ZAPYTANIE OFERTOWE w celu wyboru wykonawcy

Transkrypt

1 Fundacja Kłodzka Wstęga Sudetów Lądek Zdrój dnia r. Lokalna Grupa Działania Lutynia Lądek Zdrój tel ZAPYTANIE OFERTOWE w celu wyboru wykonawcy dotyczące realizacji kampanii promującej działalność Fundacji Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania I. Informacje podstawowe: 1. Zapytanie ofertowe nie jest prowadzone zgodnie z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych i nie podlega jej przepisom. 2. Ilekroć w Zapytaniu ofertowym użyto zwrotu: Zamawiający" - należy przez to rozumieć Fundację Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania. 3. Ilekroć w Zapytaniu ofertowym użyto zwrotu: Wykonawca" - należy przez to rozumieć: osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia. 4. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Ofertę sporządza się w języku polskim i składa pod rygorem nieważności w formie pisemnej. 5. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania ofertowego. 6. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 7. Złożenie oferty niezgodnej z obowiązującym prawem lub Zapytaniem ofertowym spowoduje odrzucenie oferty. 8. Finansowanie przedmiotu zamówienia: Zamówienie będzie finansowane ze środków pochodzących z budżetu zadania Funkcjonowanie lokalnej grupy działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja" w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata II. Zamawiający: 1

2 Fundacja Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania NIP: III. Przedmiot Zamówienia i szczegółowe warunki jego realizacji: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie Kampanii promującej działalność Fundacji Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania pod kątem efektów wdrażania Lokalnej Strategii Rozwoju. Na całość Kampanii składają się: 1. Film promujący wdrażanie Lokalnych Strategii Rozwoju i spot reklamujący LGD. Zakłada się wykonanie filmu promocyjnego promującego działania Fundacji Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania głównie pod kątem projektów zrealizowanych przez beneficjentów Fundacji (programu LEADER i PROW). Parametry filmu: film wysokiej jakości: full HD 1920/1080 p, profesjonalnie nakręcony II wersja filmu o parametrach możliwych do wykorzystania filmu na stronach internetowych i na portalach społecznościowych długość filmu: do 5 min. scenariusz ma przedstawiać wpływ działań Fundacji Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania oraz programu LEADER (oraz PROW) na społeczność lokalną wsi film ma być spójny z pozostałymi dwoma elementami kampanii promocyjnej (wymienionymi niżej) 2. Filmowy spot promocyjno reklamowy Parametry spotu: spot wysokiej jakości: full HD 1920/1080 p, profesjonalnie nakręcony II wersja spotu o parametrach możliwych do wykorzystania filmu na stronach internetowych i na portalach społecznościowych długość spotu: do 1 minuta 30 sekund. 2

3 koncepcja/scenariusz spotu ma reklamować Fundację Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania. spot ma być spójny z pozostałymi dwoma elementami kampanii promocyjnej (wymienionymi niżej). 3. Kampania w mediach lokalnych Zakłada się przeprowadzenie kampanii w mediach lokalnych na terenie objętym Lokalną Strategią Rozwoju, czyli 8 gmin: wiejska Kłodzko, Bystrzyca Kłodzka, Szczytna, Radków, Lewin Kłodzki, Lądek-Zdrój, Stronie Śląskie, Międzylesie). Przewiduje się informacje w prasie oraz w radio obejmujące cały obszar Fundacji Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania, np. w: Euroregio Glacensis - Regionalny tygodnik Ziemi Kłodzkiej Brama - Gazeta Prowincjonalna Ziemi Kłodzkiej Panorama Ziemi Kłodzkiej Gazeta Kłodzka Gminne gazety lokalne Radiu Wrocław Informacje w mediach muszą być spójne z poszczególnymi elementami całej kampanii, tj. zarówno z filmem promocyjnym jak i wydarzeniem podsumowującym Wdrażanie Lokalnej Strategii Rozwoju. 4. Wydarzenie podsumowujące wdrażanie LSR (Lokalnej Strategii Rozwoju) Wydarzenie o charakterze imprezy, na której zostaną zaprezentowane wybrane przedsięwzięcia zrealizowane w ramach Wdrażania LSR, w tym film promocyjny przygotowany w ramach opisywanej kampanii. Wydarzenie musi mieć charakter prestiżowy, elegancki. Wydarzenie powinno nawiązywać także do innych działań Fundacji między innymi: działalności doradczej, związanych z Wdrażaniem Lokalnej Strategii Rozwoju. Charakterystyka wydarzenia 3

