdziemy odpowiadającego kalendarza naszym potrzebą, możemy sami stworzyć kalendarz dostosowany do naszych potrzeb ( Proces tworzenia indywidualnych kalendarzy został opisany w dodatku na końcu pracy). Rys. 5.19. Widok okna na listy dostępnych kalendarzy dystrybucji i produkcji w systemie Oprócz danych wprowadzonych powyżej, w zakładce Umiejscowienie, należy również określić różnicę o ile godzin, strefa czasowa naszego umiejscowienia różni się od strefy czasowej używanej w bazie danych. Dokonuje się tego w kolumnie Kompen. Stref czas.(godz.). Z punktu widzenia sterowania produkcją ważna jest jeszcze w tej zakładce kolumna Aktualizacja struktury. W kolumnie tej określa się jakie wartości mogą być zmieniane w strukturze produktu ze statusem Wykonawczy. W tym miejscu mamy do wyboru dwie opcje: Ograniczona: Modyfikować można jedynie: numer operacji, przesunięcie terminu realizacji, planowany termin realizacji, pozycję na rysunku, tekst notatki oraz jednostkę miary na wydruku. Nie ograniczona: Oprócz wyżej wymienionych danych modyfikować można dodatkowo: normę zużycia, stałe straty technologiczne, 14/18

współczynnik strat technologicznych, typ zużycia pozycji, zużycie jak dla widma oraz pozycję faktorowaną. Po dokonaniu wszystkich zmian w zakładce Umiejscowienia należy je zapisać. Użytkownik w firmach W folderze IFS/Reguł księgowe/dane użytkownika/użytkownik w firmach dokonuje się rejestracji, modyfikacji i przeglądu danych na temat użytkowników mających dostęp do systemu IFS Applications. Rys. 5.20 Widok okna Nawigator IFS Applications Po wejściu do folderu Użytkownik w firmie wyswietli się okno w krórym z rozwijanego pola Firma wybieramy kod firmy dla której chcemy zdefiniować użytkowników. Pole Opis zostanie automatycznie przez system. W tabeli poniżej system automatycznie wpisuje pierwszego użytkownika, jest to ten sam użytkownik, który został użyty na samym początku do zalogowania się do systemu. Jeśli chcemy zmienić lub dodać użytkowników w danej firmie, zaznaczamy wiersz w tabeli i wybieramy polecenie Nowy. Następnie wybieramy z listy dostępnych użytkowników, którzy maja być widoczni w firmie oraz zaznaczamy przy nich pole w kolumnie Firma domyślna. Po dokonaniu wszystkich zmian zapisuje je. 15/18

Rys. 5.21. Widok okna na folder IFS/Reguł księgowe/dane użytkownika/użytkownik w firmach Domyślne użytkownik. W folderze IFS/Dane podstawowe Produkcja i dystrybucja/dane systemowe w zakładce domyślne użytkownik określamy domyślne wartości takie jak: umiejscowienie, branżysta i koordynator, które będą automatycznie przypisane danemu użytkownikowi w dalszej pracy z programem. Rys. 5.24 Widok okna Nawigator IFS Applications W folderze Dane systemowe uaktywniamy zakładkę Domyślne użytkownik. W zakładce tej pole Użytkownik zostaje automatycznie uzupełnione nazwą domyślnie ustawionego użytkownika. W polu Umiejscowienie definiujemy domyślne umiejscowienie dla danego użytkownika wybierając je z listy dostępnych umiejscowień systemie. Za pomocą listy określamy również branżystę i koordynatora domyślnie skojarzonego z danym użytkownikiem. Dokonujemy tego w polach Id koordynat. i Id branżysty, pola Nazwa koordynatora i Nazwa branżysty zostają automatycznie uzupełnione przez system. 16/18

Rys. 5.25. Widok okna IFS/Dane podstawowe Produkcja i dystrybucja/dane systemowe Domyślne użytkownik. Umiejscowienie dla użytkownika. Przyporządkowując użytkownikowi umiejscowienie nadajemy mu równocześnie uprawnienia dostępu tylko do tego umiejscowienia. Użytkownik logując się, używając swojego kodu identyfikacyjnego i hasła, do programu IFS Applications będzie mógł dokonywać zmian tylko w obrębie przypisanego mu umiejscowienia. Jeden użytkownik w systemie IFS Applications może mieć nadane prawa dostępu do wielu umiejscowień. Przyporządkowanie użytkownikowi umiejscowienia dokonuje się w folderze IFS/Dane podstawowe Produkcja i dystrybucja/dane systemowe. Rys. 5.22 Widok okna Nawigator IFS Applications W folderze Dane systemowe uaktywniamy zakładkę Umiejsc. dla użytk.. W rozwijanym polu Użytkownik wybieramy jednego z dostępnych użytkowników w systemie i przyporządkowujemy mu umiejscowienia, do których ma mieć 17/18

dostęp. Aby tego dokonać zaznaczamy wiersz w tabeli i wybieramy polecenie Nowy. W kolumnie Umiejscowienie za pomocą listy wybieramy kod umiejscowienia. Kolumna Nazwa umiejscowienia zostanie automatycznie uzupełniona. Po dokonaniu wszystkich zmian należy je zapisać. Rys. 5.23 Widok okna na folder IFS/ IFS/Dane podstawowe Produkcja i dystrybucja/dane systemowe Umiejscowienie dal użytkownika Uwaga: Jeżeli ustalono domyślne umiejscowienie dla użytkownika w punkcie Domyślne użytkownik, to dany użytkownik powinien być już przyporządkowany do umiejscowienia. Nie trzeba wówczas tego robić ponownie. u użytkownikowi wykonywać operacje przypisane danej funkcji. Osoby W systemie IFS należy zdefiniować osoby odpowiedzialne za wykonywanie poszczególnych czynności. Rozpoczynamy od zdefiniowania osoby w folderze: Kontrahenci/Osoba/Osoba/Ogólnie Następnie osobom nadajemy różne funkcje, takie jak koordynatorzy, branżyści, zatwierdzający, sprzedawcy, kontrolerzy, planiści itp. Co będzie przedstawione na kolejnych zajęciach 18/18