dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego Płatne ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie oraz realizacja działań promujących Muzeum Dialogu Kultur w Kielcach w ramach projektu pn. Modernizacja oraz wyposażenie Kamienicy pod Trzema Herbami przy ul. Rynek 3 w Kielcach z przeznaczeniem na Muzeum Dialogu Kultur, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata oraz ze środków Samorządu Województwa Świętokrzyskiego i Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. II. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM Zamawiającym jest Muzeum Narodowe w Kielcach (MNKi), którego misją jest gromadzić, chronić i eksponować dziedzictwo, być otwartym na współczesność, zasługiwać na zachwyt widza. Muzeum Narodowe w Kielcach (MNKi) podejmuje działania komunikacyjne zmierzające do budowy pozytywnego wizerunku marki, podniesienia poziomu wiedzy wśród ogółu społeczeństwa o swoich zbiorach i działalności. Różnice zachodzące w sposobie komunikacji z widzem, mają zaprezentować opinii publicznej dużą skalę i zakres wprowadzonych zmian i nowoczesny wizerunek instytucji. Muzeum Dialogu Kultur jest nowym Oddziałem Muzeum Narodowego w Kielcach. Nowoczesną i przyjazną dla osób niepełnosprawnych instytucją, która poprzez narracyjną i multimedialną ekspozycję stałą, wystawy czasowe, konferencje, spotkania, warsztaty, pokazy filmowe etc. przybliży zwiedzającym szeroko rozumianą wielokulturowość. Prezentując historię, kulturę i tradycję oraz podkreślając mnogość i różnorodność poglądów, wyznań, przekonań Muzeum Dialogu Kultur - w swojej pracy - szczególną uwagę będzie zwracało na współistnienie i wzajemne ich na siebie oddziaływanie. Uwidaczniając różnice narodowe, etniczne, wyznaniowe, te determinowane przez pozycję społeczną czy płeć, Muzeum będzie szerzyło ideę tolerancji i negowało wszelkie przejawy dyskryminacji.

2 CELE PROMOCJI: Cel operacyjny: promocja Muzeum Dialogu Kultur - Oddziału MNKi oraz korzyści wynikających z wizyty w Muzeum dla mieszkańców kraju i mieszkańców województwa świętokrzyskiego oraz Identyfikacja Muzeum Dialogu Kultur, jako Oddziału Muzeum Narodowego w Kielcach. Identyfikacja Muzeum Dialogu Kultur pośród grupy docelowej Muzeum grup szkolnych, studentów, turystów z kraju i zagranicy, mieszkańców Kielc i regionu. Przedstawienie znaczenia powstania Muzeum Dialogu Kultur jako ośrodka działającego na rzecz wielokulturowego dziedzictwa i dorobku środowisk społecznych i kulturalnych w budowaniu pozytywnych relacji między narodami. Wzrost zainteresowania Muzeum Dialogu Kultur. Zwiększenie ruchu turystycznego. Wydłużenie sezonu turystycznego. Zwiększenie dostępności do obiektów hotelowych i turystycznych. III. ZAKRES ZAMÓWIENIA: 1. Wykonawca zobowiązany jest do zaplanowania, przygotowania i przeprowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych w ramach promocji w prasie i Internecie oraz ich monitorowania. 2. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu, w terminie 7 dni kalendarzowych od podpisania umowy, szczegółowego harmonogramu prac dotyczącego prowadzenia poszczególnych działań promocyjnych w prasie i Internecie z uwzględnieniem największej skuteczności przy wskazanych parametrach. Harmonogram będzie zawierał terminy oraz wskazanie miejsc, a więc tytułów prasowych i portali internetowych, w których będą prowadzone działania. Zamawiający dokona akceptacji projektu w ciągu 3 dni roboczych. W przypadku braku akceptacji przez Zamawiającego, Wykonawca przedstawi kolejną propozycję w ciągu 5 dni kalendarzowych. Procedura akceptacji może być powtarzana wielokrotnie przy zachowaniu niniejszych zasad. Zamawiający dopuszcza w komunikacji między Stronami drogę mailową.

