WOA.I.ZZP/WPW/U-335-50/09 Załącznik nr 2 do SIWZ Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na realizację zamówienia Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych Usługa dotycząca przeprowadzenia kampanii informacyjno-promocyjnej na rok 2009 w ramach komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 dla Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych. 1
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na przygotowanie i przeprowadzenie kampanii informacyjno promocyjnej w ramach komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. 1. Przedmiot zamówienia - opracowanie przekazu, strategii medialnej, harmonogramu działań i planu medialnego dwu tygodniowej kampanii informacyjno-promocyjnej w ramach promocji komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w regionie mazowieckim i zakup mediów, zgodnie z klasyfikacją CP: CP 79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe; CP 79341400-0 Usługi prowadzenia kampanii reklamowych. 2. Cele oraz kluczowe założenia kampanii informacyjno-promocyjnej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, powołana przez Sejmik Województwa Mazowieckiego pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia (Instytucji Wdrażającej) dla komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie mazowieckim. Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych ma obowiązek prowadzić działania informacyjno-promocyjne, zgodnie z podpisanym Porozumieniem w sprawie realizacji zadań Instytucji Wdrażającej dla komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz zgodnie z zapisami Planu Komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. Obowiązek prowadzenia takich działań zawarty jest także w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Podstawowym celem planowanej kampanii informacyjno promocyjnej jest podniesienie poziomu świadomości i wiedzy wśród mieszkańców Mazowsza na temat PO KL, a także EFS oraz korzyści płynących z członkostwa w Unii Europejskiej. Z celu podstawowego wynika cel szczegółowy kampanii, jakim jest: promocja EFS, jako stymulatora rozwoju regionalnego oraz 2
aktywizacja beneficjentów w celu zwiększenia liczby projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w Województwie Mazowieckim, które pozwolą w pełni wykorzystać dostępną pomoc. Kampania informacyjno promocyjna w ramach komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nie może być sprzeczna z założeniami kampanii Narodowej Strategii Spójności na lata 2007 2013. Ponadto powinna koncentrować się na dwóch sektorach (rozwój inicjatyw lokalnych i integracja społeczna oraz przedsiębiorczość) oraz promować Program poprzez wskazanie na rozwój Mazowsza. 3. Grupa docelowa: Kampania skierowana jest do ogółu społeczeństwa tj. do wszystkich w wieku 18-65 lat (szeroka grupa docelowa). 4. Główne założenia kampanii, które muszą zostać uwzględnione przez Wykonawcę na każdym z etapów realizacji. 4.1. Terytorium kampanii: Województwo Mazowieckie. 4.2. Czas trwania: kampania powinna zostać zakończona przed 01.12.2009 r. 4.3. Kampania będzie trwać dwa tygodnie, termin wykonania będzie wskazany przez Zamawiającego. 4.4. Wszystkie przekazy na wszystkich nośnikach kampanii muszą uwzględniać odpowiednie wymagania z zakresu informacji i promocji (w tym wizualizacji) źródła finansowania. Obowiązkowo muszą zawierać logo Unii Europejskiej opatrzone słowami Unia Europejska, Europejski Fundusz Społeczny oraz informację słowną o źródłach finansowania: ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo PO KL, to do stosowania będzie: w kolorze: lub w wersji czarno-białej: 3
ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo MJWPU, to do stosowania będzie: ilekroć będzie mowa o źródłach finansowania to do zastosowania będzie poniższy zapis: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.. 4.5. Podstawowe minimalne wymagania dotyczące nośników medialnych kampanii: 4.5.1. Reklama internetowa adaptująca formy przekazu kampanii do formatów internetowych. 4.5.2. Reklama radiowa o długości nie mniej niż 30 sekund. 4.5.3. Reklama zewnętrzna na terenie Województwa Mazowieckiego (miniboardy), w przypadku Warszawy tylko na trasach wylotowych (billboardy). 4.5.4. Raport końcowy kampanii wraz z rekomendacjami na 2010 rok. 4