4 podsumowanie działalności Fundacji Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania efektów Wdrażania LSR, a także promocji programu LEADER i PROW czas trwania ok. 3 godzin liczba osób - ok. 100, w tym m.in.: partnerzy LGD, organy LGD, władze lokalne i ponadlokalne, media, przedstawiciele ważniejszych organizacji regionalnych, itp. w programie m.in. prezentacje projektów zrealizowanych w ramach Wdrażania LSR, występy artystyczne, wręczenie podziękowań za aktywną działalność we Wdrażaniu LSR i wręczenie nagród, poczęstunek Na cenę wydarzenia składają się m.in.: wynajem sali wraz z niezbędnym sprzętem (m.in. projektor, ekran, sprzęt do odtwarzania, oświetlenie, nagłośnienie z parametrami niezbędnymi dla występów artystycznych, itp.) poczęstunek prowadzenie imprezy projekt i druk zaproszeń (ew. przygotowanie zaproszeń) projekt i druk podziękowań występy artystyczne usługa fotograficzna inne elementy, zaproponowane przez Oferentów w ramach Kampanii W cenie wydarzenia należy uwzględnić także inne ewentualne elementy niewymienione wyżej, niezbędne do prawidłowego wykonania zlecenia. W cenę wydarzenia nie wchodzi zakup nagród wręczanych na wydarzeniu promocyjnym (zapewni je Zamawiający). i IV. Przewidywany termin realizacji zamówienia: marzec - maj 2015 r., w tym: Film promujący Wdrażanie Lokalnej Strategii Rozwoju marzec 2015 Kampania w mediach lokalnych - kwiecień 2015 Wydarzenie podsumowujące Wdrażanie Lokalnej Strategii Rozwoju maj 2015 Dokładny harmonogram zostanie uzgodniony z Zamawiającym. 4

5 IV. Termin i sposób składania ofert: 1. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Do oferty należy załączyć przykładowe realizacje 3. Zaoferowana cena jednostkowa musi być wyrażona, jako cena netto i brutto w złotych polskich wg obowiązujących przepisów na dzień sporządzenia oferty i określać wartość przedmiotu zamówienia w sposób kompletny i jednoznaczny. 4. Ceny należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Rozliczenia finansowe między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone wyłącznie w PLN. 5. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych. 6. Oferta, jak również wszystkie oświadczenia, wykazy i inne dokumenty, stanowiące integralną część oferty (Załączniki), muszą być podpisane przez upoważnionego Przedstawiciela lub Przedstawicieli Wykonawcy, zgodnie z wpisem w odpowiednim dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym w imieniu Wykonawcy. 7. Oferty prosimy składać wg wzoru załączonego formularza (do formularza ofertowego prosimy dołączyć przykładowe realizacje) w nieprzekraczalnym terminie do dnia r. w Biurze Fundacji Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania, Pl. Staromłyński 5; Lądek Zdrój, osobiście, drogą pocztową lub drogą elektroniczną na biuro@kws.org.pl. VI. Dodatkowe informacje: 1. Wszystkie powyższe elementy kampanii muszą być ze sobą spójne. 2. W przypadku pytań dotyczących niniejszego zapytania ofertowego prosimy o kontakt z Panią Sylwią Mielczarek, tel , biuro@kws.org.pl UWAGA: Zamawiający ma prawo odstąpienia od realizacji zamówienia i poinformowania o tym Zleceniobiorcę. 5

6 Formularz ofertowy (załącznik nr 1) 1. Zamawiający: Fundacja Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania NIP: Wykonawca: Pełna nazwa Wykonawcy: Adres: NIP: Osoba do kontaktu: Nr tel.: Adres 3. Oferta: W odpowiedzi na zapytanie ofertowe dotyczące wyboru oferenta realizującego kampanię promocyjną Fundacji Kłodzka Wstęga Sudetów Lokalna Grupa Działania oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za następującą cenę: Cena brutto ogółem:... Słownie cena brutto:... Cena netto ogółem:... Słownie cena netto: Szczegółowa kalkulacja ceny: Lp. Nazwa Wartość jednostkowa netto 1 Film promujący Wdrażanie Lokalnej Strategii Rozwoju Wartość jednostkowa brutto 6

7 2 Filmowy spot promocyjno reklamowy 3 Kampania w mediach lokalnych 4 Wydarzenie podsumowujące wdrażanie LSR 5. Inne elementy mogące mieć wpływ na ocenę oferty 1. Film promujący wdrażanie LSR Długość filmu: Scenariusz: Doświadczenie: Zamawiający Zakres zrealizowanych usług Termin realizacji usług Wartość zrealizowanych usług Inne: 2. Filmowy spot promocyjno reklamowy Długość filmu: Scenariusz: Doświadczenie: 7

8 Zamawiający Zakres zrealizowanych usług Termin realizacji usług Wartość zrealizowanych usług Inne: 3. Kampania w mediach lokalnych: Format (wielkość) publikacji w poszczególnych mediach oraz długość reklamy Ilość publikacji/emisji w poszczególnych mediach Opis ogłoszenia (rodzaj ogłoszenia, informacje ogólne, czego miałaby dotyczyć reklama, jakiś wątek główny, elementy reklamy radiowej, itp.) Inne: 4. Wydarzenie podsumowujące wdrażanie LSR Opis scenariusza wydarzenia: Proponowany program wydarzenia: Doświadczenie: Zamawiający Zakres zrealizowanych usług Termin realizacji usług Wartość zrealizowanych usług 8

9 Inne: 6. Oświadczenia: Przystępując do niniejszego postępowania oświadczam/y, że: a) moja/nasza oferta spełnia wszystkie wymogi zawarte w Zapytaniu ofertowym. b) posiadam/y uprawnienia do występowania w obrocie prawnym oraz do wykonania zamówienia d) posiadam/y niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje/emy osobami zdolnymi do wykonania zamówienia e) znajduję/emy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. (podpis uprawnionego/ych przedstawiciela/i Wykonawcy) (data) (pieczęć firmowa Wykonawcy) 9