3 3. Zamawiający dopuszcza możliwość modyfikacji harmonogramu na każdym etapie jego realizacji, w sytuacji, gdy zmiana podyktowana jest zwiększeniem skuteczności i efektywności promocji 4. Zamawiający wymaga, by poszczególne elementy promocji były ze sobą powiązane, tj. zazębione ze sobą bądź następujące bezpośrednio po sobie. 5. Zakres działań będzie każdorazowo uzgodniony z Zamawiającym w terminie umożliwiającym wprowadzenie przez Zamawiającego zmian. 6. Wykonawca jest zobowiązany do monitorowania wyników działań przez cały czas trwania kampanii i przedstawienia raportu Zamawiającemu. IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Prasa Wykonawca zobowiązany jest do opracowania reklamy prasowej i jej jednorazowej emisji w każdym z niżej opisanych pism. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania projektu graficznego reklamy zgodnie z Księgą Znaku Muzeum Narodowego w Kielcach. Projekt graficzny (full kolor) powinien zachęcać do odwiedzenia Muzeum Dialogu Kultur. Wykonawca przygotuje projekt reklamy oparty o projekt graficzny, ale dostosowany do formatów i wymagań technicznych poszczególnych gazet i czasopism. Wykonawca przedstawi projekt do akceptacji Zamawiającego w terminie 14 dni kalendarzowych od daty podpisania Umowy. Zamawiający dokona akceptacji projektu w ciągu 3 dni roboczych. W przypadku braku akceptacji przez Zamawiającego, Wykonawca przedstawi kolejną propozycję w ciągu 5 dni kalendarzowych. Procedura akceptacji może być powtarzana wielokrotnie przy zachowaniu niniejszych zasad. Zamawiający dopuszcza w komunikacji między Stronami drogę mailową. a) Wykonawca przygotuje projekty w formacie gotowym do emisji w prasie oraz w terminie wymaganym przez wydawcę: - ½ strony redakcyjnej w opiniotwórczym tygodniku ogólnopolskim o liczbie egzemplarzy rozpowszechnianych płatnie powyżej szt. zamieszczona po prawej stronie (strony nieparzyste). Termin jednorazowej emisji reklamy winien nastąpić w przedziale czasowym r. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany powyższego terminu w przypadku przedłużającej się procedury przetargowej oraz innych niezależnych od Zamawiającego okoliczności.

4 - 1 strona redakcyjna w miesięczniku branżowym zajmującym się tematyką historyczną o zasięgu ogólnopolskim (jedna emisja), o liczbie egzemplarzy rozpowszechnianych płatnie powyżej szt. Pożądany termin emisji: numer wrześniowy. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany powyższego terminu w przypadku przedłużającej się procedury przetargowej oraz innych niezależnych od Zamawiającego okoliczności; - ilość modułów odpowiadających ½ strony redakcyjnej w opiniotwórczym dzienniku ogólnopolskim o liczbie egzemplarzy rozpowszechnianych płatnie powyżej szt., zamieszczona po prawej stronie (strony nieparzyste). Termin jednorazowej emisji reklamy winien nastąpić w przedziale czasowym r. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany powyższego terminu w przypadku przedłużającej się procedury przetargowej oraz innych niezależnych od Zamawiającego okoliczności. Zamawiający wymaga, aby emisja reklamy miała miejsce w innym dzienniku, niż ten, w którym zaplanowano druk dodatku tematycznego. b) Wykonawca przygotuje dodatek nt. Muzeum Dialogu Kultur: w kolorze, na papierze gazetowym, w formie tabloidu (format gazety). Czterostronicowy insert będzie dodatkiem do piątkowego wydania opiniotwórczego dziennika ogólnopolskiego, o liczbie egzemplarzy rozpowszechnianych płatnie powyżej szt. Insert w nakładzie min szt. powinien znaleźć się w mutacjach dziennika w Warszawie, Krakowie, Lublinie, Łodzi i Kielcach. Dodatek oraz zawarte w nim artykuły i zdjęcia powinny być przygotowane przez redakcję dziennika. Dodatek winien informować o powstaniu Muzeum Dialogu Kultur: jego idei, misji, ekspozycji stałej, planowanej działalności oraz zawierać program imprez towarzyszących otwarciu Muzeum. Treść każdego z artykułów i wykorzystane w dodatku zdjęcia muszą uzyskać akceptację Zamawiającego. Promocja dodatku: min. 2 zapowiedzi w wydaniach poprzedzających druk dodatku. Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego min egzemplarzy dodatku najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych po jego wydaniu. Pożądany termin druku dodatku Zamawiający ustala na 7 września 2012 r. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany powyższego terminu w przypadku przedłużającej się procedury przetargowej oraz innych niezależnych od