5. Zakres zadań Wykonawcy i terminy ich wykonania Moduł Zadanie Podzadanie Zakres kluczowych czynności wykonawcy I II III Opracowanie przekazu kampanii Opracowanie harmonogramu produkcji i planu medialnego Przeprowadzenie Kampanii I.1. Koncepcja kreacyjna przekazu I.2. Ustalenie harmonogramu kampanii I.3. Linia kreacji II.1. Dla reklam radiowych II.2. Dla wszystkich nośników III.1. Przygotowanie projektów reklam radiowych i boardów Termin wykonania I.1.1.Opis głównych założeń Oferta Wykonawcy koncepcji kreacyjnej (linii kreacyjnej). I.2.1. Kampania ma trwać 2 tygodnie, W terminie 7 dni od termin wykonania wskazuje podpisania umowy. Zamawiający. I.3.1. Hasło kampanii (Headline). Oferta Wykonawcy X I.3.2. Scenariusze reklamy radiowej Oferta Wykonawcy X nie mniej niż 30 przedstawione będą w formie pisemnej. II.1.1. Opracowanie planu medialnego poprzez wskazanie i uzasadnienie stacji radiowych obejmujących swoim zasięgiem całe Województwo Mazowieckie, liczby, terminów, pasm emisyjnych oraz zasięgu dotarcia do grupy adresowej wyrażonego wielkością współczynnika dotarcia GRP (iloczyn zasięgu kampanii i częstotliwości) w sumie. II.2.1. Opracowanie harmonogramu produkcji i realizacji wszystkich nośników kampanii. Dla reklamy radiowej harmonogram emisji zostanie określony w ofercie Wykonawcy. III.1.1. Wykonawca przedstawi reklamy radiowe w formie pisemnej celem oceny ich jakości i akceptacji przez Zamawiającego. Oferta Wykonawcy Oferta Wykonawcy Oferta Wykonawcy Wymagane ostateczne zatwierdzenie przez Zamawiającego X X 5
III.2. Poprawienie projektów reklam radiowych i boardów zgodnie z uwagami Zamawiającego III.3. Doprecyzowanie linii kreacyjnej III.4. Produkcja reklam radiowych i boardów III.1.2. Wykonawca przedstawi projekty graficzne (układ, kolorystyka, rodzaj tablicy) boardów, celem oceny ich jakości i akceptacji przez Zamawiającego. III.2.1. Wykonawca jest zobowiązany do poprawienia, zgodnie z sugestiami Zamawiającego, projektów reklam radiowych i boardów przed uruchomieniem kampanii do momentu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. III.3.1. Propozycja identyfikatora dźwiękowego do reklamy radiowej. III.3.2. Dwa alternatywne projekty reklamy internetowej. III.3.3. Projekty graficzne reklamy zewnętrznej. III.4.1. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu graficzne, pisemne i dźwiękowe materiały do reklam radiowych i drukowanych przed przystąpieniem do produkcji, dokona również zalecanych przez Zamawiającego korekt, po czym przedstawi Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji wersje emisyjne wszystkich materiałów reklamowych przed rozpowszechnianiem. Wykonawca zobowiązuje się do weryfikacji materiałów reklamowych zgodnie z zaleceniami i uwagami zgłoszonymi przez Zamawiającego. Oferta Wykonawcy W terminie 5 dni od przekazania uwag Zamawiającego. W terminie 30 dni od podpisania umowy. W terminie 30 dni od podpisania umowy. W terminie 30 dni od podpisania umowy. z opracowanym harmonogramem produkcji i planem medialnym przedstawionym w Ofercie Wykonawcy (zgodnie z zapisami punktu II.1.). 6
III.5. Produkcja reklamy internetowej III.6. Emisja reklamy internetowej III.7. Zakup mediów III.8. Emisja, publikacja, dystrybucja III.5.1. Wykonawca przedstawi produkt finalny w oparciu o przekazy kampanii radiowej i outdoorowej odpowiednio dopasowany do formatów internetowych do wykorzystania na stronach internetowych. III.6.1. Reklama internetowa adaptująca formy przekazu kampanii do formatów internetowych. III.7.1.Wykonawca dokona zakupu czasu antenowego celem przeprowadzenia kampanii. III.8.1. Wykonawca skieruje do emisji/publikacji materiały reklamowe zaakceptowane przez Zamawiającego w formatach wymaganych przez media. Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru nad emisją/publikacją materiałów reklamowych zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego planem medialnym i harmonogramem produkcji (Wykonawca będzie niezwłocznie powiadamiał Zamawiającego o wszelkich odstępstwach od planu medialnego podczas emisji bądź publikacji materiałów reklamowych). z harmonogramem produkcji zaakceptowanym przez Zamawiającego a przygotowanym zgodnie z zapisami punktu II.2. z zapisami punktu II.1. i II.2. z opracowanym (zgodnie z zapisami punktu II.1.). z zapisami punktu II.1. i II.2. 7