5 Zamawiającego okoliczności. W terminie 7 dni roboczych od daty podpisania umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy niezbędne do wydania dodatku materiały merytoryczne dotyczące Muzeum Dialogu Kultur. Wykonawca przedstawi projekt dodatku do akceptacji Zamawiającego w terminie 20 dni kalendarzowych od momentu przekazania materiałów. Zamawiający dokona akceptacji projektu w ciągu 3 dni roboczych. W przypadku braku akceptacji przez Zamawiającego, Wykonawca przedstawi kolejną propozycję w ciągu 5 dni kalendarzowych. Procedura akceptacji może być powtarzana wielokrotnie przy zachowaniu niniejszych zasad. Zamawiający dopuszcza w komunikacji między Stronami drogę mailową. 2. Internet. Wykonawca zobowiązany jest do zaprojektowania (i uzyskania akceptacji Zamawiającego) działań promocyjno informacyjnych w Internecie w czołowych polskich portalach informacyjnych o średniej miesięcznej liczbie użytkowników nie mniejszej niż 11 milionów użytkowników (reals users). a) Raport (serwis) specjalny Muzeum Dialogu Kultur w portalu informacyjnym. Czas emisji minimum 14 dni. Raport powinien zawierać: - min. 10 artykułów redakcyjnych, tekst maksymalny w artykułach powinien wynosić do tys. znaków ze spacjami - zamieszczenie min. 3 zdjęć, do każdego artykułu. - zamieszczenie mechanizmu forum z moderacją pod każdym artykułem; - zamieszczenie sondy na temat Muzeum Dialogu Kultur na czas trwania raportu; - zamieszczenie dostarczonego przez Zamawiającego filmu promocyjnego Muzeum (czas trwania: do 5 minut) Raport powinien być obrandowany elementami reklamowymi zgodnymi z reklamą prasową promującą Muzeum i odsyłającymi do części poświęconej Muzeum na stronie Promocja raportu sponsorowanego w portalu informacyjnym: Link tekstowy do raportu specjalnego na stronie głównej portalu minimum 4 dni Link tekstowy do raportu specjalnego na stronie portalu w serwisie poświęconym turystyce minimum 4 dni Kampania odsłonowa typu Skyscraper odsyłająca do raportu specjalnego na stronie portalu w serwisie poświęconym turystyce minimum osłon

6 Termin rozpoczęcia promocji Muzeum Dialogu Kultur poprzez serwis specjalny winien nastąpić w przedziale czasowym r. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany powyższego terminu w przypadku przedłużającej się procedury przetargowej oraz innych niezależnych od Zamawiającego okoliczności. W terminie 5 dni roboczych od momentu podpisania umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy artykuły oraz zdjęcia dotyczące Muzeum Dialogu Kultur. Wykonawca przedstawi projekt serwisu oraz jego promocji do akceptacji Zamawiającego w terminie 30 dni kalendarzowych od momentu przekazania materiałów. Zamawiający dokona akceptacji projektu w ciągu 3 dni roboczych. W przypadku braku akceptacji przez Zamawiającego, Wykonawca przedstawi kolejną propozycję w ciągu 5 dni kalendarzowych. Procedura akceptacji może być powtarzana wielokrotnie przy zachowaniu niniejszych zasad. Zamawiający dopuszcza w komunikacji między Stronami drogę mailową. b) emisja reklamy na stronie głównej portalu przez okres 7 dni (Zamawiający wymaga, aby reklama została wyemitowana w portalu innym niż ten, w którym zostanie zamieszczony serwis specjalny) nośnik: doublle billboard, rozmiar 750 x 200 pikseli; liczba emisji: min odsłon, capping=2/uu. Zamawiający wymaga, aby reklama odsyłała na podstronę dotyczącą Muzeum Dialogu Kultur na stronie Muzeum Narodowego w Kielcach Termin rozpoczęcia emisji reklamy winien nastąpić w przedziale czasowym: r. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany powyższego terminu w przypadku przedłużającej się procedury przetargowej oraz innych niezależnych od Zamawiającego okoliczności. Wykonawca przedstawi projekt reklamy do akceptacji Zamawiającego w terminie 20 dni kalendarzowych od momentu podpisania umowy. Zamawiający dokona akceptacji projektu w ciągu 3 dni roboczych. W przypadku braku akceptacji przez Zamawiającego, Wykonawca przedstawi kolejną propozycję w ciągu 5 dni kalendarzowych. Procedura akceptacji może być powtarzana wielokrotnie przy zachowaniu niniejszych zasad. Zamawiający dopuszcza w komunikacji między Stronami drogę mailową. 3. Opracowanie raportu podsumowującego działania promocyjne. Raport z przeprowadzonych działań promocyjnych powinien zawierać następujące informacje:

7 a. w przypadku prasy: dane zbiorcze z emisji reklamy prasowej oraz egzemplarze dowodowe b. w przypadku internetu - statystyki odwiedzin - print screeny zrealizowanej kampanii. c. Dokumentacja przedstawiona przez Wykonawcę jako załączniki do raportu powinna w sposób wyraźny i jednoznaczny dokumentować przeprowadzenie działań w ramach kampanii. Zdjęcia, stanowiące ilustracje do raportu, powinny być wyraźne i wykonane w wysokiej rozdzielczości. Wszelkie oświadczenia składane jako załączniki do raportu powinny zostać załączone w oryginale lub w kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. d. Wykonawca przekaże Zamawiającemu raport w wersji papierowej i elektronicznej na płycie CD w terminie do r. V. UWAGI: 1. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji zadania. 2. Wszystkie elementy działań promocyjnych muszą być spójne, zaakceptowane przez Zamawiającego oraz zachęcać do odwiedzania Muzeum Dialogu Kultur. 3. Pożądany termin końcowy to 2 października 2012 r. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany powyższego terminu w przypadku przedłużającej się procedury przetargowej oraz innych niezależnych od Zamawiającego okoliczności. 4. Projekty muszą nawiązywać do Muzeum Dialogu Kultur w Kielcach i zawierać logo Muzeum Narodowego w Kielcach oraz promować unijne źródło finansowania zgodnie z art. 8 Rozporządzeniem Komisji nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 roku ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Wszystkie kreacje powinny być spójne i realizować cele kampanii promocyjnej. Wszystkie projekty muszą uwzględniać obowiązek promocji unijnego źródła

8 finansowania zgodnie art. 8 Rozporządzenia Komisji nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 roku Wszystkie materiały informacyjno-promocyjne, a także dokumentacja związana z realizacją projektu powinna zawierać obowiązujący zestaw znaków graficznych: - Logo Program Regionalny/ Narodowa Strategia Spójności, - Logo Unii Europejskiej, spełniające normy graficzne /określone w załączniku I do Rozporządzenia Komisji nr 1828/2006/ z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego - Herb województwa świętokrzyskiego z podpisem WOJEWÓDZTWO ŚWIĘTOKRZYSKIE lub herb/logo Beneficjenta z pełną nazwą Beneficjenta - Hasło RPOWŚ dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego Projekt pn. Modernizacja oraz wyposażenie Kamienicy pod Trzema Herbami przy ul. Rynek 3 w Kielcach z przeznaczeniem na Muzeum Dialogu Kultur, współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata oraz ze środków Samorządu Województwa Świętokrzyskiego i Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Lub przynajmniej: Projekt pn. Modernizacja oraz wyposażenie Kamienicy pod Trzema Herbami przy ul. Rynek 3 w Kielcach z przeznaczeniem na Muzeum Dialogu Kultur współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Dofinansowany ze środków Samorządu Województwa Świętokrzyskiego, finansowany ze środków Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Plus obowiązkowy zestaw logotypów i hasło dla rozwoju Województwa Świętokrzyskiego. Rozmieszczenie obowiązkowych znaków na wszystkich materiałach informacyjnopromocyjnych musi być zgodne z Księgą Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności i przedstawia się następująco: znak Program Regionalny/Narodowa Strategia Spójności znajduje się zawsze z lewej strony, znak Unii Europejskiej z prawej strony, w przestrzeni pomiędzy tymi znakami umieszcza się np. herb regionu (nie zaleca się stosowania skrótów nazw). Hasło RPOWŚ może być umieszczone w dowolnym miejscu.

9 Zalecane jest zamieszczenie rozszerzonego tekstu Projekt (nazwa projektu/rodzaj inwestycji) współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata W przypadku projektów współfinansowanych dodatkowo przez budżet państwa należy zamieścić następujący tekst Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata i budżetu państwa Wszelkie prawa do prac powstałych w wyniku realizacji zadań związanych z niniejszym dokumentem przekazane zostaną Zamawiającemu. Wraz z raportem końcowym Wykonawca dostarczy wszelkie projekty graficzne Zamawiającemu na adres: Muzeum Narodowe w Kielcach, pl. Zamkowy 1, Kielce.