III.9. Reklama zewnętrzna III.9.1.Reklama zewnętrzna, na terenie Województwa Mazowieckiego (miniborady), w przypadku Warszawy tylko na trasach wylotowych (billboardy). Możliwe jest tu połączenie usług dwóch różnych firm. z zapisami punktu II.1. i II.2. X I Podsumowanie kampanii I.1. Raport końcowy kampanii I.1.1.Wykonawca zobowiązuje się do opracowania raportu końcowego kampanii po jej zakończeniu, zawierającego podsumowanie dotyczące efektywności kampanii i rekomendacje na 2010 rok. W terminie 30 dni po zakończeniu kampanii. X Legenda: X nie wymaga ostatecznego zatwierdzenia przez Zamawiającego (zadanie na poziomie Oferty Wykonawcy); wymaga ostatecznego zatwierdzenia przez Zamawiającego (osoby zatwierdzające zostaną wyszczególnione w umowie). 8
6. Minimalne wymogi wobec ww. zakresu prac, które Wykonawca musi spełnić: Ad. I.3.1. Hasło kampanii musi obejmować swoim przekazem zakładane efekty realizacji projektów, czyli cele komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.. Ad. I.3.2. Reklama radiowa o długości co najmniej 30 sekund powinna dotyczyć płaszczyzny strategicznomerytorycznej i werbalnej. Scenariusz zostanie przedstawiony w formie pisemnej. Ponadto musi być ona spójna z założeniami kampanii Narodowej Strategii Spójności na lata 2007 2013 i jednocześnie podkreślać przynależność PO KL do EFS. Ad. II.1. Plan medialny musi uwzględniać łącznie minimum następujące warunki: - radiowe spoty reklamowe powinny zostać wyemitowane co najmniej 300 razy - spoty radiowe powinny zostać wyemitowane w stacjach regionalnych obejmujących swoim zasięgiem całe województwo mazowieckie w godzinach między 7.00 i 23.00; - współczynnik dotarcia do procenta osób w grupie docelowej nie może być mniejszy niż 800 GRP (iloczyn zasięgu kampanii i częstotliwości). Pożądany przedział czasu emisji reklamy to pasmo popołudniowe i/lub wieczorne, transmitowane w paśmie reklam poprzedzającym programy informacyjne i serwisy informacyjne. Ad. III.2 Wykonawca przygotuje wszystkie materiały reklamowe do emisji/publikacji w formatach wymaganych przez media. Ponadto, po zakończonej kampanii informacyjno promocyjnej, Wykonawca przekaże Zamawiającemu na odpowiednich nośnikach komplet wszystkich materiałów w wersjach ostatecznych przeznaczonych do emisji/publikacji. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru nad emisją/publikacją produktów kampanii informacyjno promocyjnej zgodnie z przedstawionymi/ zaakceptowanymi przez Zamawiającego planami medialnymi/ harmonogramami działań. 9
Ad. III.5. Przed przygotowaniem projektów reklamy internetowej Wykonawca musi wziąć pod uwagę rozwiązania techniczne oraz parametry, które umożliwią Zamawiającemu pełne wykorzystanie reklamy internetowej. Projekty graficzne reklamy internetowej muszą być spójne z pozostałymi produktami kampanii informacyjno promocyjnej. Ponadto projekty reklamy internetowej muszą przewidywać możliwość zmiany jej rozmiaru bez utraty jakości i czytelności przekazu. Ad. III.6. Reklama internetowa adaptująca formy przekazu kampanii do formatów internetowych, w formie zaproponowanej przez Wykonawcę, dostępnej w sieci przez cały czas trwania kampanii, ma być zamieszczona na 5 portalach internetowych w serwisach informacyjno-publicystycznych prowadzących w rankingach odwiedzin. Ad. III.9. Reklama zewnętrzna (wielkoformatowa): - nośniki/tablice w miejscowościach do 100 000 mieszkańców. W okolicach siedzib urzędów Gminy i Powiatu, kościołów, targów, itp. do min. 140 tablic w regionie rozłożonych równomiernie na jego terenie; - wzdłuż tras przelotowych, w okolicach małych miejscowości i przy trasach wylotowych z Warszawy min. 50 tablic. 10
7. Termin wykonania zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji prac objętych zamówieniem od dnia podpisania umowy i zakończyć ich realizację przed 01.12.2009 r. przy czym Wykonawca zobowiązany będzie: Wykonywać wszystkie działania według uzgodnionego z Zamawiającym harmonogramem, z uwzględnieniem terminów na poszczególne etapy. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami. Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami jest w zakresie merytorycznym: 1. Agnieszka Łopieńska Tel.(0-22) 295 20 33 e-mail: a.lopienska@mazowia.eu 11